Introducción
Carla se siente cómoda con las periodificaciones de pedido y ha identificado algunos procesos que se pueden optimizar. Su deseo es aprender todo sobre periodificaciones de hojas de entrada de servicios y cómo esta funcionalidad puede mejorar su proceso actual.
Por qué periodificaciones de hojas de entrada de servicios
La aplicación Periodificaciones de hojas de entrada de servicios (componente SSAC) le permite calcular y contabilizar periodificaciones automáticamente. Los datos relevantes se transfieren de Compra y registro de servicios del componente Gestión de materiales a Gestión de periodificaciones y se convierten automáticamente de posiciones de pedido a subobjetos de periodificación.
A partir de las hojas de entrada de servicios cuyos importes no se han autorizado, el sistema calcula los importes a periodificar para cada imputación de hojas de entrada de servicios. En cada período, puede iniciar una ejecución de contabilización de periodificación, que contabiliza todas las periodificaciones para las hojas de entrada de servicios no aprobadas.
Las funciones de Periodificaciones de hojas de entrada de servicios admiten la presentación de cuentas paralela. Esto significa que puede calcular y contabilizar periodificaciones simultáneamente según diferentes grupos de ledgers.
Los beneficios son los siguientes:
- Replicar automáticamente pedidos en objetos de periodificación
- Cálculo automático de periodificaciones basado en hojas de entrada de servicios no aprobadas
- Disponibilidad de un proceso de revisión en el que puede autorizar los importes de periodificación propuestos por el sistema antes de que se produzca la contabilización
- Contabilizar periodificaciones automáticamente
- Finalizar automáticamente objetos de periodificaciones cuando se aprueban, rechazan o eliminan hojas de entrada de servicios
Cálculo de periodificación
Al final de cada período, el sistema calcula los importes de periodificación para las hojas de entrada de servicios en función de las hojas de entrada de servicios no aprobadas. Las periodificaciones se contabilizan en cuentas con imputaciones (por ejemplo, centro de coste) de una hoja de entrada de servicios en lugar de imputaciones de una posición de pedido. Al final del período siguiente, todas las periodificaciones contabilizadas para las hojas de entrada de servicios se anulan automáticamente para que se puedan calcular los importes a periodificar para el siguiente período.
La fecha de contabilización para la entrada de mercancías que introduce en una hoja de entrada de servicios determina el período contable en el que se deben contabilizar las periodificaciones. Si no ha proporcionado una fecha de este tipo, el sistema toma la última fecha modificada de la hoja de entrada de servicios como fecha clave para determinar un período contable para la contabilización de periodificaciones.
Gestión de hojas de entrada de servicios - Servicios simplificados
Puede crear hojas de entrada de servicios para registrar que los servicios solicitados se han realizado, modificarlos si es necesario y enviarlos para su autorización. Puede buscar hojas de entrada de servicios, clasificar, filtrar y agrupar la lista, por ejemplo, por proveedor o por pedido de referencia. Los servicios simplificados son un tipo de servicio que se puede comprar de la misma manera que los materiales utilizando las aplicaciones de SAP Fiori, como Gestionar pedidos, Gestionar hojas de entrada de servicios - Servicios simplificados y Crear factura de proveedor.
Cada hoja de entrada de servicios hace referencia a un pedido. Este pedido puede constar de posiciones estándar para servicios simplificados planificados o posiciones límite para servicios simplificados no planificados. Después de introducir el número de pedido, el sistema muestra la lista de posiciones de pedido para servicios simplificados. A continuación, seleccione las que desea añadir como posiciones de la hoja de entrada de servicios. También puede añadir varias posiciones de hoja de entrada de servicios basadas en una posición de pedido a la vez.
Nota
Puede registrar materiales de consumo (grupo de tipos de producto Material (1)), que se utilizaron durante la ejecución de un servicio, en una hoja de entrada de servicios. Sin embargo, debe actualizar al menos una posición del grupo de tipos de producto Servicio (2).
Pulse el botón Reproducir para ver cómo crear una hoja de entrada de servicios.
Autorización de hojas de entrada de servicios
Como se ha analizado en las periodificaciones de pedido, existe una opción para revisar y aprobar hojas de entrada de servicios.
Cuando haya registrado todos los servicios y materiales relacionados, puede enviar la hoja de entrada de servicios para su autorización. A continuación, la hoja de entrada de servicios obtiene el estado En proceso de autorización. Por defecto, todas las hojas de entrada de servicios se autorizan automáticamente siempre que no haya definido ningún workflow. Si ha definido un workflow, la hoja de entrada de servicios se visualiza automáticamente en Mi bandeja de entrada del autorizador.
