Organisationseinheiten der Beschaffung identifizieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to die für die Beschaffungsprozesse relevante Unternehmensstruktur erläutern

Übersicht über Organisationseinheiten in der Beschaffung und Bestandsführung

Organisationseinheiten dienen dazu, die Struktur eines Unternehmens im SAP-System abzubilden. Sie entsprechen also den rechtlichen und/oder organisatorischen Einheiten eines Unternehmens. SAP bietet Organisationseinheiten für alle Bereiche Ihres Unternehmens (beispielsweise Finanzbuchhaltung, Einkauf, Produktion und Lagerverwaltung). Wir konzentrieren uns auf die für den Einkauf und die Bestandsführung relevanten Elemente.

Die Organisationseinheit Einkaufsorganisation wird ausschließlich in Einkaufsprozessen verwendet. Andere Organisationseinheiten wie Buchungskreis oder Werk gehören zu anderen Bereichen und werden auch in anderen Prozessen verwendet, nicht nur in der Fremdbeschaffung.

Die Organisationsebenen werden im Customizing der Unternehmensstruktur definiert und zugeordnet.

Die für die Fremdbeschaffung relevanten Organisationseinheiten sind in der Abbildung „Organisationsebenen im Beschaffungsprozess" dargestellt.

Diagramm zur Darstellung der Organisationsebenen im Beschaffungsprozess. Die Elemente werden im folgenden Text erläutert.

Mandant

Der Mandant ist eine für sich rechtlich und organisatorisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines SAP-Systems mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz Tabellen. Der Mandant steht z.B. für einen Konzern.

Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. Festlegungen, die Sie auf dieser Ebene treffen, oder Daten, die Sie auf dieser Ebene eingeben, gelten für alle Buchungskreise und für alle anderen Organisationseinheiten. Die Festlegungen und Daten, die Sie auf Mandantenebene treffen (bzw. eingeben), müssen Sie somit nicht mehrfach erfassen. Dadurch ist ein einheitlicher Datenstand gewährleistet.

Die Zugangsberechtigung wird getrennt nach Mandanten vergeben. Ein eindeutiger Benutzerstammsatz muss für jeden Benutzer und im gewünschten Mandanten angelegt werden. Bei der Anmeldung am SAP-System muss jeder Benutzer einen Mandantenschlüssel angeben, sofern das Feld Mandant nicht vorbelegt ist. Sämtliche Eingaben des Benutzers werden mandantenspezifisch hinterlegt, verarbeitet und ausgewertet.

Ein Mandant wird über einen dreistelligen numerischen Schlüssel im System eindeutig definiert.

Buchungskreis

Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung gepflegt werden kann.

Ein Buchungskreis repräsentiert eine selbständig bilanzierende Einheit, z.B. eine Firma innerhalb eines Konzerns (Mandant). In einem Mandanten können Sie mehrere Buchungskreise einrichten, um damit voneinander unabhängige Konten zu führen.

Ein Buchungskreis wird über einen im Mandanten eindeutigen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel im System definiert.

Werk

Das Werk ist eine organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Bedarfsplanung gliedert.

Innerhalb einer Firma kann ein Werk in verschiedenen Rollen auftreten, wie z.B. als

Produktionsstätte
Regionales Vertriebsbüro
Hauptsitz einer Firma
Instandhaltungsstandort

Ein Werk wird über einen im Mandanten eindeutigen, vierstelligen alphanumerischen Schlüssel im System definiert.

Lagerort

Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werkes ermöglicht. Die mengenmäßige Bestandsführung im Werk erfolgt auf Lagerortebene. Auf dieser Ebene wird auch die Inventur durchgeführt.

Ein Lagerort wird über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel definiert. Dieser Schlüssel ist innerhalb eines Werks eindeutig.

Unternehmensstruktur

Organisationselemente im Einkauf

Einkaufsorganisation

Eine Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit innerhalb der Logistik, die das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs unterteilt. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien oder Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist für diese Geschäfte verantwortlich.

