Erfolgreiche Unternehmen unterscheiden sich von anderen, indem sie ihr gesamtes Portfolio an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten. In der Praxis gilt dies für die Einführung eines neuen Produkts oder für Unternehmen, in denen projektbasierte Geschäftsprozesse eine zentrale Rolle spielen. Für finanz- und ressourcenintensive Projekte ist es wichtig, rentable Projekte zu erkennen und entsprechend zu überwachen und zu kontrollieren.
PPM ist ein Werkzeug, das Unternehmen bei ihrem strategischen und operativen Portfoliomanagement unterstützt. Mit PPM können Sie mehrere Portfolios verwalten, z.B. Produktinnovationen, Dienstleistungsbranchen und IT-Initiativen. PPM kann Daten aus verschiedenen Projektmanagement-, Personalwirtschafts- und Finanzsystemen kombinieren. Dies ermöglicht neue funktionsübergreifende Geschäftsprozesse und die Möglichkeit, einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsprozesse zu erhalten.
Strategisches und operatives Portfolio- und Projektmanagement
PPM unterstützt Sie dabei, die Herausforderungen des strategischen und operativen Portfoliomanagements zu bewältigen und die folgenden Ziele zu erreichen:
Richten Sie Ihr Portfolio an Ihren Unternehmenszielen aus:
Mit PPM werden Ihre Portfolioelemente und Initiativen regelmäßig nach ihrem genauen strategischen Wert bewertet, und Ihr kommerzieller Erfolg wird nachgewiesen und beschleunigt.
Maximieren Sie den Wert Ihres Portfolios:
Sie können die vielversprechendsten Portfolioelemente auswählen und einen stetigen Erfolg garantieren. Gleichzeitig können Sie ein ausgewogenes Portfolio mit akzeptablen Risiken, dynamischen Geschäftszielen und verschiedenen Anlagearten sicherstellen.
Mehr Transparenz und fundierte Entscheidungen:
PPM kombiniert Daten aus SAP- und externen Systemen, so dass unter- oder überlappende Projekte und Kapazitätsengpässe schnell erkannt und angepasst werden können.
Nutzen Sie Ihre Ressourcen effektiver:
Mit PPM können Sie Ressourcenanfragen aus verschiedenen Projektmanagementsystemen verfolgen und priorisieren und die in den HCM- und Finanzsystemen angegebene Verfügbarkeit abgleichen. Auf diese Weise können Sie geeignete Ressourcen (intern oder extern) finden, Kosten senken und von der optimalen Personalzuordnung Ihrer Projekte profitieren.
Kontrollieren Sie Ihr Portfolio effizienter:
Mithilfe automatisierter rollenspezifischer Workflows können Sie Genehmigungsverfahren, Ressourcenzuordnungen oder aufeinanderfolgende Auswertungen optimieren. Eine strenge Workflow-basierte Prozesssteuerung ermöglicht es Ihnen, unternehmensweit Investitionsrichtlinien für Produktentwicklungen oder IT-Projekte umzusetzen.
Reduzieren Sie Ihre Gesamtbetriebskosten:
PPM kann mit vielen Backend-Systemen von SAP integriert werden. Auf diese Weise können Sie bestehende IT-Systeme und verfügbare Fähigkeiten weiter optimieren.
Business Functions im Portfoliomanagement
PPM bietet viele Funktionen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Portfolios unterstützen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:
Portfoliodefinition:
Sie können mehrere Portfolios definieren und Portfolios mithilfe von Portfoliobereichen hierarchisch nach Ihren Anforderungen untergliedern. Das bedeutet, dass Sie Ihre Portfolioelemente wie Projekte oder Produktinitiativen in einer Übersicht überwachen können. Die Verwendung von Kollektionen, Reviews oder Initiativen ermöglicht es Ihnen, Portfolioelemente verschiedener Portfoliobereiche eines Portfolios bei Bedarf gleichzeitig zu verwalten.
Fragebögen und Bewertungsmodell:
Sie können eigene Fragebögen definieren, um kritische Erfolgsfaktoren für Ihre Portfolioelemente und Initiativen zu ermitteln. Mit Ihrem eigenen Bewertungsmodell können kritische Erfolgsfaktoren automatisch aus den Portfolioelementdaten abgeleitet und dann für die Priorisierung verwendet werden. Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Portfolios an Ihren Unternehmenszielen ausrichten.
