Création d'états à l'aide d'une requête ad hoc

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer des requêtes à l'aide de la requête ad hoc

Principes de requête ad hoc

Le mode de fonctionnement de base de la requête ad hoc comprend les étapes suivantes :

  1. Définissez un ou plusieurs critères de sélection, puis lancez la sélection. Le résultat de cette sélection est un ensemble d'objets, tels que des personnes, des candidats, des formations ou des postes.
  2. Éditez les données requises pour les objets sélectionnés.

Écran de requête ad hoc

L'écran Requête ad hoc est divisé en plusieurs zones principales :

Lorsque vous utilisez la requête ad hoc, procédez comme suit :

  • Les groupes de zones et les zones de l'info-set actuel sont affichés dans la partie gauche de l'écran. Cette partie de l'écran est utilisée pour sélectionner les zones de sélection et d'édition.
  • La partie droite de l'écran vous permet de déterminer des valeurs de sélection et d'exécuter votre sélection.
  • La partie inférieure de l'écran contient un aperçu d'édition.
  1. Sélectionnez les zones de sélection et d'édition dans l'arborescence.
  2. Saisissez une valeur et sélectionnez une option de sélection, si nécessaire.
  3. Exécutez la sélection (la liste des occurrences est déterminée en sélectionnant les objets qui correspondent aux critères de sélection).
  4. Mettez en forme la sortie dans l'aperçu Sortie.
  5. Accédez à la sortie.

InfoSets pour requête ad hoc

Les info-sets requis pour la requête ad hoc sont créés et gérés dans SAP Query. Lorsque vous créez un info-set, vous sélectionnez la base de données logique sur laquelle il est basé et déterminez les infotypes qu'il inclut. Les infotypes sont ensuite affichés dans l'info-set en tant que groupes de zones. Une fois que vous avez sélectionné vos infotypes, vous déterminez les zones de chaque infotype à inclure dans le groupe de zones.

Les scénarios suivants illustrent la manière dont l'info-set détermine les objets que vous pouvez sélectionner avec la requête ad hoc :

  • InfoSet basé sur PNP ou PNPCE
    • L'info-set basé sur les bases de données logiques PNP ou PNPCE vous permet d'utiliser la requête ad hoc pour sélectionner des salariés, puis d'éditer des données sur ces derniers.
    • Vous pouvez inclure des infotypes de la gestion prévisionnelle du personnel dans ces info-sets. Par conséquent, vous pouvez les utiliser pour éditer des données de gestion prévisionnelle du personnel relatives à la personne sur les personnes sélectionnées.
    • Vous pouvez également utiliser ces info-sets pour analyser les résultats de paie.
  • InfoSet basé sur PCH

    L'info-set basé sur la base de données logique PCH vous permet d'utiliser la requête ad hoc pour sélectionner des objets d'un type d'objet, tels que des formations, des compétences ou des postes. Lors de la création de l'InfoSet, vous déterminez le type d'objet.

Sélectionner zones de sélection et d'édition

Pour accéder aux données dans le système, la requête ad hoc utilise un info-set qui fournit une vue des données dans des domaines spécifiques de HR. La vue est structurée par infotype. L'info-set est affiché sous forme d'arborescence dans l'écran initial de la requête ad hoc.

Vous pouvez sélectionner les zones de sélection et d'édition à l'aide de la fonction glisser-déplacer. Pour ce faire, sélectionnez une ou plusieurs zones, puis faites-les glisser vers la zone Sélection ou Sortie.

Si les zones de sélection et d'édition ont des valeurs et des textes, vous pouvez utiliser le texte, la valeur ou les deux de la manière suivante.

Vous pouvez sélectionner la zone de sélection dans la colonne Sélection de l'arborescence. La zone est ensuite copiée dans la liste des critères de sélection à droite de l'écran. Si vous utilisez plusieurs critères de sélection, ils sont liés par la logique AND. Par exemple, en utilisant les zones Ville et Âge, vous pouvez sélectionner toutes les personnes qui vivent à Londres et ont 25 ans. Si vous sélectionnez une zone dans la colonne Sélection, vous pouvez l'utiliser comme zone de sélection.

Vous sélectionnez également les zones d'édition dans l'arborescence. Les zones sont ensuite copiées dans l'aperçu d'édition sous forme de colonnes. Vous pouvez sélectionner les zones d'édition en même temps que les zones de sélection ou ultérieurement. Vous pouvez sélectionner la zone d'édition dans les groupes de zones selon vos besoins.

