Frachtkosten verteilen

Die Kostenverteilung umfasst folgende Schritte:

1. Verteilung der Frachtkosten auf der Ebene der Lieferpositionen basierend auf einigen Regeln, z.B. Gewicht der Lieferpositionen. Dieser Schritt wird in TM ausgeführt.
2. Verarbeitung der verteilten Frachtkosten im Finanzwesen entweder für die Verarbeitung der Frachtkosten für die Materialbewertung oder für die Abrechnung auf Produktebene. Dieser Schritt wird in den entsprechenden SAP-S/4HANA-Modulen ausgeführt.

Beispielsweise werden die Frachtkosten der Anlieferung in der Regel für die Materialbewertung gebucht. Auslieferungskosten werden auf Kostenträger oder Module gebucht, z.B. CO-PA-Segmente aus dem Kundenauftrag, um die Rentabilität während der Kundenauftragsabwicklung zu berechnen.

TM verwendet das LO-Abrechnungsmanagementmodul von SAP S/4HANA für die Buchung verteilter Frachtkosten.

Das Abrechnungsmanagement bietet eine flexible Buchungsmaschine, in der Sie die Art der Verarbeitung definieren können, die aus Sicht der Finanzbearbeitung über das Customizing ausgeführt wird. TM verwendet diese Buchungs-Engine, um die verteilten Frachtkosten an SAP S/4HANA zu übergeben.

Der Abrechnungsmanagementbeleg bietet eine dokumentierte Möglichkeit, verteilte Frachtkosten in SAP S/4HANA zu buchen. 

Die Abrechnungsmanagementbeleg-Position, die für TM-Frachtkostenbuchungen angelegt wurde, hat Referenzen auf Folgendes:

• Auftrag und Auftragsposition – Kundenauftrag, Bestellung oder Umlagerungsauftrag und die entsprechende Positionsreferenz.
• Lieferung und Lieferposition – An- oder Auslieferung und die entsprechenden Positionsreferenzen. Während der Verarbeitung der Auftrags- und Lieferintegration überträgt TM diese Referenzen.
• Dienstleistungsbestellung – Die Dienstleistungsbestellung (für Frachtkosten), die mit der FAB-Integration mit SAP MM verknüpft ist.
• TM-Frachtabrechnungsbeleg (FAB).
• TM-Frachtauftrag (FA).

Das Abrechnungsmanagement bietet eine native Integration in Finanzfunktionen wie Finanzbuchhaltung, Controlling, CO-Ergebnisrechnung, Materialbewertung und Material-Ledger. Sie können z.B. basierend auf einem bestimmten Referenzbeleg angeben, dass die Frachtkostenabwicklung auf das Materialkonto gebucht wird.

Abrechnungsbelege erzeugen oder aktualisieren keine Debitoren oder Kreditoren. Der Beleg wird nur für Materialkorrekturbuchungen auf Aufwandssachkonten oder auf Materialkonten verwendet.

Für die Buchung von Frachtkosten verwendet das SAP LO Abrechnungsmanagement folgende Belegarten:

1. Abrechnungsbeleg generisch: Mit dieser Belegart können Sie Frachtkosten in die Materialbewertung buchen.
2. Abrechnungsprozessart: Mit dieser Belegart können Sie Frachtkosten auf die Sachkonten buchen. 

Vorhandene Prozesse im Abrechnungsmanagement und Buchungsoptionen werden beim Mapping für die Kostenverteilung über Anwendungsfallarten und Belegtypen ermittelt.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Kundenszenarios:

• Transportkosten als Bezugsnebenkosten für das eingehende Material übertragen (Verfolgung auf Materialebene).

  Die Transportkosten fließen in die Materialbewertung ein. Die Frachtkostenübernahme als Bezugsnebenkosten wird in der Bestellung des Materials nicht aktualisiert. Die Bezugsnebenkostenbuchung erfolgt über die Buchung, die vom Abrechnungsmanagementbeleg durchgeführt wird.

• Buchen Sie die Kosten zurück auf CO-Objekte, die aus Auftrag/Lieferung/Material verknüpft sind.

  Die materialrelevanten Kosten werden aus den Transaktionen direkt bis auf die CO-Objekte verfolgt, jedoch wahrscheinlicher auf aggregierter Ebene, nicht notwendigerweise auf Materialebene. Das heißt, es erfolgt keine Materialbewertungsaktualisierung. Beispielsweise werden alle materialrelevanten Kosten, einschließlich indirekter Kosten wie Transport, auf Profitcenter-Ebene verfolgt. Die Kosten werden basierend auf Materialbewegungen (Anlieferungen, buchungskreisübergreifende/-interne Lieferungen und Kundenlieferungen) getrennt.

