Mise en forme de l'édition du rapport

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer des rapports avec des résultats d'édition de reporting étendus

Édition des données

SAP inclut un écran de requête ad hoc qui vous permet de définir et d'éditer des données en fonction de vos besoins.

L'écran Requête ad hoc fournit le SAP List Viewer qui vous aide à créer les états requis. La partie inférieure de l'écran de requête ad hoc contient un aperçu de l'édition dans SAP List Viewer. Il vous permet d'utiliser des exemples de données pour avoir une idée de l'apparence de la liste d'édition.

La fonction Actualiser vous permet de remplacer les exemples de données par les données réelles. Les données sont éditées dans le SAP List Viewer de l'écran de requête ad hoc. Cela signifie que la définition et le résultat d'une requête sont tous deux inclus dans un écran unique.

Après avoir édité les données réelles, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes de SAP List Viewer dans l'écran Requête ad hoc :

Rechercher des entrées
Calculer les totaux et les sous-totaux
Afficher la liste d'édition dans Excel, puis utiliser toutes les fonctions Excel
d'utiliser les options d'exportation et d'affichage de SAP List Viewer

Remarque

Pour plus d'informations sur les fonctions du SAP List Viewer, reportez-vous à la bibliothèque SAP. Pour accéder à la bibliothèque SAP, accédez à Introduction → Utilisation des outils et des fonctions → Utilisation des listes → SAP List Viewer pour SAP GUI.

Définition et mise en forme de l'édition

L'aperçu d'édition affiche la mise en forme de la liste d'édition avant l'édition finale des données. Il vous permet également de formater la liste d'édition.

Vous pouvez effectuer les tâches suivantes une fois la liste d'édition formatée :

Le menu contextuel des classements et des statistiques vous permet de déterminer si des colonnes supplémentaires, telles que la valeur moyenne, la part en % et le nombre total, sont éditées.

Triez la liste par une ou plusieurs colonnes.
Calculez les totaux des colonnes numériques dans les listes de base et calculez les sous-totaux à l'aide de critères spécifiques (colonnes non numériques).
Supprimez tous les champs d'édition à la fois.
Initialisez la mise en forme.
Déterminez la position de la colonne de devise dans les listes de base ou masquez-la complètement.

Types de sortie

Vous pouvez sélectionner le type de sortie, qui détermine le mode d'affichage des données lors de l'édition. Vous pouvez choisir parmi différents types de fonctions d'édition de liste et d'exportation. Par exemple, vous pouvez éditer des données pour des feuilles de calcul. Dans ce cas, aucune liste n'est éditée à l'écran. Au lieu de cela, le rapport est copié dans un fichier que vous pouvez ensuite modifier à l'aide d'un tableur.

Options d'édition et d'exportation

Pour indiquer différentes options d'édition et d'exportation dans une seule boîte de dialogue, sélectionnez Traiter → Options.

Vous pouvez définir les options suivantes :

Sélectionnez le type de liste d'édition, par exemple liste de base, classement ou statistiques.
Lancez une requête via l'écran de sélection standard de la base de données logique.
Utilisez les conditions de sélection pour l'édition.
Référencez la devise et le compteur.
Exporter vers Crystal Reports.
Indiquez la sélection de zones comme valeur ou texte.

Vous pouvez utiliser les pages à onglet suivantes pour indiquer différentes options d'édition et d'exportation :

Page à onglet Édition :: Dans la page à onglet Édition, vous pouvez sélectionner le type de liste d'édition (liste de base, statistiques et classement, par exemple) et le type d'édition (liste standard, traitement de texte et feuille de calcul, par exemple). Vous pouvez également déterminer si la requête est lancée via un écran de sélection. La requête ad hoc utilise le SAP List Viewer comme type d'édition standard.
Page à onglet Statistiques/Classement :: Dans la page à onglet Statistiques/Classement, vous pouvez déterminer la devise de référence utilisée pour convertir les zones de devise et l'unité de référence utilisée pour convertir les unités de mesure. Vous pouvez également indiquer le nombre de lignes incluses dans un classement.
Page à onglet Crystal Reports :: Dans la page à onglet Crystal Reports, vous pouvez déterminer comment les données sont exportées vers Crystal Reports si Crystal Reports est lancé directement à partir d'InfoSet Query. Vous pouvez également créer un rapport Crystal à chaque exportation de données. Vous pouvez également exporter des données vers un rapport Crystal existant sur votre PC local.
Valeur par défaut : page à onglet Valeur/Texte :: Dans la page à onglet Par défaut : valeur/texte, vous pouvez déterminer si la valeur ou le texte est utilisé lorsqu'une zone est sélectionnée par glisser-déplacer ou par case à cocher. Vous pouvez remplacer ces valeurs par défaut en utilisant le menu contextuel pour sélectionner une zone.

