HCM-Berichte analysieren

Das Reporting im Human Capital Management (HCM) unterstützt Personalsachbearbeiter bei der Erfassung und Auswertung großer Datenmengen. Das HCM-Standardsystem umfasst eine große Anzahl von Reports. Mit diesen Berichten können Sie Suchkriterien definieren, um anschließend Mitarbeiterlisten anzulegen, Mitarbeiterdaten anzuzeigen oder statistische Auswertungen durchzuführen. Berichte können in ein lokales Anwendungsformat exportiert werden.

Für HCM stehen unter anderem folgende Reporting-Optionen zur Verfügung:

Wenn Ihre Reporting-Anforderungen über die Funktionen eines HCM-Berichts hinausgehen, benötigen Sie Folgendes:

Eine große Anzahl von Standardberichten kann vom Bild SAP Easy Access aus durch Navigation in den Ordner Informationssystem gestartet werden. Nach dem Aufruf des Informationssystems für die Personalwirtschaft kann ein Standardbericht gestartet werden oder Sie können einen Bericht mit einem Werkzeug wie der Ad-hoc-Query, der SAP Query oder dem Personalinformationssystem anlegen. Berichte, die mit der Ad-hoc-Query oder der SAP Query angelegt werden, können gesichert und zur Standardberichtsstruktur hinzugefügt werden. Sie können Standardberichte im Customizing ändern.

Bevor auf einen bestimmten Bericht zugegriffen werden kann, müssen in jeder Komponente unterschiedliche Hierarchieebenen vorhanden sein. Berichte befinden sich auf der untersten Ebene des Informationssystems, von wo aus Sie sie ausführen können. Um beispielsweise Berichte zur Personalentwicklung anzuzeigen, navigieren Sie zum Bild SAP Easy Access, indem Sie Folgendes wählen:

Personal → Personalmanagement → Personalentwicklung → Infosystem → Berichte.

Unter dem Ordner Berichte werden verschiedene standardmäßig ausgelieferte Berichte aufgelistet. Wenn Sie einen Report ausführen, müssen Sie ein Reportselektionsbild ausfüllen.

Sie navigieren wie folgt zu einem HCM-Report:

1. Starten Sie im Menü „SAP Easy Access".
2. Navigieren Sie z.B. zum HCM-Standardbericht.

   → Personalinformationssystem → Berichte → Personalmanagement → Administration → Mitarbeiter → S_AHR_61016369 - Mitarbeiterlisten.3. Um einen Standardbericht zu verwenden, stehen Ihnen drei Bereiche zur Verfügung:

3. 1. Periode
   2. Selektion
   3. Reportspezifische Selektionen oder Programmselektionen

Fortsetzung: „Sie navigieren wie folgt zu einem HCM-Report:"

1. Starten Sie im Menü „SAP Easy Access".
2. Navigieren Sie zum HCM-Standardbericht, z.B. → Personalinformationssystem → Berichte → Personalmanagement → Administration → Mitarbeiter → S_AHR_61016369 - Mitarbeiterliste.
3. Um einen Standardbericht zu verwenden, stehen Ihnen drei Bereiche zur Verfügung:
   1. Periode
   2. Selektion
   3. Reportspezifische Selektionen oder Programmselektionen
4. Berichtsliste und die Optionen zum Ändern des Layouts:
   1. Drucktaste Layout ändern…

      Sie können weitere Felder zu Angezeigte Spalten hinzufügen.

   2. Drucktaste Layout auswählen…

      Sie können auf gesicherte Layouts zugreifen.

   3. Drucktaste Sichern als...

      Sie können ein geändertes Layout sichern.

Das Reportselektionsbild enthält eine Reihe von Standardselektionsoptionen, mit denen das System z.B. eine Liste von Mitarbeitern oder eine statistische Auswertung erstellt. Diese Voreinstellungen umfassen jedoch nicht unbedingt alle Selektionsoptionen, die Sie für Ihren Berichtslauf benötigen. Aus diesem Grund hat jeder Standardreport die folgenden zusätzlichen Optionen:

Mit der Funktion Weitere Selektionen können Sie Selektionsoptionsfelder aus dem Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) zum Reportselektionsbild hinzufügen und vorhandene Selektionsoptionen löschen.