• Kosten zurück auf den Kundenauftrag /CO-PA buchen, der für die Lieferung verantwortlich ist (Ausgangsszenario).

  Dieses Szenario tritt auf Verkäuferseite auf. Die direkt mit dem Kundenauftrag verknüpften Kosten werden verfolgt und wirken sich auf die Segmente der Ergebnisrechnung (CO-PA) aus.

Im Beispiel in der Abbildung sehen wir, wie die Endkosten eines Fertigerzeugnisses berechnet werden.

Bevor das Fertigerzeugnis die Fabrik verlässt, bestehen die Materialkosten aus verschiedenen Kostenelementen, z.B. den Materialkosten und Fertigungsgemeinkosten. In CO-PA können einige andere Kosten angezeigt werden, z.B. Fixkosten basierend auf Materialkosten oder Abschreibungen usw.

Bei einer Umlagerungsbestellung, bei der Fertigerzeugnisse aus dem Produktionswerk in ein externes Lager bewegt werden, fallen Transportkosten an. Die Kostenverteilung ist erforderlich, um diese Kosten dem zuständigen Material zuzuordnen.

Das Material im externen Lager wird anhand eines bestimmten Verteilungsschlüssels wie Gewicht oder Volumen mit den Transportkosten belastet.

Das Szenario veranschaulicht, wie die Frachtkostenverteilungsfunktion die Frachtkosten auf die Ebene des Materials verteilt und anschließend die Kosten für die Materialbewertung verarbeitet. Dies ist ein Beispiel, bei dem die TM-Frachtkostenverteilungsfunktion eine Rolle bei der Zuordnung der Frachtkosten zur Materialebene aus den Frachtaufträgen spielt, bevor diese Kosteninformationen für die Materialbewertung verarbeitet werden.

Aus dem Beispiel können Sie hochrechnen, dass die Materialkostenbewertung von 750 USD auf 870 USD erhöht wurde, einschließlich der tatsächlichen Transportkosten von 120 USD aus TM. Diese 120 EUR stellen die verteilten Kosten für ein bestimmtes Material in einem Transport dar. Wenn die Materialbewertungsart auf gleitender Durchschnitt gesetzt ist, steigen die Kosten beim Eingang des Produkts. Wenn die Materialbewertungsart auf Standardpreisfindung gesetzt ist, ändert sich der Preis erst beim nächsten Bewertungslauf.

1. Legen Sie in LE eine Lieferung an.
2. In TM werden basierend auf der Lieferung Frachteinheiten (FE) im Hintergrund angelegt.
3. Die Frachteinheiten werden bestimmten Frachtaufträgen (FA) oder Frachtbuchungen (FBs) zur Unterbeauftragung an einen Spediteur (Luft/See/Land) und zur Kostenberechnung zugeordnet.
4. Legen Sie in TM einen Frachtabrechnungsbeleg (FAB) an, um ihn für die Fakturierung und Kostenverteilung in SAP S/4HANA zu buchen.
5. In TM erfolgt die Kostenverteilung im FAB basierend auf bestimmten Verteilungsregeln wie Gewicht, Volumen, Entfernungs-Zeit-Gewicht oder einer kundenspezifischen Regel wie der Anzahl der Produktteile in einer SD-Auftragsposition.
6. Senden Sie den FAB mit allen Frachtkosten und den Details zu den verteilten Frachtkosten an SAP S/4HANA. Hier werden die folgenden beiden Prozessteilmengen ausgeführt:
   • Die Gesamtfrachtkosten werden in SAP Materials Management (MM) gebucht (Schritt 6a in der Abbildung), wo eine Bestellung und ein Leistungserfassungsblatt (LEB) angelegt werden.
   • Die verteilten Frachtkosten aus dem FAB werden zur Buchung auf den verantwortlichen Kostensammler an die Posting Engine des Abrechnungsmanagements in SAP S/4HANA übertragen (Schritt 6b in der Abbildung). Basierend auf Informationen wie einer SD-Auftragsposition verteilt das Abrechnungsmanagement die Kosten auf den entsprechenden Kostenträger im Controlling oder in CO-PA. Bei Anlieferungen zu Bestellungen oder Umlagerungsbestellungen können die Frachtkosten in die Materialbewertung und auf verschiedene Kostenstellen auf CO-Objektebene gebucht werden, die aus dem Fertigungsauftrag oder der Umlagerungsbestellung ermittelt werden. Dieser Schritt findet im Hintergrund statt. In SAP S/4HANA können Sie dieses Ereignis mit der Transaktion WLFLTM2 oder dem SAP Fiori Launchpad überwachen und die Liste solcher Frachtkostenbelege anzeigen.
7. In MM wird basierend auf der Bestellung mit einem Leistungserfassungsblatt (LEB) eine eingehende Spediteurrechnung geprüft und mit der Transaktion MIRO gebucht. Jede Abweichung in der Prüfung legt einen neuen Korrekturabrechnungsmanagementbeleg für die Differenz an. Der Korrekturbeleg verwendet dieselbe Aufteilungslogik wie der Originalbeleg für die Plankosten aus TM (siehe Schritt 7a und Schritt 7b in der Abbildung).

