Destacando a importância do fechamento financeiro

Aqui na Bike Company, temos muita pressão para mudar e nos adaptar devido a um cenário social e de negócios em rápida evolução. O departamento financeiro enfrenta desafios que estão reformulando a natureza de suas operações. A volatilidade do mercado tornou-se uma característica definidora, impactando os preços das commodities e os valores das ações, exigindo uma maior necessidade de estratégias financeiras adaptativas. Além disso, os turnos demográficos têm dificultado a contratação e a retenção de profissionais qualificados, agravados pela escassez de trabalhadores experientes.

As estruturas regulatórias, especialmente aquelas que enfatizam a sustentabilidade, estão se tornando mais rigorosas e persistentes, exigindo esforços contínuos de conformidade. O surgimento do protecionismo está alterando as cadeias de suprimentos globais, provocando a quase-shoring e o repatriamento das operações em meio a realinhamentos geopolíticos, adicionando assim complexidade ao planejamento financeiro e à gestão de riscos.

A integração iminente de tecnologias disruptivas complica ainda mais o cenário financeiro, oferecendo oportunidades e desafios à medida que os mercados evoluem. De modelos baseados em assinatura a estruturas de tudo como serviço e pagamento conforme o uso, nós e nossa concorrência estamos reinventando nossos modelos centrais, exigindo estratégias financeiras ágeis para navegar por essas transformações com eficiência. Em meio a essas mudanças, o departamento financeiro é obrigado a adotar abordagens inovadoras, aproveitando a tecnologia e a previsão estratégica para garantir resiliência financeira e sustentabilidade em um ambiente cada vez mais dinâmico.

Uma das motivações fundamentais para usarmos um sistema financeiro moderno e centralizado é estabelecer alta integridade financeira e reduzir o tempo de fechamento: adaptar nosso processo do registro ao relatório de uma forma que garanta a integridade processual e atenda à integridade e reconciliação dos dados.

Para cada etapa do processo Record-to-Report, estas são as prioridades:

• Criar registros financeiros. Na fase de criação de registros financeiros, precisamos automatizar o registro de dados financeiros compatíveis para todos os nossos processos operacionais.
• Executar a contabilidade financeira. Em relação à nossa contabilidade financeira, queremos que nossas atividades sejam espalhadas ao longo do período para reduzir a pressão de fechamento e permitir insights contínuos para entidades financeiras individuais e para o grupo.
• Executar fechamento financeiro. Seus objetivos e necessidades para seu fechamento financeiro são:
  • Encerramento de entidade enxuto e automatizado.
  • Queremos que nossos contadores analisem apenas os valores atípicos. Os erros devem ser identificados e corrigidos automaticamente o máximo possível.
  • Consolidação enxuta e eficiente.
• Executar relatórios financeiros. Em nossos relatórios, todos os usuários de negócios devem ter acesso fácil a todos os números financeiros necessários com:
  • Uma boa visão geral
  • Expandir, dividir e analisar para recuperar os insights.
  • Assistência, especialmente para nossos usuários ocasionais.
  • Funcionalidade de comentários para aproveitar insights com auditores e stakeholders.

No geral e em todo o processo do registro ao relatório, você tem as seguintes prioridades:

1. Mantenha e garanta alta qualidade de dados e integridade de dados completa: garantia, análise, conformidade
2. Automação: evitar atividades manuais sempre que possível
3. Tempo para fechar: reduza continuamente suas pendências por meio de fechamento contínuo, um processo completo orquestrado (de ponta a ponta) e monitoramento abrangente.

Nosso departamento financeiro tenta resolver proativamente esses desafios implementando iniciativas estratégicas que otimizam processos, permitem respostas rápidas às necessidades empresariais e aumentam a gestão de riscos e a conformidade.