Mit der Matchcode-Funktion auf dem Selektionsbild können Sie die Mitarbeiter auswählen, für die der Report ausgeführt werden soll.

Mit der Sortierfunktion können Sie bis zu sieben Kriterien verwenden, um die Liste der Mitarbeiter oder Mitarbeiterdaten zu sortieren, die vom Report angelegt wurden.

Mit der Funktion Organisationsstruktur können Sie Mitarbeiter mithilfe des Organisationsmanagements sammeln. Sie können z.B. alle Mitarbeiter anzeigen, die der Finanzbuchhaltungsabteilung zugeordnet sind.

Wenn Sie Selektionswerte, die Sie für einen Bericht festgelegt haben, wiederverwenden möchten, sichern Sie diese als Variante. Jedes Mal, wenn Sie die Variante aufrufen, schreibt das System deren Werte automatisch in die einzelnen Selektionsfelder.

1. Aufruf:

   Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, auf Berichte zuzugreifen:

   1. SAP Easy Access Menü Navigation: Sie können alle Standardberichte über die Navigation im Menü SAP Easy Access aufrufen. Diese können als Transaktionen über das SAP Easy Access Menü und den Navigationsordner "Informationssystem" aufgerufen werden. Beispiel: → Personalinformationssystem → Berichte → Personalmanagement → Administration → Mitarbeiter → S_AHR_61016369 - Mitarbeiterliste
   2. Menüleiste:

      System → Dienste → Reporting

   3. Rufen Sie die Transaktion SA38 auf.
2. Bericht „Philosophie":

   Die SAP-Reportingphilosophie besteht aus drei Aspekten:

   I. Am Ende jedes Aufrufs in SAP-Systemen gibt es ein Programm. Mit der Transaktion SA38 können Sie ein Layout aufrufen, auf dem Sie Programme direkt eingeben können.

   II. Der Programmname kann auch Reportnamen wie RPLMIT00 enthalten.

   III. Alle von SAP ausgelieferten Standardberichte können auch über Transaktionen aufgerufen werden.

3. Namenskonvention:

   Reportnamen wie RPLMIT00 folgen einer bestimmten Buchstabenkonvention.

   R = Bericht

   P = Persönlich

   L = Liste

   MIT = Funktion wie z.B. „Mitarbeiter" (deutsches Wort für Mitarbeiter)

   00 = Laufende Nummer

Geben Sie auf dem Einstiegsbild RP* ein, wählen Sie die Drucktaste am Ende des Reportselektionsfelds, um zum ABAP-Programmverzeichnis zu navigieren, und wählen Sie dann Ausführen. Eine Liste der Berichte im Programmverzeichnis wird angezeigt. Sie können eine Suche nach verschiedenen Berichten starten, indem Sie das Symbol Suchen verwenden.

Sie können Reports über die folgenden Einträge auf dem Bild ABAP-Programmausführung finden:

Manager mit Personalverantwortung haben die Aufgabe, ein Team im Einklang mit den Unternehmenszielen zu führen und die Mitarbeiter in ihrem Verantwortungsbereich optimal zu unterstützen, um ihre Leistung zu fördern. Im Rahmen ihrer Kostenstellenzuständigkeit überwachen und verwalten Manager ihre Budgets. Manager mit Personal- und Kostenstellenverantwortung führen auch die entsprechenden Planungsaufgaben aus. Als Projektleiter sind Manager für das Projektmanagement verantwortlich.

Das Reporting bietet Managern einen detaillierten Überblick über alle Aktivitäten in ihrem Zuständigkeitsbereich. Manager können Standardberichte starten, aber aufgrund restriktiver Berechtigungen können sie nur die Berichte der ihnen zugeordneten Mitarbeiter anzeigen und verwenden.

Die Ad-hoc-Query ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug für das Reporting von Personaldaten. Sie ermöglicht den Zugriff auf Daten aus allen Bereichen der Personalwirtschaft durch Auswahl von Selektions- und Ausgabefeldern. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Für Personen oder Objekte, die den Kriterien entsprechen, erfolgt die Selektion direkt von der Datenbank, und die Selektions- und Ausgabefelder befinden sich alle auf einem Bild. Der direkte Zugriff auf die Datenbank verbessert die Performance erheblich.

