HCM-Reporting-Anforderungen und -Toolsets identifizieren

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:
  • HR-Reporting-Rollen beschreiben
  • Unterschiede zwischen flachen und analytischen Berichtsebenen auflisten
  • Die verfügbaren Reporting-Werkzeuge zusammenfassen

Rollen für HCM-Reporting

SAP Human Capital Management für SAP S/4HANA (H4S4) umfasst die folgenden Bereiche:

  • Talentmanagement (TM)
  • Bereitstellung von Endbenutzerservices
  • Workforce-Prozessmanagement

Personalanalysten sind Experten für die Personalwirtschaft (HR). Sie gelten als strategische Partner von Personalleitern und Geschäftsführern des Unternehmens. Sie liefern Informationen, die die Überwachung von Personaldaten im Hinblick auf die strategischen Ziele des Unternehmens ermöglichen. Diese Informationen dienen als Grundlage für die Personalplanung und ermöglichen es dem Unternehmen, die Anforderungen des externen Meldewesens zu erfüllen.

Personalanalysten führen folgende Aufgaben aus:

  • Legen Sie zahlreiche Berichte an, führen Sie sie aus, und formatieren Sie sie.
  • Formatieren und zeitnah die relevanten HR-Daten abrufen, um Personalleitern und den Geschäftsführern des Unternehmens zu helfen, Pläne zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen. 
  • Sie können die gesetzlich vorgeschriebenen HR-Statistiken zeitnah verarbeiten und abrufen.

Die folgenden internationalen Einzelrollen stellen die Berechtigungen bereit, die von Personalanalysten benötigt werden:

  • Personalanalyst (SAP_HR_REPORTING)
  • Arbeitszeitanalyst (SAP_HR_PT_TIME-LABOR-ANALYST)

Um länderspezifische Aktivitäten der Sammelrolle Personalcontroller abzubilden, stehen Einzelrollen für Kanada (SAP_HR_PA_CA_HR-ADMINISTRATOR) und USA (SAP_HR_PA_US_HR-ADMINISTRATOR) zur Verfügung.

HCM-Reporting-Ebenen

Es gibt folgende Berichtsebenen:

  • Flaches Reporting

    Flaches Reporting bedeutet Reporting für unkomprimierte Rohdaten aus Tabellen.

  • Analytisches Reporting

    Analytisches Reporting bedeutet, dass komprimierte Daten (Kennzahlen) als Grundlage für das Reporting verwendet werden.

Flaches Reporting

Beim flachen Reporting werden Daten aus verschiedenen Infotypen abgerufen. Die Ergebnisse werden in einer flachen Liste angezeigt, d.h. jede Ausgabezeile entspricht einem Datenbankeintrag. Es gibt keine Sichten auf verschiedene Ebenen oder Segmente eines InfoCubes (IC) und seiner Kennzahlen und Merkmale.

Auswertungen

Beim multidimensionalen Reporting mit SAP Business Warehouse werden die Daten so aufbereitet, dass sie sich besonders für das Reporting eignen. Die Daten werden in Prüfmerkmalen gespeichert und angezeigt. ICs enthalten Kennzahlen (z.B. Personalbestand und Fluktuationsquote) und Merkmale (z.B. Geschlecht und Personalbereich).

Eine einzelne Abfrage, z.B. Personalbestand, kann verwendet werden, um verschiedene Sichten auf ein oder mehrere Prüfmerkmale anzulegen.

Mit einer einzigen Query können Sie beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter (Kennzahl) nach verschiedenen Kriterien (Merkmalen) in verschiedenen Sichten und somit für verschiedene Zielgruppen abbilden. 

In der vorherigen Abbildung zeigt die Query-Sicht für Vertriebsleiter den Personalbestand der Organisationseinheit für den Verkauf nach Filiale und Jahr.

Query View für Management

Der Query View für das Management bildet den Personalbestand für ein bestimmtes Jahr nach Filiale und Organisationseinheit ab.

Die Abfragenavigation ist eine Besonderheit von SAP Business Warehouse. Sobald eine Abfrage ermittelt wurde, wird sie nicht eingefroren. Stattdessen können Sie die Navigationsfunktionen verwenden, um verschiedene Auswertungen anzulegen. Sie können durch Daten navigieren, verschiedene Ad-hoc-Datensichten anlegen und einen Drilldown zu den einzelnen Merkmalen durchführen.

