Projektauswertung

Als Projektmanager müssen Sie den Status Ihres Projekts ermitteln. Außerdem müssen Sie den Status des Projekts erfassen und kommentieren. Dazu sind die folgenden Kenntnisse erforderlich:

• Bewerten eines Projekts
• Konfigurieren von Berichten
• Erstellen eines Projektstatusberichts

Auswertungen bieten Ihnen einen Überblick über die Daten Ihres Projekts. Sie können die aktuellen Projektdaten als Grundlage verwenden oder die letzte Version der Daten, die im Hintergrund gespeichert wurden. Sie können Auswertungen für operative Projekte und für Projektversionen anlegen.

Folgende Auswertungen werden mit SAP Project Management ausgeliefert:

• Aufgaben und Aufgabenzuordnung
• Erledigte Checklistenpunkte
• Abgeschlossene Belege
• Projektressourcen und Projektrollenbesetzung
• Projektrollen und Projektrollenbesetzung
• SAP-ERP-Objekte
• SAP-ERP-Projektfortschritt
• SAP-ERP-Projektkosten und -erlöse
• Projekttermine mit SAP-ERP-Objekten
• Fristen und Spesen
• Projektelementbezogene Kosten
• Kosten- und Erlöskalkulation für Projekt

Die vorstehende Abbildung zeigt die Auswertung abgeschlossener Checklistenpunkte. Der linke Bereich enthält einen Navigationsbereich ähnlich dem Navigationsbereich in der Projektpflege. Im rechten Bereich werden Spalten mit Daten für das jeweilige Projektobjekt angezeigt. In diesem speziellen Fall sehen Sie eine Übersicht der obligatorischen Checklistenpunkte, die bereits abgeschlossen wurden.

Im Navigationsbereich des Reports werden nicht alle Projektelemente angezeigt. Dieser Report zeigt keine Aufgaben und Checklistenpunkte an. Projektelemente und die Anzahl der Spalten werden in den Auswertungseinstellungen im Customizing des PPM definiert.

Sie können die Daten einer Auswertung exportieren, um sie in einer Tabellenkalkulation anzuzeigen. Die Abbildung zeigt die Optionen für den Export von Berichten. Das System exportiert Daten im CSV-Format (Comma Separated Values) und sichert sie in einer Datei oder öffnet sie direkt in Microsoft Excel.

Im Navigationsbereich einer Auswertung können zusätzliche Symbole angezeigt werden. Diese Symbole weisen auf Besonderheiten oder Abweichungen im Projekt hin. Sie werden im System als Schwellenwerte oder Schweregrade definiert. Wenn ein Schwellenwert überschritten wird, zeigt das System ein entsprechendes Symbol an, um Sie zu warnen. In Bezug auf Schwellenwerte kann das System E-Mail-Benachrichtigungen anlegen, die als Alerts bezeichnet werden.

Auswertungen sind im Standard enthalten. Sie werden im Customizing des PPM als Auswertungslayouts definiert. Sie können auch eigene Auswertungen mit eigenen Auswertungslayouts erstellen.

• Attribute: ca. 129 Attribute, z.B. Actual_Finish.

• Objekte: ca. 10 Objekte für Attribute, z.B. Checklistenpunkte und Aufgaben.

• Extraktlayouts: ca. 11 Extraktlayouts mit bestimmten Attributen für bestimmte Objekte, z.B. 0_Project_Compl.

• Iteratoren: 4 von SAP ermittelte Iteratoren, z.B. ein Projekt. Diese bestimmen die hierarchische Struktur des Extraktlayouts.

• Auswertungslayouts: Etwa 11 Auswertungslayouts, z.B. 0_Project_Clitem bezieht sich auf ein bestimmtes Extraktlayout mit bestimmten Attributen für bestimmte Objekte.

PPM stellt Attribute zum Generieren von Auswertungen und Schwellenwerten bereit. In Auswertungen bilden diese Attribute Spalten. Ein Beispiel für ein Attribut ist Actual_Finish. Im PPM werden nur Checklistenpunkte und Aufgaben mit Actual_Finish gepflegt.

Sie können ein Attribut und ein Objekt im Customizing des PPM anbinden. Der entsprechende Transaktionscode lautet DPR_EVE_ATTR_OBJ.