Die organisatorische Integration des Einkaufs in die Unternehmensstruktur erfolgt durch die Zuordnung einer Einkaufsorganisation zu:

einem Buchungskreis (optional)
einem oder mehreren Werken

Über die entsprechenden Zuordnungen können Sie anzeigen, ob der Einkauf in Ihrem Unternehmen zentral oder dezentral organisiert wird.

Wenn eine Einkaufsorganisation buchungskreisübergreifend operieren soll (dezentraler, strategischer Einkauf), gibt es keine Zuordnung zwischen Buchungskreisen und Einkaufsorganisationen. In diesem Fall können Werke aus allen Buchungskreisen für die Zuordnung „Einkaufsorganisation – Werk" verwendet werden.

Wenn jedoch eine Einkaufsorganisation einem Buchungskreis zugeordnet ist, können nur Werke aus diesem Buchungskreis für die Zuordnung „Einkaufsorganisation – Werk" verwendet werden. Beachten Sie, dass eine Einkaufsorganisation nur einem Buchungskreis angehören kann. Einem Buchungskreis können bei Bedarf jedoch mehrere Einkaufsorganisationen zugeordnet sein.

Zwischen Einkaufsorganisationen und Werken besteht eine n:m-Beziehung. Mit anderen Worten: Sie können einer Einkaufsorganisation mehrere Werke zuordnen und einem Werk mehrere Einkaufsorganisationen. Die Zuordnung von Werk zu Einkaufsorganisation ist eine notwendige Einstellung und kann nicht weggelassen werden.

Aus den unterschiedlichen Zuordnungsmöglichkeiten zwischen Buchungskreisen, Werken und Einkaufsorganisation ergeben sich folgende Kategorien von Einkaufsorganisationen:

Werksbezogene Einkaufsorganisation
Werksübergreifende Einkaufsorganisation
Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation

Diagramm zur Darstellung der Zuordnungsmöglichkeiten für Einkaufsorganisationen. Details finden Sie im folgenden Text.

Werksbezogene Einkaufsorganisation: Bei der werksbezogenen Beschaffung ist eine Einkaufsorganisation für die Beschaffung von Materialien für genau ein Werk zuständig. Nehmen Sie folgende Zuordnungen in der Unternehmensstruktur vor:

Ordnen Sie die Einkaufsorganisation einem Buchungskreis zu.
Ordnen Sie der Einkaufsorganisation ein Werk dieses Buchungskreises zu.

Werksübergreifende Einkaufsorganisation: Wenn eine Einkaufsorganisation für mehrere Werke eines Buchungskreises Materialien und Dienstleistungen beschaffen soll, können Sie eine werksübergreifende Einkaufsorganisation einrichten. Nehmen Sie folgende Zuordnungen in der Unternehmensstruktur vor:

Ordnen Sie die Einkaufsorganisation einem Buchungskreis zu.
Weisen Sie der Einkaufsorganisation mehrere Werke (die zu dem zugeordneten Buchungskreis gehören) zu.

Notiz

Die Zuordnung von Einkaufsorganisation zu Werk ist immer erforderlich, auch wenn die Einkaufsorganisation für alle Werke des Buchungskreises zuständig ist. Es ist nicht ausreichend, nur die Zuordnung zwischen Buchungskreis und Einkaufsorganisation vorzunehmen.

Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation: Beim Einrichten des buchungskreisübergreifenden Einkaufs darf die Einkaufsorganisation keinem Buchungskreis zugeordnet sein. Nur die Zuordnung der Werke ist erforderlich.

Einkäufergruppe

Eine weitere Variable für die interne Strukturierung des Einkaufs ist die Einkäufergruppe. Eine Einkäufergruppe ist der Schlüssel, der einen Einkäufer oder eine Gruppe von Einkäufern bezeichnet, die für bestimmte Einkaufsaktivitäten zuständig sind. Die Einkäufergruppe ist intern für die Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von Materialien zuständig. Nach außen ist die Einkäufergruppe Ansprechpartner für die Lieferanten. Eine Zuordnung der Einkäufergruppe zu anderen Einheiten der Unternehmensstruktur findet nicht statt.

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