介绍输出管理

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:
  • 介绍输出管理和输出控制
  • 描述可用的输出渠道和其他计划方面

输出管理和输出控制简介

SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中的打印是关键方面,涉及跨不同渠道高效生成、管理和分配凭证。此流程由两个主要概念管理:输出管理和输出控制,每个概念在凭证处理中发挥着不同的作用。

在 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中,"打印"和"输出"是指与如何在系统中管理和传播文档和数据相关的特定功能。

打印

SAP S/4HANA Cloud 中的打印涉及管理凭证的物理输出。这通常包括配置打印机、管理打印机设置以及控制文档如何发送到打印机。重点是确保文档格式正确并传送至物理打印设备。

输出

输出包含在 SAP S/4HANA Cloud 中管理凭证分配的更广泛概念。它最好通过输出相关功能进行描述,不仅包括打印,还包括电子分发方法,例如电子邮件、XML 或其他格式。根据用例,管理输出也可能有很大差异。输出管理侧重于根据业务规则和流程构建、组织和控制凭证的分配。

注意

在此上下文中,我们将讨论输出管理和输出控制以及这些术语如何相互关联。尽管如此,主要关注的是打印,特别是在配置和处理问题时。

SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中的许多业务应用程序都使用标准输出选项,这些选项具有可重复使用的输出服务提供的许多基本功能。此外,复杂场景需要更多特定功能来启用凭证输出的高级输出过程。换句话说:SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中的业务应用程序可以依赖 SAP Print 服务的灵活性,该服务可以根据客户的业务需求进行采用。

对输出管理和输出控制进行对比的图表。客户在输出管理中选择的渠道包括打印、电子邮件和 EDI,但后者显示为灰色。仅突出显示打印和电子邮件。输出控制向云使用者公开 UI 并提供配置。此外,处理由输出控制处理。可以根据需要重用或调整所有输出控制功能。

输出管理

输出管理是一个通用术语,用于对凭证输出的各种功能进行分组。它指的是管理凭证输出整个生命周期的综合标准化框架。其中包括配置输出格式、打印机和连接,确保文档正确生成、格式化并可供分发。输出管理负责定义分配文档的规则和渠道,作为文档处理的支柱。对输出管理的解释在很大程度上取决于用例,从单独协调所有不同输出功能的应用程序到输出服务的专用重用。

输出控制

输出控制更加细化,侧重于基于输出管理中预定义的规则设置的特定执行和文档路由。这包括确定打印或分配文档的时间和方式,应用过滤器和条件以确保仅相关文档到达其预期目标。

解释这些定义,输出管理包括输出控制的配置和操作,输出控制是关键元素。输出控制结构输出管理,并使其可用于根据组织特定要求为各种凭证类型采用的所有业务功能。

注意

SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2502 - 功能范围描述在输出控制部分下列出了输出渠道打印机电子邮件EDI

但是,需要注意的是,渠道的选择由客户预定义为输出管理的一部分,这需要进一步的战略调整,例如维护打印队列、电子邮件模板和表单模板,然后输出控制才能使业务应用程序在运行时执行所有输出相关任务。

输出管理和输出控制的一些关键功能包括:

此图像涵盖输出管理和输出控制的两个功能清单。输出管理:渠道选择、配置选项、集成、个性化和自动化、输出控制框架。输出控制的功能清单包括集中管理、灵活性和定制、与其他模块集成、Business Rule Framework Plus 的使用以及基于云的效率。

输出管理和输出控制如何工作?

SAP S/4HANA 输出控制是使用输出控制的业务应用程序与用于凭证创建和输出的 ABAP 平台技术之间的接口。

基础架构的核心是输出管理,可将其拆分为处理单元输出控制和更多技术。输出相关任务的起始点是业务应用程序。它连接到输出管理,后者使用输出控制(包括输出参数确定和输出请求处理)和其他技术软件(使用 Adobe 文档服务创建文档和使用 SAP Print Service 的文档输出)。在核心基础架构的左侧和右侧给出一个示例,对某些单个步骤进行命名。处理输出时,将重用输出管理和输出控制。

输出参数确定 - 短定义和功能

输出凭证时,使用输出参数确定在后台自动确定相关输出参数,例如输出渠道、收件人和表单模板。此功能用于定义特定业务对象(如开票凭证)的缺省输出设置。使用基于 SAP S/4HANA Cloud 的解决方案中的输出参数确定,您可以:

  • 使用各种渠道同时向多个收件人发送多条消息。
  • 使用配置步骤 定义输出确定的业务规则 配置输出参数确定以满足您的需求。
  • 每个确定步骤都基于可扩展的应用程序特定字段。
  • 使用预先提供的内容和确定规则运行开箱即用的输出控制

凭证创建和输出 - 短定义

应用程序和主表单用于构建输出的内容和布局。Adobe 文档服务(也称为 Adobe® 的表单服务)用于根据这些表单创建文档。可以通过输出渠道 PRINTEMAILEDI(电子数据交换)输出凭证。