Vous pouvez éditer les contenus de zone sous forme de valeurs (édition de valeurs) et parfois sous forme de texte (édition de texte). Par exemple, vous pouvez indiquer la clé de titre de civilité comme valeur : 01, texte : M ; valeur : 02, texte : Ms. En cas de doute, précisez les deux. Le texte véhicule souvent plus de sens. Si vous êtes un utilisateur de référence, vous pouvez n'avoir besoin que des valeurs.

Le nombre de critères de sélection et de zones d'édition que vous avez sélectionnés est indiqué dans l'arborescence pour chaque groupe de zones.

Traitement des zones de texte

Si la sélection d'objets a été désactivée et que des valeurs et des textes existent pour une zone, vous pouvez sélectionner des objets à l'aide de valeurs ou de textes. Par exemple, vous pouvez sélectionner le domaine du personnel Francfort au lieu du domaine du personnel 1000.

Remarque

L'absence de la fonction Liste des occurrences et de sa zone d'édition indique que la sélection d'objets est désactivée.

Vous pouvez traiter les zones de texte comme suit :

  • Inclure les options propres à l'utilisateur pour l'utilisation des zones de texte
  • Substituer options pour sélection de zones

Pour l'édition, vous pouvez toujours utiliser la valeur et le texte, le cas échéant.

Vous pouvez sélectionner une zone de sélection ou d'édition à l'aide des méthodes suivantes :

  • Sélection à l'aide de l'option utilisateur → Glisser-déplacer
  • Sélection à l'aide des cases à cocher → Options utilisateur
  • Sélectionnez à l'aide du menu contextuel et choisissez entre Valeur, Texte ou Valeur et Texte.

Options de sélection de requête ad hoc

Pour limiter la sélection, vous saisissez des valeurs et, si nécessaire, des options de sélection pour les critères de sélection. Vous sélectionnez l'option de sélection requise dans l'aide à la saisie. Vous pouvez saisir des valeurs directement ou les déterminer via l'aide à la saisie standard. L'aide à la saisie vous permet de sélectionner une valeur de saisie ou d'utiliser des sélections multiples pour saisir un nombre quelconque de valeurs individuelles ou d'intervalles.

Les valeurs que vous pouvez saisir dépendent du type de zone de sélection, par exemple numérique, alphanumérique et date. Vous pouvez également utiliser des modèles comme valeurs. Par exemple, si vous voulez rechercher tous les salariés dont le nom commence par S, saisissez S* comme valeur.

Modification de l'ensemble d'objets sélectionné

Le résultat de chaque sélection est un ensemble d'objets, tels que des personnes ou des formations, pour lesquels vous pouvez éditer des données.

Vous pouvez également utiliser les options d'édition suivantes pour chaque ensemble d'objets :

  • Éditez les objets sélectionnés dans une liste.
  • Triez la liste.
  • Supprimez des objets spécifiques de la liste si vous ne voulez pas éditer de données pour ces objets.

Utilisez les boutons de commande pour accéder directement aux données suivantes :

  • Données de base du personnel pour un ensemble de personnes.
  • Gestion détaillée pour d'autres ensembles d'objets.

Sélection à l'aide de la structure organisationnelle

Les requêtes ad hoc sont souvent nécessaires pour générer des rapports sur les données des salariés d'une ou plusieurs entités organisationnelles. Pour ce faire, vous pouvez sélectionner des personnes à l'aide de l'organigramme si les info-sets sont basés sur la base de données logique PNPCE.

Pour afficher la structure organisationnelle, utilisez le bouton de commande Set de reporting. Sélectionnez Personnes dans la structure organisationnelle, puis cliquez sur l'icône de filtre. Vous pouvez sélectionner les entités organisationnelles dont vous avez besoin dans l'arborescence qui s'affiche.

Lorsque vous confirmez votre sélection, les personnes qui appartiennent aux unités structurelles sont sélectionnées immédiatement. Ces personnes sont écrites dans la requête ad hoc en tant que reporting par unité.

Si vous effectuez votre sélection à l'aide de l'organigramme, le système prend en compte la période de reporting indiquée et utilise la version de planification actuelle.

Remarque

Si vous utilisez l'organigramme pour sélectionner une unité structurelle de niveau supérieur, la sélection inclut toutes les personnes qui appartiennent à l'unité structurelle sélectionnée ou à l'une des unités structurelles subordonnées. Pour obtenir le même résultat, vous devez utiliser la zone Sélection d'entité organisationnelle et indiquer explicitement toutes les entités organisationnelles à l'aide de sélections multiples.

