Introdução
Carla se sente confortável com as provisões do pedido e identificou alguns processos que podem ser simplificados. Seu desejo é aprender tudo sobre provisões de folha de registro de serviços e como essa funcionalidade pode melhorar seu processo atual.
Por que motivo as provisões da folha de registro de serviços
A aplicação Provisões da folha de registro de serviços (componente SSAC) permite a você calcular e lançar provisões automaticamente. Os dados relevantes são transferidos do componente Compra de serviços e registro do componente Administração de materiais para a administração de provisões e convertidos automaticamente de itens do pedido para subobjetos da provisão.
Com base em folhas de registro de serviços das quais os montantes não foram aprovados, o sistema calcula os montantes a serem provisionados para cada classificação contábil de folhas de registro de serviços. Em cada período, você pode iniciar uma execução de lançamento da provisão, que lança todas as provisões para folhas de registro de serviços não aprovadas.
As funções em Provisões da folha de registro de serviços suportam a prestação de contas paralela. Isso significa que você pode calcular e lançar provisões simultaneamente de acordo com diferentes grupos de ledgers.
Os benefícios são os seguintes:
- Replicar automaticamente pedidos para objetos da provisão
- Cálculo automático da provisão com base em folhas de registro de serviços não aprovadas
- Disponibilidade de um processo de revisão em que você pode aprovar os montantes de provisão propostos pelo sistema antes de ocorrer o lançamento
- Lançar provisões automaticamente
- Encerrar automaticamente objetos de provisão quando as folhas de registro de serviços são aprovadas, rejeitadas ou excluídas
Cálculo de provisões
No fim de cada período, o sistema calcula os montantes de provisão para as folhas de registro de serviços com base nas folhas de registro de serviços não aprovadas. As provisões são lançadas em contas com classificações contábeis (por exemplo, centro de custo) de uma folha de registro de serviços em vez de classificações contábeis de um item do pedido. No fim do período seguinte, todas as provisões lançadas para folhas de registro de serviços são estornadas automaticamente para que os montantes a serem provisionados para o período seguinte possam ser calculados.
A data de lançamento para a entrada de mercadorias que você insere em uma folha de registro de serviços determina o período contábil para o qual devem ser lançadas provisões. Se você não tiver fornecido uma data desse tipo, o sistema usa a data da última modificação da folha de registro de serviços como a data fixada para determinar um período contábil para o lançamento de provisões.
Administrar folhas de registro de serviços - serviços simplificados
Você pode criar folhas de registro de serviços para registrar que os serviços pedidos foram executados, modificá-los, se necessário, e enviá-los para aprovação. Você pode procurar folhas de registro de serviços, ordenar, filtrar e agrupar a lista, por exemplo, por fornecedor ou por pedido de referência. Os serviços simplificados são um tipo de serviço que pode ser comprado da mesma forma que os materiais utilizando apps SAP Fiori, como Administrar pedidos, Administrar folhas de registro de serviços - serviços simplificados e Criar fatura de fornecedores.
Cada folha de registro de serviços referencia um pedido. Este pedido pode ser composto por itens padrão para serviços simplificados planejados ou itens de limite para serviços simplificados não planejados. Depois de você inserir o número do pedido, o sistema exibe a lista de itens do pedido para serviços simplificados. Em seguida, você seleciona os que quer adicionar como itens da folha de registro de serviços. Você também pode adicionar vários itens da folha de registro de serviços com base em um item do pedido de uma só vez.
Nota
Você pode registrar materiais de consumo (grupo de tipos de produto Material (1)), que foram usados durante a execução de um serviço, em uma folha de registro de serviços. No entanto, você deve atualizar pelo menos um item do grupo de tipos de produto Serviço (2).
Pressione o botão Play para ver como criar uma folha de registro de serviços.
Aprovação de folhas de registro de serviços
Como discutido nas provisões do pedido, existe uma opção para revisar e aprovar folhas de registro de serviços.
Quando você tiver registrado todos os serviços e materiais relacionados, pode enviar a folha de registro de serviços para aprovação. Em seguida, a folha de registro de serviços recebe o status Em aprovação. Por padrão, todas as folhas de registro de serviços são aprovadas automaticamente, desde que você não tenha definido workflows. Se você tiver definido um workflow, a folha de registro de serviços é exibida automaticamente na Minha caixa de entrada do autorizador.
