Wie in der Abbildung dargestellt, läuft der typische Frachtabrechnungsprozess wie folgt ab:
Basierend auf einer Lieferung führt der Planer mehrere Planungsschritte aus und legt einen Frachtauftrag (FA) oder eine Frachtbuchung an, um die Kosten zu berechnen und einen Spediteur zu unterbeauftragen.
Bei der Abrechnung legt das System einen FAB an. Dieser Beleg enthält alle relevanten Logistikdaten sowie die Kosten und andere kaufmännische Daten. Die Kosten können aus dem Frachtauftrag oder der Frachtbuchung übernommen werden (am häufigsten), oder eine andere Kostenberechnung wird basierend auf der Frachtvereinbarung zwischen der Einkaufsorganisation und dem Spediteur angestoßen. Es ist möglich, Kosten im FAB manuell zu ändern. Frachtabrechnungsbelege können online oder in einem Batch angelegt werden. Es ist möglich, eine Sammelabrechnung vorzunehmen (mehrere Frachtaufträge oder Frachtbuchungen werden mit einem FAB abgerechnet). Der FAB kann dann in MM gebucht werden.
Der FAB enthält einen oder mehrere Kostenabschnitte, die als Bestellpositionen angezeigt werden. Bei einer Kostenberechnung auf Abschnittsebene hat die Bestellung im Allgemeinen so viele Positionen, wie Abschnitte im entsprechenden FA vorhanden sind, und daher mehr als ein Leistungserfassungsblatt pro Bestellposition.
Nach der Buchung werden die Bestellung und das Leistungserfassungsblatt in MM angelegt. Dies stellt den Arbeitsvorrat für die Rechnungsprüfung dar. Sie haben auch die Möglichkeit des Gutschriftverfahrens.
Auf die Bestellung und das LEB kann über die Transaktion ME23N oder über den TM-Belegfluss zugegriffen werden.
Notiz
Bestellung und Leistungserfassungsblatt
Jedes Leistungserfassungsblatt basiert auf einem externen Serviceauftrag. Die Ermittlung einer gültigen Bestellung ist die Voraussetzung für die Übermittlung an die Finanzbuchhaltung und somit für die Abrechnung. Sie können die Bestellung auch jeden Monat für den Spediteur anlegen. Wichtige Kriterien für den Serviceauftrag sind Spediteur, Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, Werk und Positionstyp.
Nachdem das System automatisch eine gültige Bestellung gefunden hat, wird ein Leistungserfassungsblatt angelegt, das sich auf die Bestellung bezieht. Beim Buchen findet eine Leistungsabnahme statt, und in der Finanzbuchhaltung wird ein Buchhaltungsbeleg für das Bilden von Rückstellungen angelegt.
Bei der Kontierung ermittelt das System automatisch das korrekte Sachkonto in der Finanzbuchhaltung für jede Kostenposition und die Zuordnung für das Controlling. Die Kontierung kann auf verschiedenen Ebenen stattfinden, je nachdem, wie detailliert Sie die Kosten verfolgen möchten.
Die Übertragung an die Finanzbuchhaltung zur Bildung von Rückstellungen setzt eine Leistungserfassung und eine Leistungsabnahme voraus. Das System legt automatisch ein Leistungserfassungsblatt an. Mit dem Gutschriftsverfahren, das auch als Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS) bezeichnet wird, können Sie die Frachtkosten mit dem Spediteur abrechnen, ohne Rechnungen erhalten zu haben. Sie können unter verschiedenen Abrechnungsperioden wählen. Sie leiten die berechneten Frachtkosten an die Finanzbuchhaltung weiter. Die Rechnungen werden vom Spediteur geprüft. Wenn der Spediteur Abweichungen feststellt, können Sie diese als Nachbelastungen oder Nachentlastungen buchen.
Wenn Sie Rechnungen vom Spediteur erhalten, können Sie die Rechnungen auch manuell prüfen und die Rechnungen manuell in der Logistik-Rechnungsprüfung anlegen.