Query View für Leiter der Controlling-Abteilung in einer Filiale

Die Query View für den Leiter der Controlling-Abteilung in einer Filiale stellt den Personalbestand einer Filiale nach Organisationseinheit und Jahr dar.

Ad-hoc-QueryView

Die vorstehende Abbildung zeigt den Personalbestand für die Organisationseinheit Financials nach Jahr und Filiale.

Werkzeuge für das Reporting

Abhängig von der Systemumgebung, in der sie verwendet werden, werden Reporting-Werkzeuge in folgende Kategorien unterteilt:

  • Reporting-Werkzeuge in der SAP-ERP-Anwendung (flaches Reporting)
  • Reporting-Werkzeuge in SAP Business Warehouse (analytisches Reporting)

Die folgenden Werkzeuge werden verwendet, um vorhandene Reports und Querys auszuführen:

  • Manager Self-Service (MSS) über das SAP-Portal
  • Informationssysteme im Bild SAP Easy Access

Sie können Abfragen anlegen und vorhandene Abfragen mit den folgenden Reporting-Werkzeugen ändern:

  • Ad-hoc-Query im HR (InfoSet Query)
  • SAP Query

Mit den in SAP ERP für flaches Reporting enthaltenen Werkzeugen können Sie folgende Aufgaben ausführen:

  • Vorhandene Berichte und Abfragen ausführen.
  • Legen Sie neue Abfragen an, und ändern Sie vorhandene Abfragen.

Die Werkzeuge des SAP Business Explorer (SAP BEx) stehen im Frontend des SAP BW zur Verfügung.

Manager Self-Service (MSS)

Manager's Desktop (MDT)

Die Stammdatenvorlage ist auf die täglichen Anforderungen von Managern wie Linienvorgesetzten zugeschnitten. Sie unterstützt sie bei der Erfüllung ihrer administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben.

MDT bietet Führungskräften Entscheidungsunterstützung, um sie bei der Entscheidungsfindung im Personalwesen und bei der Durchführung strategischer Planungsaktivitäten zu unterstützen. Dies geschieht dadurch, dass sie schnell auf die erforderlichen Personaldaten direkt und indirekt unterstellter Mitarbeiter zugreifen können. Anschließend können sie über diese Daten berichten.

Manager Self-Service (MSS)

MSS unterstützt Manager bei der Ausführung ihrer Managementaufgaben.

Die Funktionen werden in Business Packages ausgeliefert und sind intuitiv und benutzerfreundlich. Umfangreiche Customizing-Optionen ermöglichen es Ihnen, Änderungen ohne Unterstützung eines Entwicklers vorzunehmen.

Für die Implementierung von MSS gelten folgende Voraussetzungen:

Das Organisationsmanagement muss aktiv sein, und der Manager muss die Leiterplanstelle innehaben. Eine Organisationsstruktur, die aus Organisationseinheiten, Planstellen und Personenzuordnungen besteht, muss im System vorhanden sein.

Ad-hoc-Query

Die Ad-hoc-Query ist ein einfaches und effizientes Werkzeug zur Auswahl und Verarbeitung von HCM-Daten. Sie eignet sich am besten für das (flache) Einzelposten-Reporting.

Die Ad-hoc-Query bietet folgende Vorteile:

  • Vereinfacht die Berichtsdefinition per Drag&Drop
  • ermöglicht die Auswertung von Daten aus Personaladministration, Organisationsmanagement, Veranstaltungsmanagement, Personalbeschaffung und Personalentwicklung
  • Ermöglicht die Auswahl von Ausgabe- und Selektionsfeldern nach Bedarf
  • Bietet zahlreiche Berichtsentwurfsoptionen
  • Zeigt die Ergebnismenge vor der Ausgabe an
  • Selektiert und gibt die realen Daten auf einem Bildschirm aus
  • ermöglicht eine schnelle Ergebnisermittlung, da direkt auf die Datenbank zugegriffen wird
  • Legt Protokolle an

SAP Query

Die SAP Query führt folgende Funktionen für das Reporting im HCM aus:

  • Legt InfoSets an, die die Grundlage für die Definition von Berichten mithilfe der Ad-hoc-Query und der SAP Query bilden.
  • Definiert Berichte, wenn sie nicht mit der Ad-hoc-Query angelegt werden können (z.B. wenn lokale Felder erforderlich sind).
  • Verwendet InfoSets und Benutzergruppen

SAP Business Warehouse

SAP BW wird verwendet, um analytische Reporting-Anforderungen wie Kennzahlen und Benchmarking zu erfüllen.

