Datos de tiempos de empleado
La evaluación del trabajo realizado por los empleados y la determinación de la disponibilidad de los empleados dentro de una empresa son elementos esenciales para un sistema de recursos humanos.
El trabajo realizado por un empleado también es relevante para las siguientes áreas:
Controlling:
Los horarios de trabajo se pueden utilizar para la facturación de actividad en Controlling. Los costes generados por los horarios de trabajo se pueden asignar según su fuente en Controlling.
Logística:
La información de la gestión de tiempos se utiliza en logística para determinar la disponibilidad de los empleados para la planificación de necesidades de capacidad.
Primer paso de un plan de horario de trabajo: Plan de horario de trabajo por período
La aplicación SAP Time Management by Kronos le permite determinar los requisitos de trabajo para la empresa y planificar los turnos de los empleados para cumplir con esos requisitos.
El horario de trabajo planificado se define como el período de trabajo diario desde la hora de inicio hasta la hora de fin, excluyendo las pausas. Al definir el horario de trabajo teórico para sus empleados, determina cuánto tiempo deben trabajar diariamente en su empresa.
La información sobre el horario de trabajo específico de un empleado en particular se representa en su plan de horario de trabajo personal. El plan de horario de trabajo personal contiene las desviaciones y excepciones del horario de trabajo de un empleado que se han registrado.
Asigne un plan de horario de trabajo a un empleado en el infotipo Horario de trabajo teórico (0007) utilizando reglas de plan de horario de trabajo. Puede visualizar el plan de horario de trabajo de cada empleado utilizando la transacción PA20 (1.) y haciendo clic en el botón Plan de horario de trabajo (2.) en la barra de herramientas de la aplicación.
El horario de trabajo se crea mediante la interacción de un calendario de festivos y un horario de trabajo por período. La figura muestra la creación del plan de horario de trabajo por período:
- Plan de pausas de trabajo.
Las reglas de pausa se definen en el plan de horario de trabajo para un día laborable determinado.
- Plan de horario de trabajo diario:
El plan de horario de trabajo diario determina la estructura de los horarios de trabajo en su empresa a nivel diario. También puede definir las condiciones de trabajo normales reales y las que difieren de los horarios de trabajo diario determinados externa o internamente. De este modo, se configuran horarios de trabajo definidos para empleados específicos. El horario de trabajo teórico especificado en un plan de horario de trabajo diario es la base para el cálculo de pagos de los horarios de trabajo reales que son relevantes para el cálculo de nómina, así como la valoración de presencias y absentismos. El plan de horario de trabajo diario, junto con los planes de pausas de trabajo, comprenden los horarios de trabajo de un día determinado.
- Plan de horario de trabajo por período (3.):
El plan de horario de trabajo por períodos consta de una secuencia definida de planes de horario de trabajo diario. El plan de horario de trabajo por período refleja un patrón de trabajo que se repite después de un período de tiempo definido. Puede crear el horario de trabajo por período para cualquier período de tiempo: el horario de trabajo por período puede proporcionar el modelo de horario de trabajo para una semana, al igual que los modelos de horario flexible o para todo un año. Los planes de horario de trabajo por período también se pueden crear para modelos de trabajo a largo plazo, como los que cubren todo el año.
Segundo paso para una programación de trabajo: Calendario de festivos
El sistema SAP ERP estándar contiene calendarios de días festivos que incluyen días festivos regionales. Puede modificar los días festivos existentes y definir nuevos días festivos en la lista de días festivos. A cada subdivisión de personal se le asigna un calendario de días festivos. Esto es importante para el cálculo de nómina, ya que los días festivos se tienen en cuenta al determinar el tiempo, como las vacaciones y las horas extras.
