Resaltar la importancia del cierre financiero

Aquí en Bike Company, tenemos mucha presión para cambiar y adaptarnos debido a un entorno social y de negocios en rápida evolución. El departamento de finanzas se enfrenta a desafíos que están remodelando la naturaleza de sus operaciones. La volatilidad del mercado se ha convertido en una característica definitoria, que afecta a los precios de las materias primas y a los valores de las acciones, lo que requiere una mayor necesidad de estrategias financieras adaptables. Además, los cambios demográficos plantean obstáculos en la contratación y retención de profesionales cualificados, agravados por la escasez de trabajadores experimentados.

Los marcos regulatorios, especialmente aquellos que enfatizan la sostenibilidad, se están volviendo más estrictos y persistentes, lo que requiere esfuerzos continuos de cumplimiento. El aumento del proteccionismo está alterando las cadenas de suministro mundiales, lo que está provocando la cercana localización y repatriación de las operaciones en medio de reajustes geopolíticos, lo que añade complejidad a la planificación financiera y a la gestión de riesgos.

La integración inminente de tecnologías disruptivas complica aún más el panorama financiero, ofreciendo oportunidades y desafíos a medida que los mercados evolucionan. Desde modelos basados en suscripción hasta estructuras de todo como servicio y pago por uso, nosotros y nuestra competencia estamos reinventando nuestros modelos centrales, exigiendo estrategias financieras ágiles para navegar estas transformaciones de manera eficaz. En medio de estos cambios, el departamento de finanzas se ve obligado a adoptar enfoques innovadores, aprovechando la tecnología y la previsión estratégica para garantizar la resiliencia financiera y la sostenibilidad en un entorno cada vez más dinámico.

Una de las motivaciones fundamentales para que utilicemos un sistema financiero moderno y centralizado es establecer una alta integridad financiera y reducir el tiempo de cierre: adaptar nuestro proceso de registro a informe de una manera que garantice la integridad del procedimiento y cubra la integridad y la reconciliación de los datos.

Para cada paso del proceso del registro al informe, estas son las prioridades:

• Crear registros financieros. En la fase de creación de registros financieros, necesitamos automatizar el registro de datos financieros conformes para todos nuestros procesos operativos.
• Realizar la contabilidad financiera. Con respecto a nuestra contabilidad financiera, queremos que nuestras actividades se distribuyan a lo largo del período para reducir la presión de cierre y permitir información estratégica continua para las entidades financieras individuales y el grupo.
• Realizar el cierre financiero. Sus objetivos y necesidades para su cierre financiero son:
  • Cierre simplificado y automatizado de la entidad.
  • Queremos que nuestros contables solo revisen los valores atípicos. Los errores deben identificarse y resolverse automáticamente tanto como sea posible.
  • Consolidación eficiente y simplificada.
• Realizar informes financieros. En nuestros informes, todos los usuarios empresariales deben tener fácil acceso a todas las cifras financieras que necesitan con:
  • Una buena visión general
  • Desglose, corte y desglose para recuperar la información.
  • Asistencia, especialmente para nuestros usuarios ocasionales.
  • Comentar la funcionalidad para aprovechar la información estratégica con los auditores y las partes interesadas.

En general, y a lo largo del proceso del registro al informe, tiene las siguientes prioridades:

1. Mantenga y garantice la alta calidad de los datos y la integridad total de los datos: garantía, análisis, cumplimiento
2. Automatización: evite las actividades manuales siempre que sea posible
3. Tiempo para el cierre: reduzca continuamente su atraso mediante un cierre continuo, un proceso completo orquestado (de punta a punta) y monitoreo integral.

Nuestro departamento de finanzas intenta abordar estos desafíos de manera proactiva implementando iniciativas estratégicas que optimicen los procesos, permitan una respuesta rápida a las necesidades del negocio y mejoren la gestión de riesgos y el cumplimiento regulatorio.

