Dar formato a la salida del informe

Objective

After completing this lesson, you will be able to crear informes con resultados de salida de informes mejorados

Salida de datos

SAP incluye una pantalla de Ad-hoc-Query que le permite definir y emitir datos según sus necesidades.

La pantalla Ad-hoc-Query proporciona SAP List Viewer que le ayuda a crear los informes necesarios. La parte inferior de la pantalla Ad-hoc-Query contiene una presentación preliminar de la salida en SAP List Viewer. Le permite utilizar datos de muestra para obtener una impresión de la apariencia de la lista de salida.

La función Actualizar le permite sustituir los datos de muestra por los datos reales. Los datos se emiten en SAP List Viewer en la pantalla Ad-hoc-Query. Esto significa que la definición y el resultado de una consulta se incluyen en una sola pantalla.

Después de dar salida a los datos reales, puede utilizar las siguientes funciones de SAP List Viewer en la pantalla Ad-hoc-Query:

Buscar entradas
Calcular totales y subtotales
Visualizar la lista de salida en Excel y, a continuación, utilizar todas las funciones de Excel
Utilizar las opciones de exportación y visualización de SAP List Viewer

Nota

Para obtener más información sobre las funciones de SAP List Viewer, consulte la biblioteca SAP. Para acceder a la biblioteca SAP, vaya a Introducción → Trabajar con herramientas y funciones → Trabajar con listas → SAP List Viewer para SAP GUI.

Definición y formato de salida

La presentación preliminar de salida muestra la disposición de la lista de salida antes de que finalmente se dé salida a los datos. También le permite dar formato a la lista de salida.

Puede realizar las siguientes tareas una vez que se haya formateado la lista de salida:

El menú contextual para listas ranking y estadísticas le permite determinar si se da salida a columnas adicionales, como el valor medio, la participación en % y el número total.

Ordene la lista por una o más columnas.
Calcular totales para columnas numéricas en listas básicas y calcular subtotales utilizando criterios específicos (columnas no numéricas).
Borre todos los campos de salida a la vez.
Inicializar formato.
Determine la posición de la columna de moneda en las listas básicas o suéltela completamente.

Tipos de salida

Puede seleccionar el tipo de salida, que determina cómo se visualizan los datos cuando se emiten. Puede elegir entre varios tipos de salida en lista y funciones de exportación. Por ejemplo, puede emitir datos para hojas de cálculo. En este caso, no se da salida a una lista en la pantalla. En su lugar, el informe se copia en un archivo que luego puede editar utilizando un programa de hoja de cálculo.

Opciones de salida y exportación

Para especificar varias opciones de salida y exportación en una única ventana de diálogo, seleccione Editar → Opciones.

Puede especificar las siguientes opciones:

Seleccione el tipo de lista de salida, como lista básica, lista ranking o estadísticas.
Inicie una consulta a través de la pantalla de selección estándar de la base de datos lógica.
Utilice las condiciones de selección para la salida.
Haga referencia a la moneda y al contador.
Exportar a Crystal Reports.
Especifique la selección de campos como un valor o un texto.

Puede utilizar las siguientes etiquetas para especificar varias parametrizaciones de salida y exportación:

Etiqueta Salida:: En la etiqueta Salida, puede seleccionar el tipo de lista de salida (como lista básica, estadística y lista ranking) y el tipo de salida (como lista estándar, procesamiento de textos y hoja de cálculo). También puede determinar si la consulta se inicia a través de una pantalla de selección. Ad Hoc Query utiliza SAP List Viewer como clase estándar de salida.
Etiqueta Estadísticas/Lista ranking:: En la etiqueta Estadísticas/Lista ranking, puede determinar la moneda de referencia que se utiliza para convertir campos de moneda y la unidad de referencia que se utiliza para convertir unidades de medida. También puede especificar el número de líneas incluidas en una lista ranking.
Etiqueta Crystal Reports:: En la etiqueta Crystal Reports, puede determinar cómo se exportan los datos a Crystal Reports si Crystal Reports se inicia directamente desde InfoSet Query. También puede crear un Crystal Report cada vez que se exportan datos. Como alternativa, puede exportar datos a un Crystal Report existente en su PC local.
Por defecto: Etiqueta Valor/Texto:: En la etiqueta Default: Val/Text, puede determinar si el valor o el texto se utiliza cuando se selecciona un campo mediante arrastrar y soltar o por casilla de selección. Puede sustituir estos valores predeterminados utilizando el menú contextual para seleccionar un campo.

Lista de salida

Las listas de salida son de los siguientes tipos:

Lista básica
Estadísticas
Lista ranking

Mientras que las listas básicas le permiten emitir resúmenes detallados, las estadísticas y las listas ranking le permiten emitir datos agregados.