客户可以使用维护表单模板应用。对于自定义表单模板的开发,您可以下载表单模板文件 (XDP) 以使用 Adobe LiveCycle Designer 进行编辑,并以原始语言将其作为自定义模板上载。

打印类型

打印类型

在 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中,打印流程可分为有人值守打印和无人值守打印。每个都具有不同的特征和用例,以满足不同的业务需求。

有人值守打印

有人值守打印(也称为基于浏览器的打印)是指用户手动启动并监督打印流程的场景。用户选择要在浏览器中打印的每个文档,然后直接从内置阅读器应用程序(例如 PDF 阅读器)打印或下载该文档。在这两种情况下,无需进一步设置即可使用连接到用户系统的打印机。但是,此业务情景中的打印不再与系统集成,并且无法跟踪打印流程。

  • 涉及用户控制:用户主动选择打印选项和参数
  • 通常需要立即访问打印的凭证
  • 适用于打印作业为突发或不可预测的情况。

有人值守打印的典型示例是零售环境中的办公室打印和打印输出。公司设置的员工在需要时直接从工作站打印文档(如会议议程或报表),或存储职员在客户交易期间打印收据或标签。

无人值守打印

无人值守打印(也称为后端打印)允许在将系统配置为处理此类操作(面向拉取集成的 SAP 云打印管理器)后,无需用户直接参与即可自动处理打印作业。此类型的打印通常由特定业务流程计划或触发,需要更多系统定制,但允许自动输出。

  • 自动化:打印作业由预定义规则或业务逻辑管理
  • 用于例行任务或批量打印需求
  • 减少手动干预,让员工专注于其他任务

各种用例涉及自动和计划打印活动,以简化操作、减少手动工作量并提高效率。其中包括在开票周期结束时无需手动启动即可打印发票、与装运计划或确认同步的装箱单以及第二天工序的生产凭证通宵打印。

这两种方法通常在 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中使用,并提供不同的功能。有人值守的打印提供了满足不同需求的灵活性,而无人值守的打印可以在重复流程中提高效率。

打印队列的概念

在 SAP S/4HANA Cloud 环境中,您可以使用打印队列概念在本地客户网络中将业务文档打印到打印机。因此,必须在打印队列和本地打印机之间建立连接。维护打印队列 应用创建打印队列,这些队列是基于云的系统与本地客户基础架构中的打印机之间的虚拟连接。打印作业最初发送到打印队列

打印队列与 SAP 提供的基于 Windows 的代理 SAP Cloud Print Manager for Pull Integration (SAP CPM for PI) 直接关联,支持从基于云的 SAP 解决方案向本地客户网络上的打印机打印业务文档。必须在本地网络中安装并设置面向 PI 的 SAP CPM,并连接到本地打印机,以从 SAP S4HANA Cloud Public Edition 的打印队列中获取打印作业。

有两个基础架构可见,由防火墙分隔:在左侧,显示员工使用设备并通过右侧的 URL 连接到 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 的“客户 IT 基础架构”。连接的用户必须在此处进行验证,并会找到打印队列。使用面向拉取集成的 SAP 云打印管理器从客户 IT 基础架构轮询这些打印队列。最后,面向拉取集成的 SAP 云打印管理器能够将打印队列的内容发送到客户网络中的某些本地连接的打印机。

客户网络上安装的面向拉取集成的 SAP Cloud Print Manager (SAP CPM for PI) 代理检查配置的打印队列中是否存在任何打印作业。如果是,工具会检索这些文档并将其发送到与 SAP CPM for PI 配置中相应打印队列相关联的本地配置打印机。此打印队列概念为 SAP 基于云的客户提供了一种安全自主的方式,以将输出相关文档发送到其本地打印机。

此打印场景需要面向拉取集成的 SAP 云打印管理器(SAP CPM for PI)的技术用户才能通过 Internet 登录到基于云的解决方案。技术用户是在 维护打印队列 应用中创建打印队列时创建的 打印用户 。这通常由贵公司的关键用户完成。

输出渠道及其要求

SAP S/4HANA Cloud Public Edition 利用各种打印渠道促进输出管理,从而实现有效的通信和文档处理。

该图显示了三个输出渠道:打印、电子邮件、EDI。它列举了一些关键事实,对于每个通道,都使用一个用例作为示例。

提示

根据使用的来源,可能渠道的指示会波动。但是,最低的常见分母是打印电子邮件。在我们的上下文中,我们指的是官方 SAP S/4HANA Cloud Public Edition <版本> 功能范围描述,该描述也将 EDI 分类为输出渠道。

PDF 表单、XML 格式和存储到归档是更多格式和技术形式,有时也在术语"通道"下列出。此处不详细讨论这些选项。

打印

渠道 PRINT 支持通过指定的本地或网络打印机物理打印文档。此输出渠道适用于需要硬拷贝的文档,例如发票、法律合同、交货单等。

可以使用打印队列打印输出项目。打印队列的格式是预定义的,包括的输出项目(文档)必须采用相同的格式。最常用的格式是 PDF。"输出参数确定"应用可以根据基础业务应用程序和凭证进一步调整输出设置。

