Extension de la structure organisationnelle

La gestion de l'organisation comprend divers objets utilisés pour créer la structure de votre société. Une structure de l'entreprise est un modèle complet de l'environnement structurel et du personnel de votre entreprise. Elle est créée à l'aide d'unités structurelles et de postes.

Les hiérarchies au sein de votre structure d'entreprise configurent votre organigramme. L'organigramme représente la hiérarchie qui existe entre les différentes entités organisationnelles de votre entreprise. La structure organisationnelle est créée en reliant les entités organisationnelles les unes aux autres.

Les activités de création d'une structure de l'entreprise sont les suivantes :

• Créer entité organisationnelle racine
• Créer des entités organisationnelles subordonnées
• Créer des jobs
• Créer des postes
• Affecter des centres de coûts
• Affecter des personnes
• Gérer autre attribut d'objet

Voici les trois objets les plus importants dans la gestion de l'organisation :

• O Entité organisationnelle
• Position S (spécification)
• P Personne

… et peuvent être affichés, par exemple, à l'aide de la transaction PPOSE Affichage de l'organisation et de l'occupation.

Les entités organisationnelles décrivent les différentes unités opérationnelles qui existent dans votre société. Les entités organisationnelles peuvent être classées de manière générale (par exemple, par fonction ou région) ou de manière spécifique (par exemple, par groupe de projet). Plusieurs entités organisationnelles sont liées les unes aux autres dans une structure de l'entreprise et leurs relations forment l'organigramme.

Les entités organisationnelles peuvent être liées à des centres de coûts à partir de la comptabilité. Cet exemple illustre l'unité structurelle du directoire en tant qu'objet supérieur à deux unités structurelles subordonnées, Ressources humaines et Finance.

Les unités structurelles comprennent des postes qui forment la hiérarchie des postes (chaîne de commande). Un organigramme mappe la structure de votre société et vous créez une hiérarchie des postes en créant et en gérant des postes et en les reliant les uns aux autres.

Les relations d'interdépendance hiérarchiques qui existent entre les entités organisationnelles représentent l'organigramme de votre entreprise.

Les salariés occupent des postes dans votre organisation. Un poste hérite des tâches d'une fonction et vous pouvez également affecter des tâches supplémentaires qui se réfèrent spécifiquement à un poste. Les postes peuvent être pourvus à 100 %, partiellement ou vacants. Un poste peut être partagé par plusieurs salariés, chacun travaillant moins qu'à temps plein. Par exemple, deux salariés peuvent occuper le même poste en même temps. L'un travaille 60% du temps et l'autre travaille 40% du temps.

Les personnes sont des objets qui occupent des postes au sein de l'organigramme (qui est régi par la gestion de l'organisation). Les personnes représentent généralement les salariés. Les informations de l'administration du personnel pour les salariés peuvent être définies par défaut à partir des données de gestion de l'organisation, telles que la catégorie/le statut de salariés, infotype 1013.

Des caractéristiques supplémentaires peuvent être créées sous la forme de relations avec d'autres objets ou de données stockées dans d'autres infotypes propres à l'objet. Une fois que vous avez créé vos objets et structures, vous pouvez ajouter des attributs supplémentaires qui sont des infotypes de gestion de l'organisation.

Les objets se composent des parties suivantes :

Vous pouvez définir des caractéristiques particulières pour un objet dans chaque infotype. Certains infotypes peuvent être gérés pour tous les types d'objets, tels que les infotypes Objet et Relation. D'autres sont pertinents uniquement pour des types d'objet particuliers, tels que l'infotype Poste vacant, qui est pertinent uniquement pour les postes.

Tous les infotypes ne sont pas nécessaires. Cependant, ils peuvent fournir des informations importantes sur les objets.

L'interface Organisation et occupation est divisée en quatre espaces de travail.

Les espaces de travail de l'interface Organisation et occupation sont les suivants :

Gestionnaire d'objets :

Le gestionnaire d'objets se trouve sur le côté gauche de l'écran et est divisé en une zone de recherche en haut avec une zone de sélection en dessous.

• Utilisez la zone de recherche pour localiser des objets tels que des unités structurelles, des personnes, des fonctions, des postes et des utilisateurs.
• La zone de sélection fournit les résultats de la recherche. Sélectionnez un objet dans la liste des résultats et les détails du transfert d'objet sélectionné vers la synthèse de la réserve de travail et les zones de détail.
• La zone située dans la partie droite de l'écran est divisée en zones de synthèse et de détail.
• La zone Synthèse fournit une vue de la hiérarchie des unités structurelles ou des occupations des postes d'une entité organisationnelle.
• La zone de détail est utilisée pour gérer les objets et leurs caractéristiques.

L'interface Organisation et occupation fournit une vue de l'objet sélectionné et est organisée avec une arborescence de navigation. Différentes vues sont disponibles et vous pouvez créer des vues supplémentaires pour répondre à vos besoins dans le Customizing.

La zone de recherche fournit des outils pour rechercher différents objets dans la gestion de l'organisation. Vous pouvez effectuer une recherche par relations avec d'autres objets et enregistrer les résultats comme favoris.