Lista de salida: Ejemplos

La siguiente tabla muestra ejemplos de los diferentes tipos de listas de salida:

Lista de salida

Lista de salida	Ejemplo
Lista básica	Desea dar salida a un resumen de los salarios mensuales recibidos por los empleados en una unidad organizativa. Para ello, utilice la unidad organizativa necesaria como criterio de selección y emita el nombre y el salario mensual. Seleccione la lista básica como clase de salida. Cuando la salida se define de esta manera, el campo de moneda se emite automáticamente.
Estadísticas	En lugar de un resumen de los salarios individuales, desea emitir totales de salarios mensuales para cada unidad organizativa. En este caso, utilice las unidades organizativas necesarias como criterios de selección y la unidad organizativa y el salario mensual como campos de salida. Seleccione estadísticas como su clase de salida. Se da salida al total de los salarios mensuales para cada unidad organizativa. Se da salida a la cantidad de valores incluidos en el total si ha definido la salida en consecuencia. También se da salida a una fila de totales para cada estadística. En este ejemplo, contiene el total de salarios mensuales y el número total de valores incluidos.
Lista ranking	Desea determinar las clases de inversión que se seleccionan con más frecuencia como planes de ahorro en su empresa. Para ello, seleccione todos los empleados de su empresa y clasifique la lista como su tipo de lista de salida. Utilice la clase de inversión como único campo de salida. La lista de salida contiene las clases de inversión, que se clasifican por el número de empleados que han seleccionado las clases de inversión. El número de filas de salida en listas ranking es limitado. Las columnas de rango y número se emiten automáticamente.

Restricción del reporting por unidad

A menudo necesita informes para un conjunto específico de objetos, como los empleados asignados a una unidad organizativa o un grupo de personas que cumplen determinadas condiciones. Si no restringe el reporting por unidad, las selecciones se realizan para todos los objetos de un tipo de objeto que están almacenados en el sistema. Solo puede incluir el conjunto de objetos necesario en sus informes restringiendo el conjunto de informes según corresponda.

Puede utilizar una de las siguientes restricciones para conjuntos de personas:

La lista de aciertos actual que ha obtenido al realizar una selección específica
Un conjunto de personas que ha seleccionado utilizando la estructura organizativa
Un conjunto de personas que ha determinado utilizando operaciones de conjuntos

Puede definir otras restricciones para el conjunto de informes de personas. Para obtener más información, acceda al Customizing del Sistema de Información de Recursos Humanos y lea la sección sobre IDs de selección.

Operaciones de conjuntos

La etiqueta Operaciones de conjuntos le permite utilizar listas de aciertos de más de una selección para realizar operaciones de conjuntos.

Una operación de conjuntos implica los siguientes pasos:

Realice una selección.
Copie la lista de aciertos en el set A.
Realice una segunda selección.
Copie la segunda lista de aciertos en el conjunto B.

A continuación, puede realizar las siguientes operaciones de conjuntos:

Crear intersecciones
Crear uniones
Añadir conjuntos
Restar conjuntos

El conjunto resultante se puede utilizar para los siguientes fines:

Para otras operaciones de conjuntos
Como condición previa para otras selecciones
Como lista de aciertos y, por lo tanto, como base para la salida de datos

Los siguientes son ejemplos de cómo se pueden utilizar las operaciones de conjuntos:

Puede realizar selecciones negativas. Por ejemplo, si desea encontrar empleados para los que no existe un registro de infotipo específico, como la segunda residencia, debe realizar operaciones de conjuntos.
Puede realizar combinaciones de sets de personas que se han seleccionado utilizando diferentes criterios de selección y para los que se deben emitir datos en una lista conjunta.

Planificación de personal

Puede utilizar datos de la planificación de personal como campos de selección para definir varios informes.

Ahora puede utilizar los infotipos de objetos relacionados como campos de selección y salida para personas y objetos de planificación de personal, por ejemplo, para encontrar personas con cualificaciones específicas. La condición previa para ello es un InfoSet existente basado en la base de datos lógica PNP o PNPCE (datos maestros HR). En este ejemplo, también necesitaría los cumplimientos de cualificación de tipo de objeto añadidos para proporcionarle los datos necesarios.

Evaluación de datos de la planificación de personal

Con el uso de un InfoSet creado especialmente para seleccionar un tipo de objeto específico, como cursos (basados en PCH), puede seleccionar objetos de planificación de personal e informar sobre objetos relacionados.

Crear un informe copiando la lista de aciertos del conjunto de informes

ExerciseStart Exercise

Ejemplo empresarial

Como parte de su trabajo, debe crear evaluaciones especiales para empleados específicos de una división de personal. Por este motivo, debe saber cómo definir estos informes copiando la lista de aciertos del conjunto de informes.

