Projektmanagement verwenden

Die obige Grafik zeigt einzelne Elemente eines Projekts in SAP Project Management. Die Struktur von Projekten in SAP Project Management basiert auf Phasen. Jede Phase wird nacheinander verarbeitet, und es gibt feste Übergänge zwischen Phasen. Jede Phase enthält Checklistenpunkte, um sicherzustellen, dass keine wesentlichen Komponenten der einzelnen Phasen übersehen werden. Die Aufgaben in jeder Phase beschreiben die Aktivitäten oder Arbeiten, die Sie ausführen müssen. Diese Aufgaben bilden die Grundlage für die Einsatzplanung im Projekt.

Das vorhergehende Video bietet Ihnen einen Überblick über die Grundfunktionen von SAP Project Management. Einige dieser Funktionen können als eigenständige Lösung verwendet werden, z.B. als Terminierung. Andere Funktionen können nur in Verbindung mit einem anderen System, z.B. Controlling, verwendet werden.

SAP Project Management bietet die Terminierung für alle Elemente eines Projekts. Die Terminplanung ist einfach zu bedienen und erfolgt weitgehend automatisch. Die Abbildung „Terminierung mit SAP Project Management" bietet Ihnen einen Überblick über die Termine eines Projekts in SAP Project Management. SAP Project Management verwendet einen phasenorientierten Ansatz, der die Terminplanung unterstützt. In diesen Phasen können einzelne Aufgaben in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und eingeplant werden.

Die Aufgaben in einer Phase bilden die Grundlage für die Terminierung. Aufgaben sind auch Teil der Projektressourcenplanung im Projekt. Aufgaben beschreiben die Arbeitszeit, die zum Abschließen einer Aufgabe im Detail benötigt wird, z.B. die Anzahl der Stunden, die zum Abschließen einer Aufgabe benötigt werden. Aufgaben beschreiben den Ressourcenbedarf.

Ressourcen sind interne und externe Mitarbeiter, die im Projekt über Projektrollen zugeordnet werden. Eine Projektrolle beschreibt eine Aktivität und ihren Umfang im Projekt. Mitarbeiter besetzen Projektrollen. Die Mitarbeiter werden dann Aufgaben zugeordnet. In SAP Project Management kann die Kostenplanung auf der Ressourcenplanung basieren.

Die Dokumentenverwaltung in SAP Project Management kann wie folgt ausgeführt werden:

• Dokumentenverwaltung in SAP Project Management

• Integration mit SAP Document Management System (SAP DMS)

• SAP Jam als webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams

Im Laufe eines Projekts werden viele Dokumente angelegt und bearbeitet. Diese Dokumente müssen für berechtigte Benutzer zentral zugänglich sein. SAP Project Management bietet mehrere Optionen für die Dokumentenverwaltung, z.B. ein integriertes Dokumentenverwaltungssystem. Sie bietet auch die Möglichkeit, das Dokumentenverwaltungssystem eines SAP-S/4HANA-Systems oder eines externen Dokumentenverwaltungssystems zu integrieren.

Obwohl SAP Project Management als eigenständiges System verwendet werden kann, ist es in der Praxis mit anderen Systemen verknüpft. Sie können beispielsweise die Integration mit verschiedenen SAP-Systemen und -Produkten einrichten. In jedem Fall hängt die zu verwendende Integration von den Geschäftsprozessen und dem System ab, das bereits verwendet wird. Die folgende Abbildung zeigt verschiedene Integrationen.

SAP-Systeme bieten folgende Projektmanagementfunktionen:

• Weitere SAP-S/4HANA-Module: Integration in Controlling, Projektsystem, Dokumentenverwaltung und Verknüpfungen zu verschiedenen Objekten wie Bestellungen und Instandhaltungsaufträgen

• SAP Human Capital Management (SAP HCM): Integration von Personalstammsätzen, Organisationsmanagement und Qualifikationsaufträgen.

• SAP Jam: vereinfachter Austausch von Dokumenten mit Partnern

• SAP Business Intelligence (SAP BI): Bietet detaillierte Auswertungen von Projekten.

• SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM): Bietet projektübergreifende Ressourcenplanung und Portfoliomanagement für strategisches Projektmanagement.

Das Projektelement auf der obersten Ebene der Hierarchie ist die Projektdefinition. Eine Projektdefinition enthält die allgemeinen Daten zu einem Projekt im Projektmanagement. Die Projektdefinition enthält den Namen und die Identifikation des Projekts sowie Details zum geplanten Start- und Endtermin. Die Projektdefinition enthält auch die Zuordnung zu einer Organisationseinheit Ihres Unternehmens. Der erste Schritt zum Anlegen eines Projekts ist die Definition eines Projekts. In SAP Project Management hat jedes Projekt eine Projektdefinition. Sie enthält allgemeine Informationen zum Projekt.