Finanz- und Kapazitätsplanung:
Für die Prognose oder strategische Planung können Sie Finanz- und Kapazitätsdaten auf der Ebene von Portfoliobereichen, einzelnen Portfolioelementen oder Initiativen eingeben. Anschließend können Sie diese Daten mit detaillierten Planungswerten oder Istdaten vergleichen, die in PPM aus S/4HANA-PPM-Projekten oder PS-Projekten kombiniert werden können.
Steuerung:
Mit Reviews können Sie Entscheidungen über Portfolioelemente in PPM treffen, z.B. können Sie entscheiden, welche IT-Projekte implementiert oder welche Projekte abgebrochen werden können. Bei Bedarf können Sie auch Simulationen und Was-wäre-wenn-Analysen verwenden, um alternative Szenarios für Portfolioelemente zu besprechen. Über einzelne Entscheidungspunkte und Versionen können Sie den Ablauf Ihrer Portfolioelemente steuern und verfolgen. Mit Workflows können Sie auch sicherstellen, dass Änderungen kommuniziert werden und somit die Richtlinien Ihres Unternehmens befolgt werden.
Integration:
Sie können verschiedene Projektmanagementsysteme wie Projektsystem, Projektmanagement oder Microsoft Project mit PPM verknüpfen, um strukturelle, terminbezogene oder Ressourceninformationen einheitlich zu überwachen. Die Vereinheitlichung der Ressourcendaten ermöglicht auch eine projektmanagementsystemübergreifende Einsatzplanung im PPM. Ressourceninformationen wie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern oder deren Qualifikationen können auch in PPM für die Einsatzplanung aus der Personalverwaltung integriert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Integration von PPM mit Finanzsystemen eine standardisierte Auswertung der Kosten, Erlöse, Budgets oder Obligos Ihrer Portfolioelemente.
Einsatzplanung:
Neben der strategischen Planung von Kapazitätsbedarfen können Sie auch eine detaillierte Ressourcenplanung für Ihre Portfolioelemente im PPM implementieren. Das bedeutet, dass Ressourceninformationen aus integrierten Projektmanagementsystemen und Personalressourcen in PPM einheitlich kombiniert werden können. Schnellerfassungsbilder ermöglichen Ressourcenmanagern einen tabellarischen Zugriff auf die ihnen zugeordneten Ressourcen und Projekte.
Reporting- und Analysefunktionen:
PPM verwendet Dashboards, um Grunddaten von Portfolioelementen in einer Übersicht anzuzeigen. Ampelfunktionen weisen Sie auf Ausnahmen hin und ermöglichen es Ihnen, diese Ausnahmen detailliert zu untersuchen. Reporting Cockpits ermöglichen eine tabellarische und grafische Auswertung der kritischen Erfolgsfaktoren Ihrer Portfolioelemente. Sie können Querys direkt im PPM verwenden, um portfolioübergreifende Analysen für die strategische Ausrichtung von Portfolioelementen oder für die finanzielle oder Kapazitätssituation Ihres Portfolios durchzuführen.
Rollen im PPM
Die folgende Tabelle zeigt die typischen Rollen und Aufgaben in PPM:
| Portfolio-Administrator | Elementmanager | Portfoliomanager | Ressourcenmanager |
|---|---|---|---|
| Erzeugt Portfolios | Überwacht Portfolios | Überwacht Dashboards | Plant strategische Kapazitätsbedarfe |
| Legt Portfoliostrukturen an | Anlegen und Bearbeiten von Portfolioelementen | Analysiert Portfolio | Verteilt Ressourcen |
| Legt Ressourcenpools an | Lädt Projektdaten hoch | Implementiert die strategische Planung | Überwacht Kapazitätssituationen |
| Konfiguriert Dashboards und Grafiken | Ändert Positionsstatus | Erstellt Rezensionen | |
| Legt Portfolioelemente an |
PPM kann von verschiedenen Personengruppen mit den entsprechenden Rollen verwendet werden. Die Tabelle Rollen in PPM zeigt die verschiedenen Personengruppen und ihre typischen Aufgaben in PPM. Die einzelnen Aufgaben und die zugehörigen Geschäftsprozesse werden später in diesem Kurs ausführlich erläutert.