Utilisation des régularisations de la feuille de saisie des services

Carla est à l'aise avec les régularisations de commandes d'achat et a identifié certains processus qui peuvent être rationalisés. Elle souhaite tout savoir sur les régularisations de la feuille de saisie des services et sur la manière dont cette fonctionnalité peut améliorer leur processus actuel.

L'application Régularisations de la feuille de saisie des services (composante SSAC) vous permet de calculer et de comptabiliser automatiquement les régularisations. Les données pertinentes sont transférées de Achat et enregistrement de service de la composante Gestion des articles vers la Gestion des régularisations et converties automatiquement des postes de commande d'achat en sous-objets de régularisation.

Sur la base des feuilles de saisie des services dont les montants n'ont pas été approuvés, le système calcule les montants à régulariser pour chaque imputation de feuilles de saisie des services. Dans chaque période, vous pouvez lancer un cycle de comptabilisation des régularisations, qui comptabilise toutes les régularisations pour les feuilles de saisie des services non approuvées.

Les fonctions dans Régularisations de la feuille de saisie des services prennent en charge la reddition parallèle des comptes. Cela signifie que vous pouvez calculer et comptabiliser les régularisations simultanément en fonction de différents groupes de ledgers.

Les avantages sont les suivants :

• Répliquer automatiquement les commandes d'achat dans les objets de régularisation
• Calcul de régularisation automatique basé sur des feuilles de saisie des services non approuvées
• Disponibilité d'un processus de vérification dans lequel vous pouvez approuver les montants de régularisation proposés par le système avant la comptabilisation
• Comptabiliser automatiquement les régularisations
• Interrompre automatiquement les objets de régularisation lorsque les feuilles de saisie des services sont approuvées, refusées ou supprimées

À la fin de chaque période, le système calcule les montants de régularisation pour les feuilles de saisie des services en fonction des feuilles de saisie des services non approuvées. Les régularisations sont comptabilisées sur les comptes avec des imputations (par exemple, Centre de coûts) d'une feuille de saisie des services plutôt que sur les imputations d'un poste de commande d'achat. À la fin de la période suivante, toutes les régularisations comptabilisées pour les feuilles de saisie des services sont automatiquement annulées afin que les montants à régulariser pour la période suivante puissent être calculés.

La date comptable pour l'entrée de marchandises que vous saisissez dans une feuille de saisie des services détermine la période comptable dans laquelle comptabiliser les régularisations. Si vous n'avez pas indiqué une telle date, le système utilise la dernière date modifiée de la feuille de saisie des services comme jour de référence pour déterminer une période comptable pour la comptabilisation des régularisations.

Vous pouvez créer des feuilles de saisie des services pour enregistrer que les services commandés ont été exécutés, les modifier si nécessaire et les envoyer pour approbation. Vous pouvez rechercher des feuilles de saisie des services, trier, filtrer et regrouper la liste, par exemple, par fournisseur ou par commande d'achat de référence. Les services allégés sont un type de service qui peut être acheté de la même manière que les articles à l'aide des applications SAP Fiori, telles que Gestion des commandes d'achat, Gestion de feuilles de saisie des services - Lean Services et Création de facture fournisseur.

Chaque feuille de saisie des services fait référence à une commande d'achat. Cette commande d'achat peut être constituée de postes standard pour des services allégés planifiés ou de postes avec limites pour des services allégés non planifiés. Une fois que vous avez saisi le numéro de commande d'achat, le système affiche la liste des postes de commande d'achat pour les services allégés. Vous sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez ajouter comme postes de feuille de saisie des services. Vous pouvez également ajouter plusieurs postes de feuille de saisie des services en fonction d'un poste de commande d'achat à la fois.

Appuyez sur le bouton Lecture pour voir comment créer une feuille de saisie des services.

Comme indiqué dans les régularisations de commande d'achat, il existe une option pour vérifier et approuver les feuilles de saisie des services.

