Die Ressourcenplanung im Projektmanagement bezieht sich immer auf Projekte. Um die Ressourcenplanung für ein Projekt zu implementieren, müssen Sie bereits mindestens eine Projektdefinition für dieses Projekt angelegt haben. Die vorstehende Grafik zeigt eine schematische Darstellung der Prozessschritte der Einsatzplanung. Wenn für Projekte immer ähnliche Ressourcen benötigt werden, können die Prozessschritte für die Einsatzplanung in einer Projektvorlage implementiert werden. Das Anlegen von Projekten mit Vorlagen minimiert also den Aufwand für die Ressourcenplanung.
Ressourcenplanung mit Projektmanagement
Um die Einsatzplanung einzurichten, müssen Sie zunächst die Projektrollen definieren. Rollen stellen allgemeine Beschreibungen der Ressourcenanforderungen dar. Wenn Sie eine Rolle anlegen, müssen Sie eine Beschreibung für die Rolle eingeben, z.B. Projektleiter, Entwickler oder Tester, und den Ressourcenbedarf und den Zeitraum für diese Rolle angeben.
Die Rollenart, die Sie der Rolle beim Anlegen zuordnen müssen, entscheidet, ob Sie nur einen Gesamtbedarf für den Gesamtzeitraum der Rolle anlegen oder die detaillierte Anforderung für einzelne Perioden planen können. Rollenarten werden im Customizing für das Projektmanagement definiert. Wenn Sie später nach geeigneten Ressourcen suchen möchten, können Sie der Rolle auch Qualifikationsanforderungen zuordnen. Wählen Sie dazu die relevanten Qualifikationen aus einem Qualifikationskatalog aus und geben Sie die gewünschte Ausprägung der Qualifikation an, die eine potenzielle Ressource besitzen muss.
Sie können einer Rolle auch Aufgaben zuordnen. Durch die Zuordnung von Aufgaben zu einer Rolle können Sie auch später die Qualifikationsanforderungen der Aufgaben einbinden, die geeignete Ressourcen benötigen. Wenn Sie das CATS-Arbeitszeitblatt für die Rückmeldung von Aufgaben im Projektmanagement verwenden, ist die Zuordnung von Aufgaben auch für das Füllen des CATS-Arbeitsvorrats nützlich.
Nachdem Sie eine Rolle definiert und Aufgaben zugeordnet haben, können Sie die Rolle mit Ressourcen besetzen und den Rollenbedarf auf die einzelnen Ressourcen verteilen. Die Projektart und die Rollenart legen fest, wie die geeigneten Ressourcen ermittelt werden sollen und wie und von wem die Rollen mit Ressourcen besetzt werden. Sie können sowohl interne als auch externe Ressourcen verwenden, um eine Rolle zu besetzen, da die Ressourcen technisch als Geschäftspartner im Projektmanagement dargestellt werden. Sie können Geschäftspartner manuell in SAP Portfolio and Project Management anlegen oder die Human-Capital-Management-Integration verwenden, um sie aus Personalstammdaten aus SAP Human Capital Management abzuleiten.
Wenn Sie eine Rolle mit einer oder mehreren Ressourcen besetzt haben und die Rollenart eine Verteilung vorsieht, können Sie den geplanten Bedarf der Rolle periodenspezifisch (Tag, Woche oder Monat) auf die zugeordneten Ressourcen verteilen. Diese Ressourcen können innerhalb der Projektbearbeitung zentral und projektübergreifend über die Schnellerfassungsbilder von SAP Portfolio and Project Management verteilt werden.
Hinweis
Die Definition und Besetzung von Rollen ist nicht nur für die Einsatzplanung im Projektmanagement relevant. Im Projektmanagement können Sie jedem Strukturelement eine verantwortliche Rolle zuordnen. Diese Zuordnung erleichtert den verantwortlichen Benutzern den Zugriff auf die Bearbeitung von Objekten. Diese Zuordnung ist auch im Alert-Management hilfreich, um Empfänger von Benachrichtigungen für Schwellenwertverletzungen oder Datumsverschiebungen verknüpfter Projekte zu ermitteln. Um eindeutige verantwortliche Benutzer in Strukturelementen zu ermitteln, müssen Sie zunächst Rollen im Projekt definiert und die Rollen mit Ressourcen besetzt haben.
Hinweis
In SAP Portfolio and Project Management werden Rollen auch in Verbindung mit Initiativen verwendet. Dies bildet jedoch nicht die Ressourcenplanung ab, sondern stellt die an der Initiative beteiligten Personen dar. Für Initiativen können Sie Stakeholder definieren. Anschließend können Sie diese Stakeholder als Verantwortliche für die Initiative zuordnen. Die entsprechenden Rollen werden mit Geschäftspartnern besetzt.
Beispiel für die Definition und Besetzung von Rollen
Die obige Abbildung zeigt die grundlegende Ressourcenplanung im Projektmanagement. Die Grafik zeigt keine Verteilung von Rollenbedarfen und Ressourcenbesetzung. Die Zuordnung einer Rollenfunktion zu einer Rolle, wie in der Grafik dargestellt, dient der Integration der Ressourcenplanungsdaten eines Projekts mit der Kapazitätsplanung eines zugeordneten Portfolioelements in SAP Portfolio and Project Management.
Szenarios aus Besetzungsstatus
Der Besetzungsstatus einer Rolle gibt die folgenden Szenarios an:
- Wenn eine Projektrolle noch nicht besetzt ist, zeigt das System eine rote Ampel an.
- Wenn eine Projektrolle bereits besetzt ist, der Rollenbedarf jedoch noch nicht vollständig auf die zugeordnete Ressource oder Ressourcen verteilt ist, zeigt das System ein gelbes Dreieck als Besetzungsstatus an.
- Wenn eine Projektrolle besetzt ist und der Rollenbedarf den Ressourcen vollständig als Aufwand zugeordnet ist, wird dies durch ein grünes Symbol dokumentiert.
- Wenn eine Projektrolle überbesetzt ist, d.h. wenn Sie mehr Aufwand auf die zugeordnete(n) Ressource(n) verteilt haben, als für die Rolle geplant ist, zeigt das System eine grüne Ampel mit einem gelben Kreis an.