Liste d'édition

Les listes d'édition sont des types suivants :

Liste de base
Statistiques
Classement

Alors que les listes de base vous permettent d'éditer des synthèses détaillées, des statistiques et des classements vous permettent d'éditer des données agrégées.

Liste d'édition - Exemples

Le tableau suivant présente des exemples des différents types de listes d'édition :

Liste d'édition

Liste d'édition	Exemple
Liste de base	Vous voulez éditer une synthèse des salaires mensuels perçus par les salariés dans une unité structurelle. Pour ce faire, vous utilisez l'unité structurelle requise comme critère de sélection et éditez le nom et le salaire mensuel. Vous sélectionnez la liste de base comme catégorie de message. Lorsque l'édition est définie de cette manière, la zone devise est automatiquement éditée.
Statistiques	Au lieu d'une synthèse des salaires individuels, vous souhaitez éditer les totaux mensuels des salaires pour chaque unité structurelle. Dans ce cas, vous utilisez les unités structurelles requises comme critères de sélection et l'unité structurelle et le salaire mensuel comme zones d'édition. Vous sélectionnez les statistiques comme type de sortie. Le total des salaires mensuels est édité pour chaque unité structurelle. Le nombre de valeurs incluses dans le total est édité si vous avez défini l'édition en conséquence. Une ligne de cumul est également éditée pour chaque statistique. Dans cet exemple, il contient le total des salaires mensuels et le nombre total de valeurs incluses.
Classement	Vous voulez déterminer les types d'investissement qui sont le plus souvent sélectionnés comme plans d'épargne dans votre entreprise. Pour ce faire, vous sélectionnez tous les salariés de votre entreprise et classez comme type de liste d'édition. Vous utilisez le type d'investissement comme seule zone d'édition. La liste d'édition contient les types d'investissement qui sont triés en fonction du nombre de salariés qui ont sélectionné les types d'investissement. Le nombre de lignes éditées dans les classements est limité. Les colonnes de rang et de nombre sont éditées automatiquement.

Restriction de l'ensemble de reporting

Vous avez souvent besoin d'états pour un ensemble spécifique d'objets, tels que les salariés affectés à une unité structurelle ou un groupe de personnes qui remplissent certaines conditions. Si vous ne limitez pas le reporting par unité, des sélections sont effectuées pour tous les objets d'un type d'objet qui sont stockés dans le système. Vous pouvez inclure uniquement l'ensemble d'objets requis dans vos rapports en limitant le reporting par unité, le cas échéant.

Vous pouvez utiliser l'une des restrictions suivantes pour les groupes de personnes :

Liste des occurrences actuelle que vous avez obtenue en effectuant une sélection spécifique
Ensemble de personnes que vous avez sélectionnées à l'aide de l'organigramme.
Ensemble de personnes que vous avez déterminé à l'aide d'opérations en masse.

Vous pouvez définir d'autres restrictions pour le reporting individuel. Pour plus d'informations, accédez au Customizing du système d'information des ressources humaines et lisez la section sur les ID de sélection.

Opérations ensemblistes

La page à onglet Opérations ensemblistes vous permet d'utiliser les listes d'occurrences de plusieurs sélections pour effectuer des opérations en masse.

Une opération sur les ensembles implique les étapes suivantes :

Effectuez une sélection.
Copiez la liste des occurrences dans le set A.
Effectuez une deuxième sélection.
Copiez la deuxième liste des occurrences dans le set B.