Cree un informe copiando la lista de aciertos para que pueda evaluar solo a los empleados de la división de personalCABB Hamburgo. La consulta debe mostrar los siguientes datos en el orden especificado:

Número de personal
Apellido
Nombre
Nacionalidad
Edad del empleado

Consejo

Trabaje en el área Estándar (específico de cliente) en su grupo de usuarios S4HR58## para este ejercicio.
Utilice el InfoSet PA_## a menos que se indique lo contrario. Utilice la fecha de hoy como el período del informe a menos que se indique lo contrario.

Pasos

Seleccione todos los empleados de la división de personalCABB. ¿Cuántos empleados incluye?
1. Amplíe la consulta GR##_AHQ_2 de la siguiente manera:
  En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Recursos Humanos → Sistema de información → Herramientas de evaluación → Ad-hoc-Query.
2. Para abrir una consulta existente, seleccione Consulta → Abrir.
  En la ventana de diálogo Abrir consulta, seleccione la consulta GR##_AHQ_2 y, a continuación, seleccione Continuar.
  1. En el grupo de campos Datos personales, desmarque Año de nacimiento como campo de selección y desmarque Cantidad de hijos como campos de selección y de salida.
  2. En el grupo de campos Asignación organizativa, desmarque División de personal como campo de salida y seleccione el campo División de personal como campo de selección.
  3. En el grupo de campos Datos personales, seleccione Nacionalidad y Edad del empleado como campos de salida.
  4. En el campo Valor para División de personal, introduzca CABB y seleccione el pulsador Lista de aciertos. En el campo contiguo se visualiza la cantidad de personas seleccionadas.
Por motivos de rendimiento, utilice este conjunto de personas como reporting por unidad. De este grupo de personas, seleccione todos los empleados cuya nacionalidad sea alemán (DE) o estadounidense (EE. UU.). ¿Cuántos empleados incluye?
1. Para utilizar la cantidad de personas seleccionada como reporting por unidad, seleccione Cantidad de aciertos en el área Conjunto de informes.
2. En el grupo de campos Datos personales, seleccione Nacionalidad como campo de selección.
3. Acceda a la pantalla de selección Múltiple para el campo de selección Nacionalidad, introduzca los valores DE y US en la etiqueta Seleccionar valores individuales y seleccione Copiar.
4. Seleccione el pulsador Lista de aciertos y, en el campo contiguo, se visualizará la cantidad de personas seleccionadas.
Inicie Salida y clasifique la lista de salida según la nacionalidad.
1. Seleccione el pulsador Salida.
2. En la lista de salida, seleccione la columna Nacionalidad.
3. Seleccione el pulsador Clasificar en orden ascendente o Clasificar en orden descendente.
Vuelva a la pantalla Query InfoSet (Query: GR##_AHQ_2) y modifique la secuencia de columnas en la presentación preliminar de salida de la siguiente manera:
- Edad del empleado
- Nacionalidad
- Apellido
- Nombre
- Número de personal
1. Vuelva a la pantalla Query InfoSet (Query: GR##_AHQ_2).
2. Modifique la secuencia de columnas en la vista previa de salida seleccionando una columna a la vez y utilizando la función de arrastrar y soltar para arrastrar la columna a la posición deseada.
Utilice la presentación preliminar de salida para clasificar la lista según la Nacionalidad (primer criterio de clasificación) y la Edad del empleado (segundo criterio de clasificación). Seleccione Hoja de cálculo (MS Excel) como formulario de salida y, a continuación, Lista estándar. Inicie la salida y anote las diferencias.
1. Para seleccionar una línea, haga clic en cualquier fila de la vista previa de salida.
2. Seleccione el pulsador Clasificar en orden ascendente. Se visualiza una ventana de diálogo en la que puede seleccionar todos los campos de los campos de selección (= todos los campos de salida seleccionados) que desea utilizar para clasificar la lista de salida.
3. Seleccione los campos de clasificación que desee y seleccione Añadir criterio de clasificación (flecha izquierda). Seleccione la opción de campo relevante para determinar si cada campo se debe clasificar en orden ascendente o descendente. Seleccione Transferir.
4. Seleccione Editar → opciones.
5. Seleccione Hoja de cálculo como Tipo de salida y pulse Intro. Para iniciar la salida, seleccione Salida. En respuesta a las siguientes dos consultas, introduzca Tabla y, a continuación, Microsoft Excel.
6. Repita este procedimiento para el formulario de salida en lista estándar.
Grabe esta consulta con el nombre GR##_AHQ_8.
1. Vuelva a la pantalla Consulta de InfoSet (Grupo de consultas S4HR58##) y seleccione Consulta → Guardar como. En la pantalla Grabar consulta, introduzca GR##AHQ8 en los campos Nombre y Título y seleccione Continuar. Permanezca en esta pantalla.