Standardberechtigungsprüfungen finden auf Infotyp- und organisatorischer Zuordnungsebene statt.

Die Ad-hoc-Query basiert auf InfoSets und Benutzergruppen, die Sie innerhalb der Query angeben. InfoSets werden Benutzergruppen zugeordnet, die Benutzer, Infotypfelder und berechnete Felder nach Bedarf gruppieren. InfoSets zeigen nur Daten an, die vom Benutzer benötigt werden, was die Bedienung des Programms erleichtert.

Die Ad-hoc-Query basiert auf InfoSets (Gruppen von Infotypfeldern und berechneten Feldern), die Benutzergruppen zugeordnet sind. Benutzer werden Benutzergruppen zugeordnet und können auf zugeordnete InfoSets zugreifen, um Abfragen auszuführen. Eine Query enthält eine Trefferliste, mit der Sie Werte vor der endgültigen Ausgabe weiter definieren können. Abfragen können gesichert und wiederverwendet werden.

Zu den Funktionen, die mit der Ad-hoc-Query zur Verfügung stehen, gehören:

• Ein Bild enthält alle Funktionen:
  • Feldauswahl
  • Selektionskriterien
  • Ausgabeaufbereitung
  • Abfrageergebnisse
  • interaktive Funktion des SAP List Viewers (z.B. Export nach Excel)
• Drag&Drop zur einfachen Auswahl von Selektions- und Ausgabefeldern
• Beispieldaten werden im Ausgabebereich durch echte Daten ersetzt
• Text, Wert oder beides (gekennzeichnet durch ein T neben der Feldauswahl) wird über die rechte Maustaste in den Feldern für Selektionskriterien und/oder Ausgabekriterien ausgewählt.

Die Ausgabevorschau ermöglicht es Ihnen, eine Anzeige Ihres Berichtslayouts zu sehen, bevor die Daten tatsächlich ausgegeben werden.

Das Ausgabelayout umfasst folgende Funktionen:

• Sortieren Sie die Liste nach einer oder mehreren Spalten.
• Numerische Spalten in Grundlisten kumulieren und Zwischensummen bilden
• Nicht benötigte Ausgabefelder löschen
• Formatierung initialisieren

Das Kontextmenü legt fest, ob für Ranglisten und Statistiken zusätzliche Spalten (Mittelwert, prozentualer Anteil und Gesamtanzahl) ausgegeben werden sollen.

Das Ausgabeformat bestimmt, wie Daten angezeigt werden, einschließlich Listenausgaben und Exportfunktionen wie Tabellenkalkulation. Sie können Ergebnisse nach MS Word und MS Excel exportieren und die Berichtsergebnisse weiterverarbeiten.

Mit der Sendefunktion können Sie die formatierten Berichtsergebnisse an andere Benutzer weiterleiten.

Ihre Benutzereinstellungen werden neu geladen, wenn Sie die Ad-hoc-Query das nächste Mal starten, nachdem Sie die Query verlassen haben oder wenn Sie sich vom System abmelden.

Unternehmen generieren Daten in allen Geschäftsaktivitäten. Basierend auf diesen Daten werden Entscheidungen von Mitarbeitern auf allen Ebenen in allen Bereichen des Unternehmens getroffen. HCM-Berichte sind in ihren Präsentations- und Auswertungsmöglichkeiten eingeschränkt. Kopfzahlen oder grafisch ansprechende Balken, Kreisdiagramme und Worst-Case-Szenarien sind in der Regel nicht möglich. Dazu benötigen Sie das SAP BW.

SAP Business Warehouse (SAP BW) ist das Enterprise-Data-Warehouse-Produkt von SAP. Sie kann Geschäftsinformationen aus fast jedem Quellsystem, einschließlich HCM, transformieren und konsolidieren.

SAP Datasphere ist die cloudbasierte Weiterentwicklung des klassischen Business Warehouse (SAP BW). Mit SAP Datasphere kann jeder Datenexperte nahtlosen und skalierbaren Zugriff auf geschäftskritische Geschäftsdaten bereitstellen.