Vous pouvez désactiver la sélection d'objets et travailler en mode de base en sélectionnant Autres fonctions → Désactiver la sélection d'objets. Cela vous donne l'avantage de pouvoir utiliser toutes les fonctions de mode de base, telles que les sélections à l'aide de textes.

L'absence de la fonction Liste des occurrences et de sa zone d'édition indique que la sélection d'objets est désactivée.

Remarque

L'inconvénient de la désactivation de la sélection d'objets est que vous ne bénéficiez plus d'une amélioration des performances (routine de sélection rapide pour les personnes et les objets de gestion prévisionnelle du personnel). En outre, vous ne pouvez pas limiter le reporting par unité lorsque la sélection d'objets est désactivée.

Création d'une requête simple

ExerciseStart Exercise

Scénario de gestion

Vous devez utiliser la requête ad hoc pour définir vos propres états et les mettre à la disposition d'autres collègues.

Vous avez besoin d'une requête qui vous permet de déclarer tous les salariés en fonction de l'année au cours de laquelle ils sont nés. La requête doit afficher les données suivantes pour les salariés dans l'ordre indiqué suivant :

  • Matricule
  • Nom de famille
  • Prénom
  • Domaine du personnel (comme valeur et texte)

Étapes

  1. Indiquez le nombre de salariés nés en 2002 en sélectionnant les salariés concernés. Sauvegardez votre requête sous le nom GR##_AHQ_1.

    1. Dans l'écran SAP Easy Access, sélectionnez Ressources humaines → Système d'information → Outils de reporting → Requête ad hoc.

    2. Sélectionnez Requête → Nouveau.

    3. Dans la section Environnement de l'écran Create New Query – InfoSet Selection, sélectionnez Standard area (dépendant du mandant) dans la zone Work area. Dans la zone Groupe d'utilisateurs, sélectionnez S4HR58##. Dans la section InfoSet de l'écran, sélectionnez PA_## et cliquez sur Suite.

    4. Sélectionnez Période de reporting : Aujourd'hui.

    5. Dans la section Groupe de zones/Zones de l'écran, ouvrez le dossier Actions. Sélectionnez la zone Matricule comme zone d'édition. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Output → Only Value.

    6. Dans la section Groupe de zones/Zones de l'écran, ouvrez le dossier Identité. Sélectionnez les champs Nom et Prénom comme champs d'édition. Sélectionnez la zone Année de naissance comme zone de sélection.

    7. Dans la section Groupe de zones/Zones de l'écran, ouvrez le dossier Affectation. Sélectionnez la zone Domaine du personnel comme zone d'édition. Dans la zone d'édition pour Domaine du personnel, cliquez avec le bouton droit de la souris pour sélectionner Valeur d'édition → et texte.   

      Si nécessaire, pour modifier la séquence des colonnes dans l'aperçu de sortie, sélectionnez une colonne à la fois et utilisez la fonction glisser-déplacer pour faire glisser la colonne vers la position souhaitée.

    8. Saisissez 2002 dans la colonne Valeur du nom de zone Année de naissance. Lancez la sélection en cliquant sur le bouton de commande Liste des occurrences.

      Dans la zone voisine, le nombre de personnes sélectionnées est affiché.

  2. Affichez la liste des salariés. Sélectionnez deux salariés et passez aux données de base.

    1. Affichez la liste des salariés sélectionnés à l'aide du bouton de commande Afficher liste des occurrences (à côté de la liste des occurrences). Pour accéder aux données de base du personnel, sélectionnez la personne requise et cliquez sur le bouton de commande Fiche du personnel.

  3. Supprimez ces deux salariés de la liste des salariés sélectionnés.

  4. Lancez l'édition.

    1. Pour lancer l'édition, sélectionnez le bouton de commande Lancer édition.

    2. Revenez à l'écran Requête info-set (groupe de requêtes S4HR58##) et sélectionnez Requête → Sauvegarder sous. Dans l'écran Sauvegarder requête, saisissez GR##AHQ1 dans les zones de nom et de titre, puis cliquez sur Suite.

Création d'une requête avec plusieurs sélections

ExerciseStart Exercise

Scénario de gestion

Vous devez utiliser la requête ad hoc pour définir vos propres états avec des sélections multiples.