Vous pouvez ensuite effectuer les opérations sur les ensembles suivantes :

Créer des intersections
Créer des unions
Ajouter des ensembles
Soustraire des ensembles

L'ensemble qui en résulte peut être utilisé aux fins suivantes :

Pour d'autres opérations d'ensemble
Comme condition préalable pour d'autres sélections
Comme liste des occurrences et, par conséquent, comme base pour l'édition des données

Exemples d'utilisation des opérations en masse :

Vous pouvez effectuer des sélections négatives. Par exemple, si vous voulez rechercher des salariés pour lesquels un enregistrement d'infotype spécifique, tel qu'une résidence secondaire, n'existe pas, vous devez effectuer des opérations en masse.
Vous pouvez créer des combinaisons d'ensembles de personnes qui ont été sélectionnés à l'aide de différents critères de sélection et pour lesquels les données doivent être éditées dans une liste commune.

Gestion prévisionnelle du personnel

Vous pouvez utiliser les données de la gestion prévisionnelle du personnel comme zones de sélection pour définir différents états.

Vous pouvez maintenant utiliser les infotypes des objets liés comme zones de sélection et d'édition pour les personnes et les objets de gestion prévisionnelle du personnel, par exemple, pour rechercher des personnes avec des compétences spécifiques. La condition préalable est un info-set existant basé sur la base de données logique PNP ou PNPCE (données de base du personnel). Dans cet exemple, le type d'objet ajouté Compétence remplie doit également vous fournir les données requises.

Reporting sur les données de la gestion prévisionnelle du personnel

Avec l'utilisation d'un InfoSet spécialement créé pour sélectionner un type d'objet spécifique, comme les formations (basées sur PCH), vous pouvez sélectionner des objets de la gestion prévisionnelle du personnel et analyser les objets liés.

Création d'un rapport en copiant la liste des occurrences du groupe de reporting

ExerciseStart Exercise

Scénario de gestion

Dans le cadre de votre travail, vous devez créer des états spéciaux pour des salariés spécifiques d'un domaine du personnel. Vous devez donc savoir comment définir ces programmes en copiant la liste des occurrences du set de reporting.

Créez un état en copiant la liste des occurrences pour que vous puissiez uniquement générer un rapport sur les salariés du domaine du personnelCABB Hambourg. La requête doit afficher les données suivantes dans l'ordre indiqué :

Matricule
Nom de famille
Prénom
Nationalité
Âge du salarié

Astuce

Travaillez dans le domaine Standard (spécifique au mandant) dans votre groupe d'utilisateurs S4HR58## pour cet exercice.
Utilisez l'info-set PA_## sauf instruction contraire. Utilisez la date du jour comme période de reporting sauf indication contraire.