Die Hauptkomponenten von SAP BW sind:

  • SAP-BW-Server
  • Data Warehousing Workbench
  • SAP BEx

Das Reporting kann mithilfe von Daten erfolgen, die aus SAP-Systemen, Fremdsystemen oder aus externen Quellen wie Datenbanken, Online-Services und dem Internet extrahiert wurden. Diese Daten werden auf dem SAP-BW-Server verwaltet.

Die Data Warehousing Workbench verwaltet die verschiedenen Quellsysteme. SAP BEx dient der Anzeige, Analyse und Bearbeitung der Berichte.

Mitarbeiterliste ausführen

DemoStart Demo

Sie benötigen eine Liste Ihrer Mitarbeiter. Diese Liste erstellen Sie mit dem gleichnamigen Report (Mitarbeiterliste) im Infosystem der Personaladministration.

Führen Sie den Report auf zwei verschiedene Arten aus.

Variante 1: Um Personen auszuwählen, verwenden Sie das Feld Personalbereich (und Personalbereich 1000/Hamburg).

Variante 2: Um Personen zu selektieren, wählen Sie unter Organisationseinheiten Trainingsgruppe → Training International → Controlling die Organisationsstruktur und die Organisationseinheit.

Schritte

  1. Blenden Sie die Spalten PersIDNr., Geburtsname und Austritt aus, damit sie nicht in der Datenausgabe enthalten sind.

    1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → → PersonalmanagementAdministration → → InfosystemReports → → Mitarbeiterliste.

    2. Um Personen über das Feld Personalbereich zu selektieren, geben Sie 1000 in das Feld Personalbereich ein und wählen Sie die Drucktaste Ausführen.

    3. Um Personen über die Organisationsstruktur auszuwählen, wählen Sie die Drucktaste OrgStruktur.

    4. Wählen Sie im Dialogfenster Organisationseinheit auswählenOrganisationseinheiten Trainingsgruppe → Training International → Produktion und Vertrieb → Controlling.

    5. Wählen Sie Weiter. Sie gelangen zurück auf das Selektionsbild. Die Drucktaste OrgStruktur ist nun farblich hervorgehoben. Dies zeigt an, dass Sie die Drucktaste verwendet haben, um Ihre Auswahl vorzunehmen.

    6. Wählen Sie die Drucktaste Ausführen.

    7. Positionieren Sie den Cursor auf die Spalten PerslDNo., Geburtsname und Austritt, oder halten Sie die STRG-Taste gedrückt, und markieren Sie alle drei Spalten zusammen.

    8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalten, und wählen Sie im Kontextmenü Ausblenden. (Alternativ können Sie über Einstellungen → LayoutÄndern alle drei Spalten in einem Schritt ausblenden.)

  2. Nachdem Sie diese Spalten ausgeblendet haben, sichern Sie das Layout als Variante##.

    1. Wählen Sie Einstellungen → → Layoutspeicherung.

    2. Geben Sie in den FeldernLayout und Name Variante## ein.

    3. Markieren Sie das Ankreuzfeld Benutzerspezifisch.

    4. Wählen Sie Übernehmen.

    5. Kehren Sie zum Selektionsbild zurück.

  3. Führen Sie den Report erneut aus. Wenn das Ergebnis ausgegeben wird, wechseln Sie zum Layout Variante##, das Sie gerade definiert haben.

    1. Geben Sie 1000 in das Feld Personalbereich ein.

    2. Wählen Sie die Drucktaste Ausführen.

    3. Wählen Sie Einstellungen → → LayoutAuswählen, markieren Sie Ihre Variante##, und wählen Sie Übernehmen.

  4. Definieren Sie Variante## als Standardeinstellung.

    1. Wählen Sie Einstellungen → → LayoutVerwalten.

    2. Wählen Sie Ihre Variante## aus (indem Sie auf die erste Spalte klicken, um die entsprechende Zeile auszuwählen).

    3. Wählen Sie → Bearbeiten Voreinstellung festlegen.

    4. Wählen Sie Sichern.

    5. Kehren Sie zum Ausgabebild zurück.

    6. Kehren Sie zum Selektionsbild zurück.

  5. Führen Sie den Report erneut aus.

    1. Geben Sie 1000 in das Feld Personalbereich ein.

    2. Wählen Sie die Drucktaste Ausführen. Wenn der Report ausgeführt wird, werden die Daten automatisch gemäß dem Layout ausgegeben, das Sie gerade definiert haben.

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