Wählen Sie im Customizing den Pfad Transportation Management → Grundfunktionen → Kostenverteilung → Kostenverteilungsmethoden definieren.

In der Customizing-Aktivität Kostenverteilungsmethoden definieren ordnen Sie eine Verteilungsmethode einer Verteilungsklasse zu, in der Sie Ihre eigene Verteilungslogik angegeben haben. Auf diese Weise können Sie Ihre eigene Verteilungsmethode für die Kostenverteilung angeben.

Die Standardeinstellungen liefern zwei Standardmethoden aus: direkte Verteilung und hierarchische Verteilung.

Bei Bedarf können Sie in dieser Customizing-Aktivität eigene Verteilungsmethoden hinzufügen.

Bei einer direkten Verteilung verteilt das System die Kosten gemäß den Attributen, die Sie in der Verteilungsregel und auf Verteilungsebene angeben, ohne Bezug zu der Position in der Positionshierarchie, an der Sie ein Produkt verpacken. Wenn Sie z.B. die Verteilungsregel Bruttogewicht und die Verteilungsebene ERP-Position angeben, verwendet das System das Bruttogewicht der ERP-Position in der Kostenverteilung, unabhängig davon, wo die ERP-Position in der Positionshierarchie des Frachtauftrags oder der Frachtbuchung angezeigt wird.

Im Beispiel in der Abbildung ist die Verteilungsmethode auf Direkt, die Verteilungsregel ist Bruttogewicht und die Verteilungsebene ist ERP-Position (d.h. das Produkt).

Bei einer direkten Verteilung für Produkt 40 führt das System folgende Berechnungen durch:

Produkt 30 = 1500 kg.

Produkt 40 = 2500 kg.

Produkt 70 = 500 kg.

Die Verteilung für Produkt 40 beträgt 2500 kg/ (1500 kg + 2500 kg + 500 kg) * 2000 USD = 1111,11 USD.

Im Allgemeinen werden Kosten auf die Produkte angewendet, die Kosten abgrenzen, unabhängig davon, ob es sich um eine hierarchische oder direkte Verteilung handelt. Es gibt z.B. einen Frachtauftrag mit zwei Abschnitten, und in den Kostenmanagement-Stammdaten ist die Berechnungslösungsbasis für Basiskosten als STAGE definiert. Das bedeutet, dass für diesen Frachtauftrag jeder Abschnitt separat berechnet wird. Da dieser Frachtauftrag zwei Abschnitte hat, werden die Basiskosten zweimal berechnet. Bei der Kostenverteilung werden dann die Grundkosten jedes Abschnitts nur den Produkten zugeordnet, die auf diesem bestimmten Abschnitt transportiert werden. Daher werden Kosten, die auf dem ersten Abschnitt anfallen, auf die Produkte verrechnet, die im ersten Abschnitt transportiert werden. Gleiches gilt für die zweite Stufe.

Bei der hierarchischen Verteilungsmethode berücksichtigt das System Schritt für Schritt jede Ebene der Verpackungshierarchie bei der Kostenverteilung. Wenn Sie beispielsweise die Verteilungsregel Bruttogewicht und die Verteilungsebene ERP-Position angeben, verwendet das System das Bruttogewicht auf jeder Ebene der Positionshierarchie, um die übergeordneten Kosten auf die ERP-Positionsebene zu verteilen. Das System berücksichtigt das Eigengewicht der Verpackung in der Verpackungshierarchie.

In der Abbildung sehen Sie eine Tabelle mit einem Beispiel für Daten aus einem Frachtabrechnungsbeleg. In diesem Beispiel erfolgt die Kostenverteilung zuerst, um alle Kosten auf Wurzelebene (Kopfebene) des Frachtauftrags in die Container zu verschieben. Anschließend werden die Kosten von jeder Containerposition auf die Packstücke im Container und schließlich auf das Produkt verteilt.

