Atividade de monitoramento

Objective

After completing this lesson, you will be able to monitore sua atividade de lote.

Monitoramento de atividades

Existem duas ferramentas de alto nível que você pode usar para monitorar sua atividade: Monitorar lotes e Monitorar recebedores de pagamento. Monitorar lotes são utilizados para rastrear todas as atividades de lotes específicos. Monitorar credores são utilizados para rastrear reembolsos para usuários específicos.

Monitorar lotes

A área Monitorar lotes fornece um conjunto de ferramentas que você pode usar para procurar e administrar lotes específicos. Você pode ver quais relatórios de despesas estão em cada lote, reprogramar um lote e reunir informações úteis para ajudar a reconciliar seus reembolsos em relação a contas bancárias e lançamentos contábeis.

A área Monitorar lotes é dividida em quatro áreas diferentes, cada uma em sua própria guia. Segue-se uma revisão das fichas de registro.

Visualizar lotes

Para a maioria das empresas, Visualizar lotes é a principal ferramenta usada para monitorar a atividade Pagamento de despesas.

A tela mostra automaticamente todos os lotes em aberto, mas você pode procurar lotes passados por pontos de dados, como Status, Conta de financiamento, Data de fechamento e Data de envio.

Os lotes em aberto podem ser reprogramados usando o link de reprogramar lote. Por exemplo, talvez você tenha seus lotes programados para fechar todas as sextas-feiras, mas o trimestre contábil atual termina nesta quarta-feira. Você pode optar por reprogramar esse lote para fechar na quarta-feira para ajudar com seus relatórios trimestrais. Todos os lotes futuros são fechados às sextas-feiras como programado anteriormente.

A seleção do número de relatórios de despesas em um lote (Contagem) mostra os relatórios de despesas específicos nesse lote. Em seguida, você pode revisar os detalhes de cada relatório de despesas, conforme necessário.

Tela Monitorar lotes mostrando opções de pesquisa avançada e uma lista de lotes com detalhes como status, tipo, nome do cliente, ID do lote e datas. Um lote listado: US Out-of-Pocket com 0,00 USD.

Visualizar financiamento

A guia Visualizar financiamento é a ferramenta de reconciliação para um processo centrado no extrato bancário. Esta guia exibe os detalhes relacionados a cada conta de financiamento para as transações processadas pelo Expense Pay para esse lote. Facilita a extração dos valores financiados e a página exibe os valores financiados e devolvidos em uma linha para cada conta de financiamento para cada dia bancário e tem colunas para Identificação da conta de financiamento, Valor total do financiamento, Valor devolvido e Número de rastreamento.

Podem ser exibidas até três guias:

Débito direto: esta guia não está mais em uso e mostra apenas dados legados do Expense Pay clássico. Ela exibe um resumo diário da atividade da conta para todas as contas de financiamento utilizadas pelo Expense Pay Classic. Você pode procurar contas de financiamento ou intervalos de datas específicos. Os valores retornados são resumidos nesta página.

Pré-fundo: esta guia não está mais em uso e mostra apenas dados legados para o Expense Pay clássico. Ele permite que você visualize contas pré-financiadas e gerenciadas por administradores. Ele exibe um resumo diário da atividade da conta para todas as contas de financiamento pré-financiadas. Pré-financiamento significa que você determina os níveis de financiamento das contas configuradas pela SAP Concur.

Financiamento global: esta guia exibe a atividade de financiamento para contas usadas por transações do Expense Pay. Ele fornece um resumo diário da atividade da conta para contas de financiamento processadas por meio de provedores de pagamento suportados, ajudando os administradores a revisar detalhes de financiamento e transação.

Interface Monitorar lotes com a aba Visualizar financiamento exibindo uma ferramenta de reconciliação para o processo centrado no extrato bancário.

Extratos de contas

Essa guia é apenas para clientes que usaram o Pagamento clássico antes de ser descontinuada pelo SAP Concur. Para esses clientes, essa guia mostra seus dados legados.

A guia Extratos bancários exibe dados relacionados a contas pré-financiadas em um formato semelhante a um extrato bancário. Você pode usar as informações nesta tela para ajudar a reconciliar seus reembolsos.

