Komplexe Abfragen mit Ad-hoc-Abfragen anlegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to komplexe Querys mit zusätzlichen Optionen in der Ad-hoc-Query anlegen

Komplexe Abfragen

Mit dem Berichtszeitraum können Sie den Zeitraum bestimmen, aus dem Objekte abgerufen werden. Das System sucht nach Objekten mit gültigen Infotypsätzen, die das Selektionskriterium in dem von Ihnen angegebenen Zeitraum erfüllen.

Der Auswertungszeitraum wirkt sich auch auf die Datenausgabe (Personen und Datenauswahlzeitraum) aus. Sie können diese Zeiträume auf dem Selektionsbild bei Bedarf trennen. Sie können komplexe Abfragen anlegen, indem Sie zusätzliche Berichtskriterien hinzufügen. Sie können auch statistische Berichte ausführen, z.B. die Anzahl der Personen, die in einer Stadt leben.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie die Berichtsperiode ermittelt wird:

Hinweis

Das System wählt immer alle Objekte aus, für die zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb des Berichtszeitraums ein gültiger Datensatz vorhanden ist. Wenn Sie beispielsweise ein ganzes Jahr auswerten, selektiert das System Mitarbeiter, die mindestens einen Tag in diesem Jahr der Organisationseinheit 1000 angehören.

Zeitliche Randbedingungen

Die Zeitbindung eines Infotyps wirkt sich auf den Inhalt der Ausgabeliste aus. Wenn Sie eine Selektion vornehmen, ermittelt das System, ob es während des Berichtszeitraums Objekte gibt, die das Selektionskriterium erfüllen.

Wenn Sie die Ausgabe ausführen, gibt das System alle gültigen Datensätze aus, die für die ausgewählten Objekte vorhanden sind. Wenn Sie Daten zu einem Stichtag auswerten, wird eine unterschiedliche Anzahl von Sätzen ausgegeben, abhängig von der Zeitbindung, die für den Infotyp und ggf. dessen Subtypen angegeben ist.

Zu den Zeitbindungen des Infotyps gehören die folgenden Auswertungsergebnisse:

Zeitbindung 1:
Pro Objekt wird eine Zeile ausgegeben, da das System immer nur einen gültigen Infotypsatz (z.B. Infotyp 0002 Daten zur Person) enthält.
Zeitbindung 2:
Pro Objekt wird eine Zeile ausgegeben, da das System nur einen gültigen Infotypsatz (z.B. Infotyp 0050 Zeiterfassungsinfo) enthalten kann.
Zeitbindung 3:
Das System kann mehrere gültige Infotypsätze gleichzeitig enthalten. Aus diesem Grund bestimmt die Anzahl der gültigen Sätze die Anzahl der Zeilen, die pro Objekt ausgegeben werden (z.B. Infotyp 0023Sonstige/Vorarbeitgeber).
Subtypen mit unterschiedlichen Zeitbindungen:
Wenn ein Infotyp Subtypen hat, können die Zeitbindungen für die Subtypen bestimmen, dass für jeden Subtyp unterschiedliche Sätze vorhanden sind. Aus diesem Grund bestimmt die Anzahl der vorhandenen Datensätze die Anzahl der Zeilen, die für jedes Objekt ausgegeben werden.
Sie wählen beispielsweise alle Mitarbeiter aus, die in New York leben. Ihre Auswahl listet alle Personen auf, die in New York wohnen. Wenn Sie dann den Zweitwohnsitz für Mitarbeiter aufnehmen, wird für jeden gültigen Zweitwohnsitz eine Zeile ausgegeben, z.B. den ständigen Wohnsitz New York (Subtyp mit Zeitbindung 1) und die Zweitwohnsitze London, Berlin und Walldorf (Subtyp mit Zeitbindung 3).

Wiederverwendung von Querys

Beim Anlegen von Queries können Sie zwischen Arbeitsbereichen, Benutzergruppen und InfoSets wechseln. Wenn Sie einer Benutzergruppe zugeordnet sind, können Sie Queries sichern. Die Query steht automatisch allen Benutzern zur Verfügung, die derselben Benutzergruppe angehören.

Wenn Sie das Reporting häufig mit denselben Selektionskriterien, aber unterschiedlichen Werten durchführen, wird empfohlen, Abfragen ohne Angabe von Werten zu sichern. Geben Sie vor dem Sichern keine Daten in die Wert- und Optionsfelder ein.

Wenn Sie das Reporting häufig mit denselben Selektionskriterien und Werten durchführen, sollten Sie Abfragen mit Werten sichern.

Sie können auf gesicherte Abfragen aus den folgenden Quellen zugreifen:

Ad-hoc-Query:
Wenn Sie von der Ad-hoc-Query auf gesicherte Queries zugreifen, können Sie diese in ihrer geänderten Form oder unter einem neuen Namen ausführen, ändern oder sichern.
SAP Query:
Mit SAP Query können Sie gesicherte Abfragen weiter bearbeiten. Sie sollten die Bearbeitung in der SAP Query fortsetzen, wenn Sie bestimmte Ausgabefunktionen in der SAP Query verwenden möchten, z.B. Summenstufen oder Farben in der Ausgabeliste.
Menüs:
Sie können über Rollenmenüs, die Benutzern zugeordnet sind, auf gesicherte Abfragen zugreifen.

