Pour s'améliorer de manière cohérente, une organisation a besoin d'une image partagée de la manière dont le travail doit se produire, et pas seulement des connaissances réparties entre les différents responsables. Cette image partagée devient la base de la discipline de processus plus formelle qui suit.
Introduction
Lorsque plusieurs personnes décrivent le même processus de bout en bout de différentes manières, cela ne signifie pas qu'elles se trompent. Plus souvent, cela signifie qu'il n'existe pas encore de vue partagée complète — et sans une seule, l'amélioration ne peut pas tenir.
Pourquoi l'expérience seule ne suffit plus
Les dirigeants de Rivora voient maintenant qu'une trop grande partie de l'entreprise dépend des gens qui se souviennent de la manière dont le travail devrait se produire. Chaque fonction a sa propre version. Chaque site a ses propres habitudes. Lorsque l'équipe d'analyse des processus demande à cinq personnes de décrire le processus de la commande à l'expédition, elle obtient cinq réponses différentes.
Pour s'améliorer de manière cohérente, l'entreprise a besoin d'une image partagée de son travail, et cette image doit être visible par tous ceux qui en font partie.
Une vue partagée et documentée d'un processus rend les éléments suivants visibles :
| Ce qui devient visible | En quoi est-ce important ? |
|---|---|
| Les principales étapes dans le bon ordre | Tout le monde comprend ce qui se passe, et dans quel ordre. |
| Les décisions clés et l'endroit où elles se produisent | Les points de décision sont explicites, ne sont plus supposés ou traités différemment par des personnes différentes. |
| Les rôles impliqués et qui est responsable | La propriété est visible. Il n'est plus difficile de savoir qui est responsable de chaque étape. |
| Les transferts entre les équipes et les systèmes | Les moments où le travail se déplace entre les personnes ou les fonctions sont définis — pas laissés à l'habitude informelle. |
| Le résultat escompté | Tout le monde travaille vers le même résultat, pas sa propre version. |
Lorsque le flux commande-expédition est présenté visuellement à la direction des opérations et aux chefs d'exploitation, pour la première fois, tout le monde voit la même image. Ils peuvent indiquer exactement où la planification passe à la détermination des sources d'approvisionnement, où se situent les contrôles qualité et où les exceptions doivent être remontées. Une conversation qui produisait auparavant cinq réponses différentes en produit maintenant une.
Prochaines étapes
Une vision partagée du travail est le point de départ. Mais une fois qu'une organisation commence à rendre le travail visible, une nouvelle question se pose : comment cette visibilité peut-elle être maintenue, partagée entre les équipes et transformée en véritable amélioration ?
C'est là qu'intervient la technologie moderne des processus.
Dans la leçon suivante, vous découvrirez comment la technologie de processus moderne aide les entreprises à améliorer la clarté des processus, à améliorer la visibilité et à connecter la compréhension des processus à l'action.