A interface Monitorar lotes com a guia Extratos bancários exibe entradas para Nome da conta de financiamento, Data de início, Data de término e o botão Procurar.

Reconciliação de extrato

A guia Reconciliação de extrato permite que você visualize os lançamentos de extração associados aos pagamentos do Expense Pay. É outra ferramenta útil utilizada para reconciliar seus reembolsos em relação aos dados que você lança no Razão.

A página lista uma linha para cada combinação de tarefa de Extrato contábil padrão (SAE) e moeda de reembolso.

Interface Monitorar lotes com a guia Reconciliação de extrato, exibindo filtros de pesquisa avançada, incluindo Nome do extrato, Moeda, Data de execução do extrato e Status do pagamento.

Monitorar recebedores do pagamento

A área Monitorar credores fornece ao cliente as ferramentas necessárias para monitorar reembolsos e emissões de adiantamento de viagem para empregados específicos. Os clientes também podem visualizar quais usuários têm e não têm contas bancárias ativas.

A área Monitorar recebedores do pagamento é dividida em três áreas diferentes, cada uma em sua própria guia. Revise cada área em seguida.

Na seção a seguir, saiba mais sobre cada peça da ferramenta Monitorar credores.

Recebedores do relatório

A área Recebedores de relatório permite que os clientes monitorem e controlem os reembolsos de usuários específicos. Você pode procurar recebedores do pagamento por usuário ou informações do relatório de despesas, Status, Tipo de recebedor do pagamento, Moeda, Método de reembolso e Data de aprovação.

Para pagamentos que já ocorreram, você pode visualizar os detalhes de cada relatório de despesas, incluindo o histórico de aprovação e o histórico da requisição de pagamento.

O botão Criar permite que os administradores criem manualmente uma requisição de pagamento para um relatório de despesas. Por exemplo, seria necessário se o usuário não tivesse uma conta bancária confirmada quando enviasse suas despesas.

O botão Alterar lote permite que os administradores movam um relatório de despesas para o próximo lote em vez do atual.

O botão Pagamento do cliente permite que o administrador remova um relatório de despesas de um lote para pagá-lo fora do processo de pagamento de despesas. Isso pode ser feito se um usuário for demitido e o cliente quiser reembolsá-lo fora do ciclo normal. Há um botão Estornar pagamento ao cliente para desfazer essa ação e colocar o relatório de despesas no lote aberto no momento.

O botão Colocar em espera é usado para colocar em espera o reembolso de um relatório de despesas. Isso pode ser feito se for necessário realizar uma auditoria adicional antes de reembolsar essas despesas.

Interface Monitorar credores, mostrando opções de pesquisa e filtro para pagamentos de funcionários, incluindo status, tipo de recebedor, moeda e método de reembolso. Os botões incluem Criar, Modificar lote, Pagamento de cliente e muito mais.

Recebedores do Adiantamento de Viagem

A área Recebedores de adiantamento de viagem é semelhante à área Credores de relatório, mas mostra detalhes de emissões de adiantamento de viagem. Ele apresenta botões semelhantes e funções de pesquisa que permitem que os administradores criem uma requisição de pagamento, alterem o lote, o cliente paguem um item ou coloquem um item em espera.

Uma interface Monitorar credores mostrando a guia Recebedores de adiantamento de viagem contendo campos para filtragem por Sobrenome, Status e Moeda do funcionário, com opções para criar e gerenciar lotes.

Bancos do funcionário

A guia Dados bancários do funcionário permite que os administradores vejam quais usuários têm e não têm contas bancárias ativas em seus perfis e o status dessas contas bancárias. Você pode filtrar a lista para mostrar somente usuários cujas contas bancárias estão falhadas, confirmadas ou não confirmadas e usuários sem conta bancária.

Interface Monitorar credores mostrando a guia Dados bancários do funcionário contendo filtros para Sobrenome e Status do funcionário com botões para Reconfirmar, Visualizar histórico e Desativar.

Agora que você sabe como configurar e monitorar o Expense Pay, examinamos algumas recomendações relacionadas ao Expense Pay.

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