Die Auswertungen werden über Auswertungslayouts festgelegt. Ein Auswertungslayout gibt die Spalten der Auswertung an, indem es die Attribute eines bestimmten Extraktlayouts zuordnet. Außerdem legen Sie fest, welche Objekte im Navigationsbereich angezeigt werden sollen.

Die obige Abbildung veranschaulicht das Anlegen von Auswertungslayouts. Im einfachsten Fall brauchen Sie nur für ein im Standard ausgeliefertes Extraktlayout ein neues Auswertungslayout zu definieren, um eigene Auswertungen zu erstellen.

Die Abbildung enthält den Eintrag Extraktlayouts Projektarten zuordnen, der für Auswertungen nicht relevant ist. Sie ist jedoch für Alerts, Schweregrade, Schwellenwerte und Dashboards erforderlich.

Dashboards sind der Ausgangspunkt zum Anlegen, Bearbeiten oder Anzeigen von Projekten in Detailbildern. Dashboards zeigen jedoch viele Informationen an, z.B. den Status und die Kosten von Projekten. Sie können in einem Dashboard aufgeführte Projekte filtern und sortieren. Daher sind Dashboards auch ein Werkzeug für das Reporting. Das Dashboard wird automatisch aktualisiert, wenn Sie ein Projekt speichern. Sie können mehrere Projekte im Dashboard auswählen und öffnen. Auf der Registerkarte Alle Projekte sehen Sie alle Projekte, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben.

Über Dashboards können Sie auf folgende Funktionen zugreifen:

• Projekte bearbeiten
• Projekte anlegen
• Projekte vergleichen
• Projekte importieren und exportieren
• Dashboard nach Microsoft Excel exportieren
• Projekte suchen
• Filter
• Benutzerdefinierte Einstellung für Spalten, Sortieren und Filtern von Projekten

Mit Projektstatusberichten können Sie jederzeit wichtige Projektdaten erfassen und kommentieren. Projektstatusberichte können als E-Mail-Anlagen gesendet werden.

Projektstatusberichte basieren auf Adobe Interactive Forms (AIF). Projektstatusberichte werden in einer Berichtsmappe innerhalb des Projekts angezeigt. Neben Projektstatusberichten können Sie hier auch weitere Dokumente zuordnen.

Die obige Abbildung zeigt das Anlegen eines Berichts in SAP Project Management. Um ein Projekt zu bearbeiten, können Sie zur Registerkarte Statusberichte navigieren. Abhängig von der Projektart können Sie verschiedene Vorlagen für den Projektstatusbericht auswählen. Die Vorlagen bestimmen die Vorgehensweise des Projektstatusberichts. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie diese anzeigen und über Vorschau ergänzen.

Sie können den Bericht in SAP Project Management oder über das SAP Document Management System (SAP DMS) des SAP-Systems ablegen. Sie definieren die Ablageart in der Projektart im Customizing für SAP Project Management.

Projektstatusberichte sind hierarchisch strukturiert. Die Berichtsmappe dient der Navigation zwischen einzelnen Berichten. Oberhalb der Berichtsmappe gibt es Optionen zum Erstellen neuer Projektstatusberichte, zum Senden von Berichten oder zum Löschen von Berichten. Mit Neues Dokument können Sie beliebige Daten, die auf Ihrer Festplatte gespeichert sind, z.B. als Dokumente in die Berichtsmappe in SAP Project Management aufnehmen.

Das Aussehen eines Projektstatusberichts hängt von der verwendeten Vorlage ab. Das Standardsystem enthält eine Vorlage, die Sie sofort verwenden können. Der Name der Vorlage lautet DPR_STATUS_REPORT_AIF. Sie können diese Vorlage als Kopiervorlage für Ihre eigenen Projektstatusberichte verwenden.