Les outils de recherche fournis vous permettent de rechercher des objets à l'aide du nom, de l'abréviation ou de l'ID de l'objet. Vous pouvez également rechercher des objets affectés directement ou indirectement à un autre objet, par exemple, tous les postes d'une unité structurelle spécifique.

Les outils de recherche suivants sont disponibles :

• Critère de recherche
• Recherche structurelle
• Recherche libre (recherche à l'aide d'une requête)

Les résultats de votre recherche apparaissent dans la liste des occurrences. Double-cliquez sur l'objet que vous voulez traiter et il est transféré dans la zone Synthèse.

Vous pouvez également personnaliser la colonne affichée à l'aide de la configuration de colonne.

Les entités organisationnelles peuvent être affichées dans l'arborescence ou en mode liste. Double-cliquez sur un objet et des informations supplémentaires s'affichent dans la zone de détail. Les caractéristiques de l'objet sélectionné peuvent être mises à jour dans la zone de détail.

La zone de synthèse est utilisée pour les activités suivantes :

• Créer de nouveaux objets
• Afficher les entités organisationnelles dans une arborescence
• Afficher une structure sous forme de liste pour afficher les occupations des postes
• Définir les détails à afficher
• Faites glisser des objets de la zone de sélection pour affecter de nouveaux postes, personnes ou utilisateurs à un plan d'occupation.

• Afficher les objets à l'aide de la sélection GoTo

Chaque infotype utilise une date de début et une date de fin pour identifier la validité des données d'infotype. Les dates de validité déterminent l'existence d'un objet. La date de validité dans l'interface Organisation et occupation détermine le moment auquel les données s'affichent.

Les dates de validité vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :

• Définir la validité d'un objet ou de caractéristiques d'objet
• Identifier les changements dans votre organisation tout en conservant les données historiques
• Activer l'évaluation de l'organigramme aux jours de référence
• Évaluer les données clés ou des périodes spécifiques du passé, du présent ou du futur

Différents attributs, relations et caractéristiques d'objets sont regroupés dans différentes pages à onglet de la zone de détail. Les onglets importants suivants sont disponibles pour les détails de l'objet Personne :

• Données de base
• Qualification
• Statut de financement
• Tâches

Vous pouvez gérer les objets directement là où ils se trouvent ou les glisser-déplacer pour les gérer en dehors de la zone de sélection. Les relations sont automatiquement créées à l'aide de la fonction glisser-déplacer. Lorsque vous ajoutez des attributs dans cette zone, vous créez des infotypes.

Des icônes sont affichées si la fonctionnalité est possible. Les données saisies peuvent être annulées et restaurées à l'aide des icônes appropriées à condition que les données n'aient pas été sauvegardées.

Les onglets importants suivants sont disponibles pour les détails de l'objet de poste :

• Données de base
• Imputation
• Statut de financement
• Adresse
• Ventilation des coûts
• Durée du travail

Les fonctions sont des classifications générales d'attributs, de tâches ou de responsabilités requises pour la fonction. Les fonctions sont utilisées lors de la création de postes et les tâches affectées à une fonction sont héritées par les postes créés sur la base de cette fonction spécifique. Vous pouvez créer plusieurs postes à partir d'une fonction.

Les jobs sont importants pour les composantes applicatives suivantes, par exemple :

• Budgétisation des coûts du personnel
• Développement du personnel

Les centres de coûts sont gérés dans le contrôle de gestion et peuvent être liés à des unités structurelles ou à des postes. Les affectations aux centres de coûts sont héritées dans la structure organisationnelle. Plusieurs affectations de centre de coûts ou pourcentages peuvent être configurés. Le centre de coûts peut être défini au niveau de l'entité organisationnelle et modifié à un niveau inférieur tel que le poste.

La gestion de l'organisation repose sur le concept selon lequel chaque élément de l'organisation constitue un objet unique avec des attributs individuels. Vous créez et gérez chaque objet individuellement et créez des relations entre les différents objets pour former un cadre pour votre structure de l'entreprise. Vous disposez ainsi d'une base flexible pour la gestion prévisionnelle du personnel, la prévisualisation, les workflows pour les approbations et le reporting.

Voici une sélection des principaux types d'objets pour la gestion de l'organisation :

• Poste - Type d'objet S
• Personne - Type d'objet P
• Job - Type d'objet C
• Centre de coûts - Type d'objet K
• Entité organisationnelle - Type d'objet O

La gestion de l'organisation fournit une vue complète de votre société dans le passé, le présent et le futur.

Ces informations fournissent une base solide pour planifier et réagir aux changements de personnel et aux besoins futurs. Dans l'exemple, la structure de gauche affiche le statut actuel de l'organigramme et, à droite, la structure planifiée dans le futur.

Toutes les données sont créées avec un code alphanumérique unique à deux caractères, une date de début et une date de fin. Chacune est une variante de planification différente et toutes sont indépendantes les unes des autres. La composante Gestion de l'organisation vous permet de planifier et de mapper tout type de restructuration ou de réorganisation organisationnelle de votre société.