Étendez la requête que vous avez créée dans l'exercice Créer une requête simple afin qu'elle détermine les salariés nés entre 1970 et 1999 et ayant deux enfants ou plus. Affichez le nombre exact d'enfants qu'ils ont.

Étapes

  1. Indiquez le nombre de salariés qui répondent à ces critères en sélectionnant les salariés.

    Astuce

    Étendez la requête que vous avez créée dans l'exercice Création d'une requête simple. Sauvegardez votre requête sous le nom GR##_AHQ_2.

    1. Dans l'écran Requête info-set (groupe de requêtes S4HR58##), dans le groupe de zones Identité, sélectionnez Nombre d'enfants comme zone de sélection et zone d'édition.

    2. Pour le nom de zone Année de naissance, sélectionnez le bouton de commande Autres valeurs. Dans la page à onglet Sélectionner plages de l'écran Sélection multiple, saisissez une limite inférieure de 1970 et une limite supérieure de 1990. Sélectionnez Copier.

    3. Pour le nom de zone Nombre d'enfants, sélectionnez le bouton de commande Option. Dans l'écran Gérer options de sélection, sélectionnez Supérieurou égal à. Cliquez sur Suite.

    4. Dans la zone voisine Valeur, saisissez 2.

    5. Lancez la sélection en cliquant sur le bouton de commande Liste des occurrences. Dans la zone voisine, le nombre de personnes sélectionnées est affiché.

  2. Lancez l'édition et sauvegardez cette requête sous le nom GR##AHQ2.

    1. Pour lancer l'édition, sélectionnez le bouton de commande Édition.

    2. Revenez à l'écran Requête info-set (groupe de requêtes S4HR58##) et sélectionnez Requête → Sauvegarder sous. Dans l'écran Sauvegarder requête, saisissez GR##AHQ2 dans les zones Nom et Titre, puis cliquez sur Suite.

Création d'une requête à l'aide de la structure organisationnelle pour la sélection

ExerciseStart Exercise

Scénario de gestion

Vous devez utiliser la requête ad hoc pour définir vos propres états à l'aide de l'organigramme pour la sélection.

Définissez une nouvelle requête qui vous permet d'analyser tous les salariés qui appartiennent à l'unité structurelle Contrôle de gestion (dans le groupe de formation Entités organisationnelles, il s'agit de la zone Training International). Sélectionnez à l'aide de la structure organisationnelle. Affichez les données suivantes pour les personnes sélectionnées :

  • Nom de famille
  • Prénom
  • Entité organisationnelle

Étapes

  1. Lancez l'édition. Sauvegardez cette requête sous le nom GR##AHQ3.

    1. Pour créer une requête, sélectionnez Requête → Nouveau.

    2. Dans l'écran Créer requête – Sélection d'info-set, sélectionnez l'info-set PA_## et cliquez sur Suite (les zones Groupe d'utilisateurs et Travail sont saisies par défaut).

    3. Pour effectuer une sélection à l'aide de l'organigramme, sélectionnez le bouton de commande Set de reporting : sans restriction, puis le bouton de commande Nombre d'occurrences. À partir des valeurs affichées, sélectionnez Personnes le long de l'organigramme.

    4. Pour afficher l'organigramme, sélectionnezPersonnes dans l'organigramme. Sélectionnez l'icône Filtre. Dans l'écran Sélectionner unité structurelle, naviguez en sélectionnant Org. Units Training Group → Training International et cochez la case Directoire et cliquez sur Suite.

      Remarque

      Tous les salariés qui appartiennent à cette unité structurelle, y compris ceux affectés aux unités structurelles subordonnées, sont sélectionnés. Ils sont disponibles en tant que reporting par unité pour les états supplémentaires ou pour l'affichage.

    5. Dans la section Groupe de zones/Zones, ouvrez le groupe de zones Données individuelles et sélectionnez Nom et Prénom comme zones d'édition.

    6. Dans la section Groupe de zones/Zones, ouvrez le groupe de zones Affectation et sélectionnez Entité organisationnelle comme zone d'édition.

    7. Sélectionnez le bouton de commande Liste des occurrences, puis cliquez sur le bouton de commande Éditer.

    8. Revenez à l'écran Requête info-set (groupe de requêtes S4HR58##) et sélectionnez Requête → Sauvegarder sous.Saisissez le nom GR##AHQ3 dans les zones Nom et Titre, puis cliquez sur Suite.

    9. Revenez à l'écran SAP Easy Accessscreen.

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