Existem várias regras de auditoria pré-criadas que são projetadas para reduzir problemas relacionados ao Expense Pay. A SAP Concur recomenda ativar todas as regras para seus usuários que devem ser reembolsados por meio do Expense Pay. Algumas dessas regras também são recomendadas para usuários que não usam o Expense Pay.
Na seção a seguir, revise o nome de cada regra de auditoria para saber o que ela faz e revise a configuração de suas condições.
- Verificação da moeda da conta bancária do Expense Pay
- Essa regra bloqueia o envio de todos os relatórios de despesas em que o usuário tem uma conta bancária ativa. Mas a moeda dessa conta não corresponde à moeda do relatório de despesas.
- O número da conta bancária do Expense Pay está em branco
- Essa regra bloqueia o envio de relatórios de despesas se o usuário não tiver uma conta bancária ativa em seu perfil.
- Confirmação do status da conta bancária do Expense Pay
- Essa regra bloqueia o envio de relatórios de despesas se o usuário tiver uma conta bancária em seu perfil, mas essa conta não estiver confirmada ou o processo de confirmação tiver falhado.
- Valor negativo CC do Expense Pay marcado como pessoal (também aplicável sem Expense Pay)
- Esta regra sinaliza um relatório de despesas se ele contém pelo menos um débito de cartão corporativo que foi marcado como pessoal e é um valor negativo. Essa regra também é útil se você não estiver usando o Expense Pay.
- CR líquido CC do Expense Pay para feeds não suportados (também aplicável sem Expense Pay)
- Esta regra bloqueia o envio de relatórios de despesas se o montante total a ser pago ao cartão corporativo for negativo. Essa regra também é útil se você não estiver usando o Expense Pay.
- Valor negativo do Pagamento de despesa devido ao funcionário (também aplicável sem Pagamento de despesa)
- Esta regra bloqueia o envio de relatórios de despesas se o montante total a ser pago ao empregado for negativo. Essa regra também é útil se você não estiver usando o Expense Pay.
Treinamento do usuário
O treinamento é fundamental para garantir que os usuários saibam o que esperar. A SAP Concur recomenda que as informações do Expense Pay sejam incluídas em seus programas de treinamento.
- Quando o Expense Pay está em vigor, as regras de auditoria são usadas para bloquear envios de relatórios de despesas se o usuário não tiver uma conta bancária válida em seu perfil. Os usuários devem ser treinados para inserir suas informações bancárias antes de fazer o próximo relatório de despesas para evitar atrasos.
- Os usuários devem ser treinados em suas programações de lote. Isso os ajudará a saber quando esperar seus reembolsos, reduzindo as perguntas para você e seus administradores.
Configurações de grupo
Os grupos são usados em toda a configuração do Concur Expense para agrupar usuários em termos de funcionalidade e configuração. Alguns pontos relacionados ao grupo para o Pagamento de despesas seguem:
- Se necessário, diferentes contas de financiamento podem ser configuradas para cada grupo. Isso significa que é possível ter diferentes conjuntos de usuários reembolsados de diferentes contas bancárias.
- Geralmente, os grupos são criados por país. Se você tiver vários métodos de reembolso, poderá ser necessário criar dois grupos para cada país, um para o Expense Pay e outro para seus outros métodos de reembolso.
Usuários-piloto
Durante a implementação do Expense Pay, você pode identificar um pequeno grupo de usuários-piloto para garantir que as coisas estejam funcionando corretamente antes de expandir para mais usuários:
- O grupo piloto deve consistir em usuários flexíveis e dispostos a experimentar novas tecnologias.
- Talvez seja necessário criar um grupo específico para esses usuários para que eles possam usar o Expense Pay enquanto o restante dos usuários não. Isso ajudará a segregar os processos de reembolso.
- Os usuários-piloto devem enviar relatórios de despesas de US$ 10 ou mais para um total de dois lotes ou mais antes de serem lançados para uma população maior.
Programação em lote
As programações em lote controlam quando os reembolsos e as emissões de adiantamento de viagem são feitos. A programação em lote adequada pode ajudar muito para ajudar a manter os usuários satisfeitos. Você pode programar os lotes como quiser, mas aqui estão algumas recomendações de nossa experiência:
- Programar lotes do empregado para serem executados semanalmente, com os lotes fechando na segunda-feira ou terça-feira. Isso ajudará a garantir que os usuários sejam reembolsados regularmente, recebendo seu dinheiro no final da mesma semana.
- Programe lotes de cartão de crédito para serem executados semanal ou mensalmente. Isso ajuda a garantir que os cartões de crédito sejam pagos regularmente ou com base no ciclo de faturamento mensal do cartão. Isso ajuda a minimizar a possibilidade de taxas de atraso.
- Programe a execução diária de lotes de adiantamento de viagem. Isso ajudará a garantir que os usuários obtenham o dinheiro necessário para viajar no menor tempo possível.
- Publique suas programações de lote na seção Notas da empresa da página inicial do SAP Concur. Isso ajuda os usuários a saber quando esperar seus reembolsos sem perguntar a você.
Monitorização de rotina
Com a possibilidade de muitos lotes em execução em diferentes programações, é uma boa ideia monitorar a execução de seus lotes regularmente. Isso ajuda a garantir que quaisquer problemas de reembolso sejam resolvidos em tempo hábil.
- Você deve designar alguém para revisar e monitorar lotes em uma base de rotina.
- Verifique o status de cada lote no dia seguinte ao seu fechamento. Se o lote do funcionário for fechado na segunda-feira, verifique-o na terça-feira para garantir que tudo correu sem problemas.
- Você também deve revisar periodicamente as informações bancárias do funcionário, prestando muita atenção aos usuários com contas que não passaram na validação. Esses usuários devem ser notificados o mais rápido possível para que possam fazer as correções necessárias para minimizar atrasos no reembolso.
Agora, vamos encerrar as coisas.