Die Menüpfade zum Ausführen der zugehörigen Aktivitäten lauten wie folgt:

• Um PDF-basierte Formulare anzulegen, wählen Sie im Customizing für SAP Portfolio and Project Management unter ProjektmanagementGrundeinstellungen→Formulare für Druck und Projektstatusberichte→PDF-basierte Formulare anlegen.
• Um Formulare pro Projektart zu aktivieren, wählen Sie im Customizing für SAP Portfolio and Project Management unter ProjektmanagementGrundeinstellungen→Druckformulare und Projektstatusberichte→Formulare pro Projektart aktivieren.
• Um das Business Add-In für PDF-basierte Formulare zu aktivieren, wählen Sie im Customizing für SAP Portfolio and Project Management unter ProjektmanagementGrundeinstellungen→Formulare für das Drucken und Projektstatusberichte→Business Add-Ins (BAdIs)→Formulare pro Projektart aktivieren.

Wenn Sie eine Vorlage angelegt haben oder sich für eine Standardvorlage entschieden haben, müssen Sie die Projektart zuordnen. Sie können Vorlagen derselben Projektart zuordnen. In der Anwendung können Sie dann zwischen den verschiedenen Vorlagen wählen. Abschließend müssen Sie die tatsächliche Projektart anpassen.

Für jede Projektart legen Sie fest, ob Sie Projektstatusberichte anlegen können, sowie den Speicherort für Projektstatusberichte. Sie werden in SAP Project Management oder in SAP DMS gespeichert. Sie müssen für jede PDF-basierte Vorlage ein BAdI implementieren. Im Standard ist für DPR_STATUS_REPORT_AIF bereits ein BAdI implementiert.

Wenn Sie die Projektstatusberichte lieber im DVS eines SAP-Systems als in SAP Project Management sichern möchten, müssen Sie dort einige zusätzliche Einstellungen vornehmen. Der Konfigurationsleitfaden Projektmanagement beschreibt diese Einstellungen.

Als Projektmanager benötigen Sie einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Projekts. Hierfür eignen sich Reports. Das Lesen und Interpretieren eines Berichts ist jedoch zeitaufwendig. Dazu sind die folgenden Kenntnisse erforderlich:

• Konfigurieren von Schwellenwerten
• Auslösen von Alerts

Ein Alert ist eine Benachrichtigung, mit der die an einem Projekt beteiligten Personen über bestimmte Änderungen informiert werden. Beispielsweise kann der Verantwortliche für eine Checkliste per E-Mail darüber informiert werden, dass alle Checklistenpunkte abgeschlossen wurden.

Es gibt folgende Möglichkeiten, Alerts auszulösen:

• Wenn alle Aufgaben eines Checklistenpunkts abgeschlossen sind oder wenn alle Checklistenpunkte einer Checkliste abgeschlossen sind, erhält der Verantwortliche für den Checklistenpunkt oder die Checkliste eine entsprechende Alert-Benachrichtigung.
• Wenn für ein Projektelement eine Schwellenwertverletzung vorliegt, wird auch ein Alert an den Verantwortlichen gesendet.
• Wenn eine Schwellenwertverletzung für eine Zuordnung, eine Besetzung, einen Geschäftspartner oder eine Objektverknüpfung vorliegt, werden Alerts auch an den Verantwortlichen gesendet.

Zusätzliche Alerts können auch für Projektelemente und Objektverknüpfungen gesendet werden, wenn der Schweregrad manuell gesetzt wird oder wenn eine Schwellenwertverletzung für ein untergeordnetes Objekt vorliegt.

Alerts werden an den Verantwortlichen für das betroffene Objekt gesendet. Bei Projektdefinitionen, Phasen, Checklisten und Checklistenpunkten werden die Verantwortlichen der Rolle zugeordnet, die für die Ausführung der Aufgaben verantwortlich ist. Für eine Aufgabe werden jedoch der Verantwortliche und die Geschäftspartner alarmiert, die den Rollen der Aufgaben zugeordnet sind.

Alerts werden immer geprüft und gesendet, wenn Sie das Projekt sichern oder eine Auswertung anlegen.

Alerts können auch im Zusammenhang mit dem Multiprojektmanagement ausgelöst werden.

SAP Fiori ist die neue User Experience (UX) für SAP-Software, die moderne Designprinzipien anwendet. SAP-Lösungen wie die SAP Business Suite powered by SAP HANA verwenden die SAP Fiori UX, um eine personalisierte, flexible und einfache Benutzererfahrung zu bieten.

