Status und Workflows für Portfolioelemente verwenden

Der Status in PPM dokumentiert den Status von Objekten wie Portfolioelementen, Entscheidungspunkten, Reviews oder What-If-Szenarios. Anders als im Projektmanagement steuert der Status im PPM nicht, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge standardmäßig erlaubt oder nicht erlaubt sind. Die Statusänderung kann jedoch Workflows auslösen, die den Verantwortlichen automatisch über diese Statusänderungen informieren.

Status werden zentral im PPM-Customizing in den portfoliounabhängigen Einstellungen definiert. Beispiele für Status, die standardmäßig ausgeliefert werden, sind Inaktiv, In Vorbereitung, In Bearbeitung, Genehmigt oder Abgeschlossen. Sie können im Customizing auch eigene Status anlegen. Die Definition eines Status erfordert nur eine Identifikation und einen Text. In der Definition der Portfolioelementarten legen Sie fest, welche Status für Portfolioelemente und deren Entscheidungspunkte verwendet werden können. Dabei legen Sie auch die Reihenfolge der Status in den Elementen oder Entscheidungspunkten fest. In der Definition der Portfolioarten legen Sie fest, welche Status für Reviews und What-If-Szenarios verfügbar sein sollen, sowie die mögliche Reihenfolge dieser Status.

Wenn Sie einer Portfolioelementart einen Status zuordnen, können Sie auch eine Statusgruppe definieren. Die Statusgruppe steuert, auf welchen Registerkarten des Element-Dashboards ein Portfolioelement angezeigt werden soll, wenn der entsprechende Status aktiv ist. Über die Registerkarten können Sie die Anzeige von Portfolioelementen im Dashboard einschränken. Es gibt verschiedene Registerkarten wie Alle Positionen, Aktive Elemente, Aktive VorschlägeAktive Eskalationen oder Inaktive Elemente.

Bei der Definition der Statusfolge für Elemente und Entscheidungspunkte können Sie auch eine Einstellung vornehmen, die sicherstellt, dass die verantwortlichen Benutzer aufgrund dieser Statusänderung eine E-Mail erhalten. Ordnen Sie dazu der entsprechenden Statusänderung eine Workflow-ID zu.

Wenn Sie Attribute (Felder) oder Status von Portfolioelementen oder Entscheidungspunkten ändern, können im PPM automatisch Workflows angestoßen werden, die die verantwortlichen Benutzer per E-Mail informieren. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie verschiedene Einstellungen im PPM-Kernsystem vornehmen.

Aktivieren Sie zunächst den gewünschten Workflow bzw. die Ereigniskopplung. Dies tun Sie im PPM-Customizing unter Portfoliomanagement→Globales Customizing→Globale Einstellungen→Workflow-Einstellungen→Workflows aktivieren.

Für Workflows mit Attributänderungen müssen Sie zusätzlich eine klassische BAdI-Implementierung über die Transaktion SE19 aktivieren. Für Attributänderungen in Portfolioelementen ist RPM_PROJ_CUST_WF die Implementierung. Für Attributänderungen in Entscheidungspunkten ist /RPM/DES_POINT_WF die Implementierung. Für Workflows mit Statusänderungen müssen Sie in der Definition der Portfolioelementart die Statusänderungen definieren, für die E-Mails gesendet werden sollen. Sie können dies tun, indem Sie den entsprechenden Statusänderungen Workflow-IDs zuordnen.

Eine Workflow-ID besteht aus einem Schlüssel und einer Beschreibung und wird im PPM-Customizing unter Portfoliomanagement→Globales Customizing→Globale Einstellungen→Workflow-Einstellungen→Workflow-IDs definieren angelegt.

Workflow-IDs sind bereits standardmäßig für Attributänderungen, zum Löschen und für Statusänderungen vordefiniert. Die Workflow-IDs werden verwendet, um die Empfängerliste für den entsprechenden Workflow zu ermitteln. Wählen Sie dazu die Customizing-Aktivität Portfoliomanagement→Globales Customizing→Globale Einstellungen→Workflow-Einstellungen→Konfiguration für Workflow-Empfänger pflegen, und ordnen Sie den Workflow-IDs Berechtigungsaktivitäten wie Admin, Lesen oder Schreiben zu. Wenn nun ein Workflow ausgelöst wird, z.B. bei einer Statusänderung, verwendet das System die Workflow-ID, um alle Benutzer im Portfolioelement zu ermitteln, die die Berechtigung für die Aktivität haben, die der Workflow-ID zugeordnet ist. Diese Benutzer werden dann in die Empfängerliste des Workflows übernommen. Damit das System Benachrichtigungen an diese Empfänger erfolgreich senden kann, müssen die E-Mail-Adressen in den Benutzerdaten der entsprechenden Benutzer definiert sein.

Bei Bedarf kann die Benachrichtigung auch eine Verknüpfung zum Objekt enthalten, z.B. zum Portfolioelement. Dazu müssen Sie im Customizing einen geeigneten Web-Server-Alias definieren. Der Alias muss die Identifikation des logischen Systems enthalten, das dem Mandanten zugeordnet ist. Wenn Sie SAP Enterprise Portal verwenden, müssen Sie diesem Alias den Parameter PORTALLINK zuordnen und die URL des Portals als Parameterwert eingeben.