Beschreibendes PPM

Erfolgreiche Unternehmen unterscheiden sich von anderen, indem sie ihr gesamtes Portfolio an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten. Dies gilt praktisch für die Einführung eines neuen Produkts oder für Unternehmen, in denen projektbasierte Geschäftsprozesse eine zentrale Rolle spielen. Für finanz- und ressourcenintensive Projekte ist es wichtig, rentable Projekte zu erkennen und entsprechend zu überwachen und zu kontrollieren.

Das vorherige Video zeigt ein Terminplandiagramm mit den prognostizierten, geplanten und tatsächlichen Starts Ihrer Projekte.

Die vorstehende Abbildung zeigt, wie SAP Portfolio and Project Management ein ECV-Diagramm Ihrer Projekte anzeigt.

SAP Portfolio and Project Management bietet viele Funktionen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Portfolios unterstützen.

Hauptfunktionen von SAP Portfolio and Project Management: Einige der wichtigsten Funktionen von SAP Portfolio and Project Management sind:

• Portfoliodefinition:

  Sie können mehrere Portfolios definieren und Portfolios mithilfe von Portfoliobereichen hierarchisch nach Ihren Anforderungen untergliedern. Das bedeutet, dass Sie Ihre Portfolioelemente wie Projekte oder Produktinitiativen in einer Übersicht überwachen können. Die Verwendung von Kollektionen, Reviews oder Initiativen ermöglicht es Ihnen, Portfolioelemente verschiedener Portfoliobereiche eines Portfolios bei Bedarf gleichzeitig zu verwalten.

• Fragebogen und Bewertungsmodelle:

  Sie können eigene Fragebögen definieren, um kritische Erfolgsfaktoren für Ihre Portfolioelemente und Initiativen zu ermitteln. Mit Ihrem eigenen Bewertungsmodell können kritische Erfolgsfaktoren automatisch aus den Portfolioelementdaten abgeleitet und dann für die Priorisierung verwendet werden. Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Portfolios an Ihren Unternehmenszielen ausrichten.

• Finanz- und Kapazitätsplanung:

  Für die Prognose oder strategische Planung können Sie Finanz- und Kapazitätsdaten auf der Ebene von Portfoliobereichen, einzelnen Portfolioelementen oder Initiativen eingeben. Anschließend können Sie diese Daten mit detaillierten Planungswerten oder Istdaten vergleichen, die in SAP Portfolio and Project Management aus SAP ERP und Projektsystemen kombiniert werden können.

• Steuerung:

  Mit Reviews können Sie Entscheidungen zu Portfolioelementen in SAP Portfolio and Project Management treffen. Sie können beispielsweise entscheiden, welche IT-Projekte implementiert werden sollen oder welche Projekte abgebrochen werden können. Bei Bedarf können Sie auch Simulationen und Was-wäre-wenn-Analysen verwenden, um alternative Szenarios für Portfolioelemente zu besprechen. Über einzelne Entscheidungspunkte und Versionen können Sie den Ablauf Ihrer Portfolioelemente steuern und verfolgen. Mit Workflows können Sie auch sicherstellen, dass Änderungen kommuniziert werden und somit die Richtlinien Ihres Unternehmens befolgt werden.

• Integration:

  Sie können verschiedene Projektmanagementsysteme wie Projektsystem, Projektmanagement oder Microsoft Project mit SAP Portfolio and Project Management verknüpfen, um strukturelle, terminbezogene oder Ressourceninformationen einheitlich zu überwachen. Die Vereinheitlichung von Ressourcendaten ermöglicht auch die Ressourcenplanung über alle Projektmanagementsysteme in SAP Portfolio and Project Management hinweg. Ressourceninformationen wie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern oder deren Qualifikationen können auch in SAP Portfolio and Project Management für die Ressourcenplanung aus der Personalverwaltung integriert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Integration von SAP Portfolio and Project Management mit Finanzsystemen eine standardisierte Auswertung der Kosten, Erlöse, Budgets oder Obligos Ihrer Portfolioelemente.

