Abrechnung simulieren

Die Personalabrechnung ist die Berechnung der Bezahlung für die von jedem Mitarbeiter geleistete Arbeit.

Die Personalabrechnung umfasst folgende Aktivitäten:

Die Berechnung der Mitarbeiterbezüge umfasst zwei Hauptschritte:

• Berechnung von Entgeltbestandteilen, die aus allen Lohnarten besteht, die während einer Abrechnungsperiode berechnet wurden (z.B. Basisbezüge, Schichtaufschlag, Gratifikationen, Urlaub und Zuschläge)
• Gesetzliche und freiwillige länderspezifische Abzüge (z.B. Steuer, Arbeitsversicherung, Renten, Darlehen und Leistungen)

Sowohl Entgeltbestandteile als auch gesetzliche und freiwillige Abzüge, die aus einzelnen Be- und Abzügen bestehen, die für einen Mitarbeiter während eines Abrechnungslaufs berechnet werden.

Abrechnungskreise werden in SAP HCM verwendet, um Mitarbeiter zusammenzufassen, die wie folgt abgerechnet werden:

• Zur gleichen Abrechnungszeit
• Zum gleichen Datum des Zahltags
• Bei gleichem Periodenparameter

Ein Abrechnungskreis bestimmt das Datum der Abrechnungsperiode und das genaue Datum der Zahlung. Die Personalabrechnung erfolgt in der Regel getrennt für verschiedene Gruppen von Mitarbeitern. Beispiel: Sie rechnen eine Gruppe von Mitarbeitern am Ende des Monats für den aktuellen Monat ab, während Sie für eine andere Gruppe an einem Wochentag für die Vorwoche abrechnen.

Typische Periodenparameter sind:

• Monatlich
• Zweiwöchentlich
• Wöchentlich

Mitarbeiter werden im Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) einem Abrechnungskreis zugeordnet.

Abrechnungsprozess (fehlerfrei)

Die folgenden Prozessschritte beschreiben den Abrechnungsprozess (fehlerfrei) im Allgemeinen:

1. Abrechnung freigeben

   Sperrt Stammdaten für Mitarbeiter im ausgewählten Abrechnungskreis für die aktuelle Abrechnungsperiode sowie vergangene Abrechnungsperioden (um die Berechnung rückwirkender Anpassungen zu ermöglichen). Stammdaten und Zeitdateninfotypen werden während des Abrechnungsprozesses gelesen. Dies erfordert das Sperren von Stammdatensätzen.

2. Abrechnung starten

   Die Auswahl der Personalnummern, die in den Abrechnungslauf aufgenommen werden sollen, erfolgt über die Angabe eines Abrechnungskreises auf dem Selektionsbild des Abrechnungstreibers. Die Abrechnungsperiode wird direkt aus dem Abrechnungsverwaltungssatz in das Abrechnungsprogramm übernommen. Während dieses Schritts wird die Abrechnung ausgeführt.

3. Abrechnungsprüfung durchführen
4. Abrechnung beenden

   Nachdem die Abrechnung verifiziert und korrekt ist, wird die Abrechnung für die verarbeitete Periode abgeschlossen und verlassen. Stammdatensätze werden entsperrt.

Folgeaktivitäten

Nach Abschluss der Personalabrechnung sind weitere Aktivitäten wie das Anlegen von Berichten (z.B. Lohnzettel), das Buchen in der Buchhaltung und das Anlegen von Auszahlungen erforderlich.

0. Simulation

Jeder Prozessschritt kann über eine Transaktion ausgeführt werden. Bevor Sie die Abrechnung tatsächlich freigeben und starten, simulieren Sie die Abrechnung. Simulationen helfen Ihnen dabei, die häufigsten Fehler zu identifizieren und im Voraus zu beheben. Ein Simulationslauf entspricht einer regulären Abrechnung mit folgenden Einschränkungen:

• Die Ergebnisse einer simulierten Abrechnung werden nicht auf der Datenbank gespeichert. Sie können die Ergebnisse im Abrechnungsprotokoll anzeigen und drucken.
• Das System sperrt keine Stammdaten.

Sie können die Abrechnung für einzelne Mitarbeiter simulieren, bevor Sie den regulären Abrechnungslauf für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen durchführen. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie komplexe Änderungen an den Stammdaten eines Mitarbeiters vornehmen, die zu weitreichenden Änderungen in seinen Abrechnungsergebnissen führen können. Auf diese Weise erkennen Sie Fehlerquellen rechtzeitig, um Korrekturen vor der regulären Abrechnung vorzunehmen.

Sie können die Abrechnung für einzelne Mitarbeiter jederzeit während des regulären Abrechnungsprozesses simulieren, um die Ursache von Fehlern zu verfolgen.

1. Um die Abrechnungssimulation zu starten, wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalabrechnung → Land, z.B. International → → Abrechnungssimulation, oder verwenden Sie die Transaktion PC00_M99_CALC_SIMU.

   Die Nummer in der Transaktion nach dem 'M' steht für die Länder-/Regionengruppierung der Person. In diesem Beispiel ist der Wert 99, der für "International" steht. Sie gelangen auf das Einstiegsbild des Abrechnungsprogramms. Das Ankreuzfeld Testlauf (keine Aktualisierung) ist markiert und kann nicht geändert werden.

2. Geben Sie folgende Daten ein, und wählen Sie Ausführen:
   1. Abrechnungskreis
   2. Periode
   3. Abrechnungsschema
   4. Ankreuzfeld Testlauf, das automatisch gesetzt wird
   5. Protokoll anzeigen

Abrechnungsprotokoll anzeigen

Das Abrechnungsprotokoll gibt Ihnen klare, detaillierte Informationen zum Abrechnungslauf und dessen Ergebnissen. Sie ist in verschiedene Ebenen unterteilt, die Sie je nach benötigtem Detaillierungsgrad anzeigen können.

Die Ebene Allgemeine Daten liefert Informationen zu den verarbeiteten Daten und zeigt das vom System verwendete Abrechnungsschema an. Erfolgreiche Personalnummern und abgelehnte Personalnummern beinhalten die Verarbeitung des Schemas für jede Personalnummer. Die Ebene der abgelehnten Personalnummern wird immer expandiert. Am Ende des Protokollbaums sehen Sie mögliche Meldungen und eindeutige Statistiken.

Um untergeordnete Ebenen anzuzeigen, klicken Sie auf den Strukturknoten, der zu der Ebene gehört, die Sie öffnen möchten.

Im Abrechnungsprotokoll können Sie nach Fehlern suchen oder die Suche verwenden, um herauszufinden, was während des Prozesses passiert ist. Sie können z.B. die Verarbeitung einer Lohnart im Abrechnungsprozess verfolgen. Sie können entweder im Protokollbaum oder in der Detailsicht des Protokolls suchen.