Unternehmensszenario
Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Sie müssen die Zeitabhängigkeiten zwischen den einzelnen Teilen des Projekts speichern und das Projekt terminieren. Dazu sind die folgenden Kenntnisse erforderlich:
Prüfen von Projektelementterminen
Terminieren von Projektelementterminen
Durchführen der Bottom-Up- und Top-Down-Terminierung
Sie möchten die verschiedenen Projektphasen und die Aufgaben Ihres Projekts Ihren Anforderungen entsprechend einplanen. Die Terminierung bildet die Grundlage für die folgenden Prozesse, z.B. die Verteilung der Projektarbeitslast mithilfe von Rollen und Besetzung, die Berechnung der Kosten sowie die Auswertung und den Vergleich von Plan- und Istdaten.
Im Projektmanagement haben Sie zwei Möglichkeiten, Projekte zu terminieren: Top-Down- oder Bottom-Up-Terminierung:
- Top-Down-Terminierung: Die Termine der verschiedenen Strukturobjekte werden über die Ecktermine der Projektdefinition und die manuell eingegebene Dauer der Phasen definiert.
- Bottom-Up-Terminierung: Die Einplanung untergeordneter Aufgaben und deren Anordnungsbeziehung bestimmen die Dauer der Phasen.
Bei beiden Terminierungsarten gibt es eine Vorwärts- und Rückwärtsterminierung, sodass ein frühestes und spätestes Datum für Phasen und Aufgaben berechnet wird. Verwenden Sie Datumseinschränkungen, um manuell in die Einplanung der verschiedenen Objekte einzugreifen.
Solange ein Projekt noch nicht freigegeben wurde, plant das System jedes Mal neu, wenn eine terminrelevante Änderung vorgenommen wird. Nach der Freigabe eines Projekts wird die Terminierung für die freigegebenen Teile manuell angestoßen. Wenn es bei der Terminierung zeitliche Überschneidungen für Phasen gibt oder wenn Aufgaben außerhalb des Zeitrahmens der übergeordneten Phase liegen, gibt das System entsprechend Warnmeldungen aus. Zeitkritische Aufgaben werden in der grafischen Darstellung des Projekts hervorgehoben.
Die Fragen, die die Terminplanung beantwortet, scheinen zunächst einfach: Wann wird das Projekt beendet, wenn es in einem bestimmten Monat beginnt? Wann muss das Projekt beginnen, wenn es bis zum nächsten Frühjahr fertig sein soll?
Bei der Terminierung von Projekten müssen Sie jedoch verschiedene Faktoren berücksichtigen. Beispielsweise Zeiträume, Zeitabhängigkeiten und rückgemeldete Zeiten, die sich auf die weitere Planung auswirken. Diese Faktoren machen die Terminierung komplex. Wann wird das Projekt abgeschlossen, wenn die dritte Phase nicht vor dem vierten Quartal beginnen kann und die erste Phase drei Wochen hinter dem Zeitplan liegt?
Um die Terminierungsanforderungen zu erfüllen, stellt SAP Project Management eine automatische und manuelle Terminierung bereit.
Projektelementtermine
Die obige Grafik zeigt Projektelemente und die Terminarten, die Sie für jedes Element pflegen können. Nicht jede Terminart ist für jede Projektelementart verfügbar. Sie können z.B. nur Isttermine für Aufgaben und Checklistenpunkte eingeben. Für die Terminierung können jedem Projektelement separat Kalender zugeordnet werden. Im Customizing des SAP-Systems, in dem SAP Project Management eingerichtet ist, können Sie verschiedene Kalender definieren.
Grafische Darstellung von Terminen
Die vorstehende Abbildung gibt Ihnen einen Überblick über den Zeitrahmen für einzelne Projektelemente. Kritische Termine werden in der grafischen Übersicht als rote Balken angezeigt. Randbedingungen werden durch gelbe Balken dargestellt. Sie können zusätzliche Informationen zu Aufgaben und Phasenaufgaben im Gantt-Diagramm anzeigen. Sammelaufgaben können in verschiedenen Farben dargestellt werden.
In der grafischen Anzeige von Terminen können Sie folgende Funktionen ausführen:
Vergrößern und Verkleinern
Termine und Dauer von Phasen und Aufgaben anpassen
Gantt-Diagramm drucken
bestimmte Objekte oder Status filtern
Berechnete Termine in prognostizierte Termine kopieren
eVergleichstermine, z.B. berechnete Termine und prognostizierte Termine
Beziehungen anlegen und pflegen
ein Detailbild öffnen, z.B. für Aufgaben
Projektterminierung
Das System führt die Terminierung automatisch im Status Angelegt durch. Datumsrelevante Änderungen lösen eine Neuterminierung im Hintergrund aus. Das System zeigt Informationen zur Neuterminierung im Meldungsprotokoll an. Wenn ein Teil des Projekts freigegeben wird, wird es nicht automatisch eingeplant; Sie müssen dies manuell tun. Sie können die Terminierung von jedem beliebigen Projektelement aus durchführen.
