Bestellungsabgrenzungen verwenden

Carla möchte die Bestellungsabgrenzungsfunktion auswerten, die Konfiguration verstehen und prüfen, ob es aktuelle Geschäftsszenarios gibt, die diese Geschäftsfunktion verwenden könnten.

Manchmal kommt es vor, dass eine Bestellung aufgegeben wird, aber keine Waren oder Dienstleistungen eingehen oder nicht in Rechnung gestellt werden, was bedeutet, dass eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten und ein Aufwand anfällt, oder dass eine Rechnung für zukünftige Perioden eingeht, in denen der gebuchte Aufwand einen Vermögenswert des Unternehmens widerspiegelt. Es wird erwartet, dass Abgrenzungen basierend auf den Bestellinformationen berechnet werden.

Die Bestellungsabgrenzungen (Anwendungskomponente POAC) und transitorische Abgrenzungen sind für einen solchen Fall vorgesehen und können Unternehmen bei Folgendem helfen:

• Replizieren Sie Bestellungen automatisch als Abgrenzungsobjekte.
• Automatisch basierend auf Plan- und Istdaten der Bestellung, um Abgrenzungsbuchungen zu berechnen und zu buchen.
• Synchronisieren Sie die Bestelländerungen automatisch, um die Abgrenzungsberechnung zu aktualisieren.
• Abgrenzungsobjekt automatisch beenden, wenn die Bestellung als endgültiger Wareneingang oder endfakturiert festgelegt wird.

Welche Arten von Bestellungen müssen abgegrenzt werden?

Gemäß IFRS dürfen Abgrenzungen gebucht werden, wenn eine potenzielle Verbindlichkeit gegenüber einem „externen" Rechtsträger (z.B. einem Lieferanten) besteht.

Abgrenzungen müssen für Kosten gebucht werden, die bereits angefallen sind, aber noch nicht in der Buchhaltung gebucht wurden. Daher sind Abgrenzungen nur für Einkäufe relevant, bei denen Kosten anfallen.

Bestellung mit bewertetem WE (Wareneingang) - In diesem Fall werden nur Abgrenzungen benötigt, wenn der Wareneingang nicht gebucht wurde, obwohl das Material bereits eingegangen ist.

Abgrenzungen sind in der Regel für den Einkauf von Folgendem nicht relevant:

• Produkte, die in den Bestand aufgenommen werden, da mit solchen Bestellpositionen keine Kosten verbunden sind. Zum Beispiel Rohstoffe, die später für die Herstellung anderer Produkte verwendet werden.
• Sie sind es auch nicht für Produkte, die eine Anlage darstellen, z.B. einen Laptop. Deren Wert wird auf ein Bestandskonto gebucht. Die zugehörigen Kosten fallen später bei Abschreibungsbuchungen an.
• Bestellungen, die eine buchungskreisübergreifende Umlagerung darstellen: Sie beziehen sich nicht auf einen externen Lieferanten, sodass keine Abgrenzungen erforderlich sind.

Nachdem Sie eine Bestellung angelegt haben, z.B. in der App Bestellungen verwalten, erfolgt die Übertragung in den folgenden Fällen.

Die Bestellung wird abhängig von den Konfigurationseinstellungen automatisch in die Abgrenzungsverwaltung übertragen. In der Abgrenzungsverwaltung wird für jede Bestellung ein Abgrenzungsobjekt mit Abgrenzungsunterobjekten angelegt, die den Bestellpositionen entsprechen. Anhand dieser Daten berechnet das System die Abgrenzungsbeträge für jede Bestellposition. Simulationen dieser Beträge sind ebenfalls möglich, und ein optionaler Prüfungs- und Genehmigungsprozess kann durchgeführt werden. Am Monatsende kann ein Abgrenzungslauf initiiert werden, um alle Abgrenzungen für die relevanten Geschäftsvorfälle zu buchen.

Wählen Sie die Wiedergabetaste, um zu sehen, wie Sie eine Bestellung mit einem unbewerteten Wareneingang anlegen.

Wenn eine Bestellung (Position) angelegt wird, ermittelt das System, ob Abgrenzungen für sie potenziell relevant sind. Ist dies der Fall, überträgt das System ein Abgrenzungsobjekt (Unterobjekt) für die Bestellung (Position) in der Abgrenzungsverwaltung und legt es an. Das Übertragen und Anlegen von Abgrenzungsobjekten für eine Bestellung kann auf eine der folgenden Weisen erfolgen:

• Offline, nachdem die Bestellung angelegt wurde. Vorhandene Bestellungen werden mit der SAP-Fiori-App Abgrenzungsjob einplanen in die Abgrenzungsverwaltung übertragen.
• Online, wenn die Bestellung in der Materialwirtschaft angelegt wird.