Im SAP-S/4HANA-Projektmanagementsystem können Sie die Projektdefinition durch einen 24-stelligen alphanumerischen Text identifizieren. Sie können die Projektdefinition auch in 40-stelligem alphanumerischen Text beschreiben. Der Name des Projekts ist sprachabhängig. Sie können deutsche und englische Beschreibungen anlegen. Wenn die Kurzbeschreibung nicht ausreicht, können Sie eine sprachabhängige Langtextbeschreibung anlegen.

In der Projektdefinition können Sie eine verantwortliche Rolle für die Gesamtverantwortung für das Projekt und den Zeitrahmen für das gesamte Projekt definieren. Zusätzlich geben Sie den Auftraggeber, den Kunden und die zugeordneten Organisationseinheiten für die Projektdefinition an. Sie planen den Kapazitätsbedarf für die Projektdefinition nicht ein. Stattdessen werden Aufgaben und Projektrollen verwendet, um den Aufwand zu planen.

Folgende Customizing-Profile sind der Projektdefinition direkt zugeordnet:

• Projektgrund: Dieses Profil ist für Auswertungen relevant.

• Priorität: Dieses Profil ist für Auswertungen relevant.

• Projektart: Dieses Profil ist ein zentrales Profil zur Steuerung des Projekts.

Definieren Sie eine Projektart zum aktuellen Release des Projekts. Projektarten werden im Customizing für das Projektmanagement definiert und legen die Eigenschaften von Projekten im Projektmanagement so weit wie möglich fest. Berechtigungen, die Sie auf Projektdefinitionsebene vergeben, werden automatisch an alle untergeordneten Objekte im Projekt vererbt. Sie können sie jedoch bei Bedarf an der Projektdefinition anpassen, erweitern oder sogar zurücknehmen.

Nach der Projektdefinition sind Phasen die zweite Hierarchieebene eines Projekts in SAP Project Management. Sie können Phasen verwenden, um das Projekt zeitlich zu strukturieren. Phasen sind Abschnitte eines Projekts, die in einer bestimmten Zeit abgeschlossen werden. Start- und Endtermine werden durch die Terminierung oder durch manuell angegebene feste Termine berechnet. Jede Phase kann einen Vorgänger und einen Nachfolger haben. Zeitliche Überschneidungen von Phasen führen zu Terminkonflikten mit den entsprechenden Warnmeldungen. Mithilfe von Genehmigungsprozessen können Sie den Abschluss einer Phase von der Abnahme verschiedener Entscheidungsträger abhängig machen. Auf diese Weise können Sie Qualitäts-Gates zwischen den verschiedenen Phasen implementieren.

Die Ausführung einer Phase beginnt mit der Freigabe und endet mit einem Genehmigungsprozess. Sie können SAP Project Management so konfigurieren, dass eine Phase erst beginnt, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist.

Im System können Sie Phasen anhand von 24-stelligem, alphanumerischem Text identifizieren. Wie bei der Projektdefinition können Sie eine Phase jedoch mit einem 40-stelligen Text benennen und mit einem Langtext beschreiben.

Bei der Stammdatenpflege einer Phase können Sie die Beschreibung, die Vorgängerphase, die verantwortliche Rolle angeben, den Status und die Phasenart ändern. Die Phasenart ist ein Profil im Customizing, das den Genehmigungsprozess einer Phase beschreibt.

Sie können auch Gruppierungs- und Suchfelder für die Phasen pflegen. In diesen Feldern können Sie bis zu 40 Zeichen Text eingeben. Sie können beide Felder als zusätzliche Kriterien bei der Suche nach Objekten verwenden.

Sie können weitere Zuordnungen verwenden, um die Phasen aufzuklappen, z.B. können Sie Dokumente zuordnen, Collaborations anlegen und Objektverknüpfungen zu SAP S/4HANA und externen Objekten herstellen.

Checklisten im Projektmanagement sind Listen mit Elementen, die im Verlauf des Projekts oder in einzelnen Phasen erledigt werden müssen. Checklisten stellen sicher, dass wichtige Aspekte eines Projekts oder einer Phase abgeschlossen sind. Checklisten werden Phasen zugeordnet und befinden sich in der dritten Hierarchieebene eines Projekts. Sie können einer Phase mehrere Checklisten zuordnen.

