Utilisation des régularisations de commande d'achat

Carla souhaite évaluer la fonctionnalité de régularisation des commandes d'achat, comprendre la configuration et voir s'il existe des scénarios de gestion actuels qui pourraient utiliser cette fonctionnalité de gestion.

Il arrive parfois qu'une commande d'achat soit passée mais que les marchandises ou les services ne soient pas reçus ou facturés, ce qui signifie qu'une dette envers le fournisseur et des frais sont engagés, ou qu'une facture est reçue pour des périodes futures au cours desquelles les charges comptabilisées reflètent une immobilisation de la société. Il est prévu de calculer les régularisations ou les reports en fonction des informations de la commande d'achat.

Les régularisations de commandes d'achat (composante applicative POAC) et les reports sont pour un tel cas et peuvent aider les entreprises à :

• Répliquer automatiquement la commande d'achat en tant qu'objets de régularisation.
• Automatiquement en fonction des informations planifiées et réelles de la commande d'achat pour calculer et comptabiliser les écritures de régularisation.
• Synchronisez automatiquement les modifications de la commande d'achat pour mettre à jour le calcul des régularisations.
• Terminez automatiquement l'objet de régularisation lorsque la commande d'achat est définie comme marchandise finale reçue ou facturée définitivement.

Quels types de commandes d'achat doivent être régularisés ?

Conformément aux Normes internationales d'information financière (IFRS), les régularisations peuvent être comptabilisées s'il existe une dette potentielle envers une certaine entité juridique externe (par exemple un fournisseur).

Les régularisations doivent être comptabilisées pour les coûts qui ont déjà été engagés mais qui n'ont pas encore été comptabilisés dans la comptabilité. Par conséquent, les régularisations ne sont pertinentes que pour les achats où des coûts surviennent.

Commande d'achat avec entrée de marchandises valorisée - Dans ce cas, les régularisations sont nécessaires uniquement si l'entrée de marchandises n'a pas été enregistrée malgré la réception de l'article.

Les régularisations ne sont généralement pas pertinentes pour l'achat des éléments suivants :

• Produits mis en stock, car aucun coût n'est associé à ces postes de commande d'achat. Par exemple, la matière première qui sera utilisée ultérieurement pour fabriquer d'autres produits.
• Les produits qui représentent une immobilisation, par exemple un ordinateur portable. Leur valeur est comptabilisée dans un compte de bilan. Les coûts seront générés par la suite lors des enregistrements d'amortissement.
• Commandes d'achat qui représentent un transfert de stock inter-sociétés : elles ne sont pas liées à un fournisseur externe, aucune régularisation n'est donc nécessaire.

Après avoir créé une commande d'achat, par exemple, dans l'application Gestion des commandes d'achat, le transfert a lieu dans les cas suivants.

La commande d'achat est automatiquement transférée dans la gestion des régularisations, en fonction des options de configuration. Dans la gestion des régularisations, un objet de régularisation est créé pour chaque commande d'achat, avec des sous-objets de régularisation correspondant aux postes de commande d'achat. À l'aide de ces données, le système calcule les montants de régularisation pour chaque poste de commande d'achat. Des simulations de ces montants sont également possibles et un processus facultatif de vérification et d'approbation peut être effectué. À la fin du mois, un cycle de régularisation peut être lancé pour comptabiliser toutes les régularisations pour les transactions commerciales pertinentes.

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Lorsqu'une commande d'achat (poste) est créée, le système détermine si les régularisations sont potentiellement pertinentes pour celle-ci. Si oui, le système transfère et crée un (sous-)objet de régularisation pour la commande d'achat (poste) dans la gestion des régularisations. Ces opérations de transfert et de création d'objets de régularisation pour une commande d'achat peuvent être effectuées :

• Hors ligne, une fois que la commande d'achat a été créée. Les commandes d'achat existantes sont transférées dans la gestion des régularisations à l'aide de l'application SAP Fiori Planification du job de régularisation.
• En ligne, lorsque la commande d'achat est en cours de création dans la gestion des articles.

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Selon les normes IFRS, les régularisations peuvent être comptabilisées s'il existe une dette potentielle envers une entité juridique "externe" (par exemple, à un fournisseur). La logique/l'algorithme de cette dette et le montant de régularisation associé sont spécifiques à chaque cas d'utilisation.

La gestion des régularisations prend particulièrement en charge la procédure suivante :

Le système calcule deux montants : Coûts budgétés et Coûts réels dans le scénario suivant :

Le montant qui a déjà été « reçu ».

Par exemple, la quantité de service qui a été reçue ou la quantité de marchandises livrée par un fournisseur pour un poste de commande d'achat jusqu'à un certain jour de référence. L'application Régularisations de commandes d'achat utilise par défaut le programme de livraisons du poste de commande d'achat pour calculer ce montant. En d'autres termes, le système considère que les livraisons ont bien été reçues aux dates planifiées dans le programme de livraisons. Ces montants sont enregistrés dans la Gestion des régularisations dans un type de poste de régularisation appelé Coûts budgétés (PLNCT).

Indépendamment des coûts budgétés, le système calcule les coûts réels qui ont déjà été comptabilisés. Par exemple, pour les entrées de marchandises non valorisées, les coûts réels sont comptabilisés par la facture fournisseur. Ainsi, le système sélectionne toutes les factures dont la date comptable est antérieure au jour de référence. Ces montants sont enregistrés dans la gestion des régularisations dans un type de poste de régularisation appelé Coûts réels (ACTST).

Le système calcule le montant de régularisation comme suit : planifié moins réel : l'écart entre les coûts budgétés et réels représente la dette envers le fournisseur - bien sûr uniquement si cet écart (planifié moins réel) est supérieur à zéro. Le système calcule cet écart et l'enregistre dans un type de poste de régularisation appelé Régularisations (ACCRL).

Pour chaque commande d'achat, vous pouvez afficher les montants de régularisation mensuels que le système calcule à l'aide de l'application SAP Fiori Affichage des régularisations de commande d'achat.

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À la fin de chaque période, un réviseur peut ajuster les montants de régularisation (ou les coûts budgétés) que le système propose pour la période comptable en cours. Au préalable, les montants proposés doivent être générés en planifiant le job Régularisations de commandes d'achat - Proposer régularisations périodiques. Cette action génère également des work items dans l'application Fiori Ma boîte de réception pour le propriétaire de la commande d'achat lorsque vous utilisez le workflow à l'étape de vérification.

La vérification peut être effectuée de l'une des façons suivantes :

• Pour le propriétaire de la commande d'achat, utilisez l'application Fiori Ma boîte de réception pour vérifier les régularisations de commande d'achat.
• (Facultatif) Pour le contrôleur, utilisez l'application SAP Fiori Vérification des régularisations de commande d'achat – pour le comptable CO.

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Enfin, les régularisations seront comptabilisées à la fin de chaque période. Les montants de régularisation peuvent être comptabilisés à l'aide du modèle de job Régularisations de commandes d'achat - Comptabiliser régularisations périodiques, à l'aide de l'application SAP Fiori suivante : Planification des jobs de régularisation.

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Les écritures de régularisation sont comptabilisées en tant qu'écritures au journal dans le grand livre. L'application Affichage des régularisations de commande d'achat peut être utilisée pour afficher la régularisation comptabilisée pour chaque commande d'achat.

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