还支持批量打印,称为打印绑定,它将属于要捆绑的输出项目的所有 PDF 文档合并到单个 PDF 文档中。仅计划的输出项目支持打印捆绑功能。甚至可以使用 PDF 格式的不同打印队列中的包。

注意

每个输出项目、一个主要凭证和 254 个附件最多可打印 255 个凭证。

注意

另一课将介绍打印队列输出参数确定的更多详细信息。

电子邮件

渠道 EMAIL 直接将文档以电子邮件附件的形式发送给收件人。这对于发票、订单确认和其他受益于电子交货的信函尤其有用。

要通过电子邮件发送输出项目,您需要完成基本电子邮件设置活动:

  • 在系统设置中配置电子邮件输出类型
  • 确保在 SAP 内正确设置 SMTP 配置
  • 为收件人指定电子邮件地址和其他相关参数
  • 根据需要验证电子邮件模板是否适合
该图显示使用配置业务流程应用在 CBC 中配置电子邮件设置。

与渠道 PRINT 一样,输出参数确定应用可用于定义特定业务对象的输出设置。输出参数确定以及电子邮件模板和角色(收件人、抄送、密件抄送)涵盖发送方和接收方设置。

注意

电子邮件大小(包括附件)限制为 25 MB。

警告

在此上下文中,我们未下钻到 SMTP 服务器配置和/或定制电子邮件地址或电子邮件模板。您可以在 SAP S/4HANA 输出管理 (1LQ) 的设置说明中找到更多信息 - 请参阅本部分末尾的链接。

EDI

EDI(电子数据交换)是一种用于在不同组织之间以电子方式传输数据的方法,无需人工干预。在 SAP S/4HANA Cloud 上下文中,EDI 可用作渠道,并促进发票、采购订单和装运通知等业务凭证的无缝通信。

使用 EDI 进行打印的目的是使组织能够将凭证自动发送到打印机或打印服务,从而减少手动处理并提高效率。通过此渠道,企业可以通过自动输出必要文档的物理副本来简化其操作。

SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中设置用于打印的 EDI 涉及配置输出管理以促进 SAP 与外部系统之间的高效通信。

最后,遵守 EDI 标准和法规,例如 EDIFACT 或 ANSI X12,以确保收件人的文档格式正确。

注意

表单模板用于打印和电子邮件,但不能用于 EDI。

警告

存在多个(应用程序特定的)通信场景,其中包括 EDI。在此上下文中,我们未下钻到 EDI 配置或定制。您可以在相应业务场景的 范围项目 中描述的场景中找到更多信息。

设置输出管理 (1LQ)

更多计划注意事项

打印方法

比较 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中的不同打印方法时,必须考虑每种方法提供的灵活性、设置要求、兼容性和功能。每个客户可能具有不同的需求和前提条件。因此,在讨论时,对打印的特定方面进行权衡或优先排序是有意义的。

缺省情况下,输出管理和基于 PDF 的打印用于 SAP S/4HANA Cloud Public Edition。如果客户希望顺利集成其现有的本地打印基础架构,则可以使用 SAP 云打印管理器(面向拉取集成),无需进一步许可成本。第三方打印解决方案不包含在 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 的客户订阅中,需要与提供商签订进一步的许可协议。

下表列出了 SAP 基于云的环境中通常接受和验证的关键事实。

下表列出了四种可用于 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 的方法:输出管理、基于 PDF 的打印、SAP Cloud Print Manager、第三方解决方案 - 即使作为这些方法的组合。该表列出了这些打印方法的一些优缺点。

注意

该表不包含任何建议。在现实世界中,通常将印刷方法结合在一起,而不是在纯粹的文化中。

关键注意事项

在 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 中考虑打印时,必须评估多个关键因素以确保最佳功能和效率。

  • 易于集成

    评估打印解决方案如何与 SAP S/4HANA Cloud 和其他企业系统无缝集成。考虑标准接口、连接器和 API 的可用性,以促进顺利集成并减少实施时间和复杂性。

  • 成本影响

    分析总体拥有成本,包括初始设置成本、持续维护和潜在的可扩展性费用。考虑采用定价模式,例如基于订阅的价格和预付成本,为你的企业确定最具成本效益的选项。

  • 可扩展性

    确保打印解决方案能够满足贵组织的增长和不断变化的需求。评估其处理不断增加的打印量、支持其他用户并在不影响性能的情况下适应扩展业务流程的能力。

  • 兼容性

    验证打印解决方案是否与各种硬件、软件和网络配置兼容。与不同操作系统、打印机和文档格式的兼容性对于确保平稳运行并避免潜在中断至关重要。

  • 安全

    优先采取安全措施,保护敏感数据并确保遵守行业法规。评估解决方案提供安全打印选项、加密、用户身份验证和安全网络通信的能力,确保整个打印过程中的信息安全。

解决这些问题有助于组织在 SAP S/4HANA Cloud Public Edition 环境中实施强大、高效且安全的打印解决方案。