SAP Project Management verwendet entweder Top-Down- oder Bottom-Up-Terminierung. Das Ankreuzfeld Projektart steuert die Art der Terminierung. Das System berechnet die Termine vorwärts und rückwärts und ermittelt die frühesten und spätesten Termine.
Sie können die Pufferzeiten für die einzelnen Projektelemente verwenden, um die frühesten und spätesten Termine zu vergleichen. Die Pufferzeit einer Aufgabe legt fest, ob die Aufgabe kritisch ist (d.h. die Pufferzeit ist kleiner oder gleich null Tage) und hat daher einen roten Balken.
Ankreuzfelder für die benutzerspezifischen Einstellungen steuern die grafische Anzeige. Sie können zwischen den frühesten und spätesten Terminen für Strukturelemente von SAP Project Management wählen. Für Objektverknüpfungen (z.B. mit Projektstrukturplanelementen) können Sie eine Terminart (z.B. einen Ecktermin) definieren. Diese Terminart wird dann in der grafischen Anzeige angezeigt.
Sie können die automatische Einplanung für bestimmte Benutzer deaktivieren. In diesem Fall können die betroffenen Benutzer nur manuell einplanen. Die Abbildung „Benutzerspezifische Terminierungseinstellungen" zeigt einen Screenshot der betreffenden benutzerspezifischen Einstellung.
Merkmale und Funktionen des Gantt-Diagramms
Zusätzliche Informationen wie Snapshots und Simulationen werden nun in einem Einzelprojekt-Gantt-Diagramm für die Projektdefinition und Checklistenpunkte angezeigt. Die Anzeige wird durch vorhandene Benutzereinstellungen für Grafik gesteuert. Die Grafikeinstellungen werden in SAP Project Management gepflegt. Sie können entscheiden, welche Informationen für Projektelemente im Einzelprojekt-Gantt-Diagramm und im Multiprojektmonitor angezeigt werden. Pflegen Sie im globalen Customizing den Hauptschalter für Einstellungen zur Benutzungsoberfläche (Bereich 0006), und aktivieren Sie Zusätzliche Informationen anzeigen im Multiprojektmonitor (0026 Standard inaktiv). Der globale Schalter ist die Voraussetzung für zusätzliche Informationen im Multiprojektmonitor.
Die Standardsicht für das Gantt-Diagramm kann nun in den Benutzereinstellungen definiert werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
- Anpassen
- Übersicht
- Jahr
- Quartal
- Monat
- Woche
Die aktivierte Benutzereinstellung verhindert, dass das Gantt-Diagramm automatisch zum Aufgabenstart blättert, wenn eine Aufgabe im Baumbereich markiert ist. Für mehrere Benutzer kann die Benutzereinstellung durch den Report DPR_CHANGE_USER_SETTINGS gesetzt werden. Das System blättert nicht automatisch, wenn sich die Termine der sichtbaren Projektelemente innerhalb der linken und rechten Daten befinden, die aktuell im Gantt-Diagramm angezeigt werden. Dennoch kann der Benutzer manuell zum markierten Startdatum der Aufgabe blättern; verwenden Sie das Kontextmenü mit Blättern zu Start im Baumbereich. Dies kann auch im Grafikbereich des Teilbilds verwendet werden. Beim Blättern wird der GANTT nicht einen Tag vor dem Startdatum des ausgewählten Projektelements platziert. Das System berücksichtigt das früheste oder späteste Datum gemäß der allgemeinen Benutzereinstellung Früheste/Letzte Termine. Das beschriebene Verhalten gilt sowohl für das Einzelprojekt-Gantt-Diagramm als auch für den Multiprojektmonitor.
Top-Down-Terminierung
Bei der Top-Down-Terminierung hängen die Plantermine von Phasen von den Projektdefinitionsterminen und der Reihenfolge der Phasen ab. Jede Phase hat eine Dauer, die bei der Terminplanung berücksichtigt wird. Phasen treten nacheinander auf. Bei der Top-Down-Terminierung sind die Termine der Phasen unabhängig von den Terminen der untergeordneten Aufgaben, Checklisten und Checklistenpunkte. Die Top-Down-Terminierung wird wie folgt durchgeführt:
- Das System verwendet die Termine der übergeordneten Hierarchie, um die Termine der untergeordneten Hierarchie zu berechnen.
- Ein fester Starttermin wird auf Projektdefinitionsebene angegeben. Wenn es nicht angegeben ist, setzt das Projektmanagement es auf das aktuelle Datum.
- Das System verwendet dieses Datum, um das Forward-Datum zu berechnen und das früheste Datum des Projekts zu ermitteln.
- Das System verwendet die Vorwärtsberechnung, um den berechneten Endtermin für die Projektdefinition zu ermitteln. Wenn kein fester Endtermin angegeben ist, rechnet das System ausgehend vom frühesten Ende der letzten Phase rückwärts. Das Ergebnis der Rückwärtsberechnung bestimmt den berechneten Starttermin für die Projektdefinition.
