Kostenplanung und Kostenintegration

Als Projektmanager haben Sie die Struktur des Projekts definiert und die Terminierung und Ressourcenplanung durchgeführt. Sie benötigen eine detaillierte Kostenplanung, bevor Sie die Genehmigung für die Durchführung des Projekts erhalten. Sie möchten die Kosten der Produktentwicklung auf der Grundlage der zugeordneten Ressourcen und ihres Kapazitätsbedarfs berechnen. Dazu sind die folgenden Kenntnisse erforderlich:

• Kenntnisse über die Kostenplanung mit dem Projektmanagement
• Kenntnisse über die Kalkulation
• Prüfen von Kosten-/Erlössätzen
• Prüfen von Kosten-/Erlössätzen
• Kenntnisse über Plankosten im Projektmanagement

SAP Project Management ermöglicht die Integration der Kostenplanung in das Rechnungswesen in einem SAP-S/4HANA- oder SAP-ERP-System. Diese Integration erfolgt in der Regel über das mehrstufige Controlling im SAP Projektsystem (PS), um die Projektstruktur abzugleichen. Ein Einzelcontrolling über Innenaufträge ist ebenfalls möglich.

Im ersten Fall werden alle Kosten für ein Projekt in einem Projektsystemprojekt mit Projektstrukturplan (PSP) gesammelt, der mit der Struktur des Projekts oder der Projektrollen übereinstimmt. Die Verwendung von Innenaufträgen ermöglicht die Kostensammlung für einen oder mehrere Innenaufträge. Die Innenaufträge zeigen jedoch keine detaillierten Strukturen wie PSP-Elemente an. Die PSP-Elemente und Innenaufträge werden als Kostensammler verwendet. Sie ermöglichen die Buchhaltung der Ist- und Plankosten des Projekts aus SAP Project Management.

Der automatische Vorgang zur Generierung des Kostensammlers wird Übernahme genannt. Die vorstehende Abbildung zeigt die wichtigsten Methoden zur Integration des Rechnungswesens mit SAP Project Management.

Sie können einen Kostensammler manuell zuordnen. Dazu müssen Sie zunächst einen Kostensammler in SAP ERP anlegen. Die Rechnungswesenintegration kann gestartet werden, indem der entsprechende Systemstatus in der Projektdefinition auf „Übertragung" oder „Zuordnung" gesetzt wird.

Wenn Sie die Rechnungswesenintegration verwenden, können Sie die Kalkulation direkt aus SAP Project Management heraus starten. Sie können die Kalkulation im CO oder im PS sichern. Sie können die Kostenplanung in SAP Project Management anzeigen.

Die Kalkulation basiert auf der erforderlichen Kapazität, die in SAP Project Management geplant wird. Sie können die erforderliche Kapazität nach Aufgaben oder Projektrollen berücksichtigen. Sie können manuelle Kalkulationspositionen wie Materialpositionen verwenden, um Details zur Kalkulation bereitzustellen. Wenn Sie Vorgänge mit CATS rückmelden möchten, wird der Istaufwand im Kostensammler im SAP-System und die Aufgaben oder Projektrollen von SAP Project Management fortgeschrieben.

Das vorhergehende Video bietet Ihnen einen Überblick über die Controlling-Methoden in SAP Project Management. Das entsprechende Szenario wird durch die Zuordnung eines Szenarios zum Projektprofil ermittelt.

Die obige Grafik zeigt die Pflege der Kosten-/Erlössätze in der Kalkulationssicht der Ressourcenplanung. Die Kosten- und Erlössätze wurden zuvor im Customizing für SAP Project Management ermittelt. Wenn die Projektrollen noch nicht besetzt sind, werden die Kosten- und Erlössätze der Projektrollen für die Kalkulation verwendet. Wenn die Projektrolle durch eine Ressource teilweise besetzt ist, werden die Teilkosten- und Erlössätze für die Kalkulation verwendet. Informationen zur Kalkulationslogik finden Sie im SAP Help Portal unter Kalkulationslogik.

Die obige Grafik zeigt das Ergebnis der Kalkulation in SAP Project Management. Die Daten werden in SAP Project Management gesichert. Wenn der Kostensammler jedoch durch eine Übertragung generiert oder manuell auf ein Projektelement oder eine Projektrolle kontiert wird, werden die Kalkulationsdaten im SAP-Buchhaltungssystem gesichert. In diesem Fall zeigt das System die Drucktaste Berechnen an, die Sie wählen können, um den Kostensammler mit Easy Cost Planning (ECP) zu berechnen. ECP ist eine Planungsmethode im SAP-System, die auch ohne SAP Project Management funktioniert. Es ist jedoch die bevorzugte Methode für das Projektmanagement, die Kosten aus der Arbeit im Projekt berechnen zu können.

