Définition de la gestion des processus de gestion

Cela ressemble un peu à un scénario d'horreur nerveux, mais il y a une vérité là-dedans. En fait, il n'y a pas d'entreprise sans processus de gestion, et même nous faisons partie des processus chaque jour. Soit nous sommes directement impliqués en tant que participant responsable, soit nous les déclenchons dans d'autres entreprises dès que nous envoyons une demande, appelons une hotline de support ou passons une commande. Pour une entreprise, une gestion dédiée de tous ces processus est cruciale pour réagir rapidement aux changements et garantir l'efficacité de la performance de l'entreprise.

Si vous demandiez à un médecin, vous obtiendrez probablement la réponse BPM qui signifie « (coeur)battements par minute ». Bien que le processus de gestion puisse également augmenter les battements (cardiaques) par minute (en particulier en cas de problème), BPM est également l'abréviation de Business Process Management.

La gestion des processus de gestion nécessite l'action et la réflexion, les personnes et leur collaboration, ainsi que les technologies de l'information ou les machines. La gestion des processus de gestion est une approche systématique pour prendre en compte toutes les différentes facettes.

La gestion des processus de gestion est une discipline de gestion continue et itérative qui permet de :

1. Collecte des informations pertinentes sur les processus (par exemple, par le biais d'entretiens)
2. Processus de conception (visualisation des tâches, des décisions et des responsabilités)
3. Exécution des processus (par exemple, par systèmes ou par employés)
4. Documenter les processus (par exemple, en créant un manuel)
5. Mesurer les processus (par exemple, durées de cycle, coûts, autres KPI)
6. Suivre et contrôler les processus (par exemple, exécution automatisée et non automatisée)

La gestion des processus de gestion permet aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'activité d'appliquer une perspective de gestion orientée processus aux processus, mais de les mettre en évidence de bout en bout.

Une organisation complète des processus de bout en bout garantit que toutes les opérations d'un processus de gestion fonctionnent ensemble de la meilleure manière possible et sont optimisées et alignées pour l'objectif commun : répondre aux besoins des clients.

Ces processus vont de la demande d'offre client à la livraison d'un produit ou à la prestation d'un service. Une telle approche centrée sur les processus permet de briser les silos entre les services, car les processus de bout en bout ne s'arrêtent pas aux limites des services, mais nécessitent la collaboration de différents services pour atteindre l'objectif du processus.

Outre l'accent mis sur le processus sur son caractère de bout en bout, BPM prend également en compte différents niveaux pour aligner et prendre en charge les processus afin de s'assurer qu'il suit la stratégie des entreprises d'une part, et qu'il est également exécuté efficacement d'autre part.

Niveau technique :

• Prise en charge système de la gestion des processus de gestion
• De nombreuses entreprises s'appuient sur un logiciel professionnel de modélisation des processus lorsqu'elles conçoivent leurs processus de gestion.
• Le logiciel BPM peut fournir des analyses et des insights pour la mise en œuvre des processus

Niveau opérationnel :

• Dédié aux modèles de processus opérationnels qui fournissent une visibilité complète sur les processus spécifiques de l'organisation
• Fait également référence à l'exécution des processus de gestion en se concentrant sur les tâches et les décisions en fonction des responsabilités définies.

Niveau stratégique :

• Concentrez-vous sur l'alignement et la réalisation des objectifs de l'entreprise.
• Le niveau est important pour garantir que le processus de l'entreprise et la stratégie globale de l'entreprise sont toujours alignés. Il est ainsi plus facile de décider des investissements futurs et de s'adapter à l'évolution du marché.

L'objectif global de la gestion des processus de gestion est d'améliorer les performances de l'entreprise. Pour ce faire, vous devez utiliser une solution logicielle BPM (par ex. SAP Signavio Process Manager), qui fournit des fonctionnalités pour structurer, modéliser et analyser les processus métier.

Une bonne solution logicielle BPM prend en charge la gestion des processus avec :

• Référentiel d'objets central permettant de réutiliser les mêmes termes métier dans tous les processus
• Une structure (de dossiers) pour stocker et rechercher des processus
• Une fonctionnalité de reporting qui agrège toutes les informations sur les processus sélectionnés
• Un contrôle de version des processus si les modifications doivent être annulées
• Une comparaison de diagrammes (en l'état vs. Comparaison à venir)
• Fonctionnalités de collaboration/commentaires pour recueillir des commentaires et collaborer sur les processus
• Fonctionnalité permettant de capturer des informations supplémentaires sur les processus et les tâches, comme les risques et les contrôles.

