上载汇编文档

Objective

After completing this lesson, you will be able to 检查已加载汇编文档的功能。

主合约上载

在 Microsoft Word 文件中配置样式后,将其保存。然后将其上载到 SAP Ariba Contracts 模板或合同工作区作为主合约或合同补遗。上载文件时,请确保根据需要选择主合约合同补遗文档类型。上载后,汇编文档将处于 草稿 状态。

注意

任何作为 文档 文档类型加载的文件都不允许您在 大纲视图 中查看条款。

在上载过程中,系统读取 Microsoft Word 文档并相应地组织内容。具有前缀忽略(忽略)的应用样式的任何内容都不会显示在大纲视图中。最后,在 大纲视图 中查看文档以确保其符合您的预期。

在发布合同工作区之前,合同所有者可以根据需要更改主合约中的语言。它们可以替代 子句,进行添加或删除。如果合同包括审阅和/或审批任务,则其他用户可审阅和/或批准这些更改。

以下是样式 Microsoft Word 文档和大纲视图中主合约的并排表示。

同一凭证的样式主协议和框架视图的并行视图的屏幕截图。

编辑并重新上载

您可以根据需要编辑 Microsoft Word 文档,然后将其保存到您的计算机。准备好重新上载时,使用拖放功能上载修订的文档。当系统检测到已上载新文档时,将询问您要对其执行的操作。

有三个选项:

  • 审阅上传的文档
  • 使用上载的文档更新
  • 放弃上载的文档

"检查上载的文档"选项将转到"复查更改"屏幕的红线标注视图。然后,您可以:

  • 选择下一步/上一步以切换和审核更改。
  • 选择处理更改以接受这些更改并将其提交到 SAP Ariba Contracts 中的文档。
  • 选择拒绝更改以拒绝并放弃这些更改。

使用已上载凭证更新选项会绕过检查更改屏幕的红线标注视图。使用此选项,所有更改将自动处理并接受 SAP Ariba Contracts 中的文档。

放弃已上载的凭证选项仅取消凭证的上载。将不会处理任何更改,并且文档与拖放之前相同。

播放视频,了解如何上载和管理汇编文档。

大纲视图

SAP Ariba Contracts 在大纲视图中为每个条款显示片段(前 200 个字符),并指示条款类型。请记住,大纲视图中显示的条款不一定来自条款库

客户可以根据个人偏好、法律资源数量和内部政策的成熟度选择不同的合同文件最终确定方法。有些人倾向于在线使用标准协议,在上载后不会对其进行修改,或者将离线修改。其他 将使用 SAP Ariba 条款库通过导入预先创建的条款来动态更新其协议。

由于条款库由可直接访问的管理员维护,因此合同所有者使用其汇编文档的大纲视图检查备选条款或导入新条款。

大纲视图和操作按钮菜单的屏幕截图,允许您替换、提升到区段、查看版本、删除。
操作执行操作的步骤
向文档中添加新条款或多个新条款。选择操作添加条款访问条款库。展开条款库中的文件夹,然后选中想要包含的条款的复选框。
编辑条款。将文档下载到系统,使用 Microsoft Word 或任何其他 OpenXML 编辑器进行编辑,然后将其上载回或拖放回文档屏幕左上角的拖放区域。
替换 子句。选择条款,然后选择 操作替换 从条款中选择替代条款。替换条款时,桌面上的文档和大纲视图会更新。
移动条款。选择条款并将其拖放到新位置。
删除条款。选择条款,然后选择 操作删除 以删除条款。SAP Ariba Contracts 将此条款替换为有意删除的文本条款。
查看条款的版本。选择条款,然后选择 操作查看版本 以查看条款的版本。您可以选择条款名称和替换文档,以将一个版本的条款替换为另一个版本。
将条款转换为章节。选择条款并选择操作提升到区段以将条款转换为区段标题。
过滤器条款显示。选择 条款类型 菜单并选择条款类型。这将筛选您在大纲视图中看到的条款。您可以选择全部显示所有条款。

条款库

如果所有者倾向于通过系统更新其协议,则可以利用条款中存储的条款。理想情况下,条款库中的条款已由组织预先批准以供合同文档使用并标记为:

  • 首选
  • 备选
  • 备用

在主合约或合同补遗中使用条款时,系统会跟踪哪些条款按原从库中使用,或者它们是否来自其他来源。这允许审批人关注合同中使用的非标准语言,而不必审阅合同文档中的所有文本。这样可以简化审批流程,并更轻松地将整个组织的标准传递给合同创建人。在系统中,条款库作为合同库项目进行管理,为条款作者提供访问控制和组织文件夹结构以存储条款。

条款库的使用具有许多优势。它允许您的组织:

  • 在使用预先批准的条款的同时,创建一致的合同。
  • 要求条款级别审批以使用条款库中的条款,以编辑条款库、合同项目模板或合同工作区中的条款。
  • 报告条款级别的使用和编辑。
  • 查看交易对手无法看到的帮助程序文本或谈判策略。

课程总结

  • 配置和上载:保存样式的 MS Word 文件并将其上载为 SAP Ariba Contracts 中的主合约或合同补遗。
  • 文档管理:使用拖放和红线标注视图编辑、检查和更新上载的文档以进行更改。
  • 条款库:将条款库用于预先批准的条款、跟踪使用情况以及简化审批流程。
  • 大纲视图:在"大纲视图"中检查条款类型和片段,这有助于敲定和审阅合同文档。
  • 优势: 利用条款库获取一致的合同、条款级别审批和使用情况报告。