El calendario de días festivos se utiliza en numerosas aplicaciones SAP y también desempeña un papel importante en el componente de recursos humanos. El calendario de días festivos:
- Representa un papel central en el proceso de programación, así como en la generación de planes de horario de trabajo mensuales
- Es importante para el cálculo de nómina
Tercer paso para un plan de horario de trabajo: Regla para plan de horario de trabajo
En la gestión de tiempos, la definición del horario de trabajo teórico (infotipo 0007) para los empleados individuales es de vital importancia. El horario de trabajo teórico se asigna en el componente Gestión de tiempos (PT) a través de un plan de horario de trabajo, que en sí mismo se basa en un plan de horario de trabajo por período. El plan de horario de trabajo por períodos, a su vez, se compone de una secuencia fija de planes de horario de trabajo diario, cada uno de los cuales está asignado a planes de pausas de trabajo.
El calendario de días festivos, por otro lado, consta de un número definido de días festivos.
La definición general del plan de horario de trabajo incluye toda la información de la regla para plan de horario de trabajo, que agrupa ambos componentes, el calendario de festivos y el plan de horario de trabajo por período. Al integrar el calendario de días festivos, se asegura de que el sistema detecte si un día es festivo o no. Esto significa que, a lo largo de un eje de tiempos horizontal, puede desplegar el calendario de festivos en la programación de períodos.
El plan de horario de trabajo se utiliza como base para la evaluación de datos de tiempos. El plan de horario de trabajo indica cuántas horas se espera que trabajen los empleados. En función de las especificaciones definidas para el empleado individual, las horas adicionales trabajadas se identifican como horas extras en la evaluación de tiempos.
Registro de datos de tiempos
Puede utilizar dos métodos diferentes para registrar los datos de tiempos de los empleados en el sistema SAP:
Registro de tiempos negativo:
Con este método, solo se registran desviaciones del plan de horario de trabajo. Los ejemplos incluyen enfermedad, sustituciones y vacaciones. Si sólo se registran desviaciones del plan de horario de trabajo, se utilizará el horario de trabajo teórico como base para la evaluación de tiempos.
Registro de tiempos positivo:
Con este método, se registran todos los tiempos reales. Esto incluye el tiempo, como las horas realmente trabajadas, los absentismos y las vacaciones. Los tiempos reales se pueden registrar mediante sistemas de registro de tiempos separados. A continuación, los datos se cargan en el sistema SAP, donde se procesan en la evaluación de tiempos. Como alternativa, el tiempo del empleado se puede registrar manualmente mediante el infotipo Presencias (2002).
Registro de datos en Gestión de tiempos
La gestión de tiempos le permite visualizar y registrar de forma flexible los horarios de trabajo. La información sobre horarios de trabajo se utiliza para calcular el salario bruto en el cálculo de nómina. Puede gestionar cuentas de tiempos (como ausencias y horarios flexibles) manual o automáticamente.
Algunos ejemplos de opciones de registro de tiempos son los siguientes:
- Administrador de tiempos:
El encargado de la gestión de tiempos tiene varias transacciones y visualiza, por ejemplo, PA60 o PTMW disponibles para el registro de tiempos. Pueden registrar y modificar la fecha de tiempo mediante pantallas de infotipo como las siguientes:
- Infotipo 2001 Absentismos
- Infotipo 2002 Presencias
- Infotipo 2011 Hechos temporales
- Infotipo 2006 Contingentes de absentismos
- Infotipo 2007 Contingentes de presencias
- Terminales de registro de tiempos:
Los clientes pueden utilizar sistemas de registro de tiempos externos y datos de tiempos de interfaz con el sistema SAP.
- Autoservicios para empleados
Los empleados pueden introducir sus propios datos de tiempos utilizando un portal de autoservicio de empleado o SAP Fiori.
Estas son algunas opciones adicionales:
- Sistema del cliente: los administradores de tiempos pueden utilizar un sistema del cliente con una interfaz al sistema SAP.
- Hojas de horas de trabajo (CATS): tanto los empleados como los administradores de tiempos utilizan las hojas de horas de trabajo multiaplicaciones para introducir el horario de trabajo real.