Creación de informes mediante Ad-hoc-Query

Objective

After completing this lesson, you will be able to crear consultas utilizando Ad-hoc-Query

Principios de Ad-hoc-Query

El modo básico de operación de Ad-hoc-Query consta de los siguientes pasos:

Defina uno o más criterios de selección y, a continuación, inicie la selección. El resultado de esta selección es un conjunto de objetos, como personas, candidatos, eventos empresariales o posiciones.
Emitir los datos según sea necesario para los objetos seleccionados.

Pantalla Ad-hoc-Query

La pantalla Ad-hoc-Query se divide en las siguientes áreas principales:

Cuando trabaje con Ad-hoc-Query, proceda de la siguiente manera:

Los grupos de campos y los campos del InfoSet actual se visualizan a la izquierda de la pantalla. Esta parte de la pantalla se utiliza para seleccionar los campos de selección y salida.
La parte derecha de la pantalla le permite determinar los valores de selección y ejecutar su selección.
La parte inferior de la pantalla contiene una presentación preliminar de salida.

Marque los campos de selección y de salida en el árbol de resumen.
Introduzca un valor y seleccione una opción de selección, si es necesario.
Ejecute la selección (la lista de aciertos se determina seleccionando objetos que cumplan los criterios de selección).
Formatee la salida en la vista previa Salida.
Acceda a la salida.

InfoSets para Ad-hoc-Query

Los InfoSets necesarios para Ad-hoc-Query se crean y gestionan en Query SAP. Cuando crea un InfoSet, selecciona la base de datos lógica en la que se basa y determina los infotipos que incluye. Los infotipos se visualizan posteriormente en el InfoSet como grupos de campos. Una vez seleccionados los infotipos, se determinan los campos de cada infotipo que se incluirán en el grupo de campos.

Los siguientes escenarios ilustran cómo el InfoSet determina los objetos que puede seleccionar con Ad-hoc-Query:

InfoSet basado en PNP o PNPCE
- El InfoSet basado en las bases de datos lógicas PNP o PNPCE le permite utilizar Ad-hoc-Query para seleccionar empleados y, a continuación, emitir datos sobre ellos.
- Puede incluir infotipos de Planificación de personal en estos InfoSets. Por lo tanto, puede utilizarlos para emitir datos de planificación de personal relativos a personas en las personas seleccionadas.
- También puede utilizar estos InfoSets para evaluar los resultados del cálculo de nómina.
InfoSet basado en PCH
El InfoSet basado en la base de datos lógica PCH le permite utilizar Ad-hoc-Query para seleccionar objetos de un tipo de objeto, como eventos empresariales, cualificaciones o posiciones. Al crear el InfoSet, se determina el tipo de objeto.

Seleccionar campos de selección y salida

Para acceder a los datos del sistema, Ad-hoc-Query utiliza un InfoSet que proporciona una vista de los datos en áreas específicas de HR. La vista se estructura por infotipo. El InfoSet se visualiza como un árbol de resumen en la pantalla inicial Ad-hoc-Query.

Puede seleccionar los campos de selección y salida utilizando la función de arrastrar y soltar. Para ello, seleccione uno o más campos y arrástrelos al área Selección o Salida.

Si los campos de selección y salida tienen valores y textos, puede utilizar el texto, el valor o ambos de las siguientes maneras.

Puede seleccionar el campo de selección en la columna Selección del árbol de resumen. A continuación, el campo se copia en la lista de criterios de selección a la derecha de la pantalla. Si utiliza más de un criterio de selección, se vinculan mediante la lógica AND. Por ejemplo, al utilizar los campos Ciudad y Edad, puede seleccionar todas las personas que viven en Londres y tienen 25 años. Si selecciona un campo en la columna Selección, puede utilizarlo como campo de selección.

También puede seleccionar campos de salida en el árbol de resumen. A continuación, los campos se copian en la vista previa de salida como columnas. Puede seleccionar campos de salida al mismo tiempo que selecciona campos de selección o después. Puede seleccionar el campo de salida de los grupos de campos según sea necesario.

