Vorlagen für Aufgabenlisten anlegen

Es ist also klar, dass Bike Company von SAP Advanced Financial Closing profitieren wird, aber wir müssen verstehen, wie es funktioniert, damit wir es am besten nutzen können.

Die Lösung identifiziert jede Abschlussaktivität, die für den Abschluss erforderlich ist, als Aufgabe, sodass z.B. die Ausführung der Anlagenabschreibung oder der Fremdwährungsbewertung offener Forderungen eine Aufgabe ist.

Sie modellieren und planen die Finanzabschlussaufgaben Ihrer Entität, indem Sie Aufgabenplanvorlagen anlegen und bearbeiten. Vorlagen bilden die Abschlussstruktur Ihrer Unternehmensorganisation und die Geschäftsorganisation des Finanzabschlusses ab.

Sie verwenden die Vorlagen, um den tatsächlichen Aufgabenplan zu generieren, bei dem es sich um den tatsächlichen Abschlussplan für einen bestimmten Finanzabschluss handelt.

Das folgende Video veranschaulicht dies:

Glücklicherweise stellt SAP einsatzbereite Aufgabenplanmodelle bereit. Der mit der Lösung ausgelieferte Inhalt umfasst obligatorische und optionale Abschlussaktivitäten für verschiedene Rollen und Nebenbücher, z.B. Hauptbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling. Wir können diesen ausgelieferten Inhalt kopieren und ändern, um unsere eigenen Aufgabenplanvorlagen gemäß unseren Anforderungen vorzubereiten.

Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie mit der App Abschlussaufgabenpläne verwalten eine Aufgabenplanvorlage im System anlegen.

Zu den Schlüsselkomponenten, die zum Anlegen einer Aufgabenplanvorlage erforderlich sind, gehören:

• Vorlagen-ID: Dies ist eine eindeutige ID für die Vorlage.
• Eigentümer: Der Benutzer oder die Gruppe, der bzw. die Eigentümer der Vorlage ist und diese verwaltet.
• Verantwortlicher: Der Benutzer oder die Gruppe, der bzw. die für den Fortschritt des Aufgabenplans während des Finanzabschlusses verantwortlich ist.
• Zeitzone: In der Regel die Zeitzone der Entität, für die die Vorlage angelegt wird.

Nach dem Anlegen der Vorlage müssen wir die Abschlussstruktur definieren. Dieser Prozess wird im folgenden Video beschrieben:

Kommunikationssysteme werden für die ausgehende Kommunikation einer Cloud-Anwendung zu einem Remote-System verwendet. Die Verbindung zu Ihrem Finanz-Backend-System wird von Ihrem Systemadministrator eingerichtet.

Wenn Sie Ihrer Aufgabenplanvorlage Kommunikationssystemordner hinzufügen, können Sie Organisationsinformationen übernehmen und systemspezifische Parameter verwenden. Sie können einer Aufgabenplanvorlage oder einem Aufgabenplan mehrere Kommunikationssysteme hinzufügen. Auf diese Weise können Sie Ihren Finanzabschluss mit einem einzelnen Aufgabenplan über die im Aufgabenplan enthaltenen Systeme hinweg durchführen.

Nach dem Anlegen der Abschlussstruktur muss ein Aufgabenplanmodell zugeordnet werden. Dabei kann es sich entweder um ein von SAP ausgeliefertes oder ein von uns angelegtes Modell handeln. Der Prozess wird im folgenden Video detailliert beschrieben:

Sie können einem Ordner nur ein oder mehrere Aufgabenplanmodelle zuordnen. Darüber hinaus können Sie Aufgabenplanmodelle auf einmal mehreren Ordnern desselben Kommunikationssystems zuordnen.