• Einsatzplanung:

  Neben der strategischen Planung von Kapazitätsbedarfen können Sie auch eine detaillierte Ressourcenplanung für Ihre Portfolioelemente in SAP Portfolio and Project Management implementieren. Das bedeutet, dass Ressourceninformationen aus integrierten Projektmanagementsystemen und Personalressourcen in SAP Portfolio and Project Management einheitlich kombiniert werden können. Schnellerfassungsbilder ermöglichen Ressourcenmanagern einen tabellarischen Zugriff auf die ihnen zugeordneten Ressourcen und Projekte.

• Reporting- und Analysefunktionen:

  SAP Portfolio and Project Management verwendet Dashboards, um Grunddaten von Portfolioelementen in einer Übersicht anzuzeigen. Ampelfunktionen weisen Sie auf Ausnahmen hin und ermöglichen es Ihnen, diese Ausnahmen detailliert zu untersuchen. Reporting Cockpits ermöglichen eine tabellarische und grafische Auswertung der kritischen Erfolgsfaktoren Ihrer Portfolioelemente. Für detailliertere Analysen stellt SAP Portfolio and Project Management vordefinierten Business Content für die Verwendung in SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) bereit. Sie können Querys direkt in SAP Portfolio and Project Management verwenden, um portfolioübergreifende Analysen für die strategische Ausrichtung von Portfolioelementen oder für die finanzielle oder Kapazitätssituation Ihres Portfolios durchzuführen.

Die Tabelle zeigt die Rollen und Aufgaben in SAP PPM:

SAP PPM kann von verschiedenen Personengruppen mit den entsprechenden Rollen verwendet werden. Die Tabelle Rollen in SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) zeigt die verschiedenen Personengruppen und ihre typischen Aufgaben in SAP PPM. Die einzelnen Aufgaben und die zugehörigen Geschäftsprozesse werden später in diesem Kurs ausführlich erläutert.

Die vorstehende Grafik zeigt verschiedene Strukturobjekte im PPM. Das oberste Strukturobjekt ist das Portfolio. Berechtigungen, die Sie Benutzern auf Ebene eines Portfolios zuordnen, werden auf alle untergeordneten Strukturobjekte vererbt, können dort aber bei Bedarf auch geändert werden. Sie können in SAP Portfolio and Project Management mehrere Portfolios definieren, um völlig separate Verantwortungsbereiche einzurichten. Viele SAP Portfolio and Project Management-Funktionen, wie z. B. Reviews oder Berichte, die auf Sammlungen von Portfolioelementen basieren, beziehen sich nur auf Objekte eines Portfolios. Portfolioübergreifende Funktionen im SAP Portfolio and Project Management sind Einsatzplanung oder Reporting über Queries.

Sie können ein Portfolio mithilfe von Portfoliobereichen hierarchisch strukturieren. Die Portfoliostruktur kann beliebig viele Ebenen umfassen. Die Portfoliostruktur kann aus organisatorischer oder funktionaler Sicht konfiguriert werden.

Den untersten Portfoliobereichen, den Portfoliobereichen, denen keine anderen Portfoliobereiche zugeordnet sind, können Portfolioelemente (oder kurz Elemente) und Initiativen zugeordnet werden. Innerhalb eines Portfolios stellen Portfolioelemente einzelne Projekte, Services, Produktinitiativen usw. dar. Initiativen können mehrere Elemente enthalten und ihre Daten aggregieren.

Portfolioelemente enthalten Informationen über kritische Erfolgsfaktoren, Rahmendaten, Finanzdetails oder Status. Sie können die strategische Planung von Finanzen und Kapazitäten für Portfolioelemente und Initiativen, aber auch für Portfoliobereiche durchführen. Strategisch geplante Daten von Portfolioelementen können auch in dem Portfoliobereich und der Initiative, denen sie zugeordnet sind, hochgerollt werden. Auf diese Weise können Sie die strategische Planung für einen Portfoliobereich mit den Gesamtplanwerten der zugeordneten Portfolioelemente vergleichen.

