Affichage des données de base du personnel (PA20)

L'affichage d'infotype à écran unique avec la transaction PA20 inclut l'affichage d'infotypes individuels. Cela vous permet de sélectionner un seul salarié et d'afficher un seul infotype pour eux. Par exemple, vous voulez rechercher le nom de la banque d'un salarié.

La transaction PA20 Afficher données de base du personnel permet uniquement aux gestionnaires d'afficher les données de base. Cela signifie que vous ne pouvez pas créer, modifier ou supprimer des enregistrements. Pour ce faire, les gestionnaires des autorisations doivent autoriser la transaction PA20, mais peuvent limiter davantage l'affichage des infotypes relatifs à la sécurité.

L'affichage réussi des infotypes s'effectue en cinq étapes :

1. Sélectionnez la transaction appropriée, par exemple PA20.
2. Recherchez et sélectionnez la bonne personne, par exemple « Becker ».
3. Recherchez et sélectionnez la bonne personne, par exemple « Lars Becker ».
4. Sélectionnez l'infotype approprié, par exemple Adresses.
5. Sélectionnez les options de traitement appropriées, telles que l'affichage.

La mise en forme du PA20 vous offre une méthode simple et conviviale pour rechercher, sélectionner des objets dans la gestion des données de base et afficher des enregistrements.

La figure précédente illustre l'écran PA20 Afficher données de base du personnel. Les étapes suivantes sont nécessaires pour afficher un enregistrement de données :

1. Lancez la transaction PA20 Afficher.
2. Recherchez le nom correct dans la zone de recherche (premier quadrant) et la zone de sélection (deuxième quadrant), par exemple Becker. Si vous sélectionnez le matricule correct, vous trouverez le matricule et certaines informations de synthèse dans le troisième quadrant (espace de travail ci-dessus).
3. Dans le quatrième quadrant (espace de travail ci-dessous), vous devez sélectionner la période. La période définit la période d'observation des enregistrements de données de base affichés.
4. Dans le quatrième quadrant, vous devez également sélectionner l'infotype souhaité et, si nécessaire, le sous-type. Dans le scénario affiché, Lars Becker est sélectionné avec le matricule 11199100 et l'infotype Adresses est sélectionné pour la période du 01/01/2024 au 31/12/9999.
5. La dernière étape consiste à sélectionner l'option de traitement souhaitée, par exemple :
   • Afficher (Display)
   • Vue d'ensemble
   • Actualiser les données

Il existe de nombreuses options pour travailler avec toutes les étapes et tous les domaines, qui sont expliquées dans la section suivante de ce cours.

La fonction d'aide à la recherche dans l'espace de travail vous permet de sélectionner des matricules en fonction de critères tels que le nom de famille, le prénom, la date de naissance et l'affectation organisationnelle. Pour trouver le matricule correct, vous disposez des trois options suivantes dans la zone de recherche :

• Aide à la recherche groupée
• Critère de recherche
• Recherche libre

Pour rechercher un matricule à l'aide de la fonctionnalité d'aide à la recherche, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l'une des options de recherche dans la zone de recherche (par exemple, aide à la recherche groupée, critère de recherche ou recherche libre).
2. Définissez plus précisément le type de recherche que vous voulez utiliser (par exemple, saisissez un prénom, un nom de famille ou une entité organisationnelle).
3. Limitez la plage de valeurs de la recherche (par exemple, pour effectuer une recherche par nom de famille, saisissez le nom de famille du salarié).
4. La liste des occurrences affiche les matricules qui correspondent aux critères de sélection que vous avez saisis à l'étape précédente (par exemple, si vous avez effectué une recherche par nom de famille, la liste des occurrences inclut tous les salariés avec ce nom de famille spécifique).
5. Double-cliquez sur le nom du salarié avec lequel vous souhaitez travailler et ses données spécifiques sont affichées dans l'espace de travail.

L'option de recherche la plus populaire est Critère de recherche. Vous pouvez rechercher le nom de famille, y compris les caractères génériques, pour d'autres caractères avec "*" et des lettres individuelles avec "+". Vous pouvez également sauvegarder et utiliser des variantes de recherche.