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Gemäß IFRS können Abgrenzungen gebucht werden, wenn eine potenzielle Verbindlichkeit an eine "externe" legale Einheit (z.B. an einen Lieferanten) besteht. Die Logik/der Algorithmus dieser Verbindlichkeit und des zugehörigen Abgrenzungsbetrags ist für jeden Anwendungsfall spezifisch.

Die Abgrenzungsverwaltung unterstützt insbesondere die folgende Vorgehensweise:

Das System berechnet zwei Beträge: Plankosten und Istkosten im folgenden Szenario:

Der Betrag wurde bereits „empfangen".

Das kann z.B. der Betrag von in Anspruch genommenen Dienstleistungen oder von Waren sein, die ein Lieferant bis zu einem bestimmten Stichtag für eine Bestellposition geliefert hat. In der Anwendung „Bestellungsabgrenzungen" wird standardmäßig der Lieferplan der Bestellposition zur Berechnung dieses Betrags verwendet. Mit anderen Worten geht das System davon aus, dass die Lieferungen tatsächlich gemäß dem Lieferplan zu den geplanten Terminen eingegangen sind. Diese Beträge werden in der Abgrenzungsverwaltung in einer Abgrenzungspositionsart gespeichert, die als Plankosten (PLNCT) bezeichnet wird.

Unabhängig von den Plankosten berechnet das System die bereits gebuchten Istkosten. Beispielsweise werden bei unbewerteten Wareneingängen die Istkosten durch die Lieferantenrechnung gebucht. Das System selektiert also alle Rechnungen, deren Buchungsdatum vor dem Stichtag liegt. Diese Beträge werden in der Abgrenzungsverwaltung in einer Abgrenzungspositionsart namens Istkosten (ACTST) gespeichert.

Das System berechnet den Abgrenzungsbetrag als Plan minus Ist: Die Differenz zwischen Plan- und Istkosten stellt die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten dar - natürlich nur, wenn diese Differenz (Plan minus Ist) größer als null ist. Das System berechnet diese Differenz und speichert sie in einer Abgrenzungspositionsart namens Abgrenzungen (ACCRL).

Für jede Bestellung können Sie die monatlichen Abgrenzungsbeträge anzeigen, die das System mit der SAP-Fiori-App Bestellungsabgrenzungen anzeigen berechnet.

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Am Ende jeder Periode kann ein Prüfer die Abgrenzungsbeträge (oder Plankosten) anpassen, die das System für die aktuelle Geschäftsperiode vorschlägt. Als Voraussetzung müssen die Vorschlagsbeträge durch Einplanen des Jobs Bestellungsabgrenzungen - Periodische Abgrenzungen vorschlagen generiert werden. Diese Aktion generiert auch Workitems in der SAP-Fiori-App Meine Inbox für den Bestellungsverantwortlichen, wenn Sie den Workflow im Prüfschritt verwenden.

Die Überprüfung kann auf folgende Arten durchgeführt werden:

• Verwenden Sie für den Bestellungsverantwortlichen die SAP-Fiori-App Meine Inbox, um Bestellungsabgrenzungen zu überprüfen.
• (Optional): Verwenden Sie für den Controller die SAP-Fiori-App Bestellungsabgrenzungen überprüfen – für Controller.

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Wählen Sie die Wiedergabetaste, um zu sehen, wie Sie periodische Abgrenzungen überprüfen.

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Schließlich werden die Abgrenzungen am Ende jeder Periode gebucht. Die Abgrenzungsbeträge können mit der Jobvorlage Bestellungsabgrenzungen - Periodische Abgrenzungen buchen mit der folgenden SAP-Fiori-App gebucht werden: Abgrenzungsjobs einplanen.

Wählen Sie die Wiedergabetaste, um zu sehen, wie periodische Abgrenzungen gebucht werden.

Die Abgrenzungsbuchungen werden als Journalbuchungen in das Hauptbuch gebucht. Mit der App Bestellungsabgrenzungen anzeigen können Sie die gebuchte Abgrenzung für jede Bestellung anzeigen.

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