1. Optimización de los procesos financieros:
   1. Introducción a la automatización de ahorro de costos: adopte tecnologías de automatización tales como automatización robótica de procesos (RPA) y algoritmos de machine learning para optimizar los procesos financieros. Automatice tareas rutinarias como procesamiento de facturas, gestión de gastos y conciliación para reducir el esfuerzo manual y minimizar los errores. Esto no solo ahorra costos asociados con la mano de obra, sino que también acelera los ciclos de los procesos, mejorando la eficiencia general.
   2. Aprovechamiento de la información estratégica para el rendimiento del negocio: utilice herramientas analíticas avanzadas para obtener información estratégica accionable a partir de datos financieros. Analice tendencias históricas, patrones de flujo de caja e indicadores clave de rendimiento (KPI) para identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. Utilice analíticas predictivas para pronosticar resultados financieros futuros y ajustar las estrategias de manera proactiva para optimizar el rendimiento y la escalabilidad del negocio.
2. Responder rápida y eficazmente:
   1. Información financiera en tiempo real: Implemente soluciones de generación de informes y cuadros de mando en tiempo real para obtener una visibilidad instantánea del rendimiento financiero. Esto permite al equipo financiero responder rápidamente a los desafíos emergentes y tomar decisiones basadas en datos. Utilice sistemas financieros basados en la nube que brinden información actualizada accesible desde cualquier lugar, facilitando una toma de decisiones ágil.
   2. Análisis predictivos para la optimización del crecimiento: aproveche las analíticas predictivas para anticipar los cambios del mercado, los comportamientos de los clientes y las tendencias económicas. Utilice la planificación de escenarios y el modelado predictivo para simular diferentes resultados e identificar estrategias óptimas para el crecimiento. Al predecir los resultados de forma proactiva, el departamento de finanzas puede tomar medidas preventivas para capitalizar las oportunidades de crecimiento y mitigar los riesgos.
3. Gestión del riesgo y el cumplimiento regulatorio:
   1. Gestión de riesgos integrada: integre los informes financieros y de sostenibilidad para gestionar proactivamente los riesgos asociados con los factores ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Implementar prácticas unificadas de contabilidad financiera y de carbono para evaluar y mitigar los riesgos relacionados con la sostenibilidad. Utilice herramientas de gestión de riesgos para identificar amenazas potenciales y establecer estrategias de mitigación sólidas.
   2. Informes de sostenibilidad transparentes: manténgase por delante de los requisitos regulatorios divulgando KPI de sostenibilidad y resultados de manera transparente. Implementar marcos de informes de sustentabilidad como GRI (Global Reporting Initiative) o SASB (Sustainability Accounting Standards Board) para medir y comunicar el impacto ambiental y social. Al demostrar un compromiso proactivo con la sostenibilidad, el departamento de finanzas mejora la transparencia y genera la confianza de las partes interesadas.

En resumen, optimizando los procesos financieros a través de la automatización, aprovechando la información estratégica impulsada por datos para la optimización del rendimiento, respondiendo rápidamente a los desafíos con información en tiempo real e integrando la gestión de riesgos con informes de sostenibilidad, el departamento de finanzas puede abordar proactivamente los desafíos modernos y posicionar a la organización para el crecimiento sostenible y el éxito. Este enfoque estratégico no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fomenta la resiliencia y la innovación frente a la evolución de la dinámica empresarial.

Un arrendatario central de nuestra optimización y, de acuerdo con los objetivos anteriores, estamos transformando la forma en que gestionamos el período y el cierre del ejercicio utilizando SAP S/4HANA Cloud y una instancia central de SAP Advanced Financial Closing para todas nuestras empresas.

El cierre financiero consiste en una lista de actividades (algunas se deben realizar en paralelo y otras en secuencia) para cerrar los libros financieros (obtener números para la gestión de informes) y divulgar los resultados.

Por lo general, como no teníamos una solución de orquestación de cierre unificada para nuestras empresas, gestionaban sus tareas de cierre sin conexión con hojas de cálculo de Excel o no organizaban realmente las actividades de cierre en absoluto. Esto dio como resultado una falta de visibilidad y colaboraciones basadas puramente en comunicaciones fuera de línea con poca o ninguna visibilidad y sin controles. Además, tendríamos que esperar semanas para obtener información estratégica sobre los números en todo el grupo.

Bike Company no es única, según un estudio reciente de Gartner, el 75% de las empresas tardan 10 días o más en cerrar sus libros.

Modernizar nuestro ERP y las actividades de cierre brinda muchas oportunidades:

• Automatice las actividades en tiempo real para que puedan ver los datos financieros durante el mes. Automatice los controles y validaciones para que los usuarios puedan enfocarse en lo que necesita atención (en lugar de confiar en los controles puntuales).
• Automatice las tareas para reducir el esfuerzo, aumentar la precisión en tiempo real y acelerar el cierre.
• Aumentar la colaboración entre husos horarios, regiones, etc.

Nuestra estrategia tecnológica para lograr la excelencia operativa en el cierre es implementar un ERP moderno basado en la nube en todo nuestro grupo, es decir, SAP S/4HANA Cloud, y emparejarlo con una solución de orquestación de cierre central dedicada y estrechamente integrada: SAP Advanced Financial Closing. Junto con una inversión real en mejorar las habilidades de las personas y poner medidas de gobernanza, estamos seguros de que podemos minimizar el tiempo perdido al cerrar nuestros libros.

El proceso de cierre financiero es una función crítica para cualquier organización, lo que garantiza la precisión, el cumplimiento y la transparencia en los informes financieros. La solución SAP Advanced Financial Closing permite a las organizaciones planificar y organizar el cierre financiero con automatización, mejorando la gobernanza y el cumplimiento, impulsando la eficiencia y obteniendo transparencia.

