Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Projekte aus dem Projektmanagement mit Portfolioelementen zu verknüpfen.
Zunächst können Sie ein Portfolioelement und ein Projektmanagementprojekt separat anlegen und diese später verknüpfen. Sie können diese nachfolgende Verknüpfung vom Portfolioelement aus herstellen, indem Sie die Registerkarte Zugehörige Objekte verwenden. Auf diese Weise können Sie nach vorhandenen Projektmanagementprojekten suchen und diese dem Portfolioelement zuordnen. Nach der Zuordnung werden einige allgemeine Informationen zum Projektmanagementprojekt angezeigt, z.B. die Beschreibung oder die Projektart.
Sie können eine vorhandene Zuordnung auch abbrechen, wenn Sie eine Zuordnung zu einem anderen Projektmanagementprojekt anlegen möchten. Einem Portfolioelement kann jedoch immer nur ein Projektmanagementprojekt gleichzeitig zugeordnet werden.
Hinweis
Zweitens können Sie ein Portfolioelement und ein Projektmanagementprojekt entweder zum Zeitpunkt der Erstellung oder zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Portfolioelement mithilfe einer Vorlage anlegen und die Verknüpfung zu beiden Objekten gleichzeitig herstellen. Wenn Sie möchten, dass das Projektmanagementprojekt gleichzeitig mit dem Portfolioelement angelegt wird, setzen Sie vor dem Sichern das Kennzeichen Projekt beim Sichern anlegen. Sie können die Projektmanagementvorlage angeben, die Sie als Kopiervorlage verwenden möchten. Wenn Sie möchten, dass das Projektmanagementprojekt zu einem späteren Zeitpunkt angelegt und verknüpft wird, setzen Sie beim Sichern des Portfolioelements das Kennzeichen Projekt beim Sichern anlegen nicht. Sie können das Kennzeichen Projekt beim Sichern anlegen zu einem späteren Zeitpunkt setzen, um ein Projektmanagementprojekt anzulegen und zuzuordnen. Abhängig von den Synchronisierungseinstellungen werden das geplante Start- und Enddatum des Portfolioelements in die Definition des Projektmanagementprojekts übertragen. Da Vorlagen im Projektmanagement immer eine Referenz auf eine Projektart enthalten, müssen Sie der Elementart des Portfolioelements im Customizing eine Projektart zuordnen.
Beide (bisher diskutierten) Optionen zum Anlegen und Verknüpfen von Projektmanagementprojekten sind nützlich, wenn das Projektmanagement das führende System für das operative Projektmanagement ist. Andere Objekte, wie Innenaufträge aus FI/CO oder Projektstrukturpläne aus dem Projektsystem, sind nur für Controlling-Zwecke in den relevanten Projektmanagementprojekten nützlich. Wenn jedoch eine andere Projektmanagementanwendung, z.B. Microsoft Project oder Projektsystem, für das operative Projektmanagement verwendet wird, dient ein Projektmanagementprojekt, das mit einem Portfolioelement verknüpft ist, nur zur Auswertung von Daten der externen Projektmanagementanwendung. In diesen Szenarios wird im Projektmanagement beim Anlegen eines Portfolioelements eine Projektdefinition angelegt, da dies eine Voraussetzung für das Hochladen von Struktur- und Ressourcendaten externer Projektmanagementanwendungen ist. Die Struktur des Projektmanagementprojekts und die entsprechenden Rollen werden später angelegt, wenn Sie Projektdaten aus einer externen Projektmanagementanwendung hochladen.