Retirar de aprobación
Si desea volver a editar la hoja de entrada de servicios, puede seleccionar Retirar de aprobación siempre que tenga el estado En aprobación.
Anular autorización
Si la hoja de entrada de servicios se ha autorizado y no existen documentos subsiguientes que no sean el documento de entrada de mercancías, puede seleccionar Anular autorización y editarla de nuevo.
Aprobación de hojas de entrada de servicios
Las personas responsables de autorizar o rechazar las hojas de entrada de servicios se determinan en la aplicación Gestionar workflows para hojas de entrada de servicios - Servicios simplificados (workflow flexible). Se especifican en las condiciones previas de las definiciones de workflow aplicables.
Las personas autorizadas utilizan la aplicación Mi bandeja de entrada para autorizar o rechazar las hojas de entrada de servicios en su pool de trabajo.
Cuando una persona autorizada ha autorizado la hoja de entrada de servicios, el sistema crea un documento de entrada de mercancías y se puede crear, verificar y contabilizar una factura correspondiente.
Rechazo de hojas de entrada de servicios
Si una hoja de entrada de servicios tiene el estado Rechazado, se requieren modificaciones antes de continuar con el procesamiento. Al rechazar una hoja de entrada de servicios, el autorizador puede añadir una nota de decisión que proporcione los motivos del rechazo. Si desea transferir una nota de decisión a un sistema externo, es un requisito previo seguir con el Customizing.
Las personas autorizadas utilizan la aplicación Mi bandeja de entrada para autorizar o rechazar las hojas de entrada de servicios en su pool de trabajo.
Si el workflow flexible no está activado, la persona de contacto introducida en la cabecera de la hoja de entrada de servicios debe ser un empleado autorizado para utilizar la aplicación Mi bandeja de entrada.
Si el workflow flexible está activado, las personas autorizadas se especifican mediante las condiciones previas de las definiciones de workflow aplicables. En cuanto se envía una hoja de entrada de servicios relevante para ellos para su autorización, la encuentran en su pool de trabajo cuando llaman la aplicación Mi bandeja de entrada.
Estados en Gestión de hojas de entrada de servicios - Servicios simplificados
El documento y el estado de autorización proporcionan información sobre el estado actual de una hoja de entrada de servicios y su proceso de autorización. En este tema, encontrará información sobre cómo se relacionan los dos estados.
El estado del documento describe el estado actual del documento en sí. Por ejemplo, una hoja de entrada de servicios está En proceso si un comprador la ha creado y guardado pero aún no la ha enviado para su autorización. El estado de autorización, por el contrario, describe el estado de la hoja de entrada de servicios dentro de su proceso de autorización. Si una hoja de entrada de servicios está, por ejemplo, En proceso de autorización, el comprador la ha enviado para su autorización y ahora está esperando a que un autorizador la libere o la rechace.
La siguiente tabla proporciona información detallada para cada combinación de documento y estado de autorización.
Los siguientes son algunos de los estados:
| Estado de documento (estado de aprobación) | Estado de autorización (estado de workflow HES) |
|---|---|
| En tratamiento (10) | Workflow aún no iniciado (10) |
| En tratamiento (10) | Cancelado (50) |
| En aprobación (20) | Workflow aún no iniciado (10) |
| En aprobación (20) | En aprobación (20) |
| En aprobación (20) | Error en procesamiento de workflow (80) |
| Aprobado (30) | Aprobado (30) |
| Aprobado (30) | Aprobado automáticamente (31) |
Las periodificaciones solo se calculan para la hoja de entrada de servicios no autorizada, es decir, un estado de documento de 20.
Fecha de contabilización para entrada de mercancías
En la hoja de entrada de servicios, puede introducir la fecha que el sistema debe utilizar como fecha de contabilización del documento de entrada de mercancías. La entrada de mercancías se crea automáticamente cuando se aprueba la hoja de entrada de servicios y la fecha se adopta en el documento de entrada de mercancías.
Pulse el botón Reproducir para ver cómo visualizar periodificaciones de hojas de entrada de servicios.
Programar job para contabilizar periodificaciones
Programe un job para contabilizar su periodificación a fin de mes, utilizando Hojas de entrada de servicios – Contabilice periodificaciones periódicas.
Las contabilizaciones de periodificación se contabilizan como contabilizaciones de diario en el libro mayor. Después de ejecutar el job, puede utilizar la aplicación Visualizar periodificaciones de hojas de entrada de servicios para visualizar la periodificación contabilizada para cada entrada de servicios.
Pulse el botón Reproducir para ver cómo programar la contabilización de periodificaciones de hojas de entrada de servicios.
Pulse el botón de reproducción para ver cómo visualizar la contabilización del asiento contable de periodificación.