Présentation des notions de base de la gestion des temps

L'évaluation du travail effectué par les salariés et la détermination de la disponibilité des salariés au sein d'une entreprise sont des éléments essentiels pour un système de ressources humaines.

Le travail effectué par un salarié est également pertinent pour les domaines suivants :

Contrôle de gestion :

Les temps de travail peuvent être utilisés pour l'imputation d'activités dans le contrôle de gestion. Les coûts générés par les temps de travail peuvent être affectés en fonction de leur source dans le contrôle de gestion.

Logistique :

Les informations de la gestion des temps sont utilisées dans la logistique pour déterminer la disponibilité des salariés pour la planification des capacités.

L'application SAP Time Management by Kronos vous permet de déterminer les besoins en travail de l'entreprise et de planifier les affectations de salariés pour répondre à ces besoins.

La durée théorique du travail est définie comme la période de travail journalière de l'heure de début à l'heure de fin, à l'exclusion des pauses. En définissant la durée théorique du travail de vos salariés, vous déterminez combien de temps ils doivent travailler quotidiennement dans votre entreprise.

Les informations sur la durée du travail spécifique à un salarié particulier sont représentées dans son plan de roulement individuel. Le plan de roulement individuel contient les écarts et les exceptions par rapport à la durée du travail d'un salarié qui ont été enregistrés.

Vous affectez un plan de roulement à un salarié dans l'infotype Durée théorique du travail (0007) à l'aide de règles de plan de roulement. Vous pouvez afficher l'horaire de travail de chaque salarié à l'aide de la transaction PA20 (1.) et en cliquant sur le bouton Plan de roulement (2.) dans la barre d'outils d'application.

Le plan de roulement est créé par l'interaction d'un calendrier des jours fériés et d'un plan de roulement périodique. La figure illustre la création du plan de roulement périodique :

• Modèle de pause.

  Vous définissez les règles de pause dans le plan de roulement pour un jour ouvré donné.

• Plan de roulement journalier :

  Le plan de roulement journalier détermine la structure des durées du travail dans votre entreprise au niveau journalier. Vous pouvez également définir les conditions de travail normales réelles et celles qui diffèrent des durées du travail journalières déterminées en externe ou en interne. De cette façon, vous configurez les durées de travail définies pour des salariés spécifiques. La durée théorique du travail indiquée dans un plan de roulement journalier sert de base au calcul du paiement des durées de travail effectives pertinentes pour la paie, ainsi qu'à la valorisation des présences et des absences. Le plan de roulement journalier, ainsi que les modèles de pause, comprennent les durées du travail pour un jour donné.

• Plan de roulement périodique (3.) :

  Le plan de roulement périodique est constitué d'une séquence définie de plans de roulement journaliers. Le plan de roulement périodique reflète un modèle de travail qui est répété après une période définie. Vous pouvez créer l'horaire de travail périodique pour n'importe quelle durée : l'horaire de travail périodique peut fournir le modèle de durée du travail pour une semaine, comme le font les modèles à horaires variables, ou pour une année entière. Des plans de roulement périodiques peuvent également être créés pour des modèles de travail à plus long terme, tels que ceux qui couvrent l'année entière.

Le système SAP ERP standard contient des calendriers des jours fériés qui incluent des jours fériés régionaux. Vous pouvez modifier les jours fériés existants et en définir de nouveaux dans la liste des jours fériés. Un calendrier des jours fériés est affecté à chaque sous-domaine du personnel. Ceci est important pour la paie car les jours fériés sont pris en compte lors de la détermination des temps tels que les congés et les heures supplémentaires.

Le calendrier des jours fériés est utilisé dans de nombreuses applications SAP et joue également un rôle important dans la composante Ressources humaines. Le calendrier des jours fériés :

• Joue un rôle central dans le processus d'ordonnancement ainsi que dans la génération de plans de roulement mensuels
• Est important pour la paie

Dans la gestion des temps, la définition de la durée théorique du travail (infotype 0007) pour les salariés individuels est essentielle. La durée théorique du travail est mappée dans la composante Gestion des temps (PT) sur un plan de roulement basé sur un plan de roulement périodique. Le plan de roulement périodique se compose à son tour d'une séquence fixe de plans de roulement journaliers, chacun étant affecté à des modèles de pause.

Le calendrier des jours fériés, quant à lui, se compose d'un nombre défini de jours fériés.

La définition globale du plan de roulement inclut toutes les informations dans la règle de plan de roulement, qui regroupe les deux composants, le calendrier des jours fériés et le plan de roulement périodique. En intégrant le calendrier des jours fériés, vous vous assurez que le système détecte si un jour est un jour férié ou non. Cela signifie que le long d'un axe des temps horizontal, vous pouvez déployer le calendrier des jours fériés sur le plan périodique.

Le plan de roulement sert de base à l'exploitation des données de temps. Le plan de roulement indique le nombre d'heures de travail prévues pour les salariés. Selon les spécifications définies pour le salarié, toutes les heures supplémentaires travaillées sont identifiées comme heures supplémentaires dans l'exploitation des temps.

Vous pouvez utiliser deux méthodes différentes pour saisir les données de temps des salariés dans le système SAP :

Saisie des temps négative :

Avec cette méthode, seuls les écarts par rapport au plan de roulement sont enregistrés. La maladie, les remplacements et les congés en sont des exemples. Si vous enregistrez uniquement des écarts par rapport au plan de roulement, la durée théorique du travail est utilisée comme base pour l'exploitation des temps.

Saisie des temps positive :

Avec cette méthode, tous les temps réels sont enregistrés. Cela inclut des temps tels que les heures réellement travaillées, les absences et les congés. Les temps réels peuvent être saisis à l'aide de systèmes de saisie des temps distincts. Les données sont ensuite téléchargées dans le système SAP, où elles sont traitées dans l'exploitation des temps. Vous pouvez également saisir manuellement les temps des salariés à l'aide de l'infotype Présences (2002).

La gestion des temps vous permet d'afficher et d'enregistrer les temps de travail de manière flexible. Les informations sur la durée du travail sont utilisées pour calculer le salaire brut dans la paie. Vous pouvez gérer les comptes horaires (comme les congés et les horaires variables) manuellement ou automatiquement.

Exemples d'options de saisie des temps :

1. Gestionnaire Temps :

   Le gestionnaire Temps dispose de plusieurs transactions et affichages tels que PA60 ou PTMW disponibles pour la saisie des temps. Ils peuvent enregistrer et modifier la date/heure à l'aide d'écrans d'infotype tels que les écrans suivants :

   • Infotype 2001 Absences
   • Infotype 2002 Présences
   • Infotype Mouvements 2011
   • Infotype Contingents d'absences 2006
   • Infotype Contingents de présences 2007
2. Terminaux de saisie des temps :

   Les clients peuvent utiliser des systèmes externes de saisie des temps et interfacer les données de temps avec le système SAP.

3. Employee Self-Service

   Les salariés peuvent saisir leurs propres données de temps à l'aide d'un portail Employee Self-Service ou de SAP Fiori.

Voici quelques options supplémentaires :

• Système client : les gestionnaires Temps peuvent utiliser un système client avec une interface avec le système SAP.
• Feuilles de saisie des temps (CATS) : les feuilles de saisie des temps sont utilisées par les salariés et les gestionnaires Temps pour saisir la durée effective du travail.