Integrationsszenarios für PPM beschreiben

Die obige Grafik zeigt, wie viele Unternehmen andere Projektmanagementsysteme anstelle (oder zusätzlich) des Projektmanagements in verschiedenen Abteilungen oder für verschiedene Projekttypen verwenden. Dazu gehören Microsoft Project, das Projektsystem oder alle eigenständigen externen Projektmanagementsysteme. Mit PPM können Sie Daten aus Projekten dieser Projektmanagementsysteme integrieren.

Projektmanagement ist ein Werkzeug, das für die operative Verwaltung von Projekten innerhalb von PPM verwendet werden kann. Neben der Projektstrukturierung und der Verwaltung von Ressourcen bietet das Projektmanagement auch Funktionen wie Terminplanung oder Dokumentenverwaltung.

Basierend auf der Planarbeit für Rollen oder Aufgaben können Sie auch Kosten oder Erlöse im Projektmanagement berechnen und auf Innenaufträge oder Projektstrukturpläne übertragen. Die Implementierungsphase von Projekten im Projektmanagement wird durch die Statusverwaltung und spezielle Genehmigungsprozesse für Phasen und Rückmeldungen unterstützt.

Standardmäßig können Sie Microsoft Project, das Projektsystem und das Projektmanagement mit PPM verknüpfen. Daten aus diesen Projektmanagementsystemen können in PPM hochgeladen werden, um gemeinsam in PPM ausgewertet und verglichen zu werden, oder um für das zentrale Ressourcenmanagement verwendet zu werden. Die Daten aus Projekten dieser Projektmanagementsysteme können verwendet werden, um Daten in Portfolioelementen anzupassen und Aufgabenhierarchien und Rollen in den zugeordneten Projektmanagementprojekten anzulegen.

Eine weitere PPM-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, die für das zentrale Ressourcenmanagement erforderlichen Ressourcendaten über alle Projektmanagementsysteme hinweg aus SAP-Human-Capital-Management-Systemen (SAP-HCM-Systemen) zu integrieren. Basierend auf Personaldaten in SAP HCM können Sie Geschäftspartner, deren Qualifikationen und deren Verfügbarkeit in PPM automatisch anlegen und aktualisieren.

Neben den Struktur-, Terminierungs- und Ressourcendaten ist es auch möglich, Finanzdetails verknüpfter Projekte in PPM auszuwerten, um ein Gesamtbild zu erhalten.

Sie können fundierte Entscheidungen über die weitere Verarbeitung dieser Positionen treffen. Zu diesem Zweck können Sie auch Kosten, Erlöse, Budgets und Obligos dieser Projekte aus dem Rechnungswesen (im Folgenden FI/CO genannt) in das SAP Portfolio and Project Management hochladen. Sie können sie mit der strategischen Finanzplanung von Elementen und Bereichen vergleichen.

Diese Kosten beinhalten auch die Kosten für die von den jeweiligen Ressourcen durchgeführten Arbeiten. Um diese Arbeit zu erfassen und die entsprechenden Kosten zu berechnen, können Sie das Arbeitszeitblatt (CATS) verwenden.

Ein besseres Verständnis der Zusammenarbeit von PPM oder Projektmanagement, externen Projektmanagementsystemen, FI/CO und CATS finden Sie in den Abbildungen Integrationsszenario 1, Integrationsszenario 2 und Integrationsszenario 3. Der Einfachheit halber wird die Integration mit HCM nicht erwähnt.

Viele Kunden nutzen das Projektmanagement direkt für das operative Management ihrer Projekte. Daher ist es nicht erforderlich, eine Integration mit einem externen Projektmanagementsystem einzurichten. Die Integration mit FI/CO wird verwendet, um Finanzdetails in PPM anzuzeigen.

Das in der vorhergehenden Grafik dargestellte Beispielszenario beginnt mit dem Anlegen eines Portfolioelements. Der Portfoliomanager oder Elementmanager legt ein Portfolioelement an, gibt kritische Erfolgsfaktoren ein und führt eine erste Prognose der erforderlichen Kapazitäten und finanziellen Ressourcen durch. In einem Review vergleichen Entscheidungsträger diese Daten mit den Daten anderer Portfolioelemente und treffen eine Entscheidung über die weitere Bearbeitung des Portfolioelements.

Parallel dazu wird im Projektmanagement ein Projekt angelegt und mit dem Portfolioelement verknüpft. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen, wenn das Portfolioelement zu einem späteren Zeitpunkt angelegt wird, z.B. nach der ersten Genehmigung des Portfolioelements. Der Projektleiter definiert die für sein Projekt erforderlichen Projektrollen, und der zuständige Ressourcenmanager stellt diesen Rollen dann geeignete Ressourcen zur Verfügung. Der Ressourcenbedarf und die Besetzung können in die strategische Kapazitätsplanung des Portfolioelements integriert und mit den projizierten Kapazitätsbedarfen verglichen werden.

