Explicação da arquitetura e do ciclo de vida do processo

Os modelos de processos são criados para serem visualizados e executados por outras pessoas. Por isso, cada processo segue um ciclo de vida iterativo, que geralmente começa com documentação.

Começa com a captura das informações fundamentais do processo.

• Execução de workshops com participantes do processo
• Criação de pesquisas relacionadas ao processo
• Realização de entrevistas de processo

O resultado desta fase deve ser um modelo de processo (novo ou refinado), que pode ser usado como uma base comum para a execução do processo - por sistemas ou manualmente.

Execução do processo significa pessoas e/ou aplicativos que usam o modelo de processo para executar as tarefas empresariais documentadas. De forma mais automatizada, os mecanismos de workflow executam, controlam e controlam tarefas. Essas tarefas em um modelo de processos podem ser realmente atribuídas a usuários, que também são notificados sobre tarefas pendentes para concluí-las pontualmente

A Análise de Processos é focada na definição de KPls de processo para descobrir pontos fracos, gargalos e/ou problemas de conformidade.

KPIs de exemplo para um processo de vendas podem ser:

• Número de novos contratos de venda
• Valor de novos contratos assinados por período

Cadeias de valor de alto nível são bastante comuns hoje em dia como ponto de partida para as organizações.

Eles ajudam a estruturar, organizar e controlar os processos empresariais de toda a empresa e permitem pesquisar em áreas empresariais separadas para determinar os processos finais.

Os modelos de cadeia de valor representam a arquitetura de processo de uma organização desde o ponto mais alto. Uma estrutura de processos de nível 1 normalmente visualiza os grupos de processos de gerenciamento, processos centrais e de suporte, que estão alinhados com as metas e a estratégia gerais da empresa. Um exemplo seria a visão geral de alto nível das divisões de uma empresa.

Uma determinada área de processo se concentra em uma parte funcional da organização, por exemplo, Recursos humanos, Finanças ou Departamento de vendas e fornece uma visão dos processos empresariais correspondentes. Ele consiste em um agrupamento lógico de áreas de processo relacionadas de uma determinada unidade empresarial.

O terceiro nível da arquitetura de processos se distingue pelos processos de ponta a ponta existentes e conceituais de uma área de processo dedicada. O BPMN é utilizado para a representação gráfica de todos os processos empresariais. Ele contém as tarefas, ramificações e decisões para concluir o processo.

Mais detalhes e informações de processos terceirizados podem ser cobertos por subprocessos na forma de modelos BPMN que estão ligados a um único ou até vários processos principais no nível superior da hierarquia de processos.

O número real de níveis depende da complexidade das divisões. Por vezes, é útil criar um nível adicional se for necessário outro agrupamento de processos relacionados.  Algumas empresas também criam camadas intermediárias que representam variantes de processo de diferentes locais ou entidades de um negócio. Um número recomendado (e também frequentemente encontrado) de níveis em uma cadeia de valor está entre 3 e 5.

Cadeias de valor de alto nível podem mostrar os serviços relacionados à empresa em diferentes áreas. Aqui está um exemplo de como seria uma cadeia de valor.

Um ponto de entrada para processos e áreas empresariais também pode ser fornecido por um mapa de navegação específico, incluindo ícones clicáveis. Um ponto de entrada desse tipo pode ser alinhado a ciclos de vida do produto, viagens da empresa/do cliente ou qualquer outra jornada específica da empresa.

Jornadas dedicadas permitem a vinculação a processos empresariais afetados, provenientes da perspectiva do cliente. Atrás de cada etapa, o processo empresarial correspondente pode ser vinculado.

Olhando para os níveis de processo, os modelos nunca podem mostrar toda a complexidade da realidade e isso também não se destina. Em um contexto empresarial, o objetivo de um modelo de processo é fornecer uma compreensão do processo a todos os usuários na empresa e, idealmente, permitir que eles executem as tarefas empresariais relacionadas.

Os modelos de processo fornecem informações sobre tarefas empresariais, responsabilidades e pontos de interação. Todos os funcionários internos devem ter uma compreensão comum do processo atual apenas observando o modelo e seguindo o fluxo do processo. Isso é ainda mais importante para os colaboradores que são novos na organização para casos de integração.

No entanto, um modelo de processo criado é o cerne de cada iniciativa - seja para melhoria dos negócios ou para uma implementação de TI.

• Modelagem de processos AS-IS
• Crie transparência
• Compartilhar conhecimento do processo

• Modelagem de processos futuros
• Processar simulação
• Avaliação de alternativas

• Diagnóstico de problema
• Estudo de causa
• Estimativa potencial

• Administração de modificações
• Projetos de TI clássicos
• Automação de processos

Cada jornada do processo começa com documentação. Mais especificamente, ele começa com a modelagem da situação AS-IS, a fim de obter uma visão geral inicial do processo. Não importa quão bom ou ruim um processo é nesta fase - o único objetivo é, tornar o processo 'visível', a fim de usar esta versão visual como base para discussão / melhorias. O diagrama BPMN capturado fornece principalmente informações sobre etapas de processo individuais e o fluxo sequencial de atividades. Além disso, possibilita a compreensão dos gatilhos e resultados do processo, e até mesmo de alguns pontos de decisão.

A primeira atividade é capturar o 'quadro' do processo, que inclui:

• Nome: o nome do processo reflete o objetivo e o conteúdo?
• Objetivo: a descrição do processo inclui informações suficientes para fornecer um entendimento de alto nível do que se trata o processo?
• Objetivo: O objetivo descrito do processo é refletido corretamente em uma frase?
• Proprietário do processo: quem é responsável pelo processo geral e está interessado no sucesso da execução? Quem define o KPI e está interessado em seu desempenho - e melhorias?
• Informações adicionais do processo: existem outras informações adicionais no nível do processo?

A segunda atividade é adicionar informações adicionais, focadas na execução do processo:

• Responsabilidades: quais funções estão envolvidas na execução das tarefas?
• Tarefas e descrições: quais tarefas são necessárias? Quais informações são necessárias e precisam ser fornecidas em uma descrição de tarefa dedicada?
• Sistemas: Quais ferramentas ou aplicativos são usados para concluir as tarefas?
• Dados: quais dados ou documentos são consumidos ou criados?
• Riscos e controles: existem riscos em determinadas tarefas? Os riscos são cobertos pelos controles correspondentes?
• Indicadores-chave de desempenho (KPI): quais KPIs são adequados para o processo de medir o desempenho?