Eine Checkliste besteht aus einer Sammlung von Checklistenpunkten. Checklistenpunkte beschreiben wichtige Aspekte einer Phase. Die Checkliste enthält nur wenige Daten. Zu den Grunddaten gehören Name, Beschreibung, Status, Priorität und eine verantwortliche Rolle.

Sie können Positionen einer Checkliste innerhalb einer Phase als genehmigungsrelevant oder obligatorisch kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass diese Positionen abgeschlossen sein müssen, bevor die Phase genehmigt oder abgeschlossen werden kann.

Checklisten werden in der Regel Phasen oder Aufgaben zugeordnet, aber auch eine Zuordnung zur Projektdefinition in Form einer Problemliste ist möglich.

Im System können Sie die Checkliste anhand eines 24-stelligen alphanumerischen Texts identifizieren. Alternativ können Sie eine Checkliste mit 40 Zeichen benennen und mit einem Langtext beschreiben. Der Text ist sprachabhängig.

Die Checklistenart ist ein Customizing-Profil. Sie benötigen das Profil, um die Checkliste freizugeben. Die Checklistenart legt fest, ob es sich bei der Checkliste um eine normale Checkliste oder eine Problemliste handelt. Eine Problemliste beschreibt ungeplante Positionen, die im Projekt auftreten, aber abgeschlossen werden müssen. Eine Problemliste wird in der Projektdefinition oder in einer Phase zugeordnet.

Sie können Checklisten und Problemlisten weitere Objekte hinzufügen. Sie können z.B. zugeordnete Dokumente, zugeordnete Collaborations und Objektverknüpfungen hinzufügen.

Sie können eine Checkliste manuell oder mithilfe einer Kopiervorlage anlegen. Die Kopiervorlage ist als Referenz auf eine Checklistenvorlage gekennzeichnet. Eine Checklistenreferenz wird beim Anlegen der Checklistenreferenz (alle Checklistenpunkte sind enthalten) oder später aufgelöst. Spätestens dann wird er aufgelöst, wenn der Status der Checklistenreferenz in Freigegeben geändert wird.

Checklistenpunkte sind die Positionen in einer Checkliste. Um das Projektziel zu erreichen, müssen die Positionen in der Checkliste abgeschlossen sein. Personen, die am Projekt beteiligt sind, prüfen die Checklistenpunkte, wenn sie abgeschlossen sind.

Sie können eine Checkliste anhand einer 24-stelligen alphanumerischen Nummer identifizieren. Die Nummer wird intern vergeben und kann nicht geändert werden. Sie können eine Kurzbeschreibung und eine detailliertere Beschreibung eingeben.

Im System können Sie eine Sortiernummer für den Checklistenpunkt eingeben. Die Sortiernummer sortiert die Reihenfolge der Checklistenpunkte im Navigationsbereich aufsteigend. SAP Project Management gruppiert Checklistenpunkte automatisch in Zehnerschritten. Sie können die Sortiernummer auch manuell anpassen. Bei der Stammdatenpflege von Checklisten können Sie weitere Daten wie Name, Beschreibung und verantwortliche Rolle pflegen. Sie können auch eine Priorität und einen Prozess definieren, die vordefinierte Einträge im Customizing sind und zu Informationszwecken verwendet werden. Die Einträge haben keinen steuernden Einfluss auf das Projekt. Ein Checklistenpunkt ist ein Punkt, der keine Dauer hat.

Sie können Daten definieren, die für die Genehmigung oder Bestätigung des Checklistenpunkts von entscheidender Bedeutung sein können. Wenn ein Checklistenpunkt abgeschlossen sein muss, bevor die Phase geschlossen wird, markieren Sie das Ankreuzfeld Obligatorisch. Obligatorische Checklistenpunkte müssen den Status Abgeschlossen haben, bevor die Phase den Status Abgeschlossen haben kann. Wenn der Checklistenpunkt abgeschlossen sein muss, damit die zugehörige Phase genehmigt werden kann, markieren Sie das Ankreuzfeld Relevant für Anw..

Auf den anderen Registerkarten für Checklistenpunkte können Sie Dokumente, Collaborations und Objektverknüpfungen zuordnen.

Aufgaben werden verwendet, um die erforderlichen Verarbeitungsschritte und einzelnen Aktivitäten zu erfassen und zu strukturieren, die bei der Implementierung eines Projekts ausgeführt werden sollen. Sie können die Dauer und die Planarbeit für jede Aufgabe definieren.