Achtung

Der technische Name einer Query darf nicht länger als 14 Zeichen sein und darf keine Sonderzeichen außer Unterstrichen und Bindestrichen enthalten. Beispielsweise können Queries, die einen Zeitraum enthalten, gesichert werden, aber nicht erneut aufgerufen werden.

Bericht mit einer bestimmten Berichtsperiode anlegen

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Sie benötigen Reports für den Personalstamm mit einem bestimmten Auswertungszeitraum, da keiner der Standardreports Ihren Anforderungen entspricht.

Legen Sie mithilfe der Ad-hoc-Query einen Standardbericht für die Mitarbeiterliste an.

Schritte

  1. Definieren Sie eine neue Query mit dem InfoSet PA_##, dem Standardbereich (mandantenabhängig) und der Benutzergruppe S4HR58##. Die Abfrage muss es Ihnen ermöglichen zu ermitteln, welche Mitarbeiter im Personalbereich CABB 2024 eingestellt wurden (Maßnahmenart Z0, Maßnahmengrund Z0). Die Liste muss die Personalnummer, den Vornamen, den Nachnamen und das Eintrittsdatum enthalten. Verwenden Sie Andere Periode als Berichtsperiode (1. Januar 2024 bis 31. Dezember 2024). Sichern Sie Ihre Query mit dem Namen GR##_AHQ_4.

    1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Informationssystem → Reporting-Werkzeuge → Ad-hoc-Query.

    2. Auf dem Bild InfoSet Query wählen Sie Query → Neu. Wählen Sie auf dem Bild Neue Query anlegen – InfoSet-Selektion im Feld Arbeitsbereich die Option Standardbereich(mandantenabhängig), und wählen Sie S4HR58## im Feld Benutzergruppe. Wählen Sie das InfoSet PA_##, und wählen Sie Weiter.

    3. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Persönliche Daten, und wählen Sie Nachname und Vorname als Ausgabefelder aus.

    4. Öffnen Sie die Feldgruppe Maßnahmen, und wählen Sie Erfassungsdatum als Selektionsfeld und Ausgabefeld sowie Maßnahmenart und Maßnahmengrund als Selektionsfelder aus.

    5. Öffnen Sie die Feldgruppe Organisatorische Zuordnung und wählen Sie Personalbereich als Selektionsfeld.

    6. Geben Sie folgende Werte ein:   

      FeldnameWert
      PersonalbereichCABB
      AktionstypZ0 Einstellungsgrundlagen PA
      Erfassungsdatum01.01.2024 bis 31.12.2024 
      MaßnahmengrundZ0 (Neueinstellung)

    7. Wählen Sie die Drucktaste Meldeperiode, und wählen Sie Andere Periode. Geben Sie 01.01.2024 und 31.12.2024 ein. Um die entsprechenden Personen auszuwählen, wählen Sie die Drucktaste Trefferliste.

    8. Wählen Sie Ausgabe.

      Kehren Sie zum Bild InfoSet Query (Query-Gruppe S4HR58##) zurück, und wählen Sie Query → Sichern als. Geben Sie auf dem Bild Query sichern GR##AHQ4 in die Felder Name und Titel ein, und wählen Sie Weiter.

    9. Kehren Sie zum SAP Easy Access-Bildschirm zurück.

Statistischen Bericht anlegen

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Sie benötigen spezielle Statistikberichte für Personalstammdaten, da Ihre Anforderungen von keinem der Standardberichte erfüllt werden.

Definieren Sie eine neue Abfrage, mit der Sie alle Mitarbeiter auswerten können, die zum Personalbereich CABB gehören. Verwenden Sie den Personalbereich, um Objekte in dieser Übung auszuwählen. Selektieren Sie Objekte nicht über die Organisationsstruktur. Sichern Sie Ihre Query mit dem Namen GR##_AHQ_5.

Hinweis

  • Arbeiten Sie für diese Übungen im Bereich Standard (mandantenabhängig) in Ihrer Benutzergruppe S4HR58##.
  • Verwenden Sie das InfoSet PA_##, sofern nicht anders angegeben. Verwenden Sie Heute als Berichtsperiode, sofern nicht anders angegeben.

Schritte

  1. Zeigen Sie eine Statistik an, die anzeigt, wie viele Mitarbeiter zum Personalbereich CABB gehören.

    1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Infosystem → Reporting-Werkzeuge → Ad-hoc-Query.

    2. Um eine neue Abfrage anzulegen, wählen Sie Abfrage → Neu.

    3. Auf dem Bild Neue Query anlegen: InfoSet Selektion sind der Arbeitsbereich und die Benutzergruppe vorbelegt. Wählen Sie das InfoSet PA_##. Wählen Sie Weiter.

