Explicación de los conceptos de creación de contratos

Objective

After completing this lesson, you will be able to examine los principales conceptos de creación de contratos y su uso para la creación de documentos.

Funciones de creación de contratos

La creación de contratos es el proceso de creación y gestión de documentos de contrato en SAP Ariba mediante cláusulas reutilizables, propiedades de documentos, asignación de estilos y herramientas de edición colaborativa. Esta fase del ciclo de vida del contrato garantiza la precisión, la consistencia y el cumplimiento combinando componentes de documento predefinidos en acuerdos totalmente ensamblados.

Proceso circular que muestra los pasos del ciclo de vida de un contrato. Los pasos son preparar y crear, revisar y negociar, aprobar y finalizar, modificar y gestionar.

SAP Ariba Contracts ofrece un potente conjunto de funciones que simplifican y estandarizan el proceso de creación de contratos:

Biblioteca de cláusulas: almacene, gestione y reutilice el texto aprobado. Los autores pueden seleccionar cláusulas preaprobadas, elegir alternativas en función de la región o la mercancía y realizar un seguimiento de dónde se utiliza cada cláusula. Esto promueve la consistencia, garantiza el cumplimiento y reduce el esfuerzo de redacción.
Propiedades del documento: Inserte dinámicamente los detalles clave del contrato, como los nombres de los proveedores o las fechas del contrato, directamente desde los campos del área de trabajo en el documento. Los cambios realizados en el documento también pueden actualizar los campos de área de trabajo correspondientes.
Asignación de estilo: Aplique un formato coherente vinculando estilos de párrafo de Microsoft Word a secciones y cláusulas de contrato. Esto garantiza una numeración y un estilo adecuados en todos los documentos de contrato.
Colaboración y creación de versiones: colabore con las partes interesadas en tiempo real, gestione aprobaciones y realice un seguimiento de las ediciones, todo mientras mantiene un historial completo de versiones de los cambios en los documentos.

Documentos ensamblados

Los documentos ensamblados son archivos de Microsoft Word que contienen el texto del acuerdo contractual. Organizadas en secciones y cláusulas, se integran con las funciones de creación de contratos para admitir la creación de contratos estandarizada y eficiente. En SAP Ariba Contracts, los documentos ensamblados se denominan Acuerdo principal y Apéndice del contrato.

Acuerdo principal: un documento de Microsoft Word que contiene el texto de contrato principal. Cada plantilla o área de trabajo de SAP Ariba Contracts solo incluye un Acuerdo principal.
Apéndice del contrato: un documento de Microsoft Word que complementa el Acuerdo principal. Se pueden agregar varios apéndices a una plantilla o área de trabajo para incluir condiciones o modificaciones adicionales.

Puede crear y gestionar el Acuerdo principal y el Apéndice del contrato directamente desde la pestaña Documentos en un área de trabajo de contrato.

En el siguiente ejemplo, estas opciones aparecen en el menú Acciones→Crear. Aquí es donde los autores del contrato inician la creación de documentos ensamblados dentro de un área de trabajo.

Captura de pantalla del botón Acciones y del menú Crear para Acuerdo principal y Apéndice del contrato.

Vistas de documentos ensamblados

SAP Ariba proporciona dos vistas para trabajar con documentos ensamblados, cada una de las cuales ofrece beneficios únicos en función de la tarea:

Vista de Microsoft Word: muestra el documento como un archivo estándar de Microsoft Word, que muestra el texto completo, las secciones, las cláusulas y el estilo. Esta vista se utiliza a menudo para revisar o editar el texto del contrato.
Vista Esquema: presenta el documento en formato jerárquico, mostrando cada sección y cláusula como un esquema. Esta vista se suele utilizar para navegar y modificar rápidamente la estructura del documento, lo que la hace ideal para reordenar, agregar o eliminar secciones y cláusulas.

Secciones y cláusulas

En SAP Ariba Contracts, las secciones y cláusulas son los módulos de los documentos ensamblados. Aportan estructura, promueven la consistencia y admiten la creación de contratos que cumplan con las normas.

Sección: Una sección es un contenedor que agrupa cláusulas relacionadas en un encabezado común. Por ejemplo, la sección Condición de la siguiente captura de pantalla organiza todas las cláusulas asociadas. Las secciones ayudan a organizar el contenido de forma lógica, lo que facilita la navegación y la comprensión.
Cláusula: Una cláusula consta de uno o más párrafos tratados como una sola unidad. Las cláusulas se pueden crear manualmente o extraer de la Biblioteca de cláusulas para una reutilización consistente en varios contratos.

Vista Esquema del Acuerdo principal que muestra las secciones y cláusulas.

Tipos de cláusula

Al visualizar documentos ensamblados en la Vista Esquema, cada cláusula se etiqueta con un tipo que indica su origen. Comprender los tipos de cláusula ayuda a los autores de contratos a realizar un seguimiento de los cambios, identificar contenido no estándar o editado manualmente y optimizar las aprobaciones marcando los cambios para su revisión.

SAP Ariba Contracts admite cinco tipos de cláusula:

Tipo de cláusula	Definición
Plantilla	Una cláusula que se originó a partir del modelo de contrato. Todas las cláusulas de una nueva área de trabajo empiezan por este tipo.
Biblioteca	Una cláusula insertada desde la Biblioteca de cláusulas como reemplazo de una cláusula existente.
No estándar	Una cláusula que un usuario ha editado manualmente. Una vez modificado, ya no se considera estándar, incluso si comenzó desde una plantilla o biblioteca.
Ad hoc	Una cláusula agregada directamente en Microsoft Word o cargada desde un documento externo. No está enlazado a la biblioteca o al modelo.
Biblioteca ad hoc	Una cláusula extraída de la Biblioteca de cláusulas y agregada como una nueva cláusula (no una sustitución).

Resumen de la lección

Creación de contratos: combina cláusulas reutilizables, propiedades de documentos y asignación de estilos para obtener contratos precisos, consistentes y conformes.
Funciones de SAP Ariba: ofrece una biblioteca de cláusulas, propiedades de documentos, asignación de estilos y colaboración y creación de versiones para la creación de contratos estandarizada.
Documentos ensamblados: incluya el Acuerdo principal y el Apéndice del contrato, gestionados directamente desde la pestaña Documentos en un área de trabajo de contrato.
Vistas de documentos: vista de Microsoft Word para edición y vista de esquema para estructurar, lo que ayuda a la creación eficiente de contratos.
Secciones y cláusulas: Módulos esenciales de documentos ensamblados, que promueven la estructura, la coherencia y el cumplimiento.

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