Une autre option que vous pouvez utiliser pour rechercher des salariés est l'aide à la recherche groupée :

1. Sélectionnez Aide à la recherche groupée.

   Une boîte de dialogue apparaît, affichant des aides à la recherche élémentaires avec les plages de valeurs restreintes suivantes :

   • N : Nom – Prénom
   • I : numéro IC
   • C : Matricule
   • K : Affectation
2. Saisissez votre recherche dans l'une des zones disponibles pour une aide à la recherche élémentaire. Vous pouvez également saisir des entrées masquées (comme uniquement ++) ou des entrées génériques (par exemple M*).
3. Sélectionnez ENTRÉE.

   Le résultat de la recherche est affiché dans la zone de sélection. L'affichage dans les zones de synthèse et de détail reste inchangé.

Dans la zone de sélection, vous pouvez décider des colonnes à afficher.

1. Cliquez sur le bouton de configuration de colonne dans la zone de sélection.
2. La boîte de dialogue Configuration de colonne s'affiche.

   Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher.

3. Confirmez en cliquant sur le bouton ENTRÉE.

Une autre option que vous pouvez utiliser pour rechercher des salariés est la recherche libre. La fonction de recherche libre utilise l'InfoSetQuery, qui est expliqué plus en détail dans le chapitre consacré à l'analyse.

1. Sélectionnez Recherche libre.

   La boîte de dialogue Sélection d'objet HR apparaît et est divisée en deux parties. Dans une partie, vous pouvez déterminer les zones de données utilisées pour rechercher le salarié. En principe, une sélection de toutes les zones de données de tous les infotypes est possible, mais cela est généralement limité par le préfiltrage dans le Customizing (InfoSet).

   En outre, toutes les zones de sélection sélectionnées sont renseignées. Lorsque la recherche aboutit ultérieurement, seuls les salariés qui remplissent toutes les conditions et valeurs de sélection s'affichent.

2. Pour lancer la recherche, vous devez appuyer sur ENTRÉE.

   Une fois la recherche terminée, le résultat de la recherche s'affiche dans la zone de sélection.

L'aide à la recherche est accessible via la zone Matricule ou directement dans la zone de recherche.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité d'aide à la recherche directement à partir de la zone Matricule. Vous pouvez sélectionner des matricules en fonction de critères tels que le nom de famille, le prénom, la date de naissance et l'affectation organisationnelle.

Pour effectuer une recherche à partir de la zone Matricule, procédez comme suit :

1. Positionnez le curseur sur la zone Matricule et cliquez sur la flèche ou appuyez sur F4.
2. Sélectionnez le type d'aide à la recherche que vous voulez utiliser. Vous disposez des options suivantes :
   • N : Nom – Prénom
   • C : Matricule
   • I : numéro IC
   • K : Affectation
   • Recherche libre
3. Dans l'écran suivant, limitez la plage de valeurs de la recherche.
4. Le système affiche une liste de tous les matricules qui correspondent à vos critères de sélection. Double-cliquez sur l'enregistrement de données souhaité dans la liste des occurrences et les données spécifiques pour la personne sélectionnée sont affichées.

Vous disposez d'options pour sélectionner un infotype dans l'écran PA20 :

1. Enregistrer les fiches (onglets)

   Sélectionnez l'onglet souhaité et marquez l'infotype approprié. Après avoir sélectionné la touche ENTRÉE, le texte de l'infotype s'affiche dans la zone Infotype.

2. Zone de données"Infotype" → Nom

   Saisissez le nom correct de l'infotype dans la zone Données infotype et appuyez sur ENTRÉE. Si vous saisissez le nom de manière incomplète, il peut y avoir plusieurs occurrences et infotypes avec la même séquence de caractères. Par exemple, le terme "personnel" contient non seulement des "données à caractère personnel", mais aussi des "ID personnels" et d'autres occurrences.

3. Zone de donnéesNuméro d' → infotype "Infotype"

   Saisissez le numéro de l'infotype directement dans la zone Infotype et confirmez en appuyant sur Entrée. Ensuite, le texte de l'infotype s'affiche. Par exemple, si vous saisissez le numéro "0002" ou "2" dans la zone Données d'infotype et appuyez sur ENTRÉE, vous constatez que le texte "Identité" s'affiche.