Notiz
Die Termine von Aufgaben hängen davon ab, ob die Aufgaben einer Phase, einem Checklistenpunkt, einer anderen Aufgabe oder der Projektdefinition zugeordnet sind. Die Termine der Aufgaben einer Phase werden auf der Grundlage der Termine einer Phase berechnet. Die Berechnung berücksichtigt die Anordnungsbeziehungen der Aufgaben, die Dauer, die festen Termine und ggf. den Isttermin. Die Termine einer Aufgabe eines Checklistenpunkts werden anhand der Termine der Phase berechnet, zu der der Checklistenpunkt gehört. Die Termine der untergeordneten Aufgaben werden auf der Grundlage der Termine der übergeordneten Aufgaben berechnet.
Termine von Aufgaben hängen auch von der Dauer der jeweiligen Aufgabe und ihrer Beziehung zu anderen Aufgaben ab. In diesem Fall haben Constraints eine höhere Priorität als die berechneten Termine.
Checklistenpunkte haben keinen Zeitraum, keine Dauer oder kein Startdatum. Checklistenpunkte haben nur Endtermine. Die Endtermine der Checklistenpunkte werden aus dem spätesten Endtermin der zugeordneten Aufgaben oder, wenn keine Aufgaben zugeordnet wurden, aus dem Endtermin der Phase ermittelt.
Constraints können vollständig entfernt werden, indem Sie Konflikte prüfen wählen.
Bottom-Up-Terminierung
Das System ermittelt die Termine eines Projektelements aus den Terminen des untergeordneten Projektelements unter Berücksichtigung der Reihenfolge, der Dauer, der festen Termine und der Isttermine. Das System führt zuerst die Vorwärtsterminierung und dann die Rückwärtsterminierung durch.
Die Vorwärtsterminierung bei der Bottom-Up-Terminierung erfolgt wie folgt:
Die Terminierung der ersten Aufgabe beginnt basierend auf dem Startdatum der Projektdefinition.
Die Termine der nachfolgenden Aufgaben derselben Phase werden berechnet. Wenn die Termine aller Aufgaben in einer Phase bekannt sind, werden die Termine addiert und die Dauer der Phase berechnet.
Sobald die Aufgaben der ersten Phase eingeplant sind, plant das System die Aufgaben der zweiten Phase ein. In diesem Fall berücksichtigt das System den frühesten Endtermin der letzten Aufgabe der vorherigen Phase und Anordnungsbeziehungen. Auf diese Weise werden die Termine aller Aufgaben und Phasen ermittelt.
Nach der Vorwärtsterminierung führt das System eine Rückwärtsterminierung durch. Ausgangspunkt ist das manuell eingegebene oder berechnete Ende der Projektdefinition. Die Terminierung ermittelt zunächst die Termine der letzten Aufgabe der letzten Phase. Anschließend berechnet das System die vorletzte Aufgabe usw.
Notiz
Die Projektart bestimmt die Art der Terminierung. In der Projektart ist auch ein Ankreuzfeld für die Aufgabenhierarchien definiert. Wenn das Ankreuzfeld Mit Sammelaufgaben markiert ist, müssen Sie eine Bottom-Up-Terminierung durchführen.
Anordnungsbeziehungen
Die vorstehende Abbildung zeigt die Anordnungsbeziehungen einer Aufgabe. Anordnungsbeziehungen können eine Vorgänger- oder Nachfolgerbeziehung darstellen und mit positiven oder negativen Zeitintervallen versehen werden.
Folgende Beziehungsarten können zwischen der Vorgängeraufgabe und der Nachfolgeraufgabe bestehen:
Die Beziehungsart legt fest, ob der Start oder das Ende der Vorgängeraufgabe mit dem Start oder Ende der Nachfolgeraufgabe verknüpft werden soll. Anordnungsbeziehungen werden zwischen Aufgaben auf derselben Hierarchieebene verknüpft. Sie können Aufgaben auch mit Unteraufgaben oder mit einer Aufgabe in einer anderen Phase verknüpfen. Sie können Anordnungsbeziehungen in der tabellarischen Bearbeitung von Anordnungsbeziehungen und in der grafischen Darstellung pflegen. Sie können Beziehungen anlegen, bearbeiten und löschen.
Notiz
Anordnungsbeziehungen verknüpfen Aufgaben in einem Projekt. Wenn Datumsbeziehungen zwischen Projekten bestehen, können Sie dies in SAP Project Management mithilfe des Multiprojektmanagements einrichten. In einem einfachen Fall können Sie die Termine aus einer Aufgabe in ein zweites Projekt kopieren. Dazu verwenden Sie eine Spiegelaufgabe, die sich wie eine reguläre Aufgabe auf die Terminierung des abhängigen Projekts auswirken kann.