Utilização de notas QM

Sempre que ocorre um problema relacionado a um fornecedor, um cliente, produção ou armazenamento, Brian e Heli criam e processam notas QM na administração de qualidade do SAP S/4HANA para documentar, analisar e corrigir o problema. Heli também usa notificações de qualidade para fins de monitoramento ou análise. Por exemplo, ela quer obter uma síntese do número de reclamações do fornecedor no último mês. Para cada tipo de problema, o sistema da SAP fornece um tipo de nota dedicado.

Vamos recapitular rapidamente o que você aprendeu sobre o processamento de notas QM no SAP S/4HANA nesta Learning Journey anteriormente:

• Introduzimos o ciclo de vida de notas QM no vídeo sobre processos baseados em eventos na lição Lotes de controle e notas QM. O vídeo fornece uma síntese do ciclo de vida de um ponto de vista empresarial:
• Na lição Como processar uma reclamação de fornecedor, você aprendeu a registrar e processar reclamações do fornecedor utilizando notas QM.
• Na lição Como processar reclamações do cliente com notas QM, você aprendeu a registrar e processar reclamações do cliente utilizando notas QM.
• Na lição Como criar um defeito para uma ordem de produção, você aprendeu a registrar defeitos para ordens de produção. Utilizamos um defeito de produção como ponto de partida, no entanto, você também pode transferir o defeito de produção para uma nota QM para continuação do processamento.

Quais são as etapas individuais que Brian e Heli devem fazer no SAP S/4HANA para processar notas QM?

O gráfico a seguir mapeia a visão empresarial do ciclo de vida (círculo interno) com as etapas Brian e Heli do no sistema (círculo azul fora). Você vê que o sistema da SAP distingue entre atividades e tarefas. As atividades documentam o que é imediatamente realizado para resolver ou mitigar um problema. As tarefas especificam o que um processador designado deve fazer considerando as datas de início e término desejadas.

1. Criar notificação

   Ao criar a nota, você documenta o problema em questão e fornece quantos detalhes estão disponíveis para fornecer a melhor entrada para a análise subsequente. Pelo menos, você fornece uma descrição do problema. Se você tiver imagens disponíveis, pode adicioná-las à notificação. Se o problema estiver relacionado a outro objeto de dados transacionais no sistema, você pode fornecer um link para esse objeto.

   Por exemplo, ao inserir uma reclamação de fornecedor, você descreve a natureza do problema. Se você também souber o número do material, o número do lote ou mesmo o número do item de remessa, pode atualizar essa informação nos campos correspondentes da nota QM.

   1. Documentar atividades imediatas

      A pessoa que cria a nota documenta as atividades imediatas que executou para conter o problema.

      Para o exemplo de reclamação do fornecedor, você documenta que moveu a quantidade defeituosa para o estoque bloqueado para garantir que esse material não possa mais ser utilizado.

   2. Definir medidas imediatas

      A pessoa que cria a notificação também pode envolver outras pessoas definindo tarefas imediatas. Ao contrário das atividades imediatas, eles indicam o que deve ser feito, uma data final desejada e um processador de tarefas. O último é informado por e-mail de que eles devem executar uma tarefa.

      Por exemplo, quando você insere uma reclamação de fornecedor e a pessoa que cria a notificação não tem acesso ao depósito, ela pode informar o chefe do depósito para mover a quantidade defeituosa para o estoque bloqueado para garantir que esse material não possa mais ser utilizado.

   3. Executar medidas imediatas

      Depois que o processador de tarefas é notificado por e-mail, ele revisa a tarefa, a executa e documenta no sistema o que fez e quando a fez.

      Para o exemplo de reclamação do fornecedor, o chefe do depósito pode documentar que modificou o tipo de estoque da quantidade defeituosa no sistema de administração de depósitos conforme solicitado e que colocou uma etiqueta vermelha no palete no depósito.

2. Processar notificação

   O responsável pela notificação assume e analisa todos os dados fornecidos pelo criador da notificação. Eles executam uma análise de defeito (formal ou informal) e registram os defeitos no sistema. Para cada defeito, o responsável pela nota documenta novamente quais atividades imediatas executaram (se existirem) e define medidas de correção que serão executadas pelo(s) responsável(es) de medidas depois de terem sido informados de modo correspondente.

   Para o exemplo de reclamação do fornecedor, o criador da nota referenciou um item de remessa na nota. No entanto, ao executar a análise de defeito, o responsável pela nota descobriu que alguns dos itens estavam quebrados, enquanto outros itens foram riscados. Por isso, eles criam um defeito no sistema para os itens danificados e riscados, respectivamente. Como tarefa de correção, eles podem, por exemplo, decidir polir os itens riscados, enquanto os itens quebrados devem ser enviados de volta ao fornecedor para reparo.

3. Concluir nota

   Quando todas as tarefas são concluídas, o processador da notificação revisa o resultado e decide se são necessárias tarefas adicionais. Em caso afirmativo, eles os definem e retornam à etapa 2. Caso contrário, eles documentam as lições aprendidas e/ou a(s) causa(s) raiz do(s) defeito(s) e encerram a nota no sistema.

   Para o exemplo de reclamação do fornecedor, uma causa principal para os itens riscados pode ser o tratamento incorreto pelo pessoal do depósito.

Sempre que você executa uma função na nota, o sistema da SAP atribui automaticamente o status correspondente à nota. O status atual do sistema exibe a fase de processamento que a nota atingiu e as etapas que ainda precisam ser implementadas. Normalmente, a nota deve ter um determinado status antes de poder continuar sendo processada. Se o status correto estiver em falta, é exibida uma mensagem do sistema para informar você. Uma nota pode, por exemplo, estar pendente, em processamento ou concluída. Além disso, o sistema também indica se existem tarefas pendentes. Nesse caso, você não pode fechar uma notificação de qualidade.

Nas demonstrações a seguir, são demonstradas uma reclamação de fornecedor simples e um processo de reclamação de cliente simples utilizando notas QM. Você já viu essas demonstrações nos capítulos Reclamação do fornecedor e Reclamações do cliente.