4. Zone de données"Infotype" → Aide à la recherche F4

   Si vous appuyez sur l'aide à la saisie F4 dans la zone d'infotype, le système affiche une sélection de tous les infotypes possibles pour ce salarié. Les numéros et noms des infotypes s'affichent. Vous pouvez également rechercher des noms d'infotypes.

De nombreux infotypes ont des sous-types qui définissent plus précisément le type d'informations stockées pour les personnes. Les sous-types d'infotypes facilitent la gestion des informations et vous permettent d'affecter différentes caractéristiques de contrôle à différents sous-types (par exemple, occurrences).

Un exemple d'infotype avec différents sous-types est l'infotype Famille/Personnes à charge 0021 :

Conjoint :

• Le conjoint est de sous-type 1.
• Le conjoint a une occurrence de 2.

(Un seul enregistrement de ce sous-type peut exister à la fois)

Enfant :

• L'enfant est de sous-type 2.
• L'enfant a une occurrence de 2.

(De nombreux enregistrements de ce sous-type peuvent exister en même temps)

Pour l'essentiel, l'écran PA20 comporte deux options de traitement importantes : 1. Afficher et 2. Synthèse :

1. Afficher

   L'option de traitement Afficher est purement un affichage et ne peut pas modifier l'enregistrement de données.

   S'il existe plusieurs enregistrements de données, vous pouvez parcourir à l'aide du bouton Enregistrement précédent/suivant. Cette étape de traitement ne déclenche pas de mécanisme de blocage, de sorte que d'autres gestionnaires RH peuvent également accéder aux informations en même temps.

2. Vue d'ensemble

   L'option de traitement Synthèse permet d'afficher tous les enregistrements de données dans le passé, la date du jour et le futur. Cela permet d'afficher l'historique complet des enregistrements de données pour un infotype.

   Il y a quelques points à garder à l'esprit :

   1. Lorsque vous cliquez sur le bouton Synthèse, la période maximale possible du 01/01/1800 au 31/12/98999 est automatiquement sélectionnée pour la plupart des infotypes dans le système SAP. Cela affiche automatiquement l'historique complet et donc tous les enregistrements de données d'infotype.
   2. Certains infotypes héritent de la période sélectionnée de l'écran PA20, de sorte que seules des parties de l'historique des enregistrements de données peuvent être visibles. Vous pouvez ensuite la modifier au 01/01/1800 en 31712/9999 ou définir la période sur "TOUT" avant

Remarque : l'infotype qui affiche automatiquement la période maximale dans la vue Synthèse peut être défini dans le Customizing.

PA20 – Affichage : sélection de la période et effet sur l'affichage des enregistrements de données

Scénario : Un employé a le problème suivant. Le gestionnaire s'étonne que les enregistrements de données attendus n'existent pas dans le système. Il ne peut pas les voir, bien qu'il soit familiarisé avec les boutons Synthèse et Afficher. Il se demande : « Pourquoi ne puis-je pas voir les disques ? »

Résolution et astuce : Il est conseillé à chaque greffier de préciser la question précédente, de lire :

« Pourquoi ne puis-je pas voir les enregistrements pour la période sélectionnée ? »

Par exemple, la figure illustre trois jeux de données : le jeu de données 1 dans le PAST, le jeu de données 2 AUJOURD'HUI et le jeu de données 3 dans FUTURE. Le gestionnaire sélectionne la période Aujourd'hui et ne trouve qu'un seul des trois enregistrements de données affichés, l'enregistrement de données AUJOURD'HUI.

Le gestionnaire sélectionne la période Tout, c'est-à-dire du 01/01/1800 (date minimale) au 31/12/9999 (date maximale) dans la période, et recherche les trois ensembles de données affichés, les ensembles de données PAST, TODAY et FUTURE.

En général, il est également important de tenir compte de la validité des objets et des ensembles de données car les connexions entre les objets et leurs propriétés peuvent également être dépendantes du temps.