Portfolioinitiativen anlegen

Portfolioinitiativen sind ein Strukturierungswerkzeug in PPM. Initiativen sind unabhängige Objekte, ähnlich wie Portfoliobereiche und Portfolioelemente, die Daten aus zugeordneten Elementen zusammenfassen und für die Gesamtplanung verwendet werden können.

Im Gegensatz zu Portfoliobereichen, die eine eher statische Struktur haben, können Initiativen auch operativ verwendet werden. Eine Portfolioinitiative enthält ein tatsächliches Startdatum und Phasen, die den Zeitpunkt des Prozesses strukturieren. Aufgrund dieses operativen Charakters ähnelt eine Portfolioinitiative auch einem Portfolioelement.

Sie finden beispielsweise Entscheidungspunkte in beiden Objekten. Es gibt aber auch Unterschiede. Eine Initiative ist für die Aggregation vorgesehen, während ein Element auch eine konkrete Einsatzplanung durchführen kann.

Aus technischer Sicht ist eine Portfolioinitiative eine gegenseitige Abhängigkeit zwischen einem Portfolioelement und einem Portfolioprojekt. Sie ist jedoch nur für die Abbildung bestimmter Funktionen wie die Finanzplanung vorgesehen. Eine Portfolioinitiative ist nur aus technischer Sicht eine gegenseitige Abhängigkeit; sie hat weder alle Funktionen eines Projekts noch alle Funktionen eines Portfolioelements.

Eine Portfolioinitiative besteht aus Stammdaten, die im Leiter der Initiative angelegt werden. Phasen und Entscheidungspunkte werden bereits beim Anlegen der Initiative angelegt. Beide werden verwendet, um den Fortschritt der Initiative abzubilden.

Phasen und Entscheidungspunkte werden nicht manuell, sondern gemäß der PPM-Konfiguration angelegt. Es gibt keine Initiative ohne Phase oder Entscheidungspunkt.

Beim Anlegen der Initiative wird bereits eine Zuordnung zu einem Portfoliobereich angelegt. Das vorherige Video zeigt die grundlegende Struktur einer Initiative und ihre Links zu anderen Objekten.

Beim Bearbeiten einer Initiative können Sie auch nacheinander neue Portfolioelemente anlegen und vorhandene Portfolioelemente zuordnen. Solche Portfolioelemente werden dann sowohl der Initiative als auch einem Portfoliobereich zugeordnet, was auch bedeutet, dass Initiativen eine andere und zusätzliche Perspektive von Portfolioelementen als Portfoliobereiche ermöglichen. Sie können Portfolioelemente ohne Zuordnung zu einer Initiative weiterhin verwenden.

Ein Vorteil der Zuordnung mehrerer Elemente zu einer Initiative besteht darin, dass Stammdaten oder Berechtigungen ausgetauscht werden können. Berechtigungen können von oben nach unten vererbt werden. Terminierungsdaten können dann von unten nach oben vererbt werden, was bedeutet, dass Sie die Datenpflege vereinfachen können. Geänderte Daten können synchron gehalten werden.

Im PPM gibt es hierfür zwei Szenarien: horizontale und vertikale Datensynchronisation. Sie sind auch nicht auf die beiden Objekte Initiative und Element beschränkt. Die Synchronisierung von Daten ist Teil des Entscheidungsprozessmanagements (EPM), das mit SAP Resource and Portfolio Management (SAP RPM) 4.5 eingeführt wurde.

Portfolioinitiativen haben operativen Charakter. Sie verdichten jedoch auch die Daten untergeordneter Objekte. Dieser Unterschied wird im vorherigen Video veranschaulicht. Sie können Phasen und Entscheidungspunkte sehen, die den Fortschritt der Initiative darstellen und somit auch den Fortschritt untergeordneter Objekte beeinflussen.

Die untergeordneten Objekte sind Portfolioelemente. In der Dokumentation werden solche Elemente in der Regel als Initiativenelemente bezeichnet, um sie von normalen Portfolioelementen zu unterscheiden.