Sie können Portfolioelemente hierarchisch innerhalb eines Portfolios mithilfe von Portfoliobereichen verwalten. Für das Reporting ist es jedoch erforderlich, Portfolioelemente aus verschiedenen Portfoliobereichen gleichzeitig anzuzeigen. Aus diesem Grund können Sie Kollektionen, Reviews oder Initiativen in PPM verwenden. In allen drei Fällen können Sie mehrere Portfolioelemente (beliebiger Portfoliobereiche eines bestimmten Portfolios) kombinieren und überwachen. Sie können jedoch keine Portfolioelemente aus anderen Portfolios aufnehmen.

Neben der strategischen Planung und der Erfassung kritischer Erfolgsfaktoren auf Portfolioelementebene bietet PPM auch eine Ressourcenplanung und eine detaillierte Aufschlüsselung der Portfolioelemente. Das vorherige Video zeigt die Beziehung zwischen Portfolioelementen und Projektmanagementfunktionen.

Wenn Sie Ressourcen für ein Portfolioelement planen möchten oder wenn Sie eine Untergliederung benötigen, können Sie das Portfolioelement mit einem Projektmanagementprojekt verknüpfen. Das zugehörige Projekt kann beim Sichern des Elements automatisch angelegt werden. Optional können Sie das Portfolioelement und das Projektmanagementprojekt unabhängig voneinander anlegen und zu einem späteren Zeitpunkt miteinander verknüpfen.

Das Projektmanagementprojekt kann anhand von Phasen und Aufgaben strukturiert werden. Aufgaben können in Unteraufgaben unterteilt werden. Sie können den Unteraufgaben wiederum Unteraufgaben zuordnen. Sie können ganze Aufgabenhierarchien im Projektmanagement anlegen. Weitere Strukturobjekte im Projektmanagement sind die Projektdefinition, die als Rahmen für das gesamte Projekt fungiert, sowie Checklisten und Checklistenpunkte.

Für die Einsatzplanung mit dem Projektmanagement benötigen Sie eine Projektdefinition. Mit Bezug auf die Projektdefinition können Sie dann Rollen definieren. Rollen sind formale Beschreibungen der Ressourcen, die für ein Projekt erforderlich sind. Eine Rollendefinition enthält Aufgaben für den erforderlichen Zeitraum, Ressourcenanforderungen und Qualifikationsanforderungen, die die Ressourcen erfüllen. Eine Rolle kann zu einem späteren Zeitpunkt mit einer oder mehreren Ressourcen gefüllt werden. In diesem Fall kann eine Ressource ein interner Mitarbeiter oder sogar ein externer Partner sein. Technisch gesehen werden diese Ressourcen im PPM oder Projektmanagement als Geschäftspartner abgebildet. Sie werden als Geschäftspartner abgebildet, für die die Verfügbarkeit oder Qualifikationen zentral im PPM verwaltet werden können.

Wenn Sie ein Portfolioelement mit dem Projektmanagement verknüpft haben, können Sie Aufgaben wählen, um vom Portfolioelement zum zugehörigen Projekt zu navigieren. Wählen Sie Rollen, um zur Ressourcensicht des zugehörigen Projekts zu gelangen. Die Verteilung der Ressourcen und die Auswertung der Verfügbarkeit dieser Ressourcen erfolgt in der Regel projektübergreifend im PPM. Zu diesem Zweck können Sie die Registerkarte Ressourcenmanagement in der Einstiegsnavigation von PPM verwenden.

Ressourcenplanungsdaten für ein Projektmanagementprojekt, z.B. der Ressourcenbedarf oder die Verteilung von Ressourcen, können mit der strategischen Kapazitätsplanung des zugeordneten Portfolioelements integriert werden. Das bedeutet, dass Sie Ihre strategische Kapazitätsplanung mit den Werten Ihrer detaillierten Ressourcenplanung auf Portfolioelementebene oder sogar auf Ebene des übergeordneten Portfoliobereichs vergleichen können.