Aufgaben sind nicht nur Elemente einer Hierarchie. Sie können auch Zeitabhängigkeiten festlegen. Sie können die Anordnungsbeziehungen von Aufgaben verwenden, um die Reihenfolge zu beschreiben, in der die Aufgaben verarbeitet werden. Auf diese Weise können mehrere Aufgaben in einer netzartigen Struktur eingerichtet werden. Indem Sie Aufgaben über Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpfen, können Sie die Reihenfolge und die zeitliche Reihenfolge von Aufgaben festlegen. Die Aufgabeneinplanung basiert auf den Anordnungsbeziehungen von Aufgaben. Zur Beschreibung von Aufgabenbeziehungen steht Ihnen eine eigene Registerkarte zur Verfügung.

Sie können Aufgaben direkt der Projektdefinition, Phasen oder Checklistenpunkten zuordnen. Aufgaben in Phasen und Checklistenpunkten können weiter in Unteraufgaben unterteilt werden. Auf diese Weise können Sie ganze Aufgabenhierarchien im Projektmanagement abbilden. Im Navigationsbereich können Aufgaben durch ein kreisförmiges Symbol gekennzeichnet werden.

Sie können eine Aufgabe durch einen 24-stelligen alphanumerischen Text identifizieren. Die Nummer wird intern vergeben und kann nicht geändert werden. Bei der Pflege einer Aufgabe in den Systemen kann das Feld Name verwendet werden, um eine kurze Beschreibung der Aufgabe anzugeben, und das Feld Beschreibung kann für eine detaillierte Beschreibung verwendet werden. Beide Felder sind wie die anderen Projektelemente sprachabhängig. Die Sortiernummer bestimmt die Anzeigereihenfolge im Navigationsbereich. Sortiernummer ist ein numerisches Feld und kann aus fünf Ziffern bestehen.

Sie können einer Aufgabe ein anderes Projekt zuordnen. Dieses Projekt wird als Teilprojekt interpretiert.

Sie können den Aufgabentyp auch in den Aufgabenstammdaten eingeben. Sie können den Aufgabentyp im Customizing pflegen. Der Aufgabentyp wird hauptsächlich zu Informationszwecken verwendet. Sie können einem Tätigkeitstyp jedoch auch einen Kosten- und Erlössatz zuordnen. Bei der Kalkulation können Sie den Kosten- und Erlössatz verwenden, um Plankosten zu ermitteln.

Zusätzlich definieren Sie die Felder Priorität und Prozess für die Aufgabe. Die Ausprägungen beider Felder können Sie im Customizing festlegen. Diese Felder steuern keine Felder. Sie können auch angeben, ob eine Aufgabe für den Abschluss einer Phase obligatorisch oder für die Genehmigung einer Phase relevant ist. Sie können Kosten- und Erlössätze sowie zusätzliche Daten zur Ermittlung der Plankosten definieren.

Sie können Aufgaben Dokumente, Collaborations und Objektverknüpfungen zu SAP-ERP-Objekten zuordnen. Sie können auch die Projektrollen zuordnen, die an der Implementierung der Aufgabe beteiligt sind. Bei Bedarf können Sie die Qualifikationen, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, auf einer separaten Registerkarte beschreiben.

Unteraufgaben können verwendet werden, um Aufgaben zu detaillieren und die erforderlichen Verarbeitungsschritte zu strukturieren, wenn Sie ein Projekt implementieren. Unteraufgaben sind untergeordnete Aufgaben einer Aufgabe. Je nach Einstellung der Projektart können Sie eine übergeordnete Aufgabe als Sammelaufgabe betrachten, die nur die Arbeit der untergeordneten Aufgaben berechnet. Alternativ kann die Arbeit der übergeordneten Aufgabe zusätzlich zu der Arbeit der untergeordneten Aufgaben interpretiert werden.

Einplanungsweise können Unteraufgaben Beziehungen zu Unteraufgaben haben, die zur selben Aufgabe gehören, oder zu Unteraufgaben, die zu anderen Aufgaben gehören. Eine Anordnungsbeziehung zwischen Unteraufgaben und Aufgaben ist ebenfalls möglich.

Sie können Unteraufgaben in andere Unteraufgaben unterteilen.

Die Konfiguration der Projektart bestimmt, ob Unteraufgaben in Projekten verwendet werden dürfen. Das Feld Maßnahmenhierarchie legt fest, ob Unteraufgaben überhaupt verwendet werden und wenn ja, wie ihre Daten auf der höheren Ebene aggregiert werden.