Der Begriff "Übernahme" bezieht sich auf das automatische Anlegen eines Kostensammlers. Der Kostensammler kann ein Projekt mit Projektstrukturplanelementen (PSP-Elementen) oder ein einzelner CO-Auftrag sein. Eine Alternative zum automatischen Anlegen eines Kostensammlers besteht darin, einen bereits angelegten Kostensammler zu verwenden und ihn dem Projekt für die Kalkulation zuzuordnen. Die Übernahme eines Projekts mit PSP wird hier beschrieben (mehrstufiges Controlling). Diese Information gilt jedoch auch für das einstufige Controlling.

Der Zeitpunkt der Übernahme und die Art des generierten Kostensammlers hängen von der Projektart ab. Bei der ersten Übertragung erzeugt das SAP-System einen Innenauftrag oder PSP-Elemente. Die folgende Abbildung zeigt die Detaildaten eines automatisch generierten Innenauftrags, wie er in SAP Project Management angezeigt wird.

Die vorherige Abbildung zeigt die Projekt-ID, die abhängig von den Systemeinstellungen in SAP S/4HANA CO (Controlling) ermittelt wird. Das Projekt und der PSP werden mit Bezug auf Organisationseinheiten im Controlling angelegt, z.B. Kostenrechnungskreis, Buchungskreis und Geschäftsbereich. Diese Daten werden zum Anlegen der Projektstruktur benötigt.

Die Daten werden basierend auf der Projektart und optional über das Feld Zuständige Organisationseinheit in der Projektdefinition des SAP-Projektmanagement-Projekts ermittelt. Wenn es nicht möglich ist, die Daten zu ermitteln, die organisatorische Zuordnung aus dem Standardprojektprofil CPROJECTS im System. Die in der Abbildung angezeigten Daten werden direkt aus dem zugeordneten SAP-S/4HANA-System gelesen, das dasselbe SAP-S/4HANA-System mit SAP PPM sein kann (aber sein muss).

Bei der Übertragung werden folgende Merkmale der Projektdefinition aus dem Projektmanagement in das Projektsystem (PS) übertragen:

• Projektnummer
• Beschreibung in Originalsprache
• Verantwortliche Organisation
• Priorität
• Projektart
• Projektgrund
• Gruppierung
• Suchfeld
• Vorlagennummer
• Auftraggeber
• Systemstatus

Bei der Übertragung von Projekten in das Controlling-System kann es gelegentlich zu Fehlern kommen. Diese Fehler werden in Meldungen dokumentiert, die Sie mit dem Controlling-Cockpit analysieren können. Sie können auf das Controlling-Cockpit im Projektmanagement von der Registerkarte Rechnungswesen aus zugreifen. Sie können sie auch über die Transaktion COCPCPR im SAP-System aufrufen.

Die vorstehende Abbildung zeigt ein Projekt mit PSP im SAP-System, das bei der Übertragung aus SAP Project Management automatisch generiert wurde. Wenn Sie die entsprechenden Daten in SAP Project Management ändern, werden das Projekt und der PSP bei der nächsten Übertragung ebenfalls geändert. Wenn die organisatorische Zuordnung der Projektdefinition in SAP Project Management geändert wird, werden bei der nächsten Übertragung auch die Stammdaten des Projekts und des PSP angepasst.

Es gibt mehrere Szenarien für das mehrstufige Controlling mit PSP-Elementen. Das Szenario hängt von der Projektart Ihres Projekts ab.

Das mehrstufige Controlling basiert auf einem der folgenden Szenarios:

• Strukturelement und manuelle Kontierung
• Strukturelement und automatisches Anlegen und Zuordnen bei der Übernahme
• Projektrolle und manuelle Kontierung
• Projektrolle und automatische Zuordnung bei der Übertragung

Wenn Sie ein mehrstufiges Controlling über eine Übertragung durchführen, wird in PS abhängig vom Status des Projekts in SAP Project Management ein Projekt angelegt. Die Anzahl der Projekte in PS basiert auf der Anzahl der Projekte in SAP Project Management.

Die obige Grafik zeigt die Kontierung zwischen den Strukturelementen in SAP Project Management und den PSP-Elementen in PS. SAP Project Management überträgt PSP-Elemente nur bis zur dritten Ebene. PSP-Elemente in PS zeigen den Zeitraum und die Reihenfolge der Aufgaben von SAP Project Management nicht an.