Puede emitir contenidos de campo como valores (salida de valor) y, a veces, como texto (salida de texto). Por ejemplo, podría especificar la clave de tratamiento como valor: 01, texto: Sr.; valor: 02, texto: Sra. En caso de duda, especifique ambos. El texto a menudo transmite más significado. Si es un usuario experto, es posible que solo necesite los valores.

La cantidad de criterios de selección y campos de salida que ha seleccionado se especifica en el árbol de resumen para cada grupo de campos.

Tratamiento de campos de texto

Si la selección de objetos se ha desactivado y existen valores y textos para un campo, puede seleccionar objetos mediante valores o textos. Por ejemplo, puede seleccionar la división de personal Frankfurt en lugar de la división de personal 1000.

Nota

La ausencia de la función Lista de aciertos y su campo de salida indica que la selección de objetos está desactivada.

Puede tratar los campos de texto de las siguientes maneras:

Incluir opciones específicas de usuario para utilizar campos de texto
Sustituir opciones para selección de campos

Para la salida, siempre puede utilizar el valor y el texto, cuando estén disponibles.

Puede seleccionar un campo de selección o de salida utilizando los siguientes métodos:

Seleccionar mediante la opción de usuario → Arrastrar y soltar
Seleccionar mediante Casillas de selección → Opciones de usuario
Seleccione utilizando el menú contextual y elija entre Valor, Texto o Valor y Texto

Opciones de selección de Ad-hoc-Query

Para restringir la selección, introduzca valores y, si es necesario, seleccione opciones para los criterios de selección. Seleccione la opción de selección necesaria de la ayuda para entradas. Puede introducir valores directamente o determinarlos mediante la ayuda para entradas estándar. La ayuda para entradas le permite seleccionar un valor de entrada o utilizar varias selecciones para introducir cualquier número necesario de valores individuales o intervalos.

Los valores que puede introducir dependen del tipo de campo de selección, como numérico, alfanumérico y fecha. También puede utilizar patrones como valores. Por ejemplo, si desea encontrar todos los empleados cuyos nombres empiecen por S, introduzca S* como su valor.

Edición del conjunto de objetos seleccionado

El resultado de cada selección es un conjunto de objetos, como personas o eventos, para los que puede emitir datos.

También puede utilizar las siguientes opciones de edición para cada conjunto de objetos:

Dar salida a los objetos seleccionados en una lista.
Ordene la lista.
Elimine objetos específicos de la lista si no desea emitir datos para esos objetos.

Utilice los pulsadores para pasar directamente a los siguientes datos:

Datos maestros de personal para un conjunto de personas.
Actualización detallada para otros conjuntos de objetos.

Selección mediante estructura organizativa

A menudo, se requieren consultas ad hoc para informar sobre los datos de los empleados desde una o más unidades organizativas. Para ello, puede seleccionar personas mediante la estructura organizativa si los InfoSets se basan en la base de datos lógica PNPCE.

Para visualizar la estructura organizativa, utilice el pulsador Conjunto de informes. Seleccione Personas a lo largo de la estructura organizativa y, a continuación, seleccione el icono de filtro. Puede seleccionar las unidades organizativas que necesite en el árbol de resumen que aparece.

Al confirmar la selección, las personas que pertenecen a las unidades organizativas se seleccionan inmediatamente. Estas personas se escriben en Ad-hoc-Query como conjunto de evaluaciones.

Si realiza su selección utilizando la estructura organizativa, el sistema tiene en cuenta el período de informe especificado y utiliza la versión de plan actual.

Nota

Si utiliza la estructura organizativa para seleccionar una unidad organizativa de nivel superior, la selección incluirá a todas las personas que pertenecen a la unidad organizativa seleccionada o a una de las unidades organizativas de nivel inferior. Para lograr el mismo resultado, debe utilizar el campo Selección de unidad organizativa y especificar todas las unidades organizativas explícitamente mediante selecciones múltiples.