    4. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Organisatorische Zuordnung. Wählen Sie Personalbereich als Selektionsfeld und Ausgabefeld. Geben Sie CABB in das Feld Wert des Feldnamens Personalbereich ein. Starten Sie die Selektion mit der Drucktaste Trefferliste.

    5. Wählen Sie in der Feldgruppe Organisatorische Zuordnung als Ausgabefeld Personalteilbereich.

    6. Wählen Sie Bearbeiten → Einstellungen. Wählen Sie im Dialogfenster Einstellung auf der Registerkarte Ausgabe als Typ der AusgabelisteStatistik.

    7. Wählen Sie Weiter.

    8. Wählen Sie die Drucktaste Ausgabe.

    9. Kehren Sie zum Bild InfoSet Query (Query-Gruppe S4HR58##) zurück, und wählen Sie Query → Sichern als. Geben Sie auf dem Bild Query sichern GR##AHQ5 in die Felder Name und Titel ein, und wählen Sie Weiter.

Bericht mit Rangliste generieren

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Sie benötigen spezielle Reports mit einer Rangliste der Personalstammdaten über die Ad-hoc-Query.

Definieren Sie eine neue Abfrage, mit der Sie alle Mitarbeiter auswerten können, die zum Personalbereich CABB gehören. Verwenden Sie den Personalbereich, um Objekte in dieser Übung auszuwählen. Selektieren Sie Objekte nicht über die Organisationsstruktur. Sichern Sie Ihre Query mit dem Namen GR##_AHQ_6.

Schritte

  1. Zeigen Sie eine Rangliste an, die die fünf häufigsten Wohnorte für Mitarbeiter angibt, die zum Personalbereich CABB gehören. Sichern Sie diese Query unter dem Namen GR##_AHQ_6. Zeigen Sie die Option Rangliste an. Welche ist die beliebteste Stadt und welche ist die zweitbeliebteste Stadt in der Rangliste?

    1. Wechseln Sie zum Einstiegsbild der Ad-hoc-Query für Ihre letzte Abfrage. Löschen Sie das Ausgabefeld Personalteilbereich.

    2. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Adressen, und wählen Sie Ort als Ausgabefeld.

    3. Wählen Sie Bearbeiten → Einstellungen.

    4. Wählen Sie im Dialogfenster Einstellungen die Registerkarte Ausgabe. Wählen Sie Rangliste als Art der Ausgabeliste.

    5. Geben Sie auf der Registerkarte Statistik/Rangliste die angegebene Anzahl von Rangfolgen als 5 ein.

    6. Wählen Sie Weiter.

    7. Wählen Sie Ausgabe.

    8. Kehren Sie zum Bild InfoSet Query zurück, wählen Sie Query → Sichern als, und geben Sie den Namen GR##AHQ6 ein, um die Query zu sichern.

    9. Bleiben Sie auf diesem Bild.

Query mit InfoSet aus logischen Datenbanken PNPCE und PCH anlegen

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Sie müssen Reports für HR-Stammdaten basierend auf InfoSets aus den logischen Datenbanken PNPCE und PCH mithilfe der Ad-hoc-Query vorbereiten.

Schritte

  1. Wechseln Sie für diese Übung zum InfoSet PAQ_##. Geben Sie eine Liste der Mitarbeiter aus, die zum Personalbereich CABB gehören. Die Liste sollte folgende Informationen enthalten:

    • Personalnummer
    • Nachname
    • Vorname
    • Qualifikation (Name) 

    Hinweis

    Sortieren Sie die Liste nach Nachname oder Qualifikation. Sichern Sie die Query als GR##AHQ7.

    1. Um InfoSets zu wechseln, wählen Sie Query → Neu. Sie gelangen auf das Dialogfenster Neue Query anlegen – InfoSet-Selektion.

    2. Wählen Sie InfoSet PAQ_##.

    3. Wählen Sie Weiter. Das ausgewählte InfoSet wird im Selektionsbaum angezeigt und kann zur Definition von Queries verwendet werden.

    4. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Organisatorische Zuordnung und wählen Sie Personalbereich als Selektionsfeld. Geben Sie im Feld Wert für den Feldnamen Personalbereich den Wert CABB ein.

    5. Öffnen Sie die Feldgruppe Persönliche Daten, und wählen Sie Nachname und Vorname als Ausgabefelder aus.

    6. Öffnen Sie die Feldgruppe Qualifikation und wählen Sie den Qualifikationsnamen (Name) als Ausgabefeld aus. Prüfen Sie die Reihenfolge der Ausgabefelder in der Ausgabevorschau. Fügen Sie bei Bedarf die Personalnummer (Nur Wert) als erste Spalte hinzu.

    7. Wählen Sie Ausgabe. Kehren Sie zum Bild PAQ_## zurück.

    8. Sichern Sie diese Query, indem Sie Query → Sichern unter wählen, und geben Sie im Dialogfenster Query sichern den Namen GR##AHQ7 ein, und wählen Sie Weiter.

    9. Kehren Sie zum SAP Easy Access-Bildschirm zurück.

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