Definición de la gestión de procesos empresariales

Esto suena un poco como un escenario de horror nervioso, pero hay una verdad en él. De hecho, no hay empresa sin procesos de negocio, e incluso formamos parte de procesos todos los días. O estamos directamente involucrados como un participante responsable o los activamos en otras empresas tan pronto como enviamos una solicitud, llamando a una línea directa de soporte o realizando un pedido. Para una empresa, una gestión dedicada de todos estos procesos es crucial para reaccionar rápidamente a los cambios y garantizar el rendimiento empresarial de manera eficiente.

Si le preguntara a un médico, probablemente obtendría la respuesta BPM significa "(heart)Beats Per Minute". Aunque el proceso empresarial también puede aumentar los latidos (cardíacos) por minuto (especialmente si algo salió mal), BPM también es la abreviatura de Business Process Management.

La gestión de los procesos empresariales requiere acción y reflexión, personas y su colaboración, así como tecnología de la información o máquinas. La gestión de procesos empresariales es un enfoque sistemático para tener en cuenta todas las diferentes facetas.

La gestión de procesos de negocio es una disciplina de gestión continua e iterativa para:

1. Capturar información relevante del proceso (p. ej., a través de entrevistas)
2. Procesos de diseño (visualización de tareas, decisiones y responsabilidades)
3. Ejecutar procesos (por ejemplo, por sistemas o empleados)
4. Documentar procesos (por ejemplo, creando un manual)
5. Medir procesos (p. ej., tiempos de ciclo, costes, otros KPI)
6. Supervisión y control de procesos (por ejemplo, ejecución automatizada y no automatizada)

La gestión de procesos empresariales permite a las empresas de todos los tamaños y sectores aplicar una perspectiva de gestión orientada a los procesos, pero ponerlos en un enfoque "integral".

Una organización integral de procesos de punta a punta garantiza que todas las operaciones de un proceso de negocio trabajen juntas de la mejor manera posible y estén optimizadas y alineadas para el propósito común: satisfacer las necesidades del cliente.

Estos procesos van desde la consulta del cliente hasta la entrega de un producto o la prestación de un servicio. Este enfoque centrado en los procesos ayuda a romper los silos departamentales, ya que los procesos integrales no se detienen en los límites del departamento, sino que requiere la colaboración de diferentes departamentos para lograr el objetivo del proceso.

Además del enfoque centrado en el proceso en su carácter de extremo a extremo, BPM también considera diferentes niveles para alinear y dar soporte a los procesos con el fin de asegurarse de que sigue la estrategia de las empresas por un lado, y también se ejecuta eficientemente por otro lado.

Nivel técnico:

• Soporte del sistema de gestión de procesos de negocio
• Muchas organizaciones confían en un software de modelado de procesos profesional al diseñar sus procesos de negocio
• El software de BPM puede brindar analíticas e información estratégica para la implementación de procesos

Nivel operativo:

• Modelos de procesos dedicados a las operaciones que brindan información estratégica integral sobre los procesos específicos de la organización
• Además, se refiere a la ejecución de procesos empresariales centrándose en tareas y decisiones por responsabilidades definidas

Nivel estratégico:

• Céntrese en la alineación y el logro de los objetivos de la empresa.
• El nivel es importante para garantizar que el proceso de la empresa y la estrategia general de la empresa estén siempre alineados. Esto facilita la decisión sobre inversiones futuras y la adaptación a los cambios del mercado.

El objetivo general de la gestión de procesos empresariales es mejorar el rendimiento empresarial. Esto solo puede lograrse usando una solución de software BPM (p. ej. SAP Signavio Process Manager), que proporciona funciones para estructurar, modelar y analizar procesos empresariales.

Una buena solución de software de BPM da soporte a la gestión de procesos con:

• Un repositorio de objetos central para reutilizar los mismos términos empresariales en todos los procesos
• Una estructura (de carpetas) para almacenar y buscar procesos
• Una funcionalidad de gestión de informes, que agrega toda la información sobre los procesos seleccionados
• Un control de versión de procesos si es necesario anular las modificaciones
• Una comparación de diagrama (As-Is vs. Comparación futura)
• Funciones de colaboración/comentarios para obtener feedback y colaborar en los procesos
• Funcionalidad para recopilar información adicional sobre procesos y tareas, como riesgos y controles.