Une fois que vous avez enregistré tous les services et les articles liés, vous pouvez envoyer la feuille de saisie des services pour approbation. La feuille de saisie des services reçoit alors le statut En cours d'approbation. Par défaut, toutes les feuilles de saisie des services sont approuvées automatiquement tant que vous n'avez défini aucun workflow. Si vous avez défini un workflow, la feuille de saisie des services est automatiquement affichée dans Ma boîte de réception de l'approbateur.

Si vous voulez modifier à nouveau la feuille de saisie des services, vous pouvez sélectionner Annuler la demande d'approbation tant qu'elle est au statut En cours d'approbation.

Si la feuille de saisie des services a été approuvée et qu'il n'existe aucun document lié autre que le document d'entrée de marchandises, vous pouvez sélectionner Annuler approbation et la modifier à nouveau.

Les responsables de l'approbation ou du refus des feuilles de saisie des services sont déterminés dans l'application Gestion des workflows pour Feuilles de saisie des services - Lean Services (workflow flexible). Elles sont indiquées dans les conditions préalables des définitions de workflow applicables.

Les personnes autorisées utilisent l'application Ma boîte de réception pour approuver ou refuser les feuilles de saisie des services dans leur réserve de travail.

Lorsque la feuille de saisie des services a été approuvée par une personne autorisée, un document d'entrée de marchandises est créé par le système et une facture correspondante peut être créée, contrôlée et enregistrée.

Si une feuille de saisie des services a le statut Refusé, des modifications sont requises avant la poursuite du traitement. Lors du refus d'une feuille de saisie des services, l'approbateur peut ajouter une note de décision qui indique les motifs du refus. Si vous voulez transférer une note de décision à un système externe, un Customizing supplémentaire est une condition préalable.

Les personnes autorisées à utiliser l'application Ma boîte de réception pour approuver ou refuser les feuilles de saisie des services dans leur réserve de travail.

Si le workflow flexible n'est pas activé, le contact saisi dans l'en-tête de la feuille de saisie des services doit être un salarié autorisé à utiliser l'application Ma boîte de réception.

Si le workflow flexible est activé, les personnes autorisées sont indiquées par les conditions préalables des définitions de workflow applicables. Dès qu'une feuille de saisie des services pertinente pour eux est envoyée pour approbation, ils la trouvent dans leur réserve de travail lorsqu'ils appellent l'application Ma boîte de réception.

Le document et le statut d'approbation fournissent des informations sur l'état actuel d'une feuille de saisie des services et son processus d'approbation. Dans cette rubrique, vous trouverez des informations sur la manière dont les deux statuts sont liés.

Le statut du document décrit l'état actuel du document lui-même. Par exemple, une feuille de saisie des services est En cours de traitement si un acheteur l'a créée et sauvegardée, mais ne l'a pas encore envoyée pour approbation. Le statut d'approbation, au contraire, décrit l'état de la feuille de saisie des services dans son processus d'approbation. Par exemple, si une feuille de saisie des services est En cours d'approbation, l'acheteur l'a envoyée pour approbation et un approbateur attend maintenant qu'il la valide ou la refuse.

Le tableau suivant fournit des informations détaillées pour chaque combinaison de document et de statut d'approbation.

Voici quelques-uns des statuts :

Les régularisations sont calculées uniquement pour les FSS non approuvées, c'est-à-dire un statut de pièce de 20.

Dans la feuille de saisie des services, vous pouvez saisir la date à utiliser par le système comme date comptable du document d'entrée de marchandises. L'entrée de marchandises est créée automatiquement lorsque la feuille de saisie des services est approuvée et la date est reprise dans le document d'entrée de marchandises.

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Planifiez un job pour comptabiliser votre régularisation à la fin du mois, à l'aide de Feuilles de saisie des services – Comptabiliser les régularisations périodiques.

Les écritures de régularisation sont comptabilisées en tant qu'écritures au journal dans le grand livre. Une fois le job exécuté, vous pouvez utiliser l'application Affichage des régularisations de la feuille de saisie des services pour afficher la régularisation comptabilisée pour chaque saisie de service.

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