Étapes

Sélectionnez tous les salariés du domaine du personnelCABB. Quel est le nombre d'employés inclus ?
1. Étendez la requête GR##_AHQ_2 comme suit :
  Dans l'écran SAP Easy Access, sélectionnez Ressources humaines → Système d'information → Outils de reporting → Requête ad hoc.
2. Pour ouvrir une requête existante, sélectionnez Requête → Ouvrir.
  Dans la boîte de dialogue Ouvrir requête, sélectionnez la requête GR##_AHQ_2, puis cliquez sur Suite.
  1. Dans le groupe de zones Identité, désélectionnez Année de naissance comme zone de sélection et désélectionnez Nombre d'enfants comme zones de sélection et d'édition.
  2. Dans le groupe de zones Affectation, désélectionnez Domaine du personnel comme zone d'édition et sélectionnez la zone Domaine du personnel comme zone de sélection.
  3. Dans le groupe de zones Identité, sélectionnez Nationalité et Âge du salarié comme zones d'édition.
  4. Dans la zone Valeur pour Domaine du personnel, saisissez CABB et sélectionnez le bouton de commande Liste des occurrences. Dans la zone voisine, le nombre de personnes sélectionnées est affiché.
Pour des raisons de performance, utilisez ce groupe de personnes comme reporting par unité. À partir de ce groupe de personnes, sélectionnez tous les salariés dont la nationalité est Allemand (DE) ou Américain (US). Quel est le nombre d'employés inclus ?
1. Pour utiliser le nombre de personnes sélectionné comme reporting par unité, sélectionnez Nombre d'occurrences dans la zone Set de reporting.
2. Dans le groupe de zones Identité, sélectionnez Nationalité comme zone de sélection.
3. Accédez à l'écran Sélection multiple pour la zone de sélection Nationalité et saisissez les valeurs DE et US dans la page à onglet Sélectionner valeurs individuelles, puis cliquez sur Copier.
4. Sélectionnez le bouton de commande Liste des occurrences et, dans la zone voisine, le nombre de personnes sélectionnées est affiché.
Lancez l'édition et triez la liste d'édition en fonction de la nationalité.
1. Cliquez sur le bouton de commande Édition.
2. Dans la liste d'édition, sélectionnez la colonne Nationalité.
3. Cliquez sur le bouton de commande Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant.
Revenez à l'écran Requête info-set (requête : GR##_AHQ_2) et modifiez la séquence des colonnes dans l'aperçu de sortie comme suit :
- Âge du salarié
- Nationalité
- Nom de famille
- Prénom
- Matricule
1. Revenez à l'écran Requête info-set (requête : GR##_AHQ_2).
2. Modifiez la séquence des colonnes dans l'aperçu de sortie en sélectionnant une colonne à la fois et en utilisant la fonction glisser-déplacer pour faire glisser la colonne vers la position souhaitée.
Utilisez l'aperçu d'édition pour trier la liste en fonction de la Nationalité (premier critère de tri) et de l' Âge du salarié (deuxième critère de tri). Sélectionnez Feuille de calcul (MS Excel) comme formulaire d'édition, puis sélectionnez Liste standard. Lancez l'édition et notez les différences.
1. Pour sélectionner une ligne, cliquez sur n'importe quelle ligne dans l'aperçu de sortie.
2. Cliquez sur le bouton de commande Trier par ordre croissant. Une boîte de dialogue s'affiche dans laquelle vous pouvez sélectionner toutes les zones des zones de sélection (= toutes les zones d'édition sélectionnées) que vous voulez utiliser pour trier la liste d'édition.
3. Sélectionnez les zones de tri souhaitées et cliquez sur Ajouter critère de tri (flèche vers la gauche). Sélectionnez l'option de zone pertinente pour déterminer si chaque zone doit être triée par ordre croissant ou décroissant. Sélectionnez Transférer.
4. Sélectionnez Traiter → options.
5. Sélectionnez Feuille de calcul comme Type de sortie et appuyez sur Entrée. Pour lancer l'édition, sélectionnez Édition. Pour répondre aux deux requêtes suivantes, saisissez Table, puis Microsoft Excel.
6. Répétez cette procédure pour le formulaire d'édition de liste standard.
Sauvegardez cette requête sous le nom GR##_AHQ_8.
1. Revenez à l'écran Requête info-set (groupe de requêtes S4HR58##) et sélectionnez Requête → Sauvegarder sous. Dans l'écran Sauvegarder requête, saisissez GR##AHQ8 dans les zones Nom et Titre, puis cliquez sur Suite. Restez dans cet écran.

Création d'un rapport avec des opérations ensemblistes

ExerciseStart Exercise

Scénario de gestion

Dans le cadre de votre job, vous devez créer des ensembles d'objets pour lesquels des données doivent être éditées. Vous devez donc savoir comment créer un état avec des opérations en masse.