SAP Advanced Financial Closing actúa como un hub para organizar y supervisar el cierre financiero de forma centralizada, aplicando dependencias entre tareas y eliminando tiempos de espera innecesarios incluso en un entorno distribuido.

SAP Advanced Financial Closing ofrece funciones que optimizan y mejoran el proceso de cierre:

• Definir. Planifique y organice procesos de cierre financiero repetibles y entregados previamente con tareas y flujos de trabajo automatizados y en secuencia en todos los sistemas, equipos y zonas horarias.
• Procese. Aumente la eficiencia y la velocidad mediante la automatización de tareas de cierre sin contacto, como tareas de SAP y validaciones de equilibrio, con colaboración y controles mejorados.
• Supervisar. Logre información estratégica en tiempo real sobre su proceso de cierre financiero para tomar mejores decisiones de negocio y aumentar la transparencia.

Más analíticamente, SAP Advanced Financial Closing nos permitirá:

• Automatice las actividades de cierre: automatiza las tareas repetitivas involucradas en el cierre financiero. Esta automatización reduce el esfuerzo manual, minimiza los errores y acelera el ciclo de cierre general.
• Estandarizar los procedimientos de cierre: Nuestra organización puede estandarizar y hacer cumplir los procedimientos de cierre consistentes en todos los departamentos y entidades. Esta estandarización garantiza el cumplimiento de los requisitos regulatorios y las políticas internas, mejorando la gobernanza y el control sobre el proceso de cierre.
• Mejorar la colaboración: facilita la colaboración entre los equipos financieros y las partes interesadas proporcionando una plataforma centralizada para la comunicación y la documentación. Permite la visibilidad en tiempo real del estado de cierre, los hitos y los problemas, lo que fomenta la comunicación y el trabajo en equipo eficaces.
• Mejorar la generación de informes y las analíticas: se integra con las sólidas capacidades de informes y analíticas de SAP, lo que permite a las organizaciones obtener información estratégica accionable sobre el rendimiento financiero durante el proceso de cierre. Los usuarios pueden analizar métricas clave, identificar tendencias y tomar decisiones fundamentadas para optimizar los resultados financieros.
• Garantizar el cumplimiento y la preparación de las auditorías: respalda el cumplimiento de los estándares regulatorios y los controles internos mediante la aplicación de la segregación de tareas, los seguimientos de auditoría y los requisitos de documentación. Ayuda a las organizaciones a mantener la preparación para la auditoría y a optimizar las auditorías externas al proporcionar una documentación completa y transparencia en el proceso de cierre.

En resumen, SAP Advanced Financial Closing permite a las organizaciones optimizar y optimizar el proceso de cierre financiero mediante automatización, estandarización, colaboración y generación de informes mejorada. Las entidades financieras pueden lograr una mayor eficiencia, precisión y transparencia en sus operaciones financieras, lo que, en última instancia, impulsa una mejor toma de decisiones y el cumplimiento de los requisitos regulatorios.

SAP Advanced Financial Closing nos ayuda a planificar, ejecutar, supervisar y analizar las tareas de cierre financiero para todas las entidades de nuestro grupo.

La solución respalda a todas las partes interesadas, como:

• Experto en contabilidad

  • Inicie la transformación del cierre financiero con contenido listo para usar.
  • Reutilizar plantillas en todas las empresas y ciclos.
  • Utilice la secuenciación y las dependencias para adaptarse a sus necesidades organizativas.
  • Aproveche los diferentes tipos de tareas para automatizar tareas a través de tareas, facilitar tareas manuales e integrar validaciones de saldo de cuenta.

• Contables

  • Revisar tareas ejecutadas automáticamente, programar tareas y procesar actividades manuales.
  • Revise y aborde las excepciones resultantes de las validaciones automatizadas.
  • Revise el progreso del cierre con una vista gráfica intuitiva de todas las dependencias de tareas.
  • Agregue comentarios y adjuntos y comuníquese con otros empleados para aumentar la colaboración y la capacidad de auditoría.

• Gerente de contabilidad

  • Recibir notificaciones por correo electrónico para tareas listas para su aprobación.
  • Revise las solicitudes de autorización de forma centralizada, con una navegación con un solo clic a las tareas de cierre para ver todos los detalles/resultados.
  • Hacer cumplir los controles SOX (separación de funciones entre usuarios de procesamiento y aprobadores).
  • Registro automatizado para habilitar todo el registro de auditoría y aumentar el cumplimiento.

• Jefe de finanzas

  • Obtenga información estratégica en tiempo real sobre el proceso de cierre financiero para tomar mejores decisiones de negocio.
  • Desglose hasta las tareas de cierre para identificar la causa raíz y el colega responsable en caso de problemas o retrasos.
  • Supervisar KPI de rendimiento.
  • Analice rutas críticas para optimizar su cierre continuamente.