Création de modèles de liste de tâches

Il est donc clair que Bike Company bénéficiera de SAP Advanced Financial Closing, mais nous devons comprendre comment elle fonctionne pour pouvoir l'utiliser au mieux.

La solution identifie chaque activité de clôture requise pour la clôture en tant que tâche. Par exemple, l'exécution de l'amortissement d'immobilisation ou l'évaluation en devise étrangère des créances en cours est une tâche.

Vous modélisez et planifiez les tâches de clôture financière de votre entité en créant et en modifiant des modèles de liste de tâches. Les modèles représentent la structure de clôture de votre société et l'organisation commerciale de la clôture financière.

Vous utilisez les modèles pour générer la liste de tâches réelle qui est le plan de clôture réel pour une clôture financière spécifique.

La vidéo ci-dessous illustre ce point :

Heureusement, SAP fournit des modèles de listes de tâches prêts ; contenu fourni avec la solution qui comprend des activités de clôture obligatoires et facultatives pour différents rôles et livres auxiliaires, tels que la comptabilité générale, la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients, la comptabilité des immobilisations et le contrôle de gestion. Nous pouvons copier et modifier ce contenu fourni pour préparer nos propres modèles de liste de tâches en fonction de nos besoins.

La vidéo suivante montre comment créer un modèle de liste de tâches dans le système à l'aide de l'application Gestion des listes de tâches de clôture.

Voici quelques-unes des composantes clés requises pour créer un modèle de liste de tâches :

• Identifiant de modèle : il s’agit d’un identifiant unique pour le modèle.
• Propriétaire : utilisateur ou groupe qui possède le modèle et le gère.
• Responsable : utilisateur ou groupe responsable de l'avancement de la liste de tâches pendant la clôture financière.
• Fuseau horaire : généralement, fuseau horaire de l'entité pour laquelle le modèle est créé.

Après avoir créé le modèle, nous devons définir la structure de clôture. Ce processus est détaillé dans la vidéo ci-dessous :

Les systèmes de communication sont utilisés pour la communication sortante d'une application Cloud vers un système distant. La connexion à votre système backend financier est configurée par votre administrateur système.

Lorsque vous ajoutez des dossiers de systèmes de communication à votre modèle de liste de tâches, vous pouvez reprendre les informations organisationnelles et utiliser des paramètres spécifiques au système. Vous pouvez ajouter plusieurs systèmes de communication à un modèle de liste de tâches ou à une liste de tâches. Cela vous permet d'effectuer votre clôture financière avec une liste de tâches unique dans tous les systèmes contenus dans la liste de tâches.

Après avoir créé la structure de clôture, nous devons affecter un modèle de liste de tâches. Il peut s'agir d'un modèle fourni par SAP ou d'un modèle que nous avons créé. Le processus est détaillé dans la vidéo suivante :

Vous pouvez affecter un ou plusieurs modèles de liste de tâches à un dossier. En outre, vous pouvez affecter des modèles de liste de tâches à plusieurs dossiers du même système de communication en une seule fois.

Une fois que nous avons créé notre modèle de liste de tâches, nous pouvons apporter des modifications aux attributs de tâche si nécessaire. Regardez la vidéo pour voir comment procéder :

Une tâche avec le type de tâche Job peut être modifiée en modifiant les paramètres autorisés comme indiqué dans la vidéo :

Nous pouvons personnaliser davantage le modèle en ajoutant vos propres dossiers et en y ajoutant des tâches. Vous pouvez vérifier comment procéder dans la vidéo :

Lorsque nous avons terminé de définir le modèle de liste de tâches, nous devons générer la liste de tâches afin de l'utiliser pour effectuer la clôture financière.

Un contrôle de cohérence est déclenché en arrière-plan lorsque vous tentez de générer une liste de tâches si l'une des conditions suivantes est remplie :

• Le statut actuel du contrôle de cohérence est Échec ou Contrôle requis.
• Le statut actuel du contrôle de cohérence est Réussite ou Réussite avec avertissements, mais il a été défini il y a plus de deux semaines.

• Un contrôle de cohérence identifie les problèmes suivants avec les affectations d'utilisateurs :

  • Pour les tâches dont le type d'approbation est Approbation terminée requise ou En attente d'approbation requise, il vérifie s'il manque des affectations d'utilisateurs responsables ou de groupes d'utilisateurs responsables.

  • Pour les tâches de type Job pour lesquelles le mode de lancement Automatiquement ou Automatiquement lors de l'échéance est sélectionné, il vérifie s'il manque des affectations d'utilisateurs exécutants ou de groupes d'utilisateurs exécutants.

• Le contrôle de cohérence identifie également les dossiers d'entités organisationnelles avec des affectations d'entités organisationnelles manquantes. Les relations entre entités organisationnelles doivent être valides. Cela signifie que les affectations d'entités organisationnelles à des niveaux hiérarchiques inférieurs doivent être liées aux entités organisationnelles affectées à un niveau de dossier d'entité organisationnelle supérieur.