SAP Fiori UX spricht eine einheitliche Designsprache und nutzt eine gemeinsame technische Infrastruktur. Durch die Verschwimmung herkömmlicher Rechengrenzen und die Verwendung interaktiver und attraktiver UI-Elemente bietet SAP Fiori UX eine konsistente durchgängige Benutzererfahrung und kann auf allen Gerätetypen (z.B. Desktop, Tablet und Mobiltelefon) verwendet werden.

Organisiert nach Benutzerrollen ist das SAP Fiori Launchpad der zentrale Einstiegsknoten für alle SAP-Fiori-Anwendungen. Benutzer greifen über Kacheln auf Anwendungen zu. Das Launchpad enthält Services für Navigation, Personalisierung, Single Sign-On und Suche. Das Launchpad und die Kacheln sind flexibel und können an Ihre Anforderungen angepasst werden. Sie können die Suche im SAP Fiori Launchpad verwenden, um nach Business-Objekten und Anwendungen zu suchen.

Anwendungen, die SAP Fiori UX anwenden, konzentrieren sich auf die wichtigsten und gängigsten Aktivitäten und sind auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter zugeschnitten.

Die SAP Fiori UX bietet folgende Vorteile:

• Rollenbasiert: Entwickelt für Sie und wie Sie arbeiten.

• Reaktionsfähig: Unterstützen Sie jederzeit, wie und wo Sie arbeiten.

• Einfach: Konzentriert sich auf wichtige Elemente.

• Kohärent: Bietet eine flüssige, nahtlose Erfahrung.

• Erfreulich: Es macht eine emotionale Verbindung.

Alle Benutzungsoberflächen werden mit modernster Technologie erstellt, z.B. HTML5 und SAP UI5 Mobile. Mit SAP-Fiori-Anwendungen können Sie über OData-Services (Open Data) auf die neueste Version Ihrer Backend-Daten zugreifen. Über zuvor definierte Rollen und Berechtigungen können Sie festlegen, auf welche Anwendungen und Daten ein Benutzer zugreifen darf.

SAP Fiori bietet auch eine Reihe transaktionaler Anwendungen für SAP Portfolio and Project Management (PPM), die auf dem SAP Fiori Launchpad laufen. Diese Anwendungen bestehen aus Frontend-Komponenten (z.B. Benutzungsoberflächen) und Backend-Komponenten (z.B. OData-Service). Die Backend- und Frontend-Komponenten werden in separaten Produkten ausgeliefert und müssen in einer Systemlandschaft installiert werden, die für SAP Fiori aktiviert ist.

Mit der transaktionalen Anwendung Entscheidungspunkte genehmigen können Programmmanager einen Entscheidungspunkt am Ende einer Phase genehmigen oder ablehnen.

Die Anwendung Entscheidungspunkte genehmigen bietet folgende Hauptfunktionen:

• Zeigen Sie eine Liste aller zugeordneten Portfolioelemente mit Entscheidungspunkten zur Genehmigung an, z.B. können Sie Daten von Portfolioelementen und Entscheidungspunkten anzeigen.

• Einträge in den Portfolioelementen gruppieren, sortieren und filtern.

• Suchen Sie in der Liste der Portfolioelemente nach Portfolioelementen.

• Genehmigen Sie einen einzelnen Entscheidungspunkt oder mehrere Entscheidungspunkte gleichzeitig, oder lehnen Sie ihn ab. Sie können auch Notizen hinzufügen, um diese Entscheidungen zu erläutern.

• Notizen anzeigen oder neue Notizen zu Portfolioelementen hinzufügen Sie können sich auch an die Ersteller der Notizen wenden.

• Anlagen, die Portfolioelementen zugeordnet sind, hinzufügen, anzeigen und löschen.

• Teilen Sie Notizen und Anlagen, die sich auf Portfolioelemente beziehen, über SAP-Jam-Gruppen, um sie mit anderen Gruppenmitgliedern zu besprechen.

Mit der transaktionalen Anwendung Projektaufgaben rückmelden können Projektteammitglieder eine Liste aller Projektaufgaben anzeigen, denen sie zugeordnet sind. Sie können auch den Fortschritt ihrer Arbeit bestätigen.

