Explicación de la arquitectura y el ciclo de vida de los procesos

Los modelos de proceso se crean para que otros usuarios los visualicen y ejecuten. Por lo tanto, cada proceso sigue un ciclo de vida iterativo, que normalmente comienza con la documentación.

Comienza con la captura de la información fundamental del proceso.

• Realizar talleres con participantes del proceso
• Creación de encuestas relacionadas con el proceso
• Realización de entrevistas de procesos

El resultado de esta fase debe ser un modelo de proceso (nuevo o refinado), que se puede utilizar como base común para la ejecución del proceso, ya sea por sistemas o manualmente.

Ejecución de procesos significa personas y/o aplicaciones que utilizan el modelo de procesos para ejecutar las tareas empresariales documentadas. De una manera más automatizada, los motores de flujo de trabajo ejecutan, controlan y controlan las tareas. Estas tareas en un modelo de proceso se pueden asignar realmente a usuarios, que también reciben notificaciones sobre tareas abiertas para completarlas a tiempo

Process Analysis se centra en fijar KPls de proceso para descubrir puntos débiles, cuellos de botella y/o problemas de cumplimiento.

Los KPI de ejemplo para un proceso de ventas podrían ser:

• Cantidad de nuevos contratos de ventas
• Valor de los nuevos contratos firmados por período

Hoy en día, las cadenas de valor de alto nivel son bastante comunes como punto de partida para las organizaciones.

Ayudan a estructurar, organizar y controlar los procesos empresariales de toda la empresa y permiten desglosar en áreas empresariales separadas para determinar los procesos finales.

Los modelos de cadena de creación de valor representan la arquitectura de proceso de una organización desde el punto de vista superior. Una infraestructura de procesos de nivel 1 normalmente visualiza los grupos de procesos de gestión, procesos centrales y de soporte, que están alineados con los objetivos y la estrategia generales de la empresa. Un ejemplo sería el resumen de alto nivel de las áreas empresariales de una empresa.

Un área de proceso particular se centra en una parte funcional de la organización, p. ej. Recursos humanos, Finanzas o Departamento de ventas, y proporciona una visión de los procesos empresariales correspondientes. Consiste en una agrupación lógica de áreas de proceso relacionadas de una determinada unidad empresarial.

El tercer nivel de la arquitectura de procesos se distingue por los procesos integrales existentes y conceptuales de un área de proceso dedicada. El BPMN se utiliza para la representación gráfica de todos los procesos empresariales. Contiene las tareas, ramificaciones y decisiones para completar el proceso.

El nivel adicional de detalles y la información de proceso externalizada pueden cubrirse con subprocesos en forma de modelos BPMN que están vinculados a uno o incluso varios procesos principales en el nivel superior de la jerarquía de procesos.

El número real de niveles depende de la complejidad de las áreas empresariales. A veces es útil crear un nivel adicional si se requiere otra agrupación de procesos relacionados.  Algunas empresas también crean capas intermedias que representan variantes de proceso de diferentes ubicaciones o entidades de una empresa. Un número recomendado (y también encontrado a menudo) de niveles en una cadena de creación de valor está entre 3 y 5.

Las cadenas de valor de alto nivel pueden mostrar los servicios relacionados con el negocio en diferentes áreas. Este es un ejemplo de cómo podría ser una cadena de valor de este tipo.

Un mapa de navegación específico también puede proporcionar un punto de entrada a procesos y áreas empresariales, incluidos los iconos en los que se puede hacer clic. Dicho punto de entrada se puede alinear con los ciclos de vida del producto, los recorridos de empresa/cliente o cualquier otro recorrido específico de la empresa.

Los recorridos dedicados permiten vincular los procesos de negocio afectados, desde la perspectiva del cliente. Detrás de cada paso, se podría vincular el proceso empresarial correspondiente.

Mirando los niveles de proceso, los modelos nunca pueden mostrar toda la complejidad de la realidad y esto tampoco está previsto. En un contexto empresarial, el objetivo de un modelo de proceso es proporcionar una comprensión del proceso a todos los usuarios empresariales y, idealmente, permitirles ejecutar las tareas empresariales relacionadas.

Los modelos de proceso proporcionan información sobre las tareas empresariales, las responsabilidades y los puntos de interacción. Todos los empleados internos deben tener una comprensión común del proceso actual solo mirando el modelo y siguiendo el flujo del proceso. Esto es aún más importante para los empleados que son nuevos en la organización para casos de incorporación.

Sin embargo, un modelo de proceso creado es el núcleo de cada iniciativa, ya sea para mejorar el negocio o para una implementación de TI.

• Modelado de procesos AS-IS
• Crear transparencia
• Compartir conocimiento del proceso

• Modelado de procesos futuros
• Procesar simulación
• Evaluación de alternativas

• Diagnóstico de problemas
• Estudio de la causa
• Estimación potencial

• Gestión de cambios
• Proyectos de TI clásicos
• Automatización de procesos

Cada recorrido del proceso comienza con documentación. Más específicamente, comienza con el modelado de la situación AS-IS para obtener un resumen visual inicial del proceso. No importa lo bueno o malo que sea un proceso en esta etapa: el único objetivo es hacer que el proceso sea "visible" para utilizar esta versión visual como base para la discusión/mejoras. El diagrama BPMN capturado proporciona principalmente información sobre pasos de proceso individuales y el flujo secuencial de actividades. Además, permite comprender los desencadenantes y resultados del proceso, e incluso algunos puntos de decisión.

La primera actividad es capturar el "marco" del proceso, que incluye:

• Nombre: ¿El nombre del proceso refleja el propósito y el contenido?
• Propósito: ¿La descripción del proceso incluye suficiente información para proporcionar una comprensión de alto nivel sobre qué consiste el proceso?
• Objetivo: ¿El objetivo descrito del proceso se refleja correctamente en una frase?
• Propietario del proceso: ¿Quién es el responsable de todo el proceso y está interesado en su correcta ejecución? ¿Quién establece el KPI y está interesado en su rendimiento y mejoras?
• Información de proceso adicional: ¿Hay alguna otra información adicional a nivel de proceso?

La segunda actividad es añadir información adicional, centrada en la ejecución del proceso:

• Responsabilidades: ¿Qué roles están involucrados en la ejecución de las tareas?
• Tareas y descripciones: ¿Qué tareas son necesarias? ¿Qué información se requiere y se debe proporcionar en una descripción de tarea dedicada?
• Sistemas: ¿Qué herramientas o aplicaciones se utilizan para completar las tareas?
• Datos: ¿Qué datos o documentos se consumen o crean?
• Riesgos y controles: ¿Existen riesgos en ciertas tareas? ¿Los riesgos están cubiertos por los controles correspondientes?
• Indicadores de rendimiento clave (KPI): ¿Qué KPI son adecuados para que el proceso mida el rendimiento?