Explication de l'architecture de processus et du cycle de vie

Les modèles de processus sont créés pour être affichés et exécutés par d'autres personnes. Par conséquent, chaque processus suit un cycle de vie itératif, qui commence généralement par la documentation.

Commence par capturer les informations de processus fondamentales.

• Organisation d'ateliers avec les participants au processus
• Création d'enquêtes liées au processus
• Réaliser des entretiens sur les processus

Le résultat de cette phase doit être un modèle de processus (nouveau ou affiné), qui peut être utilisé comme base commune pour l'exécution des processus, soit par les systèmes, soit manuellement.

L'exécution des processus signifie que des personnes et/ou des applications utilisent le modèle de processus pour exécuter les tâches métier documentées. De manière plus automatisée, les moteurs de workflow exécutent, contrôlent et gouvernent les tâches. Ces tâches d'un modèle de processus peuvent être affectées aux utilisateurs, qui sont également informés des tâches en cours afin de les terminer dans les délais.

L'analyse des processus est axée sur la définition des KPls de processus afin de découvrir les points faibles, les goulots d'étranglement et/ou les problèmes de conformité.

Exemples de KPI pour un processus de vente :

• Nombre de nouveaux contrats de vente
• Valeur des nouveaux contrats signés par période

Les chaînes de valeur de haut niveau sont aujourd'hui assez courantes comme point de départ pour les organisations.

Ils aident à structurer, organiser et contrôler les processus de gestion de l'ensemble de l'entreprise et permettent d'effectuer une analyse descendante dans des domaines de gestion distincts pour déterminer les processus finaux.

Les modèles de chaîne de valeur représentent l'architecture de processus d'une organisation à partir du point le plus élevé. Une cartographie des processus de niveau 1 permet normalement de visualiser les groupes de processus des processus de gestion, de base et de support, qui sont alignés sur les objectifs et la stratégie globaux de l'entreprise. Il peut s'agir, par exemple, de la synthèse générale des domaines d'activité d'une entreprise.

Un domaine de processus particulier se concentre sur une partie fonctionnelle de l'organisation, par ex. Ressources humaines, Finance ou Service des ventes, et fournit un aperçu des processus de gestion correspondants. Il se compose d'un regroupement logique de domaines de processus liés d'une unité commerciale donnée.

Le troisième niveau de l'architecture de processus se distingue par les processus de bout en bout existants et conceptuels d'un domaine de processus dédié. Le BPMN est utilisé pour la représentation graphique de tous les processus métier. Il contient les tâches, les branches et les décisions pour terminer le processus.

D'autres niveaux de détails et d'informations sur les processus externalisés peuvent être couverts par des sous-processus sous la forme de modèles BPMN qui sont liés à un seul ou même plusieurs processus principaux au niveau supérieur de la hiérarchie des processus.

Le nombre réel de niveaux dépend de la complexité des domaines d'activité. Il est parfois utile de créer un niveau supplémentaire si un autre regroupement de processus liés est nécessaire.  Certaines sociétés créent également des couches intermédiaires qui représentent des variantes de processus de différents sites ou entités d'une entreprise. Un nombre recommandé (et souvent trouvé) de niveaux dans une chaîne de valeur se situe entre 3 et 5.

Les chaînes de valeur de haut niveau peuvent afficher les services liés à l'entreprise dans différents domaines. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une telle chaîne de valeur.

Un point d'accès aux processus et aux domaines de gestion peut également être fourni par une carte de navigation spécifique comprenant des icônes cliquables. Un tel point d'entrée peut être aligné sur les cycles de vie des produits, les parcours de l'entreprise/du client ou tout autre parcours spécifique à l'entreprise.

Les parcours dédiés permettent d'établir des liens avec les processus de gestion affectés, du point de vue du client. Derrière chaque étape, le processus de gestion correspondant peut être lié.

En examinant les niveaux de processus, les modèles ne peuvent jamais montrer toute la complexité de la réalité et cela n'est pas non plus prévu. Dans un contexte commercial, l'objectif d'un modèle de processus est de fournir une compréhension du processus à tous les utilisateurs fonctionnels et idéalement de leur permettre d'exécuter les tâches de gestion associées.

Les modèles de processus fournissent des informations sur les tâches de gestion, les responsabilités et les points d'interaction. Tous les employés internes doivent avoir une compréhension commune du processus actuel en examinant le modèle et en suivant le flux de processus. Cela est encore plus important pour les employés qui sont nouveaux dans l’organisation pour les cas d’intégration.

Cependant, un modèle de processus créé est au cœur de chaque initiative, que ce soit pour l'amélioration de l'activité ou pour une implémentation informatique.

• Modélisation des processus en l'état
• Créer de la transparence
• Partager les connaissances sur les processus

• Modélisation des processus futurs
• Simulation de processus
• Évaluation des alternatives

• Diagnostic de problème
• Étude de la cause
• Estimation du potentiel

• Gestion des modifications
• Projets informatiques classiques
• Automatisation des processus

Chaque parcours de processus commence par la documentation. Plus précisément, elle commence par la modélisation de la situation EN L'ÉTAT afin d'obtenir une vue d'ensemble visuelle initiale du processus. Peu importe à quel point un processus est bon ou mauvais à ce stade - le seul objectif est de rendre le processus "visible" afin d'utiliser cette version visuelle comme base pour la discussion/les améliorations. Le diagramme BPMN capturé fournit principalement des informations sur les étapes de processus individuelles et le flux séquentiel des activités. En outre, il permet de comprendre les déclencheurs de processus et les résultats, et même certains points de décision.

La première activité consiste à capturer le "cadre" du processus, qui comprend :

• Nom : le nom du processus reflète-t-il l'objectif et le contenu ?
• Objectif : La description du processus contient-elle suffisamment d'informations pour fournir une compréhension générale du processus ?
• Objectif : L'objectif décrit dans le processus est-il correctement reflété dans une phrase ?
• Propriétaire du processus : qui est responsable du processus global et qui est intéressé par son exécution réussie ? Qui définit le KPI et s'intéresse à ses performances et à ses améliorations ?
• Informations supplémentaires sur le processus : existe-t-il d'autres informations supplémentaires au niveau du processus ?

La deuxième activité consiste à ajouter des informations supplémentaires, axées sur l'exécution des processus :

• Responsabilités : quels rôles sont impliqués dans l'exécution des tâches ?
• Tâches et descriptions : quelles tâches sont requises ? Quelles informations sont requises et doivent être fournies dans une description de tâche dédiée ?
• Systèmes : quels outils ou applications sont utilisés pour accomplir les tâches ?
• Données : quelles données ou quels documents sont utilisés ou créés ?
• Risques et contrôles : existe-t-il des risques dans certaines tâches ? Les risques sont-ils couverts par les contrôles correspondants ?
• Indicateurs de performance clés (KPI) : quels KPI sont adaptés au processus pour mesurer la performance ?