1. Otimização de processos financeiros:
   1. Introdução à automação de economia de custos: adote tecnologias de automação, como RPA (automação de processos robóticos) e algoritmos de machine learning para simplificar os processos financeiros. Automatize tarefas de rotina, como processamento de faturas, gestão de despesas e reconciliação para reduzir o esforço manual e minimizar erros. Isso não só economiza custos associados à mão de obra, mas também acelera os ciclos de processo, melhorando a eficiência geral.
   2. Aproveitando insights para desempenho empresarial: utilize ferramentas analíticas avançadas para obter insights práticos de dados financeiros. Analise tendências históricas, padrões de fluxo de caixa e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para identificar áreas de melhoria e oportunidades de crescimento. Use funções analíticas preditivas para prever resultados financeiros futuros e ajustar estratégias proativamente para otimizar o desempenho e a escalabilidade dos negócios.
2. Respondendo com rapidez e eficácia:
   1. Insights financeiros em tempo real: implemente soluções de dashboards e relatórios em tempo real para obter visibilidade instantânea do desempenho financeiro. Isso permite que a equipe de finanças responda prontamente aos desafios emergentes e tome decisões baseadas em dados. Utilize sistemas financeiros baseados em nuvem que fornecem informações atualizadas acessíveis de qualquer lugar, facilitando a tomada de decisões ágeis.
   2. Análise preditiva para otimização do crescimento: use funções analíticas preditivas para prever mudanças de mercado, comportamentos de clientes e tendências econômicas. Use planejamento de cenários e modelagem preditiva para simular diferentes resultados e identificar estratégias ideais de crescimento. Prevendo resultados proativamente, o departamento financeiro pode tomar medidas preventivas para capitalizar oportunidades de crescimento e mitigar riscos.
3. Gerenciamento de riscos e conformidade:
   1. Gestão integrada de riscos: integre relatórios financeiros e de sustentabilidade para gerenciar proativamente os riscos associados a fatores ambientais, sociais e de governança (ESG). Implementar práticas unificadas de contabilidade financeira e de carbono para avaliar e mitigar riscos relacionados à sustentabilidade. Utilize ferramentas de gestão de riscos para identificar possíveis ameaças e estabelecer estratégias robustas de mitigação.
   2. Relatórios transparentes de sustentabilidade: mantenha-se à frente dos requisitos regulatórios, revelando KPIs e resultados de sustentabilidade de maneira transparente. Implementar estruturas de relatórios de sustentabilidade, como GRI (Global Reporting Initiative) ou SASB (Sustainability Accounting Standards Board) para medir e comunicar o impacto ambiental e social. Ao demonstrar compromisso proativo com a sustentabilidade, o departamento financeiro aumenta a transparência e constrói a confiança dos stakeholders.

Em resumo, otimizando processos financeiros por meio de automação, aproveitando insights baseados em dados para otimização de desempenho, respondendo rapidamente a desafios com informações em tempo real e integrando a gestão de riscos a relatórios de sustentabilidade, o departamento financeiro pode enfrentar proativamente os desafios modernos e posicionar a organização para um crescimento e sucesso sustentáveis. Essa abordagem estratégica não só aumenta a eficiência operacional, mas também promove a resiliência e a inovação diante da evolução da dinâmica dos negócios.

Um inquilino central de nossa otimização e alinhado com os objetivos acima, estamos transformando a forma como lidamos com o período e o encerramento do exercício fiscal usando o SAP S/4HANA Cloud e uma instância central de SAP Advanced Financial Closing para todas as nossas empresas.

O fechamento financeiro consiste em uma lista de atividades (algumas a serem realizadas em paralelo e algumas em sequência) para fechar os livros financeiros (obter números para relatórios) e divulgar os resultados.

Normalmente, como não tínhamos uma solução unificada de orquestração de fechamento para nossas empresas, eles administravam suas tarefas de fechamento offline com planilhas do Excel ou não orquestram realmente as atividades de fechamento. Isso resultou em falta de visibilidade e colaborações baseadas puramente em comunicações offline, com pouca ou nenhuma visibilidade e sem controles. Além disso, precisaríamos esperar semanas para obter insights sobre os números em todo o grupo.

A Bike Company não é única, de acordo com um estudo recente da Gartner, 75% das empresas levam 10 dias ou mais para fechar seus livros.

A modernização do ERP e das atividades de encerramento traz muitas oportunidades:

• Automatize as atividades em tempo real para que possam ver os dados financeiros durante o mês. Automatize controles e validações para que os usuários possam se concentrar no que precisa de atenção (em vez de depender de verificações pontuais).
• Automatize tarefas para reduzir o esforço, aumentar a precisão em tempo real e acelerar o fechamento.
• Aumente a colaboração entre fusos horários, regiões etc.

Nossa estratégia tecnológica para alcançar a excelência operacional no fechamento é implementar um ERP moderno baseado em nuvem em todo o nosso grupo, o SAP S/4HANA Cloud, e combiná-lo com uma solução central dedicada e totalmente integrada de orquestração de fechamento: SAP Advanced Financial Closing. Emparelhados com um investimento real no aperfeiçoamento das pessoas e na implementação de medidas de governança, estamos confiantes de que podemos minimizar o tempo desperdiçado ao fechar nossos livros.

O processo de fechamento financeiro é uma função essencial para qualquer organização, garantindo precisão, conformidade e transparência nos relatórios financeiros. A solução SAP Advanced Financial Closing permite que as organizações planejem e orquestrem o fechamento financeiro com automação, melhorando a governança e a conformidade, impulsionando a eficiência e obtendo transparência.