Étapes

Utilisez les opérations en masse pour éditer tous les salariés du domaine du personnelCABB qui n'ont pas de résidence secondaire. Sélectionnez Traiter → options et, dans l'onglet Édition, vérifiez que le code Conditions de sélection n'est pas activé.
Remarque
Sélectionnez les zones d'édition de votre choix (telles que Nom, Prénom, Ville et Type d'enregistrement d'adresse). Sauvegardez cette requête sous le nom GR##_AHQ_9.
1. Dans l'écran Requête info-set (requête : GR##_AHQ_8), sélectionnez Requête -> Nouveau.
2. Dans l'écran Créer une requête – Sélection d'info-set, les zones Espace de travail et Groupe d'utilisateurs sont définies par défaut. Sélectionnez l'info-set PA_## et cliquez sur Suite.
3. Sélectionnez Autres fonctions → Afficher opérations en masse.
4. Sélectionnez Traiter → options, puis l'onglet Édition. Assurez-vous que Utiliser conditions de sélection n'est pas sélectionné.
5. Dans la section Groupe de zones/zones, ouvrez le groupe de zones Affectation et sélectionnez Domaine du personnel comme zone de sélection. Dans la zone Valeur pour le nom de zone Domaine du personnel, saisissez CABB.
6. Dans la section Groupe de zones/Zones, ouvrez le groupe de zones Données individuelles et sélectionnez Nom et Prénom comme zones d'édition.
7. Cliquez sur le bouton de commande Liste des occurrences.
8. Sélectionnez Stocker occurrences dans set A (le premier bouton de commande vide). Les salariés sélectionnés sont copiés dans l'ensemble A.
9. Dans le groupe de zones Adresses, sélectionnez Type d'enregistrement d'adresse comme zone de sélection. Dans la zone Valeur pour le nom de zone Type d'enregistrement d'adresse, saisissez 2 (le type d'enregistrement d'adresse 2 indique un domicile temporaire).
10. Cliquez sur le bouton de commande Liste des occurrences.
11. Sélectionnez Stocker occurrences dans le set B (deuxième bouton de commande vide). Tous les salariés du domaine du personnel CABB qui ont une résidence secondaire sont copiés dans le set B.
12. Dans l'écran Requête info-set PA_##, sélectionnez l'onglet Opérations sur ensembles. Les ensembles A et B sont tous les deux affichés.
13. Sélectionnez Set A moins set B, puis cliquez sur Exécuter opération.
  Le système affiche toutes les personnes qui appartiennent au domaine du personnel CABB et qui n'ont pas de résidence secondaire. L'ensemble de personnes est affiché dans la zone Ensemble de résultats. Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour voir cela.
14. Sélectionnez dans la liste des occurrences et cliquez sur Copier l'ensemble de résultats.
15. Passez à l'onglet Sélection.
  La liste des occurrences répertorie désormais uniquement les personnes qui n'ont pas de résidence secondaire.
16. Revenez à l'écran Requête info-set (groupe de requêtes S4HR58##) et sélectionnez Requête → Sauvegarder sous. Dans l'écran Sauvegarder requête, saisissez GR##AHQ9 dans les zones Nom et Titre, puis cliquez sur Suite. Restez dans cet écran.

Générer un rapport standard à l'aide d'une requête ad hoc

ExerciseStart Exercise

Scénario de gestion

Dans le cadre de votre travail, vous devez créer des programmes spéciaux pour les données de base du personnel car les programmes standard ne répondent pas à vos besoins. Vous devez donc savoir comment définir ces états à l'aide de la requête ad hoc.

Étapes

Utilisez la requête ad hoc pour lancer le programme standard Liste des salariés (RPLMIT00) pour tous les salariés du domaine du personnelCABB. Générez la liste des salariés à l'aide de la requête GR##_AHQ_9.
1. Dans la section Groupe de zones/Zones, ouvrez le groupe de zones Affectation et sélectionnez Domaine du personnel comme zone de sélection.
2. Dans la zone Valeur pour le nom de zone Domaine du personnel, saisissez CABB.
3. Dans la section Groupe de zones/Zones, ouvrez le groupe de zones Adresses et désélectionnez Type d'enregistrement d'adresse comme zone de sélection.
4. Cliquez sur le bouton de commande Liste des occurrences.
5. Sélectionnez Saut → Lancer état. Dans l'écran Spécifier état, dans la zone État, saisissez RPLMIT00 et sélectionnez Lancer via l'écran de sélection.
6. Cliquez sur Suite. Vous accédez à l'écran de sélection Liste des salariés pour le programme. Sélectionnez Exécuter. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer cette requête.
7. Revenez à l'écran SAP Easy Access.

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