Appliqué avec succès, le BPM peut améliorer les opérations de gestion et créer une compréhension des processus de bout en bout à l'échelle de l'entreprise. Cela conduit à une transparence accrue de ces opérations commerciales, à la compréhension des processus et à une meilleure communication et à une communication dirigée au-delà des frontières ministérielles. Il existe trois domaines liés au processus, qui sont axés sur le BPM.

Tous les processus ne nécessitent pas une amélioration immédiate, surtout s'ils sont liés à un changement d'habitudes pour les personnes et à leurs tâches quotidiennes, qui doivent être modifiées aussi rarement que possible. Les améliorations doivent être évaluées et les modifications doivent être planifiées et préparées.

Le MPM permet de :

• Identifier les points problématiques et les tâches d'un processus qui nécessitent une amélioration
• Identifier les parties prenantes appropriées d'un processus et évaluer ensemble les domaines à améliorer
• Préparer le changement/la formation pour les participants au processus

Les salariés ne peuvent collaborer sur des processus et les exécuter que s'ils sont documentés et accessibles. Il est beaucoup plus efficace de documenter les processus de manière visuelle pour s'assurer que toutes les informations pertinentes peuvent être saisies en un coup d'œil. Personne n'aime lire beaucoup de texte dans un document Word pour comprendre ce qui doit être fait au cas x. C'est là que la modélisation de processus avec BPMN 2.0 entre en jeu.

Le MPM permet de :

• Modéliser et concevoir des processus de manière à ce que toutes les informations pertinentes puissent être saisies d'un seul coup d'œil.
• Structurer les processus
• Fournir une navigation descendante de la chaîne de création de valeur au processus réel pour le salarié

Dans la pratique, très souvent, un certain niveau de transparence des processus est même requis pour la certification externe (p. ex. ISO 9000) ou pour prouver la conformité aux réglementations de gestion des risques pour les banques.

Pour l'implémentation, les processus de gestion doivent d'abord être documentés de manière transparente. Elles sont toujours exécutées dans un contexte de bout en bout.

Le MPM permet de :

• Implémenter des processus dans la structure de processus de l'entreprise (chaîne de valeur)
• les publier pour tous les employés internes (sur un portail de processus, comme SAP Signavio Process Collaboration Hub) ;
• Automatiser les tâches/processus qui ont été effectués manuellement avant

S'il est appliqué correctement, le BPM offre d'énormes avantages aux entreprises.

Voici les sept premiers :

1. Agilité - La conception des processus est assez flexible. En fonction des modifications nécessaires pour s'adapter aux besoins du marché, les processus impactés peuvent être identifiés rapidement en raison d'une transparence élevée des processus.
2. Productivité : les améliorations de processus telles que la suppression des goulots d'étranglement, le traitement parallèle et l'élimination des étapes redondantes peuvent être facilement réalisées avec BPM.
3. Efficacité et risques réduits : la visibilité des processus permet de se concentrer sur les inefficacités. Cela inclut également le contrôle des risques non couverts et des contrôles sur certaines tâches d'un processus, et leur ajout si nécessaire.
4. Conformité et transparence : le BPM garantit que les entreprises peuvent rapidement mettre en œuvre les exigences réglementaires. La conformité peut être facilement intégrée au cycle de vie des processus, car les processus visualisés révèlent également des risques potentiels (ou non couverts).
5. Satisfaction des collaborateurs : le BPM permet aux collaborateurs de se concentrer à 100 % sur leur travail, car l'automatisation des processus réduit beaucoup le travail répétitif et facilite l'accès aux informations.
6. Mesurabilité : en raison de son objectif de processus de bout en bout, les processus peuvent être comparés à un résultat attendu. Cela permet de rationaliser et de quantifier la manière dont un processus prend en charge l'activité opérationnelle.
7. Intégration technologique - Les solutions logicielles BPM permettent de combler le fossé entre les utilisateurs professionnels et informatiques, grâce à des normes de modélisation des processus telles que BPMN 2.0. L'accent n'est plus seulement mis sur l'intégration des applications systèmes, mais également sur les processus et les applications afin d'atteindre l'objectif global du processus.