Puede desactivar la selección de objetos y trabajar en Modo básico seleccionando Extras → Desactivar selección de objetos. Esto le ofrece la ventaja de poder utilizar todas las funciones de modo básicas, como las selecciones mediante textos.

La ausencia de la función Lista de aciertos y su campo de salida indica que la selección de objetos está desactivada.

Nota

La desventaja de desactivar la selección de objetos es que ya no se beneficia de un rendimiento mejorado (rutina de selección rápida para personas y objetos de planificación de personal). Además, no puede restringir el conjunto de informes cuando la selección de objetos está desactivada.

Crear una consulta simple

ExerciseStart Exercise

Ejemplo empresarial

Debe utilizar Ad-hoc-Query para definir sus propios informes y ponerlos a disposición de otros colegas.

Necesita una consulta que le permita evaluar todos los empleados según el año en el que nacieron. La consulta debe mostrar los siguientes datos para los empleados en el siguiente orden especificado:

Número de personal
Apellido
Nombre
División de personal (como valor y texto)

Pasos

Informe sobre cuántos empleados nacieron en 2002 seleccionando los empleados relevantes. Grabe la consulta con el nombre GR##_AHQ_1
1. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Recursos Humanos → Sistema de información → Herramientas de evaluación → Ad-hoc-Query.
2. Seleccione Consulta → nueva.
3. En la sección Entorno de la pantalla Crear nueva consulta: Selección de InfoSet, seleccione Área estándar (específica de mandante) en el campo Área de trabajo. En el campo Grupo de usuarios, seleccione S4HR58##. En la sección InfoSet de la pantalla, seleccione PA_## y Continuar.
4. Seleccione Período del informe: Hoy.
5. En la sección Grupo de campos/campos de la pantalla, abra la carpeta Acciones. Seleccione el campo Número de personal como campo de salida. Haga clic con el botón derecho del ratón para seleccionar Valor de solo → salida.
6. En la sección Grupo de campos/campos de la pantalla, abra la carpeta Datos personales. Seleccione los campos Apellido y Nombre como campos de salida. Seleccione el campo Año de nacimiento como campo de selección.
7. En la sección Grupo de campos/campos de la pantalla, abra la carpeta Asignación organizativa. Seleccione el campo División de personal como campo de salida. En el campo de salida para División de personal, haga clic con el botón derecho para seleccionar Valor de salida → y texto.
  Si es necesario, para modificar la secuencia de las columnas en la vista previa de salida, seleccione una columna a la vez y utilice la función de arrastrar y soltar para arrastrar la columna a la posición deseada.
8. Indique 2002 en la columna Valor del nombre del campo Año de nacimiento. Inicie la selección seleccionando el pulsador Lista de aciertos.
  En el campo contiguo se visualiza la cantidad de personas seleccionadas.
Visualice la lista de empleados. Seleccione dos empleados y vaya a los datos maestros.
1. Visualice la lista de empleados seleccionados mediante el pulsador Visualizar lista de aciertos (junto a la lista de aciertos). Para pasar a los datos maestros de personal, seleccione la persona requerida y seleccione el pulsador Datos maestros de personal.
Borre estos dos empleados de la lista de empleados seleccionados.
Inicie la salida.
1. Para iniciar la salida, seleccione el pulsador Iniciar salida.
2. Vuelva a la pantalla Consulta de InfoSet (Grupo de consultas S4HR58##) y seleccione Consulta → Guardar como. En la pantalla Grabar consulta, introduzca GR##AHQ1 en los campos de nombre y título y seleccione Continuar.

Crear una consulta con selecciones múltiples

ExerciseStart Exercise

Ejemplo empresarial

Debe utilizar Ad-hoc-Query para definir sus propios informes con selecciones múltiples.

Amplíe la consulta que creó en el ejercicio Crear una consulta simple para que determine qué empleados nacieron entre 1970 y 1999 y tienen dos o más hijos. Muestra el número exacto de hijos que tienen.

