Exécution de mesures administratives

L'objectif de l'administration des données de base dans les ressources humaines est de saisir et de gérer les données relatives aux salariés à des fins administratives, de saisie des temps et de paie.

Cependant, certaines tâches dans HCM sont plus complexes que la gestion d'un seul infotype. Pour les processus complexes du personnel, comme l'embauche d'un salarié pour lequel de nombreux infotypes doivent être créés l'un après l'autre, le système prend en charge cette opération en utilisant ce qu'on appelle des mesures administratives.

Vous pouvez utiliser des mesures administratives pour :

• Embaucher un salarié
• Modifier l'affectation organisationnelle d'un salarié
• Modifier la rémunération du salarié
• Définir le statut d'un salarié sur préretraité ou retraité
• Document à la sortie ou à la réintégration d'un salarié dans l'entreprise

La mesure administrative est une séquence d'infotypes permettant de mapper un processus du personnel. Les mesures administratives combinent plusieurs infotypes liés dans un groupe d'infotypes. Exemples de catégories de mesures administratives :

• Embauche d'un salarié
• Changement de poste
• Un salarié quitte l'entreprise

L'infotype Mesures (0000) vous permet d'afficher une synthèse de toutes les modifications importantes liées à un salarié et de documenter ainsi les étapes les plus importantes qu'un salarié traverse dans votre entreprise.

Par exemple, lorsqu'un salarié est embauché, vous saisissez les informations requises dans le système en exécutant une mesure d'embauche. Une mesure d'embauche présente les infotypes dans l'ordre indiqué par la configuration au gestionnaire administratif pour qu'il les termine. Après la sauvegarde de chaque infotype, le suivant de la mesure est présenté pour achèvement. Vous pouvez ignorer un infotype présenté et, si nécessaire, compléter les données ultérieurement.

Les données sont enregistrées pour ces infotypes lors de la mesure d'embauche. En outre, les infotypes spécifiques au pays/à la région tels que les taxes et les avantages sociaux sont généralement inclus dans la mesure.

Les mesures administratives sont accessibles à l'aide du code de transaction PA40. Lorsqu'elle est appelée, une table de toutes les actions disponibles est affichée. Pour embaucher un salarié, sélectionnez la mesure d'embauche (c.) et saisissez la date de début du salarié (b.).

Avec l'attribution interne de numéros, le système affiche le prochain matricule disponible. Avec l'attribution externe de numéros, vous saisissez un matricule qui n'a pas encore été affecté (a.).

Dans l'écran initial, vous pouvez saisir le domaine du personnel, la catégorie de salariés et le statut de salariés du nouveau salarié (d.). Vous pouvez également exécuter cet écran et saisir ces informations dans l'écran suivant, qui est de l'infotype Mesures 0000.

L'infotype Mesures (0000) est le premier des infotypes de mesure administrative et journalise la mesure administrative. Les informations supplémentaires qui peuvent être enregistrées dans cet infotype incluent le motif de la mesure (a.) et un matricule de référence (si la personne a plusieurs types de contrat de travail avec dans l'entreprise). Les codes de statut sont affectés par le système et ne peuvent pas être gérés manuellement.

Vous pouvez affecter directement la personne à un poste. Si vous disposez d'une intégration entre l'administration du personnel et la gestion de l'organisation et que vous avez enregistré des informations sur le poste (comme le domaine du personnel, la catégorie de salariés et le statut de salariés b.), le système les propose comme valeurs par défaut. Si l'intégration n'est pas active ou si vous n'avez pas enregistré d'informations pertinentes sur le poste, ces valeurs peuvent être gérées manuellement.

Une fois que vous avez terminé et sauvegardé l'infotype Mesures (0000), les infotypes restants sont présentés pour clôture dans l'ordre indiqué dans le Customizing.

L'infotype Identité (0002) stocke les données individuelles d'un salarié. Cela inclut le nom du salarié, sa nationalité, sa date de naissance et sa situation de famille. Selon le pays/la région dans lequel/laquelle le salarié est employé(e), l'infotype utilise différents écrans qui sont, en partie, spécifiques du pays/de la région.

Dans l'infotype Affectation (0001), l'intégration du salarié dans l'organigramme, d'une part, et dans la structure du personnel, d'autre part, est définie.

Ces informations sont primordiales pour le comportement d'autorisation et le contrôle de la paie. L'écran de l'infotype 0001 est divisé en trois parties d'informations :

a) La structure d'entreprise contient

• La société
• Domaine du personnel
• Sous-domaine du personnel

Les zones pour la société, le domaine du personnel et le centre de coûts ne sont pas accessibles ici. Ces zones ne peuvent être gérées qu'en exécutant une mesure administrative.

b) La structure du personnel contient

• Catégorie de salariés
• Statut de salariés

Vous ne pouvez pas écraser les valeurs. Vous ne pouvez modifier ces affectations qu'en exécutant des mesures administratives. Vous pouvez écraser la valeur par défaut dans la zone pour la tranche de décompte.

c) La structure de l'entreprise contient généralement des objets, tels que :

• Position
• Job
• Entité organisationnelle

En outre, vous pouvez définir des données pour le domaine organisationnel du gestionnaire responsable du salarié dans l'administration du personnel. Le groupe de gestionnaires regroupe tous les gestionnaires responsables d'un domaine organisationnel dans l'administration du personnel. Vous pouvez sauvegarder le domaine de gestion responsable pour les données de base du personnel, la saisie des temps et la paie. Ces zones peuvent être utilisées pour le contrôle des autorisations.