PSP-Elemente, die bei der Übertragung automatisch angelegt werden, erhalten den Status Stammdaten gesperrt (MDLK). Dadurch wird sichergestellt, dass keine Inkonsistenzen zwischen dem Projekt in SAP Project Management und dem Projekt in PS entstehen.

Neben der automatischen Generierung eines einzelnen Projekts für jede Projektdefinition basierend auf der Hierarchie der Phasen und Aufgaben gibt es zusätzliche Szenarios für die Integration des Rechnungswesens mit Projekten. Die Kosten können auch gemäß den Projektrollen angezeigt werden. In beiden Fällen kann die Kontierung auch manuell erfolgen. Alternativ können ein oder mehrere Innenaufträge für die Kontierung verwendet werden.

Eine Alternative zum Szenario mit automatischer Übertragung ist die manuelle Zuordnung eines SAP-Project-Management-Projekts zu einem vorhandenen PS-Projekt. In diesem Fall wählen Sie im PS eine Projektdefinition aus und nehmen die Kontierung auf PSP-Elemente manuell vor. Die Kontierung kann auf ein beliebiges PSP-Element erfolgen. Daher kann sich die Hierarchie des SAP-Project-Management-Projekts von der PS-Projekthierarchie unterscheiden.

Sie können auch von der automatischen Zuordnung zur manuellen Zuordnung wechseln. In diesem Fall wird der PS-Projekt-PSP jedoch nicht mehr automatisch aktualisiert. Außerdem ist es nicht möglich, von der manuellen Zuordnung zurück zur automatischen Zuordnung zu wechseln.

Die Kostenplanung im Projektmanagement basiert entweder auf Aufgaben oder auf dem Rollenbedarf.

Zur Berechnung der Plankosten werden Leistungstarife mit der Planarbeit der einzelnen Aufgaben oder dem Bedarf von Rollen multipliziert. Die Raten werden im Customizing für das Projektmanagement in Abhängigkeit von Organisationseinheiten und Gültigkeitszeiträumen definiert.

Die Planung weiterer Kosten, z.B. des Materialverbrauchs, ist im Projektmanagement nicht möglich, ohne dass eine Verknüpfung mit einem oder mehreren Controlling-Objekten in einem zugeordneten FI/CO-System besteht. Sie können keine Istkosten buchen oder Periodenabschlussarbeiten an Objekten direkt im Projektmanagement durchführen. Dies ist nur in verknüpften Controlling-Objekten in einem FI/CO-System möglich. Die Kostenintegration des Projektmanagements unterstützt verschiedene Szenarios für die Verknüpfung von Projektmanagementprojekten mit Controlling-Objekten in FI/CO-Systemen.

Die vorstehende Abbildung zeigt die verschiedenen Szenarien. Bei der Kostenintegration des Projektmanagements wird entweder der Bedarf oder die Besetzung von Rollen oder die Arbeit für Aufgaben an Controlling-Objekte eines FI/CO-Systems übertragen. Bei der Übernahme werden die Daten um Kostenarten, Leistungsarten und Kostenstelleninformationen ergänzt. Die Übernahme erzeugt Kalkulationspositionen für Eigenleistungen auf den Controlling-Objekten in einer ECP-Kalkulation (Easy Cost Planning). In einem FI/CO-System können Sie Kalkulationspositionen für Material, Fremdbeschaffungen und Dienstleistungen oder zusätzliche variable Positionen zur ECP-Kalkulation hinzufügen. Gemeinkostenzuschläge können in ECP automatisch auf Basis der Plankosten ermittelt werden. Während der Realisierungsphase werden die Controlling-Objekte im FI/CO-System auch verwendet, um Obligos und Istkosten zu buchen oder Budgets zu verwalten. Innenaufträge oder Projektstrukturplanelemente (PSP-Elemente) können als Controlling-Objekte im FI/CO-System verwendet werden.

Die Verwendung von PSP-Elementen hat einen besonderen Vorteil: Sie können mehrstufige Controlling-Funktionen wie die mehrstufige Zuordnung von Budgets oder die aggregierte Auswertung von Kosten in Ihrem Projektmanagement verwenden.