• Übersicht gibt Beschreibung und Identifikation, Status, Termine und Einstellungen für die Finanz- und Kapazitätsplanung an.
• Zugeordnete Elemente ordnen der Initiative vorhandene Elemente zu oder legen neue Elemente an.
• Kapazitäten und Finanzplanung ermitteln Plandaten manuell oder ermitteln die Kapazitäts- und Finanzdaten, indem sie die Planung untergeordneter Elemente hochrollen. Alternativ können Sie die Finanzplanung aus den Kapazitätsplanungsdaten ableiten.
• Stakeholder ordnen Parteien und Personen zu, die an einer Initiative beteiligt sind.
• Phasen und Entscheidungen verwenden Phasen und Entscheidungspunkte, um den Lebenszyklus einer Initiative abzubilden. Das Phasenkonzept basiert auf dem des Projektmanagements. Stakeholder können in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.
• Fragebögen ordnen Feldern Werte zu, die sonst schwer zu ermitteln wären.
• Checklisten dokumentieren den Abschluss der wichtigsten Themen einer Initiative. Die Struktur der Checklisten basiert wieder auf den Checklisten im Projektmanagement.
• Änderungsbelege werden für Attribute, Status, Objektverknüpfungen und Berechtigungen verwendet.
• Die Prozessänderung ändert die Portfolioinitiativenart.
• Klassifizierungshierarchien für Initiativen werden verwendet, um Initiativen zusätzlich zu einer Portfoliostruktur alternativen Hierarchien zuzuordnen.
• Versionen für Initiativen, zugeordnete Elemente und Projekte zum Speichern historischer Daten.

Es ist möglich, Daten zwischen den Elementen einer Initiative und der eigentlichen Initiative auszutauschen. Dadurch können Stammdaten synchron gehalten werden. Die PPM-Terminologie bezieht sich auf die Attributsynchronisation. Sie können auch eine Statussynchronisation oder eine Synchronisierung von Berechtigungen einrichten.

Attribute, Status und Berechtigungen können nicht nur zwischen einer Initiative und ihren Elementen synchronisiert werden.

Folgende Objekte stehen als Quelle oder Ziel für die Synchronisierung zur Verfügung:

• Portfolioinitiative
• Entscheidungspunkt einer Initiative
• Phase einer Initiative
• Portfolioelement
• Entscheidungspunkt eines Portfolioelements
• Portfolioprojekt
• Phase eines Portfolioprojekts

Im Standard sind für diese Objekte bereits geeignete Objektverknüpfungsarten konfiguriert, die nur geringfügige Anpassungen erfordern. Wenn Sie eine Synchronisierung zwischen einem Portfolioelement und seinem zugehörigen Projekt durchführen, wird dies als "horizontale Synchronisierung" bezeichnet. Das Element und das zugehörige Projekt sind zwei Objekte, die dieselbe Inhaltsebene haben.

Wenn Sie eine Synchronisierung zwischen Portfolioinitiativen und Portfolioelementen durchführen, wird dies als "vertikale Synchronisierung" bezeichnet. Beide Objekte befinden sich auf unterschiedlichen Detailebenen.

Es gibt eine Standardkonfiguration für die Synchronisation, die jedoch zuerst angepasst werden muss.

Die folgenden Fragen geben einen Überblick darüber, was konfiguriert werden muss:

• Was sind die Quelle und das Ziel der Synchronisierung?
• Soll der Datenaustausch synchron oder asynchron erfolgen?
• Wie soll sich das System verhalten, wenn ein Objekt angelegt oder geändert wird?
• Soll diese Synchronisation unidirektional oder bidirektional sein?
• Was muss synchronisiert werden?

Einstellungen für die Synchronisierung finden Sie im Customizing unter SAP Einführungsleitfaden→PPM→Gemeinsame Funktionen→Entscheidungsprozessmanagement-Einstellungen.