Wenn wir unsere Aufgabenplanvorlage angelegt haben, können wir nach Bedarf Änderungen an Aufgabenattributen vornehmen. Sehen Sie sich das Video an, um zu sehen, wie es funktioniert:

Eine Aufgabe mit dem Aufgabentyp „Job" kann bearbeitet werden, indem wir die Parameter ändern, die wir im Video sehen dürfen:

Wir können die Vorlage weiter anpassen, indem wir ihnen eigene Ordner und Aufgaben hinzufügen. Wie dies geschieht, können Sie im Video prüfen:

Je nach Aufgabentyp können Sie zwischen verschiedenen Methoden zum Anlegen Ihrer Aufgabe wählen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Manuell

• Aus Modell

• Aus einer Tabellenkalkulation (ermöglicht auch das Massenanlegen)

• Aus einem externen Job

• Aus BlackLine-Prozess

• Aus Workflow

Eine aktuelle Übersicht darüber, welche Methoden zum Anlegen eines Aufgabentyps verwendet werden können, finden Sie unter Aufgaben anlegen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Finanzcontroller, der den Monatsabschlussprozess optimieren soll. Sie benötigen eine Möglichkeit, die verschiedenen Aufgaben zu standardisieren und zu strukturieren und so Konsistenz und Effizienz über verschiedene Abteilungen und Entitäten hinweg sicherzustellen. Aufgabengruppenvorlagen in SAP Advanced Financial Closing bieten eine Lösung, indem Sie Gruppen von Aufgaben vordefinieren können, die über mehrere Aufgabenpläne hinweg wiederverwendet werden können. Dadurch sparen Sie Zeit und Aufwand bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Kontrolle.

Das folgende Video zeigt, wie Sie die Aufgabengruppenvorlage verwenden:

Aufgabenplanmodelle und Aufgabengruppenvorlagen strukturieren beide Abschlussaufgaben mithilfe von Ordnern, Aufgaben und Abhängigkeiten. Wie unterscheiden sich die beiden Optionen? Der folgende Community-Beitrag bietet einen guten Vergleich: SAP Advanced Financial Closing: Zentrale Aufgabenverwaltung mit Aufgabengruppen für Notizen und Web-Apps

Wenn Sie versuchen, einen Aufgabenplan zu generieren, wird im Hintergrund eine Konsistenzprüfung ausgelöst, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Der aktuelle Konsistenzprüfungsstatus lautet Fehlgeschlagen oder Prüfung erforderlich.
• Der aktuelle Konsistenzprüfungsstatus lautet Erfolgreich oder Erfolgreich mit Warnungen, wurde jedoch vor mehr als zwei Wochen gesetzt.

• Eine Konsistenzprüfung ermittelt die folgenden Probleme mit Benutzerzuordnungen:

  • Für Aufgaben mit der Genehmigungsart Abgeschlossene Genehmigung erforderlich oder Ausstehende Genehmigung erforderlich wird auf fehlende Zuordnungen von verantwortlichen Benutzern oder verantwortlichen Benutzergruppen geprüft.

  • Für Aufgaben des Typs Job, für die der Startmodus Automatisch oder Automatisch bei Fälligkeit ausgewählt ist, wird auf fehlende Zuordnungen von ausführenden Benutzern oder Benutzergruppen geprüft.

• Die Konsistenzprüfung identifiziert auch Organisationseinheitsordner mit fehlenden Organisationseinheitszuordnungen. Organisationseinheitsbeziehungen müssen gültig sein. Das bedeutet, dass Organisationseinheitszuordnungen auf niedrigeren Hierarchieebenen mit den Organisationseinheiten verknüpft werden müssen, die auf einer höheren Organisationseinheitsordnerebene zugeordnet sind.

• Aufgabenplanvorlagen modellieren und planen Finanzabschlussaktivitäten für Organisationseinheiten.

• Vorlagen umfassen Schlüsselkomponenten: ID, Verantwortlicher, Verantwortlicher, Zeitzone und Kommunikationssysteme.

• Generierte Aufgabenpläne ermöglichen die Ausführung des Finanzabschlusses für bestimmte Perioden.