Die Anwendung Projektaufgaben rückmelden bietet folgende Hauptfunktionen:

• Zeigen Sie alle Projektaufgaben an, denen Sie zugeordnet sind.

• Gruppieren oder filtern Sie die Einträge in der Liste der Projektaufgaben.

• Bestätigen Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit für eine ausgewählte Projektaufgabe.

• Notizen anzeigen oder neue Notizen zu Projektaufgaben hinzufügen Sie können sich auch an die Ersteller von Notizen wenden.

• Anlagen anzeigen, die Projektaufgaben zugeordnet sind.

• Teilen Sie Notizen und Anlagen, die sich auf Projektaufgaben beziehen, über SAP-Jam-Gruppen, um sie mit anderen Gruppenmitgliedern zu besprechen.

Mit SAP S/4HANA liefert SAP die Fiori-Anwendung Meine Projekte - Aktive Projekte aus, die eine zusätzliche Übersicht und Detailberichte zu den von Ihnen verwalteten Projekten bietet.

Mit dieser App können Sie alle aktiven Projekte anzeigen, denen Ihr Benutzer als Projektmanager zugeordnet ist. Ein Projekt ist aktiv, wenn es freigegeben, aber weder abgeschlossen noch abgebrochen wurde.

Als Projektmanager müssen Sie dem Projekt als verantwortliche Ressource oder als eine der Ressourcen zugeordnet sein, mit der die verantwortliche Rolle besetzt ist.

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle aktiven Projekte, für die Sie als Projektmanager zuständig sind.
• die wichtigsten Projektdetails auf einen Blick anzeigen, z.B.:
  • Name und ID des Projekts: Der Name wird in der Anmeldesprache angezeigt, sofern verfügbar. Andernfalls wird der Name in der Originalsprache angezeigt. Wenn in der Originalsprache kein Name verfügbar ist, wird die ID angezeigt.
  • Art des Projekts
  • Name der aktuell aktiven Phase und deren geplanter spätester Endtermin: Wenn es mehr als eine aktive Phase gibt, wird die Phase mit dem frühesten Starttermin angezeigt. Wenn es mehr als eine aktive Phase mit demselben frühesten Startdatum gibt, wird die Phase mit der kleinsten Sortiernummer angezeigt. Der Name wird in der Anmeldesprache angezeigt, sofern verfügbar. Andernfalls wird der Name in der Originalsprache angezeigt. Wenn in der Originalsprache kein Name verfügbar ist, wird die ID angezeigt.
  • Spätester Termin des Meilensteins, der als Hauptmeilenstein des Projekts definiert wurde: Ein Hauptmeilenstein wird angezeigt, wenn die entsprechende Aufgabe als Meilenstein und die zugehörige Aufgabenart als Hauptmeilenstein definiert ist.
  • Name und geplanter spätester Endtermin des frühesten anstehenden oder überfälligen Meilensteins: Ein anstehender oder überfälliger Meilenstein wird angezeigt, wenn die entsprechende Aufgabe als Meilenstein und die zugehörige Aufgabenart als relevanter Meilenstein definiert ist. Der Name wird in der Anmeldesprache angezeigt, sofern verfügbar. Andernfalls wird der Name in der Originalsprache angezeigt. Wenn in der Originalsprache kein Name verfügbar ist, wird die ID angezeigt.
• Führen Sie einen Drilldown zu weiteren Apps durch, um die folgenden Details eines ausgewählten Projekts anzuzeigen und zu bearbeiten:#
  • Projektfortschritt
  • Projektstruktur einschließlich Projektelementen wie Phasen und Aufgaben sowie aller Projektdetails, z.B. Grunddaten, Berechtigungen oder zugeordnete Objekte
  • Personen, die dem Projekt als Ressourcen zugeordnet sind, sowie weitere Details zur Besetzung und Ressource
  • Wenn sich das Projekt auf ein Portfolioelement bezieht
    • Finanzplanungsdaten
    • Kapazitätsplanungsdatum
    • Details des zugeordneten Portfolioelements
• Ändern Sie das Erscheinungsbild der für Ihren Benutzer angezeigten Liste:
  • In der Liste nach Projekten suchen
  • Listendaten filtern
  • Listendaten sortieren oder gruppieren
  • Listendaten in eine Tabellenkalkulation exportieren