Pasos

Informar sobre cuántos empleados cumplen estos criterios seleccionando los empleados.
Consejo
Amplíe la consulta que creó en el ejercicio Crear una consulta simple. Grabe la consulta con el nombre GR##_AHQ_2.
1. En la pantalla Consulta de InfoSet (Grupo de consultas S4HR58##), en el grupo de campos Datos personales, seleccione Número de hijos como campo de selección y un campo de salida.
2. Para el nombre del campo Año de nacimiento, seleccione el pulsador Otros valores. En la etiqueta Seleccionar intervalos de la pantalla Selección múltiple, introduzca un límite inferior de 1970 y un límite superior de 1990. Seleccione Copiar.
3. Para el nombre de campo Número de hijos, seleccione el pulsador Opción. En la pantalla Actualizar opciones de selección, seleccione Mayoro igual que. Seleccione Continuar.
4. En el campo Valor adyacente, introduzca 2.
5. Inicie la selección seleccionando el pulsador Lista de aciertos. En el campo contiguo se visualiza la cantidad de personas seleccionadas.
Inicie la salida y grabe esta consulta con el nombre GR##AHQ2.
1. Para iniciar la salida, seleccione el pulsador Salida.
2. Vuelva a la pantalla Consulta de InfoSet (Grupo de consultas S4HR58##) y seleccione Consulta → Guardar como. En la pantalla Grabar consulta, introduzca GR##AHQ2 en los campos Nombre y Título y seleccione Continuar.

Crear una consulta utilizando la estructura organizativa para la selección

ExerciseStart Exercise

Ejemplo empresarial

Debe utilizar Ad-hoc-Query para definir sus propios informes utilizando la estructura organizativa para la selección.

Defina una consulta nueva que le permita evaluar todos los empleados que pertenecen a la unidad organizativa Controlling (en Grupo de formación de unidades organizativas, esto se encuentra en el área Formación Internacional). Seleccione utilizando la Estructura organizativa. Visualice los siguientes datos para las personas seleccionadas:

Apellido
Nombre
Unidad organizativa

Pasos

Iniciar salida. Grabe esta consulta con el nombre GR##AHQ3.
1. Para crear una nueva consulta, seleccione Consulta → nueva.
2. En la pantalla Crear consulta nueva – Selección de InfoSet, seleccione el InfoSet PA_## y seleccione Continuar (el grupo de usuarios y el área de trabajo se introducen por defecto).
3. Para realizar una selección mediante la estructura organizativa, seleccione el pulsador Reporting Set: Sin restricciones y, a continuación, seleccione el pulsador Cantidad de aciertos. De los valores visualizados, seleccione Personas a lo largo de la estructura organizativa.
4. Para visualizar la estructura organizativa, seleccionePersonas a lo largo de la estructura organizativa. Seleccione el icono Filtro. En la pantalla Seleccionar unidad organizativa, navegue seleccionando Grupo de formación de unidades organizativas → Training International, marque la casilla de selección Junta directiva y seleccione Continuar.
  Nota
  Se seleccionan todos los empleados que pertenecen a esta unidad organizativa, incluidos los asignados a las unidades organizativas subordinadas. Están disponibles como un conjunto de informes para informes adicionales o para su visualización.
5. En la sección Grupo de campos/campos, abra el grupo de campos Datos personales y seleccione Apellido y Nombre como campos de salida.
6. En la sección Grupo de campos/campos, abra el grupo de campos Asignación organizativa y seleccione Unidad organizativa como campo de salida.
7. Seleccione el pulsador Lista de aciertos y, a continuación, seleccione el pulsador Salida.
8. Vuelva a la pantalla Consulta de InfoSet (Grupo de consultas S4HR58##) y seleccione Consulta → Grabar como.Introduzca el nombre GR##AHQ3 en los campos Nombre y Título y seleccione Continuar.
9. Vuelva a la pantalla SAP Easy Access.

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