Projektversionen

Sie arbeiten seit sechs Monaten an einem Projekt zur Entwicklung eines neuen Produkts. Ihr Portfoliomanager fragt Sie nach dem Status des Projekts. Der Portfoliomanager ist besonders an der Abstimmung mit der ursprünglichen Planung interessiert. Dazu sind die folgenden Kenntnisse erforderlich:

• Erstellen einer Version
• Konfigurieren von Projektversionen
• Erstellen einer Momentaufnahme eines Projekts
• So legen Sie eine Simulation eines Projekts an
• Vergleichen von Simulationen und Projekten

Projektversionen

Projektversionen sind Kopien operativer Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie werden für das Reporting oder für die Simulation eines operativen Projekts verwendet. In beiden Fällen werden Projektdaten in die Projektversion kopiert. Projektversionen, die für die spätere Abstimmung des Reportings angelegt werden, werden als Momentaufnahmen bezeichnet. Sie können Snapshots nicht ändern. Projektversionen, in denen Sie operative Projekte simulieren möchten, werden als Simulationen bezeichnet. Sie können Simulationen ändern und für einen späteren Vergleich mit dem operativen Projekt verwenden.

Projektversionen müssen einen eindeutigen Namen haben. Um eine Projektversion zu identifizieren, benötigen Sie den Namen des Projekts und die Versionsnummer. Sie müssen gültige Versionen definieren, bevor Sie die erste Projektversion anlegen können. Die obige Abbildung zeigt, wie Sie Versionen bearbeiten können. Um eine Version in SAP Project Management zu verwalten, wählen Sie auf dem Einstiegsbild Versionen, wählen Sie dann den Versionstyp aus, und wählen Sie Versionsverwaltung. Das System zeigt dann das Bild wie in der Abbildung dargestellt an.

Für Snapshots und Simulationen werden separate Versionen angelegt. Zusätzlich wird zwischen lokalen Versionen und globalen Versionen unterschieden. Jeder Projektadministrator kann lokale Versionen verwenden. Nur Benutzer mit umfangreichen Berechtigungen können globale Versionen bearbeiten oder insbesondere anlegen.

Sie können Versionen für Projektversionen nur verwenden, wenn sie freigegeben sind und wenn das aktuelle Datum innerhalb des Gültigkeitsbereichs der Version liegt. Im Customizing definieren Sie Eingabemasken für zulässige Versionsnummern.

Um Versionen zu konfigurieren, müssen Sie im Customizing des PPM zwei Einstellungen vornehmen. Eine Einstellung wirkt sich auf die Projektart aus, die andere auf ein Profil zur Definition der Versionsnummern. In der Projektart muss das Ankreuzfeld Versionen markiert sein. Dieses Ankreuzfeld bestimmt, ob Sie Versionen für Projekte der aktuellen Projektart anlegen können.

Das Ankreuzfeld wirkt sich auf die gleiche Weise auf Snapshots und Simulationen aus. Das Profil Zulässige Versionsnummern definieren definiert zulässige Versionsnummern und deren Eigenschaften. Die Abbildung „Konfiguration von Versionen in SAP Project Management" zeigt den Pfad im Customizing für SAP Project Management und das betroffene Profil.

Im Beispiel ist die Versionsnummer VER* definiert. D.h. Versionen können mit den Zeichen VER beginnen. Der Platzhalter * kann eine beliebige Zeichenkette sein. Ein gültiger Name kann VER007b sein. Der Platzhalter + kann für ein einzelnes Zufallszeichen verwendet werden. Die Versionsnummer und ihre Eigenschaften werden im selben Profil definiert.

Bei der Konfiguration von Versionen können Sie folgende Kennzeichen angeben:

• Die Versionsnummer bestimmt, ob die Versionsnummer für Snapshots oder Simulationen verwendet werden kann. Eine Versionsnummer kann jeweils nur für einen Versionstyp verwendet werden.
• Die Verwendung hat die Attribute lokal und global. Ein Projektadministrator kann lokale Versionen anlegen und diese für Auswertungen verwenden. Für globale Versionen benötigen Sie das Berechtigungsobjekt CPRO_VSHDR.
• Durch die Archivierung wird sichergestellt, dass bei der Archivierung eines Projekts auch die entsprechenden Projektversionen archiviert werden.
• Die Extraktion ins BW bestimmt, ob die Projektversion nach SAP Business Intelligence extrahiert werden kann.

Ein Snapshot ist eine Darstellung eines operativen Projekts. Mit dieser Darstellung können Sie den Projektstatus später anzeigen und mit dem Projektstatus des operativen Projekts abgleichen. Sie können Snapshots nicht ändern.

Snapshots können wie folgt angelegt werden:

• Sie können sie manuell anlegen, wenn Sie ein operatives Projekt bearbeiten.
• Sie können sie manuell anlegen, indem Sie über das Menü Projektversionen ein operatives Projekt kopieren.
• Das System kann sie während der Hintergrundverarbeitung automatisch anlegen.

Wenn Sie einen Snapshot anlegen, werden im Allgemeinen alle Daten eines operativen Projekts in die Snapshot-Version übertragen. Es gibt jedoch einige Sonderfälle in Bezug auf die Kostenplanung und das Multiprojektmanagement.