Crear un informe con operaciones de conjuntos

ExerciseStart Exercise

Ejemplo empresarial

Como parte de su job, debe crear conjuntos de objetos para los que se deben emitir datos. Por este motivo, debe conocer cómo crear un informe con operaciones de conjuntos.

Pasos

Utilice operaciones de conjuntos para dar salida a todos los empleados de la división de personalCABB que no tienen una segunda residencia. Seleccione Editar → opciones y, en la pestaña Salida, verifique que el indicador Condiciones de selección no esté fijado.
Nota
Seleccione los campos de salida que desee (como Apellido, Nombre, Población y Tipo de registro de dirección). Grabe esta consulta con el nombre GR##_AHQ_9.
1. En la pantalla Query InfoSet (Query: GR##_AHQ_8), seleccione Consulta -> Nuevo.
2. En la pantalla Crear nueva consulta: Selección de InfoSet, los campos Área de trabajo y Grupo de usuarios están predeterminados. Seleccione el InfoSet PA_## y seleccione Continuar.
3. Seleccione Extras → Mostrar operaciones de conjuntos.
4. Seleccione Editar → opciones y elija la pestaña Salida. Asegúrese de que Utilizar condiciones de selección no esté seleccionado.
5. En la sección Grupo de campos/campos, abra el grupo de campos Asignación organizativa y seleccione División de personal como campo de selección. En el campo Valor para el nombre de campo División de personal, introduzca CABB.
6. En la sección Grupo de campos /campos, abra el grupo de campos Datos personales y seleccione Apellido y Nombre como campos de salida.
7. Seleccione el pulsador Lista de aciertos.
8. Seleccione Almacenar aciertos en el set A (el primer pulsador en blanco). Esto copia los empleados seleccionados en el Conjunto A.
9. En el grupo de campos Direcciones, seleccione Clase de registro de dirección como campo de selección. En el campo Valor para el nombre de campo Tipo de registro de dirección, introduzca 2 (el tipo de registro de dirección 2 indica residencia temporal).
10. Seleccione el pulsador Lista de aciertos.
11. Seleccione Almacenar aciertos en el set B (el segundo pulsador en blanco). Esto copia todos los empleados de la división de personal CABB que tienen una segunda residencia en el conjunto B.
12. En la pantalla Consulta de InfoSet PA_##, seleccione la etiqueta Operaciones de conjuntos. Se visualizan los conjuntos A y B.
13. Seleccione el conjunto A menos el conjunto B y, a continuación, Realizar operación.
  El sistema muestra todas las personas que pertenecen a la división de personal CABB y no tienen una segunda residencia. El conjunto de personas se visualiza en el campo Conjunto de resultados. Es posible que tenga que desplazarse hacia abajo para ver esto.
14. Seleccione en la lista de aciertos y seleccione Copiar conjunto resultante.
15. Cambie a la pestaña Selección.
  La lista de aciertos ahora solo enumera las personas que no tienen una segunda residencia.
16. Vuelva a la pantalla Consulta de InfoSet (Grupo de consultas S4HR58##) y seleccione Consulta → Guardar como. En la pantalla Grabar consulta, introduzca GR##AHQ9 en los campos Nombre y Título y seleccione Continuar. Permanezca en esta pantalla.

Generar un informe estándar mediante Ad-hoc-Query

ExerciseStart Exercise

Ejemplo empresarial

Como parte de su trabajo, debe crear evaluaciones especiales para los datos maestros de HR porque los informes estándar no cumplen sus requisitos. Por este motivo, debe saber cómo definir estos informes utilizando Ad Hoc Query.

Pasos

Utilice Ad-hoc-Query para iniciar el informe estándar Lista de empleados (RPLMIT00) para todos los empleados de la división de personalCABB. Genere la lista de empleados mediante la consulta GR##_AHQ_9.
1. En la sección Grupo de campos/campos, abra el grupo de campos Asignación organizativa y seleccione División de personal como campo de selección.
2. En el campo Valor para el nombre de campo División de personal, introduzca CABB.
3. En la sección Grupo de campos/campos, abra el grupo de campos Direcciones y desmarque Tipo de registro de dirección como campo de selección.
4. Seleccione el pulsador Lista de aciertos.
5. Seleccione Ir a → Iniciar informe. En la pantalla Especificar informe, en el campo Informe, introduzca RPLMIT00 y seleccione Iniciar mediante pantalla de selección.
6. Seleccione Continuar. Accederá a la pantalla de selección Lista de empleados para el informe. Seleccione Ejecutar. No es necesario guardar esta consulta.
7. Vuelva a la pantalla SAP Easy Access.

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