Sie führen eine Kostenverteilung für Produkt 40 durch. Sie geben die Verteilungsebene ERP-Position und die Verteilungsregel Bruttogewicht an. Die Kostenart gilt für den gesamten Beleg mit der Berechnungslösungsbasis Wurzel. Die Gesamtfrachtkosten betragen 2.000 Euro.

Bei einer hierarchischen Verteilung für Produkt 40 führt das System folgende Berechnungen durch:

Lieferant 10 = 7500 kg.

Container 60 = 2500 kg.

Die Verteilung für Container 10 beträgt 7500 kg/(7500 kg+2500 kg) * 2000 USD = 1500,00 USD.

Packstück 20 = 1750 kg.

Packstück 50 = 2750 kg.

Die Verteilung für Packstück 50 beträgt 2750 kg/(2750 kg + 1750 kg) * 1500,00 USD = 916,67 USD.

Produkt 40 = 2500 kg.

Es ist keine Verteilung erforderlich, da Paket 50 nur Produkt 40 enthält: 916,67 USD.

Wählen Sie im Customizing Transportation Management → Grundfunktionen → Kostenverteilung → Kostenverteilungsprofile definieren.

In dieser Customizing-Aktivität geben Sie die Einstellungen an, mit denen das System die Kostenverteilung in einem Frachtauftrag, einer Frachtbuchung oder einem Frachtabrechnungsbeleg durchführen soll. Sie können folgende Einstellungen vornehmen:

• Verteilungsmethode - Gibt den Analysemodus an, den das System bei der Durchführung einer Kostenverteilung verwendet.
• Umlageregel - Gibt die Kriterien an, nach denen das System eine Kostenverteilung durchführt. Kriterien können Bruttogewicht, Nettogewicht, Bruttovolumen, Entfernung mal Gewicht und eine benutzerdefinierte Regel (basierend auf einem BAdI) sein.
• Verteilungsebene - Gibt die Zielebene an, der das System Kosten für einen Frachtauftrag oder Frachtabrechnungsbeleg (SA oder ERP-Position) zuordnet.

In der Customizing-Aktivität Kostenberechnung können Sie das Verteilungsprofil der Organisationseinheit für die Kostenberechnung zuordnen.

Wählen Sie im Customizing den Pfad Transportation Management → Grundfunktionen → Kostenberechnung → Grundeinstellungen → Kostenprofile definieren.

Ordnen Sie das Kostenprofil in der Transaktion PPOME der Einkaufsorganisation zu.

Die Kostenverteilung erfolgt im Frachtauftrag (FA), in der Frachtbuchung (FB) und im Frachtabrechnungsbeleg (FAB).

Die Buchung der verteilten Kosten in SAP S/4HANA erfolgt mit dem FAB.

Um die Kostenverteilung zu aktivieren, wählen Sie im Customizing einen der folgenden Pfade:

• FAB-Art:

  Transportation Management → Abrechnung → Frachtabrechnung → Frachtabrechnungs-Belegarten definieren.

• Frachtauftragsart:

  Transportation Management → Frachtauftragsmanagement → Frachtauftrag → Frachtauftragsarten definieren.

• Frachtbuchungsart:

  Transportation Management → Frachtauftragsmanagement → Frachtbuchung → Frachtbuchungsarten definieren.

Für eingehende und ausgehende Frachtkosten legt das System Abrechnungsmanagementbelege und Prozessarten für die TM-Integration an.

Abrechnungsbelegarten steuern die Verarbeitung von Abrechnungsbelegen wie Rechnungen, Gut- und Lastschriften sowie Stornobelegen.

In der Customizing-Aktivität Abrechnungsbelegarten definieren Sie die Abrechnungsbelegarten, die die verschiedenen Geschäftsvorgänge modellieren, die an Kostenverteilungsaktivitäten beteiligt sind.

Die Abrechnungsbelegart 1600 Kostenverteilung ist die generische Belegart für die Buchung von Frachtkosten.

Für die Stornierung der Buchung verwendet das Abrechnungsmanagement die Belegart 1601.

Im Abschnitt Steuerung der Kontenfindung werden die Einstellungen zur Ermittlung des Buchhaltungsvorgangs (MM-Kontenfindung) und der Verrechnungskontierung vorgenommen.

Sie können diese Belegarten während der Implementierung anpassen.

Wählen Sie im Customizing für Logistik Allgemein den Pfad Logistik Allgemein → Abrechnungsmanagement → Abrechnungsbelege → Alle Belegarten.

Um ausgehende Frachtkosten zu verarbeiten, erstellt und verwendet das System Abrechnungsprozessarten mit Abrechnungsbelegen, um das richtige Abrechnungsverfahren für die SAP-TM-Integration zu ermitteln.