Für die Kostenplanung gibt es folgende Unterschiede, je nachdem, ob das operative Projekt übertragen wurde:

• Wenn das Projekt noch nicht übertragen wurde, wird die Kalkulation in den Snapshot kopiert.
• Wenn das Projekt übertragen wird, zeigt das System die Buchhaltungsdaten des operativen Projekts an.

Wenn Sie einen Snapshot eines Projekts anlegen, das mit anderen Projekten für das Multiprojektmanagement verknüpft ist, werden die Verknüpfungen kopiert. Der Snapshot enthält keine Snapshots der verknüpften Projekte. Momentaufnahmen eines untergeordneten operativen Projekts enthalten jedoch keine Verknüpfungen zum übergeordneten operativen Projekt. Ein Snapshot eines Programms enthält Verknüpfungen zu zugeordneten operativen Projekten. Ein Snapshot eines Hauptprojekts enthält Verknüpfungen zu zugeordneten Teilprojekten.

Im Gegensatz zu Snapshots können Sie Simulationen ändern. Mit Simulationen können Sie Tests durchführen, z.B. die Auswirkungen bestimmter Änderungen auf ein operatives Projekt. Sie können Simulationen sichern und später bearbeiten. Wenn Ihre Änderungen das gewünschte Ergebnis liefern, können Sie die Simulation mit einer anderen Simulation oder mit dem operativen Projekt vergleichen.

Eine Simulation kann wie folgt angelegt werden:

• als Kopie eines operativen Projekts
• als Kopie einer Projektvorlage
• Ohne eine Vorlage zu verwenden

Wenn Sie eine Simulation angelegt haben, können Sie diese wie ein operatives Projekt bearbeiten. Sie können Daten in einer Simulation ändern. Status können ausnahmsweise nicht geändert werden. Sie können eine Kalkulation für Projektrollen und Ressourcen für Simulationen durchführen. Beachten Sie dabei, ob das jeweilige Projekt übertragen wurde oder nicht. Die Istkosten eines operativen Projekts werden nicht in eine Simulation übernommen.

Die Einschränkungen, die für Snapshots verknüpfter Projekte gelten, gelten auch für Simulationen verknüpfter operativer Projekte. Wenn Sie eine Simulation eines Programms anlegen, erhält die Simulation auch das operative Projekt, das zum Programm gehört. Wenn Sie jedoch eine Simulation für ein Projekt anlegen, das das Ziel einer Projektverknüpfung ist, kopiert das System den Link nicht.

Während der Abstimmung und des Vergleichs werden die folgenden Daten berücksichtigt:

• Daten zum Projektelement
• Status
• Dokumente
• Collaborations
• Objektverknüpfungen
• Berechtigungen

Das System verwendet Ampeln, um Unterschiede oder Ähnlichkeiten in den Daten anzuzeigen. Wenn Sie auf eine Ampel doppelklicken, zeigt das System eine detaillierte Beschreibung an, welche Daten Unterschiede oder Ähnlichkeiten enthalten. Sie können wählen, ob Sie alles, nur die Unterschiede oder nur die Ähnlichkeiten sehen möchten. Wenn Sie die Struktur auf einer Seite expandieren, expandiert das System automatisch die entsprechende Struktur auf der anderen Seite.

Eine Abstimmung funktioniert ähnlich wie ein Vergleich. Bei einer Abstimmung können Sie jedoch Daten übernehmen. Sie können einen Abgleich verwenden, um eine Simulation oder ein operatives Projekt zu aktualisieren. In diesem Fall können Sie entscheiden, welche Projektelemente übertragen werden. Die Abstimmung wird nicht automatisch durchgeführt. Sie können jedoch nicht alle Differenzen vergleichen. Beispielsweise kann der Status eines Objekts den Vergleich verhindern. Das System kennzeichnet Differenzen durch gelbe Ampeln, die Sie durch einen Vergleich nicht ändern können.

Mit SAP Project Management können Sie Snapshots, Simulationen und operative Projekte abstimmen. Sie können den Abgleich nur durchführen, wenn die Projekte auf denselben Vorlagen basieren oder wenn die Projektversionen für dasselbe Projekt gelten. Während des Abgleichs werden zwei Projekte oder Versionen parallel angezeigt, und es werden keine Daten geändert. Die vorstehende Abbildung zeigt den entsprechenden Screenshot.

In dieser Lektion erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Meilensteine verwendet werden, um Projekte zu verwalten, und wie Sie die Meilensteintrendanalyse (MTA) verwenden, um einen Überblick über Ihr Projekt zu erhalten.

Meilensteine werden verwendet, um bestimmte Termine während des Projekt-Lifecycle anzugeben, z.B. Start- und Endtermine. Sie können sie verwenden, um wichtige Schritte zu identifizieren und die Qualität oder den Abschluss des Projekts sicherzustellen.

Wenn eine Aufgabe einem Meilenstein in einem Projekt entspricht, können Sie das entsprechende Ankreuzfeld markieren. Im Navigationsbereich unterscheiden sich Meilensteinaufgabensymbole durch einen zusätzlichen kleinen Kreis von Standardaufgaben. In der grafischen Anzeige werden Meilensteinaufgaben als Raute ohne Zeitbalken angezeigt.