Dans l'infotype Adresses (0006), vous enregistrez les données d'adresse d'un salarié. L'adresse du salarié est utilisée avec le nom du salarié, issu de l'infotype Identité (0002), pour les listes de salariés de différents types, pour les formulaires ou pour les étiquettes d'adresse.

Vous pouvez saisir des adresses différentes pour chaque salarié. Le système standard contient les types d'adresse suivants comme sous-types :

• Domicile fixe
• Résidence secondaire
• Adresse personnelle
• Adresse en cas d'urgence
• Adresse postale
• Adresse de soins

Il existe différents écrans de saisie pour l'infotype Adresse (0006) pour les versions nationales individuelles. Lorsque vous créez une adresse, le système sélectionne l'écran de saisie spécifique au pays/à la région qui correspond au pays du domaine du personnel auquel le salarié est affecté dans l'infotype Affectation (0001).

Dans l'infotype Durée théorique du travail (0007), indiquez la règle de plan de roulement du salarié. Définit les durées de travail quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles des salariés. En outre, vous indiquez si les enregistrements horaires du salarié sont exploités et si le salarié travaille à temps partiel.

Dans l'infotype Rémunération de base (0008), vous pouvez enregistrer la rémunération de base d'un salarié. Vous pouvez obtenir une synthèse de l'historique de paie du salarié à l'aide de l'historique d'infotype.

Le système standard contient les types de paiement suivants comme sous-types :

• Contrat de base
• Augmenter contrat de base
• Salaire national comparable
• Remboursement des coûts en devises étrangères
• Indemnité de pondération locale

Vous pouvez traiter l'infotype Rémunération de base (0008) seul ou avec une mesure administrative. Si vous voulez créer un nouvel enregistrement de données, saisissez le type de paiement dans l'écran Gérer données de base du personnel. Le type de paiement est déjà défini si vous exécutez une mesure administrative.

Vous devez toujours indiquer le niveau et l'échelon ensemble.

L'infotype Coordonnées bancaires 0009 vous permet de saisir le destinataire du paiement et les coordonnées bancaires pour le salaire net de la paie ou des frais de déplacement.

Le système standard contient les types de coordonnées bancaires suivants comme sous-types :

• Coordonnées bancaires principales
• Autres coordonnées bancaires
• Frais de déplacement

Lorsque vous saisissez d'autres coordonnées bancaires ou coordonnées bancaires pour les frais de déplacement afin de répartir le montant du paiement sur plusieurs destinataires du paiement, vous indiquez le montant à transférer sous forme de valeur absolue ou de pourcentage. Dans le cas des frais de déplacement, le montant est une spécification facultative.

Il existe deux autres types de coordonnées bancaires pour les pays/régions qui ont implémenté des activités hors cycle :

• Coordonnées bancaires principales pour hors-cycle
• Coordonnées bancaires secondaires pour hors-cycle

Numéro de compte bancaire international (IBAN) :

L'utilisation de avec le code BIC ou SWIFT est obligatoire pour les opérations de paiement européennes standardisées (SEPA). Avec la procédure de paiement SEPA, les IBAN et les BIC doivent être utilisés à la place des numéros de compte et des codes d'identification bancaire spécifiques du pays/de la région pour les coordonnées bancaires des payeurs et des destinataires du paiement.

Vous enregistrez les droits au congé dans l'infotype Contingents d'absences (2006). Vous enregistrez également ici les dates de début et de fin de déduction. Vous pouvez utiliser les dates par défaut proposées par le système.

Vous pouvez relancer une mesure administrative exécutée en sélectionnant la mesure dans l'écran Mesures administratives. L'infotype Mesures (0000) s'affiche et vous devez sélectionner Exécuter infogroupe.

Cela réactive l'exécution de la mesure et la séquence des infotypes affectés à la mesure est présentée et vous pouvez apporter les modifications requises. Vous devez sauvegarder chaque enregistrement que vous modifiez. Si vous n'apportez aucune modification, vous pouvez passer à l'enregistrement suivant sans sauvegarder.

Dans l'écran Gérer fiche du personnel, sous l'option de barre de menus principale Utilitaires, les options suivantes sont disponibles :

Supprimer matricule :

Vous permet de supprimer du système les matricules pour lesquels la paie n'a pas encore été exécutée.

Modifier le statut de la paie :

Vous permet de modifier manuellement l'infotype Statut de la paie (0003). L'infotype Statut de la paie est automatiquement géré par le système. La sélection de cette option vous permet de modifier manuellement cet infotype.

Modifier la date d'entrée/de sortie :

Cela vous permet de modifier simultanément la date de début et la date de fin de tous les infotypes inclus dans la mesure d'embauche.

L'infotype Mesures complémentaires (0302) vous permet de journaliser toutes les mesures administratives effectuées pour un salarié le même jour. Le journal inclut tous les types et motifs de mesure exécutés pour un salarié à des dates spécifiques. Cela signifie que vous pouvez sauvegarder plusieurs enregistrements de données par jour pour cet infotype.

SAP vous recommande d'utiliser l'infotype Mesures complémentaires pour archiver une mesure qui traite plusieurs infotypes dans un seul infogroupe. Cela est dû à l'occurrence 1 affectée à l'infotype Mesures (0000), ce qui signifie qu'un seul infotype Mesures peut exister dans le système pour la même période. Un exemple de ce type de mesure administrative est le changement de salaire. Tous les programmes qui interprètent le statut d'un salarié exploitent uniquement l'infotype Mesures (0000).