O SAP Advanced Financial Closing atua como um hub para orquestrar e monitorar o fechamento financeiro centralmente, impondo dependências entre tarefas e eliminando tempos de espera desnecessários, mesmo em uma estrutura distribuída.

O SAP Advanced Financial Closing oferece recursos que simplificam e aprimoram o processo de fechamento:

• Definir. Planeje e orquestre processos de fechamento financeiro reproduzíveis e pré-fornecidos com tarefas sequenciadas e automatizadas e workflow em todos os sistemas, equipes e fusos horários.
• Processamento Aumente a eficiência e a velocidade por meio da automação de tarefas de fechamento sem intervenção manual, como jobs e validações de saldo da SAP, com colaboração e controles aprimorados.
• Monitor. Obtenha insights em tempo real do processo de fechamento financeiro para tomar melhores decisões de negócios e aumentar a transparência.

Mais analiticamente, o SAP Advanced Financial Closing nos permitirá:

• Automatizar atividades de encerramento: automatiza tarefas repetitivas envolvidas no fechamento financeiro. Essa automação reduz o esforço manual, minimiza erros e acelera o ciclo de fechamento geral.
• Padronizar procedimentos de encerramento: nossa organização pode padronizar e aplicar procedimentos de fechamento consistentes entre departamentos e entidades. Essa padronização garante a conformidade com requisitos regulatórios e políticas internas, melhorando a governança e o controle sobre o processo de fechamento.
• Aprimorar a colaboração: facilita a colaboração entre as equipes de finanças e os stakeholders, fornecendo uma plataforma centralizada para comunicação e documentação. Ele permite visibilidade em tempo real do status de fechamento, marcos e problemas, promovendo o trabalho em equipe e a comunicação eficazes.
• Melhorar relatórios e funções analíticas: ele se integra aos recursos robustos de geração de relatórios e funções analíticas da SAP, permitindo que as organizações obtenham insights práticos sobre o desempenho financeiro durante o processo de fechamento. Os usuários podem analisar as principais métricas, identificar tendências e tomar decisões fundamentadas para otimizar os resultados financeiros.
• Garantir conformidade e prontidão de auditoria: suporta a conformidade com padrões regulatórios e controles internos, aplicando a segregação de funções, trilhas de auditoria e requisitos de documentação. Ele ajuda as organizações a manter a prontidão da auditoria e a simplificar as auditorias externas, fornecendo documentação abrangente e transparência no processo de fechamento.

Em resumo, o SAP Advanced Financial Closing capacita as organizações a simplificar e otimizar o processo de fechamento financeiro por meio de automação, padronização, colaboração e relatórios aprimorados. As entidades financeiras podem alcançar maior eficiência, precisão e transparência em suas operações financeiras, promovendo, em última análise, uma melhor tomada de decisão e conformidade com os requisitos regulatórios.

O SAP Advanced Financial Closing nos ajuda a planejar, executar, monitorar e analisar as tarefas de fechamento financeiro para todas as entidades do nosso grupo.

A solução oferece suporte a todos os nossos diversos stakeholders, como:

• Especialista em contabilidade

  • Inicie a transformação do fechamento financeiro com conteúdo pronto para uso.
  • Reutilizar modelos em todas as empresas e ciclos.
  • Utilize sequenciamento e dependências para atender às suas necessidades organizacionais.
  • Aproveite diferentes tipos de tarefa para automatizar tarefas por meio de jobs, facilitar tarefas manuais e incorporar validações do saldo da conta.

• Contadores

  • Revisar tarefas executadas automaticamente, programar tarefas e processar atividades manuais.
  • Revisar e abordar exceções resultantes de validações automáticas.
  • Revise o progresso do fechamento com uma visão gráfica intuitiva de todas as dependências de tarefas.
  • Adicione comentários e anexos e comunique-se com outros funcionários para aumentar a colaboração e a capacidade de auditoria.

• Gerente de contabilidade

  • Receba notificações por e-mail para tarefas prontas para sua aprovação.
  • Revise as solicitações de aprovação centralmente, com navegação de um clique para as tarefas de encerramento para ver todos os detalhes/resultados.
  • Aplicar controles SOX (segregação de funções entre usuários de processamento e aprovadores).
  • Log automatizado para ativar todo o registro de auditoria e aumentar a conformidade.

• Chefe de finanças

  • Obtenha insights em tempo real do processo de fechamento financeiro para tomar melhores decisões de negócios.
  • Pesquisar nível inferior para tarefas de encerramento para identificar a causa principal e o colega responsável em caso de problemas ou atrasos.
  • Monitorar KPI de desempenho.
  • Analise caminhos críticos para otimizar seu fechamento continuamente.