Nachdem Sie ein oder mehrere Controlling-Objekte mit einem Projektmanagementprojekt verknüpft haben, können Sie verschiedene Controlling-Objektdaten direkt im Projektmanagementprojekt anzeigen. Bei Bedarf können Sie direkt aus dem Projektmanagement in die Bearbeitung von Controlling-Objekten im FI/CO-System navigieren, um der ECP-Kalkulation manuell Kalkulationspositionen hinzuzufügen. Darüber hinaus können Sie Detailberichte zu den Controlling-Objekten aufrufen.

Sie müssen bestimmte Einstellungen im Customizing vornehmen, um die Rechnungswesenintegration in SAP Project Management zu aktivieren. Sie müssen die folgenden Customizing-Schritte ausführen:

1. Integration aktivieren: Legen Sie fest, ob die Rechnungswesenintegration aktiv ist und wann die Integration stattfindet, z.B. wenn sich der Status in der Projektdefinition ändert.

2. Objektverknüpfungen für die Rechnungswesenintegration definieren: Definieren Sie die Objektverknüpfung, die für die Rechnungswesenintegration verwendet wird. Im Standardsystem sind bereits Abschleppeinträge definiert – eine für Innenaufträge und eine für PSP-Elemente. In der Objektverknüpfung müssen Sie auch die angezeigten Felder aus dem Kostensammler, die verwendete RFC-Verbindung und das verwendete logische System sowie die über SAP WebGUI verfügbaren Services definieren.

3. Allgemeine Einstellungen vornehmen: Legen Sie das Erscheinungsbild des Übersichtsbilds pro Projektart im Buchhaltungsabschnitt von SAP Project Management fest. Der Objekttyp ist für die Verknüpfung relevant.

4. Kosten- und Erlössätze definieren: Definieren Sie die Kosten- und Erlössätze der Aufgaben und Projektrollen für SAP Project Management.

5. Kosten- und Erlössätze replizieren: Die Kosten- und Erlössätze werden zur Kostenberechnung in ein angebundenes SAP-S/4HANA-Controlling-System repliziert, wo die Innenaufträge oder PSP-Elemente angelegt werden.

6. Buchhaltungsrelevante Merkmale replizieren: Die Projektarten und Projektursachen werden in das SAP-S/4HANA-Controlling-System repliziert.

7. Einstellungen im S/4HANA-System vornehmen: Nehmen Sie buchhaltungsrelevante Einstellungen in SAP S/4HANA für Innenaufträge und PSP-Elemente vor. Sie können Kosten- und Erlössätze beispielsweise Kostenarten, Leistungsarten und Erlösarten in SAP S/4HANA zuordnen. Sie geben die Controlling-Methoden an, die Sie für die Rechnungswesenintegration verwenden möchten.

   Für das Szenario Innenauftrag (Projektdefinition, automatisch) wird im SAP-Controlling (CO) die Auftragsart CPR1 mit dem Musterauftrag $CPR1 ausgeliefert. Für die Szenarien Hierarchisches Controlling (Strukturelement, Automatisch) und Hierarchisches Controlling (Projektrolle, Automatisch) benötigen Sie das Projektprofil CPR0001. Dieses Profil ist in der Standardauslieferung nicht enthalten; Sie müssen es anlegen. Wenn die Konfigurationsmöglichkeiten über das beschriebene Profil nicht ausreichen, gibt es verschiedene Business Add-Ins (BAdIs), mit denen Sie das Systemverhalten bei der Übernahme steuern können.

   Folgende BAdIs können Sie verwenden, um das Systemverhalten bei der Übertragung zu beeinflussen:

   • Zusätzliche Attribute für Replikation über Einzelcontrolling

     Sie können zusätzliche Merkmale an die Rechnungswesen-Schnittstelle übergeben. Sie können diese Merkmale im Rechnungswesen im Controlling-Objekt oder in der Abrechnungsvorschrift aktualisieren. Mit dieser Methode können Sie auch Standardmerkmale ändern.

   • Kalkulationsdaten für Einzelcontrolling ändern

     Sie können die Kosten und Erlöse, auf denen die Kalkulation basiert, manuell ändern. Darüber hinaus können Sie die Kalkulationszeilen aufteilen oder gruppieren.

   • Erweiterung für manuelles mehrstufiges Controlling

     Sie können Standardwerte für die Zuordnung von PSP-Elementen zu Projektelementen in SAP Project Management angeben. Diese Aktion erspart dem Projektmanager oder Controller eine langwierige manuelle Zuordnung. Weitere Informationen finden Sie im Konfigurationsleitfaden für das Projektmanagement. Sie können den Konfigurationsleitfaden vom SAP Help Portal herunterladen.