Integration von SAP Portfolio Management mit SAP-ERP-Finanzdaten

IT-Projekte und Serviceprojekte werden häufig mithilfe des Projektmanagements geplant und implementiert. Im PPM werden dann entsprechende Portfolioelemente angelegt, die mit den Portfolioprojekten verknüpft sind, und für eine erste Grobplanung der benötigten Mittel verwendet.

Für eine detaillierte Kostenplanung und für die Buchung von Istkosten werden die Portfolioprojekte mit Projektstrukturplänen aus dem PS oder im einfachsten Fall mit Innenaufträgen aus dem SAP Controlling verknüpft. Abhängig von der Einstellung von Portfolioprojekten werden diese Verknüpfungen zu Controlling-Objekten automatisch oder manuell vorgenommen.

Basierend auf der Verknüpfung werden Plandaten der Portfolioprojekte, z.B. geplante erforderliche Kapazitäten und Kosten oder Erlössätze, an die verknüpften Controlling-Objekte weitergegeben und hier für die automatische Kosten- und Erlösplanung verwendet. Die Plandaten können nun auf der Ebene der Controlling-Objekte ergänzt und die Budgetierung durchgeführt werden.

Nach der Freigabe von Projektteilen in der Implementierungsphase der Projekte können die Ressourcen des Projekts automatisch Daten wie zugeordnete Aufgaben im Arbeitsvorrat der Arbeitszeitblätter Arbeitszeitblatt (CATS) implementieren. Die Ressourcen können diese Informationen dann verwenden, um die von ihnen ausgeführte Arbeit rückzumelden. Die Istzeiten, die auf diese Weise rückgemeldet werden, können an die Portfolioprojekte zurückgegeben werden, und die Istkosten werden auf die verknüpften Controlling-Objekte gebucht. Entstehen bei der Projektdurchführung durch Fremdbeschaffung, Periodenabschlussarbeiten oder Erlöse durch Fakturierung und Kundenrechnungen weitere Kosten, so werden diese ebenfalls auf die Controlling-Objekte gebucht.

Mit der FI/CO-Schnittstelle von PPM können Sie nun all diese Buchhaltungsdaten der verknüpften Controlling-Objekte in die Finanzplanung der relevanten Portfolioelemente integrieren. Diese Daten können mit den ursprünglich prognostizierten Finanzplanungsdaten verglichen und zur kontinuierlichen Überwachung von Projekten verwendet werden.

Mit der Finanzplanung in PPM prognostizieren Sie Finanzdaten für Portfolioelemente und Portfoliobereiche in einer sehr frühen Phase Ihrer Projekte. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt detaillierte Plandaten aufgrund Ihrer Projektplanung verfügbar sind, sollten diese Daten auch in der Finanzplanung von PPM ausgewertet werden können und darauf basierend Entscheidungen getroffen werden können. Außerdem benötigen Sie Daten über die angefallenen Istkosten oder Obligos für die Überwachung und das Controlling im PPM, insbesondere in der Implementierungsphase der Projekte. Um detaillierte Buchhaltungsdaten aus dem FI/CO im PPM auswerten zu können, verwenden Sie die FI/CO-Schnittstelle des PPM.

Über die RW-Schnittstelle der PPM-Schnittstelle integrierte Daten

• Plankosten
• Geplante Zeiten
• Planerlöse
• Budget
• Obligo
• Istkosten
• Istzeiten
• Isterlöse

Objektverknüpfung der Controlling-Objekte

Die Integration von Buchhaltungsdaten wird technisch über Objektverknüpfungen realisiert, ähnlich wie die Integration der Projektmanagementdaten. Das bedeutet, dass eine Objektverknüpfung zwischen einem Portfolioelement und einem Controlling-Objekt hergestellt wird, die dann zum Austausch von Buchhaltungsdaten verwendet wird. Sie können diese Verknüpfung über Objektverknüpfungen anlegen, zu denen Sie von einem Portfolioelement aus über →Beziehungen navigieren. Sie können die Objektart und das Controlling-Objekt auswählen und sie dem Portfolioelement zuordnen.

Sie können Objektverknüpfungen zu folgenden Elementen anlegen:

• Innenaufträge
• Netzplanvorgangselement
• Netzplan
• Netzplanvorgang
• Netzplanhierarchie
• Netzplanvorgangshierarchie
• Projektdef.
• Service- oder Instandhaltungsauftrag
• PSP-Elementhierarchie
• PSP-Element

Wenn eine geeignete Objektverknüpfung zwischen dem Portfolioelement und dem Controlling-Objekt vorhanden ist, wird das Hochladen der Daten durch ein Programm gesteuert, das normalerweise als Hintergrundjob im PPM-Kernsystem eingeplant ist. Die vorangehende Abbildung veranschaulicht die Funktionsweise dieses Programms.

Dieses Szenario umfasst die Überwachung und Steuerung großer Projekte, z.B. Bauprojekte, Instandhaltungsprojekte oder große Forschungs- und Entwicklungsprojekte. In einer frühen Phase werden Portfolioelemente angelegt, kritische Erfolgsfaktoren ermittelt und die Grobplanung der benötigten Mittel im PPM durchgeführt.

Die Projekte werden in der Regel im PS abgebildet, da die Integration in Materialwirtschaft (MM), Produktionsplanung (PP), Instandhaltung (PM), Vertrieb (SD), Investitionsmanagement (IM) und Finanzwesen und internes Rechnungswesen (FI und CO) in der Regel für die Feinplanung und -ausführung erforderlich ist. Mit der PS-Integration können Sie Strukturdaten, Terminierungsdaten oder Ressourcendaten dieser Projekte direkt im PPM auswerten.

Dabei werden Daten aus den Projekten im PS in Projektmanagementdaten konvertiert und in PPM hochgeladen. Diese Integration ist unabhängig von der FI/CO-Integration.

Kunden, die nur an den Buchhaltungsdaten der Projekte interessiert sind, können die FI/CO-Integration nutzen, ohne Strukturdaten, Terminierungsdaten oder Ressourcendaten in PPM hochladen zu müssen.

Die Projekte im PS werden für die Kostenplanung, Erlösplanung und Budgetierung verwendet. Insbesondere führen Belege aus verschiedenen anderen Anwendungen zu Obligo, Istkosten und Isterlösen. Über die RW-Schnittstelle können diese Daten an die Portfolioelemente weitergegeben werden, denen die Projekte zugeordnet wurden, und hier mit der ursprünglichen Finanzplanung verglichen werden.

In PPM können Sie eine Finanzplanungswährung für Elemente, Bereiche und Initiativen angeben. Gültige Währungen sind im Customizing vordefiniert. Während der Finanzplanung können Sie zwischen verschiedenen Währungen wechseln, sodass eine Währungsumrechnung erfolgen kann. Umrechnungskurse werden in einem separaten SAP-ERP-System gepflegt.

Ob eine Währungsumrechnung stattfindet oder nicht, hängt von folgenden Bedingungen ab:

• Wurde der Wert aus SAP ERP übertragen?
• Ist der Wert in der angeforderten Währung verfügbar? (Kostenrechnungskreiswährung oder Positionswährung werden für Positionen gesichert)

Wenn beide Antworten Ja sind, werden die Werte aus SAP ERP übernommen. Wenn eine der Antworten nein ist, findet eine Währungsumrechnung statt.