Aplicado con éxito, BPM puede mejorar las operaciones de negocio y crear una comprensión de los procesos de punta a punta en toda la empresa. Esto conduce a una mayor transparencia de esas operaciones de negocio, comprensión de procesos y comunicación mejor y dirigida más allá de los límites departamentales. Hay tres áreas relacionadas con el proceso, que se centran en BPM.

No todos los procesos requieren una mejora inmediata, especialmente si está relacionado con un cambio de hábitos para las personas y sus tareas diarias, que deberían cambiarse lo más raramente posible. Es necesario evaluar las mejoras y planificar y preparar los cambios.

BPM ayuda a:

• Identificar los puntos débiles y las tareas de un proceso que requieren mejoras
• Identificar las partes interesadas adecuadas de un proceso y evaluar juntas las áreas de mejora
• Preparar la modificación/formación para los participantes del proceso

Los empleados solo pueden colaborar en los procesos y realizarlos si están documentados y son accesibles. Es mucho más eficaz documentar los procesos de forma visual para garantizar que toda la información relevante pueda ser captada de un vistazo. A nadie le gusta leer mucho texto en un documento de Word para averiguar qué se debe hacer en el caso x. Aquí es donde entra en juego el modelado de procesos con BPMN 2.0.

BPM ayuda a:

• Modelar y diseñar procesos de tal manera que toda la información relevante pueda ser captada de un vistazo
• Procesos de estructura
• Proporcionar una navegación desglosada desde la cadena de creación de valor hasta el proceso real para el empleado

En la práctica, muy a menudo se requiere incluso un cierto nivel de transparencia de los procesos para la certificación externa (p. ej. ISO 9000) o para demostrar el cumplimiento de las regulaciones de gestión de riesgos para los bancos.

Para la implementación, los procesos empresariales deben documentarse primero de forma transparente. Siempre se realizan en un contexto integral.

BPM ayuda a:

• Implementar procesos en la estructura de procesos de la empresa (cadena de valor)
• Publicarlos para todos los empleados internos (en un portal de procesos, como SAP Signavio Process Collaboration Hub
• Automatizar tareas/procesos que se han realizado manualmente antes

Si se aplica correctamente, BPM proporciona grandes beneficios a las empresas.

Estos son los siete principales:

1. Agilidad: el diseño de los procesos es bastante flexible. En función de los cambios necesarios para ajustarse a las necesidades del mercado, los procesos afectados se pueden identificar rápidamente debido a una alta transparencia del proceso.
2. Productividad: las mejoras del proceso como la eliminación de cuellos de botella, el procesamiento paralelo y la eliminación de pasos redundantes se pueden lograr fácilmente con BPM.
3. Eficiencia y riesgos reducidos: la visibilidad de los procesos permite centrarse en las ineficiencias. Esto incluye también verificar los riesgos no cubiertos y los controles de determinadas tareas en un proceso, y añadirlos cuando sea necesario.
4. Cumplimiento y transparencia: BPM garantiza que las organizaciones puedan implementar los requisitos regulatorios rápidamente. El cumplimiento se puede integrar fácilmente en el ciclo de vida del proceso, ya que los procesos visualizados también revelan riesgos potenciales (o no cubiertos).
5. Satisfacción del empleado: BPM permite a los empleados centrarse al 100% en su trabajo, ya que la automatización de procesos reduce mucho trabajo repetitivo y facilita el acceso a la información.
6. Medibilidad: debido a su enfoque de proceso integral, los procesos se pueden comparar con un resultado esperado. Esto ayuda a optimizar y cuantificar el grado de compatibilidad de un proceso con el negocio operativo.
7. Integración tecnológica: las soluciones de software de BPM cierran la brecha entre los usuarios de TI y de negocio, gracias a estándares de modelado de procesos como BPMN 2.0. El enfoque ya no es solo la integración de aplicaciones de sistemas, sino también los procesos junto con las aplicaciones para lograr el objetivo general del proceso.