Retirar da aprovação
Se você quiser editar novamente a folha de registro de serviços, pode selecionar Retirar da aprovação desde que ela esteja no status Em aprovação.
Anular aprovação
Se a folha de registro de serviços tiver sido aprovada e não existirem documentos subsequentes além do documento da entrada de mercadorias, você pode selecionar Anular aprovação e processar a mesma novamente.
Aprovação de folhas de registro de serviços
Os responsáveis por aprovar ou rejeitar as folhas de registro de serviços são determinados no app Administrar workflows para Folhas de registro de serviços - serviços simplificados (workflow flexível). Elas são indicadas nas condições prévias das definições de workflow aplicáveis.
As pessoas autorizadas utilizam o app Minha caixa de entrada para aprovar ou rejeitar as folhas de registro de serviços na respectiva lista de trabalho.
Quando a folha de registro de serviços tiver sido aprovada por uma pessoa autorizada, um documento da entrada de mercadorias é criado pelo sistema e uma fatura correspondente pode ser criada, verificada e lançada.
Rejeitando folhas de registro de serviços
Se uma folha de registro de serviços tiver o status Rejeitado, são necessárias modificações antes de continuar o processamento. Ao rejeitar uma folha de registro de serviços, o autorizador pode adicionar uma nota de decisão que fornece motivos para a rejeição. Se você quiser encaminhar uma nota de decisão para um sistema externo, outro customizing é um pré-requisito.
As pessoas com autorização utilizam o app Minha caixa de entrada para aprovar ou rejeitar as folhas de registro de serviços na sua lista de trabalho.
Se o workflow flexível não estiver ativado, a pessoa de contato inserida no cabeçalho da folha de registro de serviços deve ser um empregado autorizado a usar o app Minha caixa de entrada.
Se o workflow flexível estiver ativado, as pessoas autorizadas são indicadas pelas condições prévias das definições de workflow aplicáveis. Assim que uma folha de registro de serviços relevante para eles for enviada para aprovação, eles a encontram na sua lista de trabalho quando chamam o app Minha caixa de entrada.
Status em Administrar folhas de registro de serviços - serviços simplificados
O documento e o status de aprovação fornecem informações sobre o estado atual de uma folha de registro de serviços e o respectivo processo de aprovação. Neste tópico, você encontra informações sobre como os dois status estão relacionados.
O status do documento descreve o estado atual do próprio documento. Por exemplo, uma folha de registro de serviços está Em processamento se um comprador a tiver criado e gravado, mas ainda não a tiver enviado para aprovação. O status de aprovação, pelo contrário, descreve o estado da folha de registro de serviços no respectivo processo de aprovação. Se uma folha de registro de serviços estiver, por exemplo, Em aprovação, o comprador enviou a mesma para aprovação e está agora aguardando que um autorizador libere ou rejeite a mesma.
A tabela a seguir fornece informações detalhadas para cada combinação de documento e status de aprovação.
Seguem-se alguns dos status:
| Status do documento (status de aprovação) | Status de aprovação (status de workflow FRS) |
|---|---|
| Em processamento (10) | Workflow ainda não iniciado (10) |
| Em processamento (10) | Cancelado (50) |
| Em aprovação (20) | Workflow ainda não iniciado (10) |
| Em aprovação (20) | Em aprovação (20) |
| Em aprovação (20) | Erro no processamento de workflow (80) |
| Aprovado (30) | Aprovado (30) |
| Aprovado (30) | Aprovado automaticamente (31) |
As provisões só são calculadas para FRS não aprovada, ou seja, um status do documento de 20.
Data de lançamento para entrada de mercadorias
Na folha de registro de serviços, você pode inserir a data que deve ser utilizada pelo sistema como a data de lançamento do documento da entrada de mercadorias. A entrada de mercadorias é criada automaticamente quando a folha de registro de serviços é aprovada e a data é aceita no documento da entrada de mercadorias.
Pressione o botão Play para ver como exibir provisões da folha de registro de serviços.
Programar job para lançar provisões
Escalone um job para lançar sua provisão no fim do mês, utilizando Folhas de registro de serviços – lançar provisões periódicas.
Os lançamentos da provisão são lançados como lançamentos contábeis no Razão. Após a execução do job, você pode utilizar o app Exibir provisões da folha de registro de serviços para exibir a provisão lançada para cada registro de serviços.
Pressione o botão Play para ver como programar o lançamento de provisões da folha de registro de serviços.
Pressione o botão Play para ver como exibir o lançamento contábil de provisão.