Parallel zum zugehörigen Projekt können Sie Kostensammler im FI/CO-System anlegen. Sie können diese Kollektoren für eine detaillierte Kostenplanung, Budgetierung (falls erforderlich) und Sammlung der Istkosten des Projekts verwenden. Kostensammler können ein oder mehrere Innenaufträge oder ein Projektsystem-Projektstrukturplan sein, der ein mehrstufiges Controlling des Projekts ermöglicht. Kostensammler können automatisch aus dem Projektmanagement heraus angelegt werden. Sie können Kostensammler auch manuell im FI/CO-System anlegen und dann mit dem Projektmanagementprojekt (Kontierung) verknüpfen. Daten aus dem Projektmanagement können dann automatisch in die Kostensammler übertragen und für Kalkulationen verwendet werden. Durch die Integration des FI/CO-Systems mit PPM können die Plandaten des Kostensammlers auch in das entsprechende Portfolioelement übertragen und mit den projizierten Finanzdetails verglichen werden.

Nach der Genehmigung des Portfolioelements wird das zugehörige Projekt freigegeben. Die dem Projekt zugeordneten Ressourcen können ihre Arbeitsstunden mit CATS rückmelden. Die Ressourcen können Vorschlagswerte automatisch aus dem Projektmanagement in den CATS-Arbeitsvorrat importieren. Die in CATS erfassten Daten können dann in das Projektmanagement und FI/CO übertragen werden. Dies führt zu Istkosten auf den Kostensammlern für die ausgeführte Arbeit. Die Istarbeit und die Istkosten des Kostensammlers können wiederum in das Portfolioelement übertragen und im PPM überwacht werden.

Das operative Projektmanagement wird mit dem Projektsystem anstatt mit dem Projektmanagement durchgeführt. Bei der Integration von FI/CO werden die Kosten-, Erlös-, Budget- und Obligodaten aus dem Projektsystem an PPM übertragen.

Das im vorherigen Video dargestellte Beispielszenario beginnt ebenfalls mit dem Anlegen, der strategischen Planung und einem ersten Review (falls zutreffend) eines Portfolioelements.

Das in der vorherigen Abbildung dargestellte Beispielszenario beginnt ebenfalls mit dem Anlegen, der strategischen Planung und ggf. einem ersten Review eines Portfolioelements.

Parallel dazu wird im Projektsystem ein Projekt angelegt. Sie können dies manuell tun oder aus dem Portfolioelement ein Projekt im Projektsystem anlegen. Das Projekt wird im Projektsystem für eine detaillierte Struktur, Terminierung und Kostenplanung verwendet. Sie können Attribute und Status des Projektsystemprojekts mit dem Element und den Elemententscheidungspunkten synchronisieren. Die Synchronisation kann bidirektional erfolgen. Finanzplanungsdaten von Projektsystemprojekten werden ebenfalls an PPM übertragen und mit den strategischen Finanzdaten verglichen.

Bei Bedarf werden die Budgetierung und Ausführung des Projekts im Projektsystem durchgeführt, sobald das Portfolioelement im PPM genehmigt wurde. Sie können das Arbeitszeitblatt beispielsweise verwenden, um Zeitdaten zu erfassen und Istkosten auf das Projekt zu buchen. Durch das Hochladen von Projektdaten in ein Portfolioelement können Sie die Termine und Finanzdetails und somit den Projektfortschritt in PPM überwachen.

Das vorhergehende Video zeigt ein Szenario, in dem Microsoft Project für die operative Verwaltung eines Projekts verwendet wird. Die Kosten und Erlöse des Projekts werden parallel in FI/CO verwaltet. Im PPM können Sie die Projektdaten aus Microsoft Project und die Finanzdaten aus FI/CO kombinieren und überwachen. Darüber hinaus können Sie PPM für die zentrale Verwaltung von Ressourcen verwenden.

Dieses Beispielszenario beginnt auch mit dem Anlegen, der strategischen Planung und ggf. einem ersten Review eines Portfolioelements. Im PPM wird automatisch eine Projektdefinition als technische Grundlage für die Integration von Struktur-, Terminierungs- und Ressourcendaten aus Microsoft Project angelegt.

Die Strukturierung, Terminierung und Ermittlung der benötigten Ressourcen des Projekts erfolgt in Microsoft Project. Wenn Sie Projektdaten in PPM oder Projektmanagement hochladen, werden die entsprechenden Projektstrukturelemente und -rollen angelegt. Der Ressourcenmanager im PPM kann diese Rollen dann mit geeigneten Ressourcen besetzen. Die Integration von Daten mit der strategischen Kapazitätsplanung ermöglicht eine aggregierte Auswertung auf Portfolioelementebene und auf Ebene von Portfoliobereichen.

Die Kosten- und Erlösplanung, jede Budgetierung, die Buchung von Istkosten und Erlösen werden in einem Kostensammler durchgeführt (z.B. ein Innenauftrag in FI/CO). Der Kostensammler ist im PPM mit dem Portfolioelement verknüpft. Die Finanzdetails können dann in das Portfolioelement übertragen und in die strategische Finanzplanung integriert werden. Auf Portfolioelementebene im PPM können die Projektdaten aus Microsoft Project sowie die entsprechenden Finanzdetails aus FI/CO gemeinsam ausgewertet und überwacht werden.