In der Customizing-Aktivität Abrechnungsprozessarten definieren Sie Prozessarten, die die verschiedenen Geschäftsvorfälle ermitteln und abbilden, die an der Verarbeitung von Zahlungen für Lieferanten und Kunden beteiligt sind.

Die Prozessart 1600 Kostenverteilung auf Sachkonten - TM ist die Abrechnungsprozessart für die Buchung von Frachtkosten auf Sachkonten. Ihr ist die Abrechnungsbelegart 1600 zugeordnet, die für die Verarbeitung der Frachtkosten und der richtigen Konten verwendet werden soll.

Sie können diesen Prozesstyp während der Implementierung anpassen.

Wählen Sie im Customizing für Logistik Allgemein den Pfad Logistik Allgemein → Abrechnungsmanagement → Abrechnungsprozess → Abrechnungsprozessarten definieren.

In der Customizing-Aktivität Grundeinstellungen für die Erstellung von Abrechnungsmanagementbelegen können Sie das Customizing angeben, das für die Erstellung der spezifischen Abrechnungsbelege basierend auf Referenzbelegen wie Aufträgen und Lieferungen sowie Anwendungsfällen verwendet wird. Diese Konfiguration steuert die Frachtkostenbuchung über die Abrechnungsmanagementbelege.

Sie müssen Abrechnungsbelegarten und Prozessarten angeben. Wenn Sie Berechnungsverfahren eingeben, wird die Ermittlung des Abrechnungsmanagementverfahrens übersteuert. Einige Schlüssel dieser Tabelle werden im BAdI Felder festlegen, die die Abrechnungsmanagementbeleg-Erstellung steuern gesetzt.

Die folgenden Felder werden während der Konfiguration ausgefüllt:

• Referenzbelegtyp: Gibt die Klassifizierung für die verschiedenen Belegtypen an, die Sie im System bearbeiten können (z.B. Bestellungen, Kundenaufträge oder Rechnungen). Sie entspricht der direkten Referenz von SAP-S/4HANA-Objekten im FA oder der FB in TM. Wenn der FA beispielsweise mit einem Kundenauftrag verknüpft ist, wird beim Buchen verteilter Frachtkosten in SAP S/4HANA diese Zeile referenziert, um die Buchungsregel abzurufen.
• Buchungsart: Leer ist der Standardwert. Wenn es andere Geschäftsszenarios gibt und der Kunde die Buchungsregeln erweitern möchte, ermöglicht dieses Feld eine spezielle Buchung.
• Anwendungsfallart: Der Anwendungsfall charakterisiert vorhandene Geschäftsprozesse im Abrechnungsmanagement. Für die Frachtkostenbuchung sind die folgenden beiden Regeln relevant:
  • 30 – Frachtkostenbuchung auf Materialkonto
  • 31 – Frachtkostenbuchung auf Sachkonto

  Dieser Anwendungsfall steuert die Art der Buchung: Die Anwendungsfallart 30 legt Abrechnungsbelege an, um auf das Materialkonto zu buchen, und die Anwendungsfallart 31 bucht auf das Aufwandskonto.

• Konditionsanwendung: Untergliedert die Verwendung einer Kondition (z.B. Preisfindung) für die Verwendung in verschiedenen Anwendungsbereichen (z.B. Vertrieb oder Einkauf). Einkauf ist die Standardverwendung für das Kalkulationsschema aus dem Modul MM (Einkauf).
• Belegtyp: Dieser bezieht sich direkt auf die Anwendungsfallart. Der Wert Abrechnung wird zum Buchen auf das Sachkonto (Ausgang) und Rechnung für die Buchung in die Materialbewertung (Eingang) verwendet.
• Felder Abrechnungsprozessart und Abrechnungsbelegart: Hier ordnen Sie die Belegarten zu, die zum Buchen auf das Sachkonto über die Prozessart oder die Materialbewertung über die Abrechnungsbelegart verwendet werden.

Für eine Anlieferung ist der Anwendungsfalltyp beispielsweise 30 - Frachtkostenbuchung auf Materialkonto. Für eine solche Zeile ordnen Sie dann die Abrechnungsbelegart 1600 zu.

Wählen Sie im Customizing folgenden Pfad: Transportation Management → Abrechnung → Frachtabrechnung → Integration für Abrechnungsbuchung → Zuordnung für Kostenverteilungsbuchung → über Abrechnungsmanagement → Grundeinstellungen für die Erstellung von Abrechnungsmanagementbelegen.